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Freigabe für Dokumente anfordern

Tobias Patek
  • Aktualisiert

Übersicht

Sie können Freigabe für alle Dateien anfordern, die unter Dokumentenverwaltung > Alle Dateien gespeichert sind.
Sie können die Freigabe für eine einzelne Datei oder für mehrere Dateien in derselben Anfrage anfordern.

Bevor Sie beginnen mit Dokument-Freigaben zu arbeiten, lesen Sie mehr unter Freigaben und unter > Dokument-Freigaben.

Zugriff & Berechtigungen

Nur Pro und Enterprise Accounts, die nach Februar 2022 erstellt wurden, sind für Freigaben berechtigt.
Wenn Sie einen älteren Pro oder Enterprise Account haben, kontaktieren Sie uns, um Ihren Account zu aktualisieren.

Um eine Freigabe für Dokumente zu anzufordern, benötigen Sie einen In-House Benutzer mit der Rollenberechtigung zum Erstellen von Freigabeanforderungen'. Lesen Sie mehr unter Berechtigungen.

Zugang zu Dokumentenverwaltung

Um nach einer Datei zu suchen, für die Sie eine Freigabe beantragen können:

  1. Klicken Sie auf Dokumente
  2. Wählen Sie ein Projekt
  3. Klicken Sie auf Alle Dateien oder Favoriten oder Geteilte Elemente

  1. Tippen Sie im Hauptmenü auf Dokumente
  2. Tippen Sie auf Alle Dateien oder Favoriten oder Geteilt

Freigabe für eine einzelne Datei anfordern

Es gibt drei Möglichkeiten, die Freigabe für eine einzelne Datei zu beantragen.

Für die aktuelle Version in der Dateiliste

  1. Klicken Sie auf Mehr
  2. Klicken Sie auf Freigabe anfordern

mceclip1.png

  1. Öffnen Sie das Mehr Menü
  2. Tap Freigabe anfordern

Weiter unten erfahren Sie mehr über das Ausfüllen und Senden einer Freigabeanforderung.

Für die aktuelle Version in den Dateidetails

  1. Klicken Sie auf Mehr
  2. Klicken Sie auf Dateidetails
  3. Klicken Sie auf Freigabe anfordern

mceclip2.png

    1. Öffnen Sie das Mehr Menü
    2. Tippen Sie auf Details
    3. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf Freigabe beantragen

Weiter unten erfahren mehr über das Ausfüllen und Senden einer Freigabeanforderung.

Für eine frühere Version

Dies kann notwendig werden, wenn bereits eine neuere Entwurfsversion hochgeladen wurde.

  1. Klicken Sie auf Mehr
  2. Klicken Sie auf Dateidetails
  3. Klicken Sie auf Versionen
  4. Klicken Sie auf Mehr für eine bestimmte Version
  5. Klicken Sie auf Freigabe anfordern

  1. Öffnen Sie das Mehr Menü der Datei
  2. Tippen Sie auf Details
  3. Tap Versionen
  4. Tippen Sie auf Mehr
  5. Tap Freigabe anfordern

Weiter unten erfahren Sie mehr über das Ausfüllen und Senden einer Freigabeanforderung.

Freigabe für mehrere Dateien anfordern

Sie können mehrere Dateien auswählen und die Freigabe in einem Schritt beantragen.

Ordner können nicht freigegeben werden. Es ist jedoch möglich, alle Dateien innerhalb eines Ordners auszuwählen und die Freigabe als Massenaktion zu anzufordern.

  1. Wählen Sie die Checkboxen für jede Datei
  2. Klicken Sie auf Aktionen
  3. Klicken Sie auf Freigabe anfordern

mceclip10.png

  1. Öffnen Sie das Mehr Menü
  2. Tippen Sie aufElemente auswählen
  3. Wählen Sie die Dateien aus
  4. Tippen Sie auf Aktionen
  5. Tap Freigabe anfordern

Freigabeanforderung ausfüllen und senden

Nachdem Sie eine oder mehrere Dateien ausgewählt haben, um eine Freigabe zu beantragen, müssen Sie einige Pflichtfelder ausfüllen:

  • Mindestens ein Prüfer
  • Betreff
  • Dauer / "Erledigen bis"-Datum

Betreff und Dauer / "Erledigen bis"-Datum werden mit einem sinnvollen Vorschlag vorausgefüllt, um Ihren Workflow zu beschleunigen.

  1. Klicken Sie auf Prüfer hinzufügen
  2. Klicken Sie auf den/die Benutzer, um sie als Prüfer hinzuzufügen.
    Sobald sie hinzugefügt wurden, wird ein ✔ angezeigt. Klicken Sie erneut, um sie zu entfernen.
  3. Geben Sie die Dauer in Arbeitstagen ein. Das "Erledigen bis"-Datum wird automatisch aktualisiert.
  4. Alternativ dazu: Legen Sie eine "Erledigen bis"-Datum fest. Die Dauer in Arbeitstagen wird automatisch aktualisiert.
    Siehe auch Arbeitstage konfigurieren (in den Projektdetails).
  5. Optional: Bearbeiten Sie den Betreff
  6. Optional: Geben Sie eine Nachricht ein
  7. Klicken Sie auf Anforderung senden
  1. Tippen Sie auf Prüfer hinzufügen
  2. Wählen Sie einen oder mehrere Rezensenten aus und bestätigen Sie mit Fertig
  3. Geben Sie die Dauer in Arbeitstagen ein. Die "Erledigen bis"-Datum wird automatisch aktualisiert.
  4. Alternativ dazu: Legen Sie eine "Erledigen bis"-Datum fest. Die Dauer in Arbeitstagen wird automatisch aktualisiert.
    Siehe auch Arbeitstage konfigurieren (in den Projektdetails).
  5. Optional: Bearbeiten Sie den Betreff
  6. Optional: Geben Sie eine Nachricht ein
  7. Tippen Sie auf Anforderung senden
  8. Tippen Sie auf Ok
  9. Tippen Sie auf Ok

