Kurzanleitung für Administratoren

Übersicht

Dieser Artikel erklärt die minimal notwendigen Schritte, um ein neues Projekt einzurichten, Formulare (für Tickets) hinzuzufügen, Pläne hochzuladen und Benutzer hinzuzufügen.

Einen neuen Benutzer erstellen/einladen

Es gibt zwei ähnliche Möglichkeiten, neue Benutzer zu Ihrem Account und zu einem Projekt hinzuzufügen:

• Benutzer anlegen: Der Benutzer wird sofort angelegt, sodass Sie bereits Tickets (und Gruppen) zuweisen können.
• Benutzer einladen: Der Benutzer erhält eine Einladungs-Email, die er annehmen muss. Erst dann ist die Benutzererstellung abgeschlossen und es können Tickets zugewiesen werden.

Wenn ein Benutzer mit der gleichen Email-Adresse bereits in einem anderen Account vorhanden ist, können Sie den Benutzer nur zu Ihrem Account einladen.

Lesen Sie mehr unter Grundlagen > Accounts.

Lernen Sie, wie man In-House Benutzer erstellt/einlädt. Es funktioniert genauso für Auftragnehmer und Beobachter, mit dem Unterschied, dass Benutzerberechtigungen nur für In-House Benutzer verfügbar sind.

Navigieren Sie zunächst zu Benutzer:

1. Klicken Sie auf Benutzerverwaltung
2. Klicken Sie auf Benutzer
   

Benutzer erstellen

1. Klicken Sie auf Benutzer erstellen
   
2. Klicken Sie auf In-House Benutzer, um den Benutzertyp zu definieren und die Benutzerberechtigungen festzulegen.
3. Geben Sie Vorname, Nachname und Email ein (Pflichtfelder).
4. Geben Sie ein neues Passwort ein und wiederholen Sie es. Dieses Passwort müssen Sie dem neuen Benutzer selbst mitteilen.
5. (optional): Geben Sie zusätzliche Informationen über den Benutzer ein (Firma, Telefon, Position, Adresse) ein
   
6. Selektieren Sie die Checkboxen für die Benutzerberechtigungen, um festzulegen, auf welche Hauptmenüpunkte der Benutzer zugreifen kann.
   
7. Wählen Sie im Dropdown-Menü Projekt wählen ein Projekt aus, um den Benutzer einem oder mehreren Projekten zuzuordnen.
8. Wählen Sie im Dropdown-Menü Rolle festlegen eine Rolle aus, um dem Benutzer eine Rolle im Projekt zuzuweisen.
   
9. Klicken Sie auf Speichern, um die Erstellung des neuen Benutzers zu bestätigen.
   

Benutzer einladen

1. Klicken Sie auf Benutzer einladen
   
2. Klicken Sie auf In-House Benutzer, um den Benutzertyp zu definieren und die Benutzerberechtigungen festzulegen.
3. Geben Sie Vorname, Nachname und E-Mail ein (Pflichtfelder).
4. (optional): Geben Sie zusätzliche Informationen über den Benutzer ein (Firma, Position)
5. Selektieren Sie die Checkbox für die Benutzerberechtigungen, um festzulegen, auf welche Hauptmenüpunkte der In- House Benutzer zugreifen kann (nicht verfügbar für Subunternehmer und Beobachter)
6. Wählen Sie im Dropdown-Menü Projekt wählen ein Projekt aus, um den Benutzer einem oder mehreren Projekten zuzuordnen.
7. Wählen Sie eine Rolle im Set role Dropdown-Menü aus, um die Rolle des Benutzers im Projekt zuzuweisen.
8. Schreiben Sie den Text, der in die Einladungs-E-Mail eingefügt werden soll.
9. (optional): Selektieren Sie die CheckboxEinladungsnachricht speichern, um sie bei der Einladung des nächsten Benutzers wieder zu verwenden.
10. Klicken Sie auf Benutzer einladen, um die Einladung des neuen Benutzers zu bestätigen und die Einladungsnachricht zu versenden.
    

Unbestätigte Benutzer

Nachdem der Benutzer eingeladen wurde, werden die unbestätigten Benutzer hier aufgelistet, bis der Benutzer auf den Bestätigungslink in der E-Mail geklickt hat:

1. Klicken Sie auf Unbestätigte Benutzer
2. Jeder unbestätigte Benutzer ist hier aufgelistet.
3. (optional): Klicken Sie auf Einladung neu versenden, um die Einladungs-E-Mail erneut zu versenden.
4. (optional): Klicken Sie auf Löschen, um die Einladung abzubrechen und zu löschen.

Berechtigungen

In PlanRadar gibt es zwei Kategorien von Berechtigungen:

• Benutzerrechte: Um festzulegen, auf welche Einträge im Hauptmenü die Benutzer zugreifen dürfen, unabhängig von ihren Rechten in einzelnen Projekten.
• Rollenberechtigungen: Um im Detail festzulegen, welche Benutzer Daten in bestimmten Projekten anzeigen/erstellen/bearbeiten/löschen dürfen, indem ihnen eine Rolle für jedes einzelne Projekt zugewiesen wird. Rollen können auch verwendet werden, um dies für jedes einzelne Feld in Formularen für Tickets festzulegen.

