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Erstellen und Verwalten von Freigabeanforderungen und Prüfen von Dateien

Tobias Patek
  • Aktualisiert

Übersicht

Senden Sie Dokumente zur Überprüfung und Freigabe an Teammitglieder. Prüfer können gleichzeitig an einer Freigabe arbeiten, und es ist möglich, mehrere Schritte zu definieren, die eine vollständige Freigabe erfordern, bevor der nächste Schritt beginnt.

Erfahren Sie, wie Dateiversionierung und Freigaben zusammenspielen: Dokumentversionierung & Freigaben. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie eine neue Dateiversion erstellen können: Erstellen und Verwalten von Dateiversionen.

Zugang & Berechtigungen

Siehe Dokumentversionierung & Freigaben > Zugriff & Berechtigungen.

Wie Sie auf das Dokumentenmanagement zugreifen

  1. Klicken Sie auf Dokumente
  2. Wählen Sie ein Projekt
  3. Klicken Sie auf Alle Dateien

  1. Tippen Sie im Hauptmenü auf Dokumente

Freigabe für eine einzelne Datei beantragen

Es gibt drei Möglichkeiten, die Freigabe für eine einzelne Datei anzufordern.

Für die Aktuelle Version über die Dateiliste

  1. Klicken Sie auf Mehr
  2. Klicken Sie auf Freigabe anfordern

mceclip1.png

  1. Tippen Sie auf Mehr
  2. Tap Freigabe anfordern

Weiter unten erfahren Sie, wie Sie das Formular zur Freigabeanforderung ausfüllen und versenden.

Für die Aktuelle Version über File-Details

  1. Klicken Sie auf Mehr
  2. Klicken Sie auf Datei-Details
  3. Klicken Sie auf Freigabe anfordern

mceclip2.png

  1. Tippen Sie auf Mehr
  2. Tippen Sie auf Details
  3. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf Freigabe anfordern

Weiter unten erfahren Sie, wie Sie das Formular zur Freigabeanforderung ausfüllen und versenden.

Für eine frühere Version

Dies kann notwendig werden, wenn bereits eine neuere Entwurfsversion hochgeladen wurde.

  1. Klicken Sie auf Mehr
  2. Klicken Sie auf Datei-Details
  3. Klicken Sie auf Versionen
  4. Klicken Sie auf Mehr für eine bestimmte Version
  5. Klicken Sie auf Freigabe anfordern

  1. Tippen Sie auf Mehr
  2. Tippen Sie auf Details
  3. Tippen Sie auf Versionen
  4. Tippen Sie auf Mehr
  5. Tippen Sie auf Freigabe anfordern

Weiter unten erfahren Sie, wie Sie das Formular zur Freigabeanforderung ausfüllen und versenden.

Freigabe für mehrere Dateien anfordern

Sie können mehrere Dateien auswählen und die Freigabe in einem Schritt beantragen.

Ordner können nicht freigegeben werden. Es ist jedoch möglich, alle Dateien innerhalb eines Ordners auszuwählen und die Freigabe als Massenaktion zu anfordern.

  1. Aktivieren Sie die Checkboxen für jede einzelne Datei
  2. Klicken Sie auf Aktionen
  3. Klicken Sie auf Freigabe anfordern

mceclip10.png

  1. Tippen Sie auf Mehr
  2. Tippen Sie auf Artikel auswählen
  3. Wählen Sie die Dateien aus
  4. Tippen Sie auf Aktionen
  5. Tippen Sie auf Freigabe anfordern

Ausfüllen und Absenden der Freigabeanforderung

Nachdem Sie eine oder mehrere Dateien ausgewählt haben, um eine Freigabe anzufordern, müssen Sie einige Pflichtfelder ausfüllen:

  • Mindestens einen Prüfer
  • Betreff
  • Dauer / Fälligkeitsdatum

Betreff und Dauer / Fälligkeitsdatum werden mit einem sinnvollen Vorschlag vorausgefüllt, um Ihren Arbeitsablauf zu beschleunigen.

