KI-Agenten erstellen und verwalten

Übersicht

Richten Sie KI-Agenten ein, die auf Aktivitäten in Ihren Projekten reagieren und – auf Basis der Anweisungen, die Sie schreiben – selbstständig Tickets erstellen, Kommentare hinzufügen oder E-Mails senden.

Ein Agent besteht aus vier Teilen, die unterschiedliche Aufgaben haben:

• Die Anweisungen sagen dem Agenten, was er tun soll – in Ihren eigenen Worten und so detailliert, wie Sie möchten. Hier wird die eigentliche Arbeit beschrieben.
• Die Trigger entscheiden, wann der Agent zu prüfen beginnt. Sie entscheiden nicht, ob er handelt.
• Die Aktionen legen die Grenze fest, was der Agent tun darf. Sie entscheiden nicht, was er tut.
• Das Projekt ist das einzige Projekt, das der Agent beobachtet, und die einzigen Daten, die er lesen kann.

Trigger und Aktionen bilden den Rahmen; die Anweisungen erledigen die Arbeit darin. Wenn ein Agent zum Beispiel kommentieren soll, sobald ein Ticket gelöst wurde, geben Sie ihm den Trigger Ticket aktualisiert, damit er bei jeder Änderung eines Tickets prüft, und schreiben in die Anweisungen, dass er nur handeln soll, wenn der Status Gelöst wird.

Diese Ereignisse kann ein Agent als Trigger verwenden:

• Ticket erstellt
• Ticket aktualisiert
• Kommentar zu Ticket hinzugefügt
• Datei hochgeladen (in Dokumente)
• Neue Dateiversion (in Dokumente)

Ein Agent liest immer die Tickets und Dokumente seines Projekts, um die Informationen zu finden, die er benötigt. Er läuft mit den Berechtigungen des Benutzers, der ihn erstellt hat und besitzt. Denken Sie daran, falls Sie vertrauliche Informationen in Tickets oder Dokumenten haben, und formulieren Sie in den Anweisungen klar, was der Agent tun und weitergeben soll und was nicht.

Dies sind die Aktionen, die ein Agent ausführen darf:

• Ticket erstellen
• Kommentar hinzufügen (in einem Ticket)
• E-Mail senden (an Projektmitglieder)

Alles, was ein Agent erstellt, trägt seinen Namen: Ein Ticket oder ein Kommentar, den er schreibt, zeigt den Namen des Agenten im Auftrag der Person, die den Agenten erstellt hat. Mehr dazu in Recognise Work Done by AI Agents.

Sie können außerdem accountweite globale Anweisungen festlegen, die für jeden Agenten gelten, und die Agenten-Benachrichtigungen für den gesamten Account steuern. Mehr dazu in Configure AI Agents for your Account.

In der aktuellen Version nicht unterstützt:

• Bestehende Tickets, Dokumente oder Pläne ändern oder löschen. Ein Agent erstellt immer nur.
• Nach einem Zeitplan laufen. Ein Agent reagiert nur auf Ereignisse in seinem Projekt.
• Projektübergreifend arbeiten. Jeder Agent läuft in genau einem Projekt – erstellen Sie einen Agenten pro Projekt, das abgedeckt werden soll.
• E-Mails an Personen außerhalb des Projekts senden. E-Mails können nur an Projektmitglieder gesendet werden.

Dieses Feature verbraucht Ihr KI-Nutzungslimit. Mehr dazu in KI-Nutzungslimits und Upgrades.

Mehr dazu unter Datenschutz und Sicherheit für KI-Features.

Zugang zu KI-Agenten

1. Klicken Sie auf KI-Agenten

Sie sehen die Agenten Ihres Accounts:

Agent erstellen

Ein Agent braucht vier Dinge, bevor er laufen kann: Anweisungen, ein Projekt, mindestens einen Trigger und mindestens eine Aktion. Bis alles vorhanden ist, bleibt der Agent ein Entwurf, und ein Entwurf läuft nie.

Sie können einen Agenten von Grund auf schreiben oder mit einer der vier Vorlagen starten, die in Ihrem Account enthalten sind.

Von Grund auf

So erstellen Sie einen neuen Agenten ohne Vorlage:

1. Klicken Sie auf Neuen Agenten erstellen
   
2. Schreiben Sie die Anweisungen, z. B. Untertickets auf Basis von Kommentaren zu unvollständigen Aufgaben erstellen
   Mehr dazu unten unter Anweisungen schreiben.
3. Klicken Sie auf Weiter
   
4. Hinzufügen von Projekt, Trigger und Aktionen
   Mehr dazu unten unter Projekt festlegen, Trigger festlegen und Aktionen festlegen.
   