Der Account-Inhaber (der den Account durch die Registrierung für eine PlanRadar-Testversion erstellt hat) hat immer volle Berechtigungen.

Berechtigung zum Erstellen und Verwalten von Projekten

Um anderen Benutzern die Berechtigung zu geben, Projekte zu erstellen und zu verwalten, folgen Sie diesen Schritten als Account-Inhaber (oder als Benutzer mit der Benutzerberechtigung "Benutzer"):

1. Klicken Sie auf Benutzerverwaltung
2. Klicken Sie auf Benutzer
   
3. Klicken Sie auf die Zeile eines In-House Benutzers, um ihn zu öffnen
   
4. Selektieren Sie die Checkbox Projekte
   
5. Klicken Sie auf Speichern (Sie müssen wahrscheinlich erst nach unten scrollen)
   

Selektieren Sie die Checkbox Projekte (nur eigene Projekte), um den Zugriff nur auf Projekte zu beschränken, die der Benutzer erstellt hat, und Projekte auszublenden, die von anderen Benutzern erstellt wurden.

Lesen Sie mehr unter Benutzerverwaltung > Benutzerberechtigungen verwalten.

Berechtigung zum Erstellen und Bearbeiten von Tickets

Als Account-Inhaber (oder jemand mit ähnlich hohen Berechtigungen) möchten Sie wahrscheinlich Rollen erstellen, um zu definieren, wer welche Teile eines Projekts sehen und verwalten kann.

Im folgenden Beispiel geben wir einem In-House Benutzer die Berechtigung, Tickets zu erstellen und alle vorhandenen Tickets in einem Projekt anzusehen und zu bearbeiten. Zuerst erstellen wir die Rolle und dann weisen wir den Benutzer mit dieser Rolle einem Projekt zu.

Eine Rolle erstellen

1. Klicken Sie auf Benutzerverwaltung
2. Klicken Sie auf Rollen
3. Klicken Sie auf + Rolle hinzufügen
   
4. Geben Sie einen Rollenamen ein (Pflichtfeld), z.B. Ticket Manager.
5. Scrollen Sie zum Tickets Abschnitt.
6. Selektieren Sie die Checkbox Erstellen
7. Wählen Sie Alle Tickets im Dropdown-Menü
8. Klicken Sie auf Speichern, um die Erstellung der Rolle zu bestätigen
   
9. Klicken Sie auf Automatische Anpassung durchführen, da diese Rolle auf alle Formularfelder aller Tickets zugreifen soll.
   

Wenn Sie auf Abbrechen klicken, wird die Rolle erstellt, hat jedoch keinen Zugriff auf irgendwelche Formularfelder, bis Sie diese manuell im Formular-Builder aktualisieren.

Lesen Sie mehr unter Formulare > Feldberechtigungen.

Fügen Sie einem Projekt einen Benutzer mit einer Rolle hinzu.

1. Klicken Sie auf Benutzerverwaltung
2. Klicken Sie auf Benutzer
   
3. Klicken Sie auf die Zeile eines In-House Benutzers, um ihn zu öffnen
   
4. Öffnen Sie das Dropdown-Menü Projekt auswählen
5. Wählen Sie das Projekt im Dropdown-Menü aus
   
6. Öffnen Sie das Dropdown-Menü Rolle festlegen
7. Wählen Sie eine Rolle (z. B. Ticket Manager) im Dropdown-Menü
   
8. Klicken Sie auf Speichern (Sie müssen wahrscheinlich erst nach unten scrollen)
   

Ein neues Projekt einrichten

Um mit der Arbeit zu beginnen und Tickets zu erstellen, benötigen Sie mindestens ein Projekt mit:

• einer Ebene (mit oder ohne Plan)
• einem Formular (in dem Ticketfelder definiert werden)
• einem Benutzer (um die Tickets zuzuweisen)

Später werden Sie mehrere Ebenen (und Pläne) für jeden Stock oder Bereich eines Projekts haben, mehrere Formulare, um alle Ihre Anwendungsfälle abzudecken, die Sie mit Tickets bearbeiten möchten, und mehrere Benutzer (oder Gruppen), die an den Tickets arbeiten werden.

Verwenden Sie Rollen, um projektspezifische Berechtigungen für Ihre In-House Benutzer zu definieren.

Lesen Sie mehr unter Grundlagen > Berechtigungen.

Auftragnehmer und Beobachter haben vordefinierte Benutzerberechtigungen, die nicht geändert werden können.

Lesen Sie mehr unter Grundlagen > Benutzertypen.