    1. Klicken Sie auf Prüfer hinzufügen
    2. Klicken Sie auf den/die Benutzer, um sie als Prüfer hinzuzufügen.
      Sobald sie hinzugefügt wurden, wird ein ✔ angezeigt. Klicken Sie erneut, um sie zu entfernen.
    3. Geben Sie die Dauer in Arbeitstagen ein. Das Fälligkeitsdatum wird automatisch aktualisiert.
    4. Alternativ dazu: Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest. Die Dauer in Arbeitstagen wird automatisch aktualisiert.
      Siehe auch Arbeitstage konfigurieren (in den Projektdetails).
    5. Optional: Bearbeiten Sie den Betreff
    6. Optional: Geben Sie eine Nachricht ein
    7. Klicken Sie auf Anfrage senden
  1. Tippen Sie auf Prüfer hinzufügen
  2. Wählen Sie einen oder mehrere Prüfer und bestätigen Sie mit Fertig
  3. Geben Sie die Dauer in Arbeitstagen ein. Das Fälligkeitsdatum wird automatisch aktualisiert.
  4. Alternativ dazu: Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest. Die Dauer in Arbeitstagen wird automatisch aktualisiert.
    Siehe auch Arbeitstage konfigurieren (in den Projektdetails).
  5. Optional: Bearbeiten Sie den Betreff
  6. Optional: Geben Sie eine Nachricht ein
  7. Tippen Sie auf Anforderung senden
  8. Tippen Sie auf Ok
  9. Tippen Sie auf Ok

Mehrstufige Freigabeanforderungen

Es ist möglich, mehrere Schritte für Freigabeanforderungen mit einem oder mehreren Prüfern hinzuzufügen. Während des Überprüfungsprozesses wird der nächste Schritt erst dann gestartet, wenn alle Elemente im aktiven Schritt überprüft wurden.

Für jeden Schritt legen Sie eine Dauer oder ein Fälligkeitsdatum fest. Wenn ein Schritt überfällig ist, werden die Fälligkeitsdaten aller nachfolgenden Schritte automatisch aktualisiert, um die gleiche Überprüfungsdauer wie für den jeweiligen Schritt beizubehalten.

Jede Freigabeanforderung kann bis zu 20 Schritte und eine unbegrenzte Anzahl von Prüfern umfassen.

Die Plangenehmigung unterstützt derzeit keine mehrstufigen Freigabeanforderungen.

Schritte zu einer Freigabeanforderung hinzufügen

Wenn Sie Ausfüllen und Senden einer Genehmigungsanfrage können Sie weitere Schritte hinzufügen.
Das Hinzufügen eines Schritts ist nur möglich, wenn der vorherige Schritt mindestens einen Überprüfer hat.

Um Schritte hinzuzufügen:

  1. Klicken Sie auf Schritt hinzufügen

  1. Tippen Sie auf Schritt hinzufügen

Fügen Sie jedem Schritt einen oder mehrere Prüfer hinzu und legen Sie die Dauer oder das Fälligkeitsdatum für jeden Schritt fest, wie oben unter Ausfüllen und Versenden einer Freigabeanforderung beschrieben, und wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Schritte hinzuzufügen.

Um Schritte zu löschen:

  1. Klicken Sie auf das löschen Symbol
  2. Klicken Sie zur Bestätigung auf Löschen
  1. Tippen Sie auf das löschen Symbol
  2. Tippen Sie zur Bestätigung auf Löschen

Der letzte verbleibende Schritt kann nicht gelöscht werden.

Schritte zu einem abgeschlossenen Freigabeanforderung hinzufügen

Wenn Sie später einen Prüfer hinzufügen müssen, können Sie bei der Bearbeitung einer abgeschlossenen Freigabeanforderung weitere Schritte hinzufügen. Sie können keine vorherigen Schritte oder Prüfer löschen. Ausstehende Freigabeanforderung können Sie nicht bearbeiten.

Um eine abgeschlossene Freigabeanforderung zu bearbeiten:

  1. Klicken Sie auf Freigabeanforderungen
  2. Klicken Sie auf die abgeschlossene Freigabeanforderung
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten
  1. Tippen Sie auf Freigabeanforderungen
  2. Tap Abgeschlossen
  3. Tippen Sie auf die Freigabeanforderung
  4. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf Details bearbeiten

Wenn ein Schritt hinzugefügt wird, nachdem eine Freigabeanforderung abgeschlossen wurde, bleiben freigegebene Dateien freigegeben, aber abgelehnte Dateien müssen erneut überprüft werden. Betroffene Benutzer werden benachrichtigt.

Freigabe-Workflows

Mit Freigabe-Workflows können Sie schnell neue Freigabeanforderungen mit einer vordefinierten Anzahl von Prüfern und Schritten erstellen. Erstellen Sie sie in der Webapp und wenden Sie sie auf allen Plattformen an.