Schritte zu einer Freigabeanforderung hinzufügen

Es ist möglich, mehrere Schritte zu Freigabeanforderungen hinzuzufügen. Lesen Sie mehr unter Freigaben > Mehrstufige Freigaben.

BeimAusfüllen und Senden einer Freigabeanforderung können Sie weitere Schritte hinzufügen.
Das Hinzufügen eines Schritts ist nur möglich, wenn der vorherige Schritt mindestens einen Prüfer hat.

Um Schritte hinzuzufügen:

  1. Klicken Sie auf Schritt hinzufügen

  1. Tippen Sie auf Schritt hinzufügen

Fügen Sie jedem Schritt einen oder mehrere Prüfer hinzu und legen Sie die Dauer oder "Erledigen bis"-Datum für jeden Schritt fest, wie oben unter Ausfüllen und Senden einer Freigabeanforderung beschrieben, und wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Schritte hinzuzufügen.

Schritte löschen

So löschen Sie Schritte:

  1. Klicken Sie auf das Löschen Symbol
  2. Klicken Sie zur Bestätigung auf Löschen
  1. Tippen Sie auf das Löschen Symbol
  2. Tippen Sie zur Bestätigung auf Löschen

Der letzte verbleibende Schritt kann nicht gelöscht werden.

Schritte zu einer abgeschlossenen Freigabe hinzufügen

  • Sie können weitere Schritte und Prüfer hinzufügen, nachdem eine Dokument-Freigabeanforderung fertiggestellt wurde.
    • Sie können vorherige Schritte oder Prüfer nicht löschen.
  • Wenn ein Schritt hinzugefügt wird, nachdem ein Freigabeanforderung abgeschlossen wurde, dann:
    • bleiben freigegebene Dateien freigegeben.
    • müssen abgelehnte Dateien erneut überprüft werden.
    • werden betroffene Benutzer benachrichtigt.

So fügen Sie Schritte zu einer abgeschlossenen Freigabeanforderung hinzu:

  1. Klicken Sie auf das ausgefüllte Freigabeanforderung
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten
  3. Klicken Sie auf + Schritt hinzufügen
    Siehe auch Freigabe für Dokumente anfordern > Ausfüllen und Senden einer Freigabeanforderung.
  4. Klicken Sie auf Anforderung senden
  1. Tap Freigaben
  2. Tap Abgeschlossen
  3. Tippen Sie auf die Freigabeanforderung
  4. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf Details bearbeiten

Freigabe-Workflows

Mit Freigabe-Workflows können Sie schnell neue Freigabeanforderung mit einem vordefinierten Satz von Prüfern und Schritten erstellen. Erstellen Sie sie in der Webapp und wenden Sie sie auf allen Plattformen an.

Lesen Sie mehr unter Erstellen und Verwalten von Freigabe-Workflows.

Freigabe-Workflow anwenden

Wenn Sie die Freigabe für eine einzelne Datei (oder für mehrere Dateien - wie oben beschrieben) anfordern, müssen Sie nicht wiederholt dieselben Prüfer und Schritte ausfüllen, wie oben unter Ausfüllen und Senden einer Freigabeanforderung beschrieben.

Stattdessen können Sie einen Freigabe-Workflow anwenden:

  1. Wählen Sie einen Freigabe-Workflow in der Dropdown-Liste
  2. Die Prüfer, Schritte und Zeiträume werden wie im ausgewählten Freigabe-Workflow definiert ausgefüllt:
  3. Der Betreff und die Nachricht werden ebenfalls ausgefüllt, wenn sie im Freigabe-Workflow definiert sind:
  4. Sie können die Schritte, Prüfer und die Dauer dieser Freigabeanforderung nur ändern, wenn die Person, die den Workflow erstellt hat, Ihnen dies erlaubt hat. Der Betreff und die Nachricht können immer bearbeitet werden.
  1. Tippen Sie auf Freigabewordflow auswählen
  2. Wählen Sie einen Arbeitsablauf, z.B. Two-Step Approval
  3. Die Prüfer, Schritte und Zeiträume werden wie im ausgewählten Freigabe-Workflow definiert ausgefüllt:
  4. Der Betreff und die Nachricht werden ebenfalls ausgefüllt, wenn sie im Freigabe-Workflow definiert sind:
  5. Sie können die Schritte, die Prüfer und die Dauer dieses Freigabeanforderung nur ändern, wenn die Person, die den Workflow erstellt hat, Ihnen dies erlaubt hat. Der Betreff und die Nachricht können immer bearbeitet werden.

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