5. Klicken Sie auf Prüfen und testen
   
6. Klicken Sie auf Testausführung
   Mehr dazu unten unter Agent testen.
   
7. Klicken Sie auf Agent aktivieren
   Mehr dazu unten unter Agent aktivieren.
   

Mit einer Vorlage

Vier fertige Agenten sind in Ihrem Account enthalten. Jeder ist vollständig geschrieben, mit bereits festgelegten Anweisungen, Trigger und Aktionen – nur das Projekt fehlt.

So erstellen Sie einen Agenten mit einer Vorlage:

1. Klicken Sie auf Neuen Agenten erstellen
   
2. Klicken Sie unter Unsere Vorlagen auf die Vorlage, die Sie verwenden möchten
   
3. Klicken Sie unter Projekt auf Hinzufügen
   
4. Wählen Sie das Projekt aus
5. Klicken Sie auf Speichern
   
6. Prüfen Sie Agentenname, Beschreibung und Anweisungen und ändern Sie sie, wenn Sie möchten.
7. Klicken Sie auf Testausführung
   
8. Klicken Sie auf Agent aktivieren
   

Agent einrichten und bearbeiten

Alles, was ein Agent braucht, wird auf dem Bildschirm des Agenten festgelegt: Name, Beschreibung, Anweisungen, Projekt, Trigger und Aktionen.

So bearbeiten Sie einen Agenten im Entwurf:

1. Klicken Sie auf den Agenten
   

So bearbeiten Sie einen aktiven oder pausierten Agenten:

1. Klicken Sie auf den Agenten
   
2. Klicken Sie auf Agent bearbeiten
   

Archivierte Agenten können nicht bearbeitet werden. Sie müssen sie zuerst wiederherstellen.

Der Bildschirm des Agenten ist derselbe, ob Sie einen neuen Agenten erstellen oder einen bestehenden bearbeiten. Hier können Sie Folgendes hinzufügen oder bearbeiten:

1. Agentenname (muss eindeutig sein – ist der Name bereits vergeben, wird eine Nummer angefügt)
2. Beschreibung
3. Anweisungen – mehr dazu unten unter Anweisungen schreiben
4. Projekt – mehr dazu unten unter Projekt festlegen
5. Trigger – mehr dazu unten unter Trigger festlegen
6. Aktionen – mehr dazu unten unter Aktionen festlegen

Der Bildschirm des Agenten mit dem Panel Testen auf der rechten Seite:

Das Speichern von Änderungen ändert den Status des Agenten nicht. Agenten bleiben Entwurf, pausiert oder aktiv.

Anweisungen schreiben

Die Anweisungen sind das Herz des Agenten – alles, was er tut, folgt aus ihnen. Schreiben Sie sie so, wie Sie die Aufgabe einer Kollegin oder einem Kollegen erklären würden.

Zum Beispiel:

• „Wenn ein Ticket ohne Fälligkeitsdatum erstellt wird, füge einen Kommentar hinzu, der danach fragt.“
• „Wenn ein Ticket auf Gelöst gesetzt wird, prüfe die Fotos und kommentiere, wenn die Behebung nicht dokumentiert ist.“

So schreiben Sie die Anweisungen:

1. Beschreiben Sie unter Anweisungen, was der Agent tun soll.
   
2. Optional: Klicken Sie auf Mit KI umschreiben, um einen KI-Vorschlag mit einer klareren Formulierung Ihrer Anweisungen zu erhalten.
   
3. Optional: Sie können den Vorschlag behalten, ihn mit Rückgängig verwerfen oder stattdessen Ihre eigene Version schreiben.
   

Anweisungen können bis zu 4.000 Zeichen lang sein.

So erweitern Sie das Eingabefeld für die Anweisungen:

1. Klicken Sie auf das Symbol Erweitern
   

So reduzieren Sie das erweiterte Eingabefeld:

1. Klicken Sie auf das Symbol Reduzieren
   

Projekt festlegen

Ein Agent läuft in genau einem Projekt und liest niemals etwas außerhalb davon.

So bearbeiten Sie das Projekt:

1. Klicken Sie unter Projekt auf Bearbeiten
   
2. Wählen Sie das Projekt aus, in dem der Agent läuft
3. Klicken Sie auf Speichern
   

Trigger festlegen

Ein Trigger ist das Ereignis, das eine Ausführung startet. Ein Agent kann mehrere Trigger haben und läuft, sobald eines der definierten Ereignisse eintritt.