Sie benötigen die Rollenberechtigung Dokumentenmanagement Admin, um Workflows zu erstellen, zu bearbeiten oder zu löschen. Siehe auch Berechtigungen.
Freigabe-Workflows können von jedem angewendet werden, der eine Freigabeanforderung erstellt.

Freigabe-Workflow anwenden

Wenn Sie die Freigabe für eine einzelne Datei (oder für mehrere Dateien - wie oben beschrieben) anfordern, müssen Sie nicht wiederholt dieselben Prüfer und Schritte ausfüllen, wie oben unter Ausfüllen und Senden einer Freigabeanforderung beschrieben.

Stattdessen können Sie einen Freigabe-Workflow anwenden:

  1. Wählen Sie einen Freigabe-Workflow in der Dropdown-Liste
  2. Die Prüfer, Schritte und Zeiträume werden wie im ausgewählten Freigabe-Workflow definiert ausgefüllt:
  3. Der Betreff und die Nachricht werden ebenfalls ausgefüllt, wenn sie im Freigabe-Workflow definiert sind:
  4. Sie können die Schritte, Prüfer und die Dauer dieses Freigabeanforderung nur ändern, wenn die Person, die den Workflow erstellt hat, Ihnen dies erlaubt hat. Der Betreff und die Nachricht können immer bearbeitet werden.
  1. Tippen Sie auf Wählen Sie einen Freigabe-Workflow
  2. Wählen Sie einen Workflow, z.B. Two-Step Approval
  3. Die Prüfer, Schritte und Zeiträume werden wie im ausgewählten Freigabe-Workflow definiert ausgefüllt:
  4. Der Betreff und die Nachricht werden ebenfalls ausgefüllt, wenn sie im Freigabe-Workflow definiert sind:
  5. Sie können die Schritte, Prüfer und die Dauer dieser Freigabeanforderung nur ändern, wenn die Person, die den Workflow erstellt hat, Ihnen dies erlaubt hat. Der Betreff und die Nachricht können immer bearbeitet werden.

Freigabe-Workflow erstellen

So erstellen Sie einen Freigabe-Workflow:

  1. Klicken Sie auf Einstellungen
  2. Klicken Sie auf + Neuen Workflow hinzufügen
  3. Geben Sie einen Namen für den Freigabe-Workflow ein (über den er später ausgewählt wird), z. B. Two-Step Approval
  4. Optional: Geben Sie eine Beschreibung ein
  5. Fügen Sie mindestens einen oder mehrere Prüfer und Schritte hinzu - auf dieselbe Weise wie bei der Erstellung einer Freigabeanforderungen, wie oben unter Ausfüllen und Senden einer Freigabeanforderung beschrieben.
  6. Optional: Geben Sie einen Betreff und eine Nachricht ein.
  7. Aktivieren/deaktivieren Sie dieÄnderungen an Überprüfern, Schritten und Fälligkeitsdaten bei Anwendung dieses Workflows zulassen Checkbox.
  8. Klicken Sie auf Erstellen

Freigabe-Workflow bearbeiten

So bearbeiten Sie einen Freigabe-Workflow:

  1. Klicken Sie auf Einstellungen
  2. Öffnen Sie das mehr Menü des Freigabe-Workflows, den Sie bearbeiten möchten.
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten
  4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor
  5. Klicken Sie auf Speichern

Freigabe-Workflow löschen

So löschen Sie einen Freigabe-Workflow:

  1. Klicken Sie auf Einstellungen
  2. Öffnen Sie das mehr Menü des Freigabe-Workflows, den Sie bearbeiten möchten.
  3. Klicken Sie auf Löschen
  4. Klicken Sie auf Bestätigen Sie

Dokumente Prüfen und Freigeben

Als Prüfer können Sie Elemente in einer Freigabeanforderung prüfen und freigeben oder ablehnen.

In-House Benutzer können Dateien entweder aus dem Bereich 'Freigabeanforderung' oder aus dem Bereich 'Alle Dateien' und für jede Datei einzeln aus ihren Dateidetails heraus überprüfen.

Auftragnehmer können Dateien nur im Bereich 'Freigabeanforderung' überprüfen und freigeben, da sie keinen Zugriff auf 'Alle Dateien' haben.

Im Falle von Mehrstufigen Freigabeanforderungen muss der aktuelle Schritt von allen Prüfern genehmigt werden, bevor der nächste Schritt genehmigt oder abgelehnt werden kann.

