Kurzanleitung für Administratoren

Übersicht

Dieser Artikel erklärt die minimal notwendigen Schritte, um ein neues Projekt einzurichten, Formulare (für Tickets) hinzuzufügen, Pläne hochzuladen und Benutzer hinzuzufügen. Außerdem erfahren Sie einige Grundlagen über Berechtigungen, Rollen und wie Sie neue Benutzer erstellen/einladen.

Benutzer einladen

Es gibt zwei Möglichkeiten, neue Benutzer zu Ihrem Account hinzuzufügen:

• Benutzer einladen: Der Benutzer erhält eine Einladungs-Email, die er/sie annehmen muss. Erst dann ist die Benutzererstellung abgeschlossen und es können Tickets zugewiesen werden.
• Benutzer erstellen: Der Benutzer wird sofort erstellt und Sie können bereits Tickets (und Gruppen) zuweisen.

Wenn ein Benutzer mit der gleichen Email-Adresse bereits in einem anderen Account vorhanden ist, können Sie den Benutzer nur zu Ihrem Account einladen.

Lesen Sie mehr unter Benutzer erstellen & einladen.

Lernen Sie, wie man In-House Benutzer einlädt/erstellt. Es funktioniert genauso für Auftragnehmer und Beobachter, mit dem Unterschied, dass Benutzerberechtigungen nur für In-House Benutzer verfügbar sind.

Navigieren Sie zunächst zu Benutzern:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerverwaltung
2. Klicken Sie auf Benutzer
   

Benutzer einladen

1. Klicken Sie auf Benutzer einladen
   
2. Klicken Sie auf In-House Benutzer, um den Benutzertyp zu definieren und die Benutzerberechtigungen festzulegen.
3. Geben Sie Vorname, Nachname und E-Mail ein (Pflichtfelder).
4. (optional): Geben Sie zusätzliche Informationen über den Benutzer ein (Firma, Position)
5. Selektieren Sie die Checkbox für die Benutzerberechtigungen, um festzulegen, auf welche Hauptmenüpunkte der In- House Benutzer zugreifen kann (nicht verfügbar für Subunternehmer und Beobachter)
6. Wählen Sie im Dropdown-Menü Projekt wählen ein Projekt aus, um den Benutzer einem oder mehreren Projekten zuzuordnen.
7. Wählen Sie eine Rolle im Rolle auswählen Dropdown-Menü aus, um die Rolle des Benutzers im Projekt zuzuweisen.
8. Schreiben Sie den Text, der in die Einladungs-E-Mail eingefügt werden soll.
9. (optional): Selektieren Sie die CheckboxEinladungsnachricht speichern, um sie beim nächsten mal wieder zu verwenden.
10. Klicken Sie auf Benutzer einladen , um die Einladungsnachricht zu bestätigen und zu versenden.
    

Benutzer erstellen

1. Klicken Sie auf Benutzer erstellen
   
2. Klicken Sie auf In-House Benutzer, um den Benutzertyp zu definieren und die Benutzerberechtigungen festzulegen.
3. Geben Sie Vorname, Nachname und Email ein (Pflichtfelder).
4. (optional): Geben Sie zusätzliche Informationen über den Benutzer ein (Unternehmen, Telefon, Position, Adresse)
   
5. Aktivieren Sie die Chekcboxen für die Benutzerberechtigungen, um festzulegen, auf welche Hauptmenüpunkte der Benutzer zugreifen kann.
   
6. Wählen Sie im Dropdown-Menü Projekt wählen ein Projekt aus, um den Benutzer einem oder mehreren Projekten zuzuordnen.
7. Wählen Sie eine Rolle im Dropdown-Menü Rolle festlegen, um dem Benutzer eine Rolle im Projekt zuzuweisen.
   
8. Klicken Sie auf Speichern, um die Erstellung des neuen Benutzers zu bestätigen.
   

Unbestätigte Benutzer

Nach der Einladung werden alle unbestätigten Benutzer hier aufgeführt, bis sie auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail klicken.

