Zugriffskontrolle für Dateien/Ordner

Übersicht

Steuern Sie, welche Benutzer oder Rollen auf bestimmte Dateien oder Ordner in Dokumentenmanagement zugreifen können. Legen Sie fest, was sie tun können, indem Sie ihnen die Berechtigung Beobachter, Beitragender oder Manager geben.

Zugang zur Zugriffskontrolle des Dokumentenmanagements

1. Klicken Sie auf Dokumente
2. Öffnen Sie das Mehr-Menü einer Datei oder eines Ordners
3. Klicken Sie auf Ordnerdetails (oder Dateidetails)
4. Siehe Zugriffseinstellungen

Zugriffskontrolle aktivieren

Standardmäßig sind alle Dateien und Ordner für jeden In-House Benutzer mit einer Rollenberechtigung zum Anzeigen oder Bearbeiten von Dokumenten zugänglich.

Um Zugriffsberechtigungen für bestimmte Dateien oder Ordner festzulegen, müssen Sie zunächst die Zugriffskontrolle aktivieren. Gehen Sie zu den Zugriffseinstellungen, wie oben unter Zugang zur Zugriffskontrolle des Dokumentenmanagements beschrieben:

1. Aktivieren Sie den Zugriffskontrolle Schalter

Sie als derjenige, der den Schalter aktiviert hat, werden automatisch als Benutzer mit der Berechtigung 'Manager' hinzugefügt. Alle anderen Benutzer haben keinen Zugriff auf diese Datei oder diesen Ordner, bis Sie sie wie in den nächsten Schritten beschrieben hinzufügen.

Die einzige Ausnahme sind Benutzer mit der Rollenberechtigung 'Admin', die ihnen uneingeschränkten Zugriff auf alle Dateien und Ordner gewährt, wie oben unter Zugriff & Berechtigungen beschrieben.

Solange eine Datei eine ausstehende Freigabe hat, können Sie ihre Zugriffsberechtigungen nicht ändern. Siehe auch: Versionierung & Freigabe von Dokumenten > Dateifreigaben.

Rolle oder Benutzer hinzufügen

Wenn die Zugriffskontrolle aktiviert ist, können Sie festlegen, wer auf die Datei oder den Ordner zugreifen darf.

Im Falle von Ordnern werden diese Zugriffseinstellungen automatisch an alle Unterordner und Dateien vererbt.

Um eine Rolle oder einen Benutzer hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf Rolle oder Benutzer hinzufügen
2. Optional: Verwenden Sie das Suchfeld
3. Klicken Sie auf + neben der Rolle oder dem Benutzer (bei Bedarf wiederholen)
4. Klicken Sie auf Bestätigen

Die Rollen werden zuerst aufgelistet. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Rolle, um alle Benutzer zu sehen, denen diese Rolle im derzeitigen Projekt zugewiesen ist.

Berechtigung für Rolle oder Benutzer ändern

Die folgenden Berechtigungen sind verfügbar:

• Beobachter = Nur anzeigen (wird automatisch hinzugefügten Rollen und Benutzern zugewiesen)
• Beitragender = Hinzufügen, bearbeiten und verschieben
• Manager = Hinzufügen, bearbeiten, verschieben, löschen und Zugriffskontrolle festlegen

Zum Ändern der Berechtigung für eine Rolle oder einen Benutzer:

1. Öffnen Sie das Dropdown-Menü, das die aktuelle Berechtigung anzeigt, z.B. Beobachter
2. Wählen Sie die neue Berechtigung, z.B. Beitragender oder Manager

Zugriffseinstellungen haben Vorrang vor Rollenberechtigungen.

Wenn ein Benutzer beispielsweise nicht über die Rollenberechtigung zum Löschen von Elementen im Dokumentenmanagement verfügt, aber die Berechtigung Manager für ein Element hat, kann der Benutzer die Datei löschen.

Berechtigung für Rolle oder Benutzer entfernen

So entfernen Sie eine Rolle oder einen Benutzer und dessen Berechtigung für die ausgewählte Datei oder den ausgewählten Ordner:

1. Öffnen Sie das Dropdown-Menü, das die aktuelle Berechtigung anzeigt, z.B. Beobachter
2. Klicken Sie auf Benutzer entfernen

Zugriffskontrolle deaktivieren

Deaktivieren Sie die Zugriffskontrolle, um alle Zugriffseinstellungen zu deaktivieren und die Datei oder den Ordner wieder für alle zugänglich zu machen.

1. Deaktivieren Sie denZugriffskontrolle Schalter
2. Klicken Sie auf Trotzdem entfernen

Wenn Sie den Schalter erneut aktivieren, werden die vorherigen Zugriffseinstellungen wiederhergestellt und aktiviert.

Vererbte Zugriffseinstellungen

Die Zugriffseinstellungen für Ordner werden automatisch an alle Unterordner und Dateien vererbt.

Wenn Sie die Zugriffseinstellungen eines Elements öffnen, das geerbte Zugriffseinstellungen hat, ist der Schalter Zugriffskontrolle aktiviert, aber ausgegraut, da er nicht deaktiviert werden kann.

Ändern

Es ist nicht möglich, die Zugriffskontrolle für Artikel mit geerbten Zugriffseinstellungen zu deaktivieren, aber Sie können sie ändern wie oben beschrieben in:

• Rolle oder Benutzer hinzufügen
• Berechtigung für Rolle oder Benutzer ändern
• Berechtigung für Rolle oder Benutzer entfernen

Wiederherstellen

Sobald Sie Änderungen an den Berechtigungen vorgenommen haben, wird die Vererbung für diesen Artikel deaktiviert.

Um Ihre Änderungen zu löschen und die Vererbung wieder zu aktivieren:

1. Klicken Sie auf Änderungen wiederherstellen

Dateien/Ordner mit Zugriffseinstellungen verschieben

Sie können Dateien und Ordner verschieben, wie unter Dokumentenmanagement > Verschieben von Dateien und Ordner beschrieben.

Sie erhalten eine zusätzliche Bestätigungsmeldung, falls das verschobene Objekt geerbte Zugriffseinstellungen hat und/oder der Zielordner (geerbte) Zugriffseinstellungen hat:

'Wenn Sie Objekte verschieben, werden ihre Zugriffseinstellungen an die Einstellungen des neuen Ordners angepasst.'

1. Klicken Sie auf Trotzdem verschieben

Wenn ein Objekt eigene Zugriffseinstellungen hat, behält es diese bei und erbt sie nicht vom neuen übergeordneten Ordner.
Wenn ein Objekt nur geerbte Zugriffseinstellungen hat, behält es diese nicht bei und erbt die Einstellungen vom neuen übergeordneten Ordner, falls es welche gibt.

Geteilte Elemente anzeigen

Um eine Liste aller Dateien und Ordner anzuzeigen, die über die Zugriffseinstellungen für Sie freigegeben sind:

• WebApp
• Mobil

Diese Ansicht ist auch für Auftragnehmer oder Personen, die keinen Zugriff auf 'Alle Dateien' haben, zugänglich.