Einzelne Elemente freigeben oder ablehnen

Über den Bereich 'Freigabeanforderung'

    1. Klicken Sie auf Freigabeanforderungen
    2. Klicken Sie auf eine Freigabeanforderung, die Ihr Handeln erfordert (gekennzeichnet durch ein rotes Uhrensymbol)
    3. Klicken Sie auf das zu prüfenden Element (zur Vorschau oder zum Download)
    4. Klicken Sie auf Freigaben
    5. ODER klicken Sie auf Ablehnen
    6. (optional) Klicken Sie auf Details anzeigen, um den Status und die Schritte der Freigabeanforderung zu sehen.
  1. Tippen Sie auf Freigabeanforderungen
  2. Tippen Sie auf die ausstehende Freigabeanforderung
  3. Tippen Sie auf Mehr
  4. Tippen Sie auf Freigebenoder Ablehnen
  5. Optional: Geben Sie einen Kommentar ein
  6. Tippen Sie auf Element freigeben
  7. Sie sehen ein grünes ✔ für freigegebene Elemente.
  8. Siehe Status Abgeschlossen wenn alle freigegeben sind.

Über den Bereich 'Alle Dateien' und Datei-Details

    1. Klicken Sie auf Alle Dateien
    2. Navigieren Sie zu einer Datei, für die Ihre Freigabe noch aussteht
    3. Klicken Sie auf Mehr
    4. Klicken Sie auf Datei-Details
    5. Scrollen Sie nach unten zu Freigabeanforderungen
    6. Klicken Sie auf Freigeben oder Ablehnen
    7. Optional: Geben Sie einen Kommentar ein
    8. Klicken Sie auf Elemente freigeben
  1. Beachten Sie das gelbe Symbol , das eine ausstehende Freigabe anzeigt.
  2. Tippen Sie auf Mehr
  3. Tippen Sie auf Details
  4. Tippen Sie auf Details
  5. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf Anfrage anzeigen
  6. Fahren Sie fort wie zuvor beschrieben und geben Sie frei oder lehnen Sie die Freigabe ab.

Alle verbleibenden Elemente freigeben oder ablehnen

    1. Klicken Sie auf Freigabeanforderungen
    2. Klicken Sie auf eine Freigabeanforderung, die Ihr Handeln erfordert (gekennzeichnet durch ein rotes Uhrensymbol)
    3. Klicken Sie auf die zu prüfenden Elemente (zur Vorschau oder zum Download)
    4. Klicken Sie auf Alle freigeben
    5. ODER klicken Sie auf Alle ablehnen
    6. Optional: Geben Sie einen Kommentar ein
    7. Klicken Sie zur Bestätigung auf Alle freigeben

  1. Tippen Sie auf Freigabeanforderungen
  2. Tippen Sie auf die ausstehende Freigabeanforderung
  3. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf Ausstehende Elemente freigeben
  4. Oder tippen Sie auf Ausstehende Elemente ablehnen

Abbrechen einer Freigabeanforderung

Wenn eine Freigabeanforderung nach dem Senden obsolet wird, können Sie sie stornieren. Sie wird weiterhin mit dem Status "Abgebrochen" angezeigt.

      1. Klicken Sie auf Freigabeanforderungen
      2. Klicken Sie auf die Freigabeanforderung in der Liste, um sie zu öffnen
      3. Klicken Sie auf Anfrage abbrechen
      4. Geben Sie zur Bestätigung "Abbrechen" ein
      5. Klicken Sie auf Anfrage abbrechen
        mceclip5.png
  1. Tippen Sie auf Freigabeanforderungen
  2. Tippen Sie auf die ausstehende Freigabeanforderung
  3. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf Anfrage abbrechen
  4. Tippen Sie auf Ja
  5. Siehe Status geändert auf Abgebrochen

Löschen einer Freigabeanforderung

Löschen Sie eine Freigabeanforderung, um sie dauerhaft aus der Liste der Freigabeanforderungen zu entfernen.

Ausstehende Freigaben können nicht gelöscht werden, sondern müssen erst abgebrochen werden.

      1. Klicken Sie auf Freigabeanforderungen
      2. Klicken Sie auf Mehr
      3. Klicken Sie auf Löschen
      4. Geben Sie zur Bestätigung "Löschen" ein
      5. Klicken Sie auf Anfrage löschen
        mceclip9.png
  1. Tap Freigeben
  2. Tippen Sie auf Abgeschlossen oder Abgebrochen
  3. Tippen Sie auf Mehr
  4. Tippen Sie auf Löschen

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