Projekt erstellen

1. Klicken Sie auf Projekte
2. Klicken Sie auf + Neues Projekt erstellen
   
3. Geben Sie einen Projektnamen ein (Pflichtfeld)
4. (optional): Projektdetails eingeben
5. (optional): Benutzerdefinierte Projektfelder hinzufügen
   
6. Klicken Sie auf Speichern, um die Erstellung des Projekts zu bestätigen

Ein Projekt öffnen/bearbeiten

Nachdem Sie im vorherigen Schritt ein Projekt erstellt haben, werden Sie zur Projektansicht weitergeleitet:

Um später dorthin zu gelangen und ein Projekt anzuzeigen oder zu bearbeiten:

1. Klicken Sie auf Projekte
2. Klicken Sie auf die Zeile des Projekts, in der Projektliste, um es zu öffnen

Vorhandene Benutzer hinzufügen

Hinzufügen von Nutzern, die bereits in ihrem Account vorhanden sind.

Wenn Sie sich im Projekt befinden - siehe auch Projekt öffnen/bearbeiten - fahren Sie fort mit:

1. Klicken Sie auf Benutzer zuordnen
2. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen
   
3. Selektieren Sie die Checkbox der Benutzer, die Sie hinzufügen möchten (in diesem Beispiel 2)
4. Klicken Sie auf 2 Benutzer hinzufügen (die Schaltfläche zeigt immer die Anzahl der ausgewählten Benutzer an)
   
   
5. Wenn Sie einen In-House Benutzer hinzufügen, müssen Sie eine Rolle auswählen.
   
6. Klicken Sie zur Bestätigung auf Ja

Auftragnehmer und Beobachter haben immer die gleichen Berechtigungen und können keine Rolle zugewiesen bekommen.

Formulare hinzufügen

In Formularen legen Sie fest, welche Ticketfelder und Attribute in einem Ticket angezeigt werden.

Die Formulare, die Sie in Ihrem Account erstellt haben, und die Formulare aus dem Demoprojekt, können zu jedem Projekt hinzugefügt werden.

Lesen Sie mehr über Formular Grundlagen und über Formulare erstellen & bearbeiten.

Um ein existierendes Formular zu Ihrem Projekt hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf Formulare
2. Klicken Sie auf das + Symbol, um das Formular hinzuzufügen.
   Hinzugefügte Formulare erscheinen in der nächsten Spalte, wo sie mit dem roten X entfernt werden können.
3. (optional): Klicken Sie auf das Tabellensymbol, um die Felder des Formulars anzuzeigen.
4. (optional): Wählen Sie Pflichtfelder, um zu verhindern, dass Benutzer Tickets mit leeren Pflichtfeldern speichern.
5. Klicken Sie auf Anwenden, um das Hinzufügen des Formulars zum Projekt zu bestätigen.

Formulare mit Listenfeldern hinzufügen

Wenn Sie ein Formular mit einem Listenfeld verwenden wollen, müssen Sie jedem Feld eine Liste zuweisen.

Lesen Sie mehr über Listen Grundlagen und über Listen erstellen und bearbeiten.

1. Klicken Sie auf das Tabellensymbol, um die Felder des Formulars anzuzeigen.
   Bei Listenfeldern ohne zugeordnete Listen ist das Symbol rot und es wird ein Hinweis angezeigt.
2. Wählen Sie für jedes Listenfeld im Dropdown-Menü eine Liste aus.

Mehrfachauswahl zulassen oder Werte der Liste deaktivieren

Um die Einstellungen eines Listen Formularfelds zu ändern:

1. Klicken Sie auf Einstellungen
2. Selektieren Sie die Checkbox Mehrfachauswahl erlauben, damit die Benutzer mehr als einen Wert auf einmal auswählen können.
3. Deselektieren Sie z. B. die Checkbox Klimaanlage, um diesen Wert in diesem Formular zu deaktivieren.

Eine Ebene erstellen und einen Plan hochladen

Pläne werden in Ebenen verwaltet. Ebenen sind ähnlich wie Ordner, die Ihnen helfen, Ihre Pläne und Tickets zu organisieren.
Jeder Plan muss einer Ebene zugewiesen werden. Jede Ebene kann nicht mehr als einen Plan haben. Ebenen können auch ohne einen Plan verwendet werden.

Lesen Sie mehr unter Grundlagen > Pläne und unter Grundlagen > Ebenen .

Wenn Sie sich im Projekt befinden - siehe auch Projekt öffnen/bearbeiten - fahren Sie fort mit:

1. Klicken Sie auf Pläne und Ebenen
2. Klicken Sie auf Ebenen erstellen
   
3. Klicken Sie auf Plan-Datei auswählen um eine PDF- oder PNG-Datei mit Ihrem Plan auszuwählen.
4. Der Ebenenname wird automatisch entsprechend dem Dateinamen festgelegt, kann aber umbenannt werden.
5. Klicken Sie auf Speichern um die Erstellung der Ebene mit dem Plan zu bestätigen.
   

Sie können Schritt 3 wiederholen, um mehrere Pläne hochzuladen, bevor Sie mit Speichern bestätigen.

Lesen Sie mehr unter Projekteinrichtung > Ebenen eines Projekts verwalten und unter Pläne auf Ebenen hochladen.