Übersicht
Lesen Sie mehr unter Erstellen und Verwalten von Genehmigungsworkflows.
Zugriff & Berechtigungen
Nur Pro und Enterprise Account, die nach Februar 2022 erstellt wurden, sind für Genehmigungen berechtigt.
Wenn Sie eine ältere Pro oder Enterprise Account haben, kontaktieren Sie uns, um Ihr Account zu aktualisieren.
Um eine Genehmigung für Dokumente zu beantragen, benötigen Sie einen In-House Benutzer mit der Rollenberechtigung 'Erstellen Freigabeanforderung'. Lesen Sie mehr unter Berechtigungen.
Zugang zu Dokumentenverwaltung
Um nach einer Datei zu suchen, für die Sie eine Genehmigung beantragen können:
- Klicken Sie auf Dokumente
- Wählen Sie ein Projekt
- Klicken Sie auf Alle Dateien oder Favoriten oder Gemeinsame Objekte
- Tippen Sie im Hauptmenü auf Dokumente
- Tippen Sie auf Alle Dateien oder Favoriten oder Freigegeben
Genehmigung für eine einzelne Datei beantragen
Es gibt drei Möglichkeiten, die Genehmigung für eine einzelne Datei zu beantragen.
Für die aktuelle Version in der Dateiliste
- Klicken Sie auf Mehr
- Klicken Sie auf Genehmigung anfordern
- Öffnen Sie das Mehr Menü
- Tap Antrag auf Genehmigung
Weiter unten erfahren Sie, wie Sie ausfüllen und Freigabeanforderung versenden.
Für die aktuelle Version in den Dateidetails
- Klicken Sie auf Mehr
- Klicken Sie auf Dateidetails
- Klicken Sie auf Genehmigung anfordern
-
- Öffnen Sie das Mehr Menü
- Tippen Sie auf Details
- Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf Genehmigung beantragen
- Öffnen Sie das Mehr Menü
Weiter unten erfahren Sie, wie Sie ausfüllen und Freigabeanforderung versenden.
Für eine frühere Version
Dies kann notwendig werden, wenn bereits eine neuere Entwurfsversion hochgeladen wurde.
- Klicken Sie auf Mehr
- Klicken Sie auf Dateidetails
- Klicken Sie auf Versionen
- Klicken Sie auf Mehr für eine bestimmte Version
- Klicken Sie auf Genehmigung anfordern
- Öffnen Sie das Mehr Menü der Datei
- Tippen Sie auf Details
- Tap Versionen
- Tippen Sie auf Mehr
- Tap Antrag auf Genehmigung
Weiter unten erfahren Sie, wie Sie ausfüllen und Freigabeanforderung versenden.
Genehmigung für mehrere Dateien anfordern
Sie können mehrere Dateien auswählen und die Genehmigung in einem Schritt beantragen.
Ordner können nicht genehmigt werden. Es ist jedoch möglich, alle Dateien innerhalb eines Ordners auszuwählen und die Genehmigung als Massenaktion zu beantragen.
- Wählen Sie die Checkboxen für jede Datei
- Klicken Sie auf Bulk-Aktionen
- Klicken Sie auf Genehmigung anfordern
- Öffnen Sie das Mehr Menü
- Tippen Sie auf Artikel auswählen
- Wählen Sie die Dateien aus
- Tippen Sie auf Aktionen
- Tap Antrag auf Genehmigung
Genehmigungsanfrage ausfüllen und senden
Nachdem Sie eine oder mehrere Dateien ausgewählt haben, um eine Genehmigung zu beantragen, müssen Sie einige Pflichtfelder ausfüllen:
- Mindestens ein Rezensent
- Thema
- Dauer / "Erledigen bis"-Datum
Betreff und Dauer / "Erledigen bis"-Datum werden mit einem sinnvollen Vorschlag vorausgefüllt, um Ihren Arbeitsablauf zu beschleunigen.
- Klicken Sie auf Rezensenten hinzufügen
- Klicken Sie auf den/die Benutzer, um sie als Gutachter hinzuzufügen.
Sobald sie hinzugefügt wurden, wird ein ✔ angezeigt. Klicken Sie erneut, um sie zu entfernen. - Geben Sie die Dauer in Arbeitstagen ein. Die "Erledigen bis"-Datum wird automatisch aktualisiert.
-
Alternativ dazu: Legen Sie eine "Erledigen bis"-Datum fest. Die Dauer in Arbeitstagen wird automatisch aktualisiert.
Siehe auch Arbeitstage konfigurieren (in den Projektdetails). - Optional: Bearbeiten Sie den Betreff
- Optional: Geben Sie eine Nachricht ein
- Klicken Sie auf Anfrage senden
- Tippen Sie auf Rezensenten hinzufügen
- Wählen Sie einen oder mehrere Rezensenten aus und bestätigen Sie mit Fertig
- Geben Sie die Dauer in Arbeitstagen ein. Die "Erledigen bis"-Datum wird automatisch aktualisiert.