1. Klicken Sie auf Unbestätigte Benutzer
2. Jeder unbestätigte Benutzer ist hier aufgelistet.
3. (optional): Klicken Sie auf Einladung neu versenden, um die Einladungs-E-Mail erneut zu versenden.
4. (optional): Klicken Sie auf Löschen, um die Einladung abzubrechen und zu löschen.

Berechtigungen erteilen

In PlanRadar gibt es zwei Hauptkategorien von Berechtigungen:

• Benutzerberechtigungen: Sie legen fest, auf welche Elemente die Benutzer im Hauptmenü zugreifen dürfen, unabhängig von ihren Berechtigungen in einzelnen Projekten.
• Rollenberechtigungen: Sie legen im Detail fest, was Benutzer mit einer bestimmten Rolle tun dürfen. Rollen bieten projektbezogene Berechtigungen, da das Hinzufügen von Benutzern zu einem Projekt immer eine Rolle erfordert. Rollen können sogar im Formulareditor verwendet werden, um den Zugriff auf jedes einzelne Ticketfeld zu steuern.

Der Account-Inhaber (der den Account durch die Registrierung für eine PlanRadar-Testversion erstellt hat) hat immer volle Berechtigungen.

Berechtigung erteilen zum Erstellen und Verwalten von Projekten

Um anderen Benutzern die Berechtigung zu geben, Projekte zu erstellen und zu verwalten, folgen Sie diesen Schritten als Account-Inhaber (oder als Benutzer mit der Benutzerberechtigung "Benutzer"):

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerverwaltung
2. Klicken Sie auf Benutzer
   
3. Klicken Sie auf die Zeile eines In-House Benutzers, um ihn zu öffnen
   
4. Aktivieren Sie die Checkbox Projekte
   
5. Klicken Sie auf Speichern (Sie müssen wahrscheinlich erst nach unten scrollen)
   

Selektieren Sie die Checkbox Projekte (nur eigene Projekte), um den Zugriff nur auf Projekte zu beschränken, die der Benutzer erstellt hat.

Berechtigung erteilen zum Erstellen und Bearbeiten von Tickets

Sie möchten wahrscheinlich Rollen erstellen, um festzulegen, wer bestimmte Informationen in einem Projekt sehen und verwalten kann.

Im folgenden Beispiel gewähren wir einem In-House Benutzer die Berechtigung, Tickets zu erstellen und alle vorhandenen Tickets in einem Projekt anzuzeigen und zu bearbeiten. Zuerst erstellen wir die Rolle und weisen dann den Benutzer mit dieser Rolle einem Projekt zu.

Eine Rolle erstellen

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerverwaltung
2. Klicken Sie auf Rollen
3. Klicken Sie auf + Rolle erstellen
   
4. Geben Sie einen Rollenamen ein (Pflichtfeld), z.B. Ticket Manager.
5. Scrollen Sie zum Tickets Abschnitt.
6. Selektieren Sie die Checkbox Erstellen
7. Wählen Sie Alle Tickets im Dropdown-Menü
8. Klicken Sie auf Speichern, um die Erstellung der Rolle zu bestätigen
   
9. Klicken Sie auf Automatische Anpassung durchführen, da wir die neue Rolle zu allen Formularfeldern der bestehenden Formulare hinzufügen möchten.
   

Wenn Sie auf Abbrechen klicken, wird die Rolle erstellt, aber sie hat keinen Zugriff auf Formularfelder, bis Sie diese manuell im Formulareditor aktualisieren.

Lesen Sie mehr unter Feldberechtigungen.

Fügen Sie einem Projekt einen Benutzer mit einer Rolle hinzu.