-
Alternativ dazu: Legen Sie eine "Erledigen bis"-Datum fest. Die Dauer in Arbeitstagen wird automatisch aktualisiert.
Siehe auch Arbeitstage konfigurieren (in den Projektdetails). - Optional: Bearbeiten Sie den Betreff
- Optional: Geben Sie eine Nachricht ein
- Tippen Sie auf Anfrage senden
- Tippen Sie auf Ok
- Tippen Sie auf Ok
Schritte zu einer Genehmigungsanfrage hinzufügen
Wenn Sie Ausfüllen und Senden einer Genehmigungsanfrage können Sie weitere Schritte hinzufügen.
Das Hinzufügen eines Schritts ist nur möglich, wenn der vorherige Schritt mindestens einen Überprüfer hat.
Um Schritte hinzuzufügen:
- Klicken Sie auf Schritt hinzufügen
- Tippen Sie auf Schritt hinzufügen
Fügen Sie jedem Schritt einen oder mehrere Prüfer hinzu und legen Sie die Dauer oder "Erledigen bis"-Datum für jeden Schritt fest, wie oben unter Ausfüllen und Versenden einer Genehmigungsanfrage beschrieben, und wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Schritte hinzuzufügen.
Schritte löschen
So löschen Sie Schritte:
- Klicken Sie auf das Symbol löschen
- Klicken Sie zur Bestätigung auf Löschen
- Tippen Sie auf das Symbol löschen
- Tippen Sie zur Bestätigung auf Löschen
Der letzte verbleibende Schritt kann nicht gelöscht werden.
Schritte zu einer abgeschlossenen Genehmigung hinzufügen
- Sie können weitere Schritte und Prüfer hinzufügen, nachdem ein Dokument Freigabeanforderung fertiggestellt wurde.
- Sie können vorherige Schritte oder Prüfer nicht löschen.
-
Wenn ein Schritt hinzugefügt wird, nachdem ein Freigabeanforderung abgeschlossen wurde:
- Genehmigte Dateien bleiben genehmigt.
- Abgelehnte Dateien müssen erneut überprüft werden.
- Betroffene Benutzer werden benachrichtigt.
So fügen Sie Schritte zu einer abgeschlossenen Freigabeanforderung hinzu:
- Klicken Sie auf das ausgefüllte Freigabeanforderung
- Klicken Sie auf Bearbeiten
- Klicken Sie auf Anfrage senden
- Tap Zulassungen
- Tap Abgeschlossen
- Tippen Sie auf das Feld Freigabeanforderung
- Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf Details bearbeiten
Genehmigungs-Workflows
Mit Genehmigungs-Workflows können Sie schnell neue Freigabeanforderung mit einem vordefinierten Satz von Prüfern und Schritten erstellen. Erstellen Sie sie in der Webapp und wenden Sie sie auf allen Plattformen an.
Einen Genehmigungs-Workflow anwenden
Wenn Sie die Genehmigung für eine einzelne Datei (oder für mehrere Dateien - wie oben beschrieben) anfordern, müssen Sie nicht wiederholt dieselben Prüfer und Schritte ausfüllen, wie oben unter Ausfüllen und Senden einer Genehmigungsanfrage beschrieben.
Stattdessen können Sie einen Genehmigungs-Workflow anwenden:
- Wählen Sie einen Genehmigungs-Workflow in der Dropdown-Liste
- Die Prüfer, Schritte und Zeiträume werden wie im ausgewählten Genehmigungs-Workflow definiert ausgefüllt:
- Der Betreff und die Nachricht werden ebenfalls ausgefüllt, wenn sie im Genehmigungs-Workflow definiert sind:
- Sie können die Schritte, Prüfer und die Dauer dieses Freigabeanforderung nur ändern, wenn die Person, die den Workflow erstellt hat, Ihnen dies erlaubt hat. Der Betreff und die Nachricht können immer bearbeitet werden.
- Tippen Sie auf Wählen Sie einen Genehmigungs-Workflow
- Wählen Sie einen Arbeitsablauf, z.B. Zweistufige Genehmigung
- Die Prüfer, Schritte und Zeiträume werden wie im ausgewählten Genehmigungs-Workflow definiert ausgefüllt:
- Der Betreff und die Nachricht werden ebenfalls ausgefüllt, wenn sie im Genehmigungs-Workflow definiert sind:
- Sie können die Schritte, die Prüfer und die Dauer dieses Freigabeanforderung nur ändern, wenn die Person, die den Workflow erstellt hat, Ihnen dies erlaubt hat. Der Betreff und die Nachricht können immer bearbeitet werden.
Kommentare
0 Kommentare
Bitte melden Sie sich an, um einen Kommentar zu hinterlassen.