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerverwaltung
2. Klicken Sie auf Benutzer
   
3. Klicken Sie auf die Zeile eines In-House Benutzers, um ihn zu öffnen
   
4. Öffnen Sie das Dropdown-Menü Projekt auswählen
5. Wählen Sie das Projekt aus dem Dropdown-Menü
   
6. Öffnen Sie das Dropdown-Menü Rolle festlegen
7. Wählen Sie die Rolle (z.B. Ticket Manager) im Dropdown-Menü
   
8. Klicken Sie auf Speichern (Sie müssen wahrscheinlich erst nach unten scrollen)
   

Ein neues Projekt einrichten

Um mit der Arbeit zu beginnen und Tickets zu erstellen, benötigen Sie mindestens ein Projekt mit:

• einer Ebene (mit oder ohne Plan)
• einem Formular (in dem Ticketfelder definiert werden)
• einem Benutzer (um die Tickets zuzuweisen)

Später haben Sie vielleicht mehr Ebenen mit Plänen für jedes Stockwerk eines Projekts, mehrere Formulare, um alle Ihre Anwendungsfälle abzudecken, und mehrere Benutzer, die mit Tickets arbeiten.

Verwenden Sie Rollen, um projektspezifische Berechtigungen für Ihre Ih-House Benutzer zu definieren. Lesen Sie mehr unter Berechtigungen.

Auftragnehmer und Beobachter haben vordefinierte Benutzerberechtigungen, die nicht geändert werden können. Lesen Sie mehr unter Benutzertypen.

Neues Projekt erstellen

1. Klicken Sie auf Projekte
2. Klicken Sie auf + Neues Projekt hinzufügen
   
3. Geben Sie einen Projektnamen ein (Pflichtfeld)
4. (optional): Projektdetails eingeben
5. (optional): Benutzerdefinierte Projektfelder hinzufügen
   
6. Klicken Sie auf Speichern, um die Erstellung des Projekts zu bestätigen

Ein Projekt öffnen/bearbeiten

Nachdem Sie im vorherigen Schritt ein Projekt erstellt haben, werden Sie zur Projektansicht weitergeleitet:

Um später dorthin zu gelangen und ein Projekt anzuzeigen oder zu bearbeiten:

1. Klicken Sie auf Projekte
2. Klicken Sie auf die Zeile des Projekts, in der Projektliste, um es zu öffnen

Benutzer zu einem Projekt hinzufügen

Hinzufügen von Benutzern, die bereits in ihrem Account vorhanden sind.

Wenn Sie sich im Projekt befinden - siehe auch Projekt öffnen/bearbeiten - fahren Sie fort mit:

1. Klicken Sie auf Benutzer zuordnen
2. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen
   
3. Selektieren Sie die Checkbox der Benutzer, die Sie hinzufügen möchten (in diesem Beispiel 2)
4. Klicken Sie auf 2 Benutzer hinzufügen (der Button zeigt immer die Anzahl der ausgewählten Benutzer an)
   
   
5. Wenn Sie einen In-House Benutzer hinzufügen, müssen Sie eine Rolle auswählen.
   
6. Klicken Sie zur Bestätigung auf Ja

Auftragnehmer und Beobachter haben immer vordefinierte Berechtigungen und können keine Rolle haben.

Formulare zu Ihrem Projekt hinzufügen

Ein Formular definiert, welche Informationen mit einem Ticket erfasst werden.

Die Formulare, die Sie in Ihrem Account erstellt haben (und die Formulare aus den Demoprojekten), können Sie zu Ihren Projekten hinzufügen.

Lesen Sie mehr über Formulare und über Formulare erstellen und bearbeiten.

Um ein Formular zu Ihrem Projekt hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf + Formular zuweisen
2. Klicken Sie auf das + Symbol neben dem gewünschten Formular
   
3. Das Formular wird in der Liste der verwendeten Formulare angezeigt
4. Die Standardeinstellungen des Formulars (Pflichtfelder und zugewiesene Listen) werden angezeigt und können wie unter Feld verpflichtend machen und Zuweisen einer Standardliste beschrieben geändert werden.
5. Klicken Sie auf Übernehmen
   

Der Anwenden-Button ist deaktiviert, solange es Listenfelder ohne zugeordnete Listen gibt.

Konfigurieren eines Formular für Ihr Projekt

Ein Formular kann über einige Standardfeldeinstellungen verfügen, z.B. können einige Felder als Pflichtfelder konfiguriert sein, oder es können bereits Listen zugewiesen worden sein. Lesen Sie mehr in:

• Formulare erstellen & bearbeiten
  • Listen zuweisen
  • Feld verpflichtend machen

Sie können alle Formular Standardeinstellungen ersetzen und das Formular für Ihr Projekt nach Bedarf konfigurieren.

Um ein zugewiesenes Formular zu bearbeiten:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Formular in der Liste der verwendeten Formulare
2. Klicken Sie auf Einstellungen

Einstellungen für Pflichtfelder ändern

Verpflichtende Felder müssen ausgefüllt werden, bevor das Ticket gespeichert werden kann.

Um ein Feld verpflichtend zu machen:

1. Selektieren Sie die Checkbox neben dem gewünschten Feld
2. Klicken Sie auf Anwenden

Deselektieren Sie die Checkbox, um das Feld nicht verpflichtend zu machen.

Liste zuweisen

Um einem Listenfeld eine Liste zuzuweisen:

1. Wählen Sie eine Liste aus dem Dropdown-Menü aus, z.B. Type of Work
2. Klicken Sie auf Anwenden

Um Werte in der Liste zu deaktivieren:

1. Klicken Sie auf das Einstellungen Symbol
   
2. Deaktivieren Sie die Checkbox(en) für den/die gewünschten Wert(e)
   
3. Klicken Sie auf Bestätigen (bei langen Listen müssen Sie nach unten scrollen)
   

Um die Auswahl von mehreren Werten für dieses Listenfeld im Ticket zu ermöglichen:

1. Klicken Sie auf das Einstellungen Symbol
   
2. Aktivieren Sie die Mehrfachauswahl erlauben Checkbox
   
3. Klicken Sie auf Bestätigen (bei langen Listen müssen Sie nach unten scrollen)
   

Eine Ebene erstellen und einen Plan hochladen

Pläne werden in Ebenen verwaltet. Ebenen sind vergleichbar mit Ordnern und helfen Ihnen, Ihre Pläne und Tickets zu organisieren.
Jeder Plan muss einer Ebene zugeordnet werden. Jede Ebene kann nicht mehr als einen Plan haben. Ebenen können auch ohne Plan verwendet werden und sie können mit BIM-Modellen verwendet werden.

Lesen Sie mehr unter Pläne und Ebenen.

Wenn Sie sich im Projekt befinden - siehe auch Projekt öffnen/bearbeiten - fahren Sie fort mit:

1. Klicken Sie auf Pläne und Ebenen
2. Klicken Sie auf Ebenen erstellen
   
3. Klicken Sie auf Plandatei auswählen , um eine PDF-, PNG- oder JPG-Datei mit Ihrem Plan auszuwählen (oder eine IFC-Datei, wenn Sie ein BIM-Modell hochladen möchten).
4. Der Ebenenname wird automatisch entsprechend dem Dateinamen festgelegt, kann aber umbenannt werden.
5. Klicken Sie auf Speichern , um die Erstellung der Ebene mit dem Plan zu bestätigen.
   

Sie können Schritt 3 wiederholen, um mehrere Pläne hochzuladen, bevor Sie mit Speichern bestätigen.

Lesen Sie mehr unter Pläne auf Ebenen hochladen und unter Ebenen eines Projekts verwalten.

Projekte über die Mobile App verwalten

Die Projekteinrichtung wird normalerweise in der Webapp vorgenommen. Lesen Sie in den folgenden Artikeln, was Sie in der mobile App tun können:

• Projekt erstellen & Projekt bearbeiten
• Benutzer eines Projekts verwalten
• Gruppen eines Projekts verwalten
• Formulare eines Projekts verwalten
• Ebenen eines Projekts verwalten
• Hochladen von Plänen zu Ebenen
• Pläne aktualisieren