So bearbeiten Sie Trigger:

1. Klicken Sie unter Trigger auf Bearbeiten
   
2. Wählen Sie unter Quelle, ob der Agent auf Tickets oder auf Dokumente reagiert.
   
3. Wählen Sie unter Ereignis das Ereignis, das die Ausführung startet.
   
4. Klicken Sie auf Speichern
   

Jeder Trigger besteht aus einer Quelle und einem Ereignis:

So fügen Sie weitere Trigger hinzu:

1. Klicken Sie auf + Trigger hinzufügen
2. Wählen Sie Quelle und Ereignis wie oben beschrieben
   

Mit Geltungsbereich können Sie einen Trigger eingrenzen, sodass der Agent nur auf einen Teil des Projekts reagiert:

• Ticket-Trigger können auf eine Ebene, ein Formular oder beides begrenzt werden.
• Dokument-Trigger können auf einen Ordner begrenzt werden.

So begrenzen Sie den Geltungsbereich eines Ticket-Triggers:

1. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen
2. Wählen Sie eine Ebene und/oder ein Formular
   

So begrenzen Sie den Geltungsbereich eines Dokument-Triggers:

1. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen
2. Wählen Sie einen Ordner
   

Ein Dokument-Trigger beobachtet einen Ordner, nicht eine einzelne Datei. Damit ein Agent auf ein bestimmtes Dokument reagiert, verschieben Sie es in einen eigenen Ordner und begrenzen den Trigger auf diesen Ordner.

Ein Trigger entscheidet, wann der Agent nachsieht, nicht ob er handelt. Ticket aktualisiert löst bei jeder Änderung an einem Ticket aus. Wenn der Agent nur bei einem Teil davon handeln soll, schreiben Sie das in die Anweisungen – zum Beispiel „handle nur, wenn der Status Gelöst wird“. Der Agent liest das Ereignis, prüft es gegen Ihre Anweisungen und tut nichts, wenn es nicht zutrifft.

Ticket-Ereignisse zählen unabhängig davon, wo sie auftreten – ein in der mobilen App erstelltes Ticket startet den Agenten genauso wie ein in der Webapp erstelltes.

Dokument-Trigger sind für Accounts mit Dokumentenmanagement verfügbar.

Aktionen festlegen

Aktionen sind das, was der Agent schreiben darf. Fügen Sie die hinzu, die er braucht; der Agent entscheidet auf Basis Ihrer Anweisungen selbst, wann er welche verwendet. Jede Aktion kann einmal hinzugefügt werden.

So bearbeiten Sie Aktionen:

1. Klicken Sie unter Aktionen auf Bearbeiten
   
2. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen
3. Klicken Sie auf Ticket erstellen, Kommentar hinzufügen oder E-Mail senden.
   
4. Optional: Füllen Sie die Einstellungen aus, die der Agent immer verwenden soll.
   Für Ticket erstellen können Sie festlegen: Ebene, Formular. Und unter Bestimmte Feldwerte festlegen: Titel, Zuständiger, Priorität, Status
   Für E-Mail senden können Sie festlegen: An, CC, Betreff
5. Klicken Sie auf Speichern
   

Agent testen

Das Panel Testen listet die vier Dinge auf, die der Agent braucht, und hakt jedes ab, sobald Sie es erledigt haben. Wenn alle vier vorhanden sind, können Sie einen Test ausführen.

Eine Testausführung liest echte Daten aus Ihrem Projekt, schreibt aber nichts. Das Ergebnis zeigt Ihnen, was der Agent erstellt, kommentiert oder gesendet hätte. In Ihrem Projekt wird nichts erstellt oder geändert. Sie können Änderungen testen, bevor Sie sie speichern.

So testen Sie einen Agenten:

1. Klicken Sie im Panel Testen auf Testausführung.
   
2. Lesen Sie, was der Agent getan hätte.

Ein Test, der endet, ohne dass der Agent etwas tut, ist ein normales Ergebnis. Es bedeutet, dass der Agent beurteilt hat, dass keine Aktion nötig war.

Ein Test verbraucht Ihr KI-Nutzungslimit, genauso wie eine echte Ausführung.

Agent aktivieren

Ein Agent beginnt erst zu arbeiten, wenn Sie ihn aktivieren.

So aktivieren Sie einen Agenten:

1. Klicken Sie auf Agent aktivieren
   

Der Agent wird in der Liste als Aktiv angezeigt und läuft von da an jedes Mal, wenn eines der in den Triggern definierten Ereignisse eintritt.

Wenn Sie den Agenten behalten möchten, ohne ihn einzuschalten, klicken Sie stattdessen auf Als Entwurf speichern. Ein Entwurf läuft nie, und Sie können jederzeit zurückkommen und ihn aktivieren.

Den Agenten als Entwurf speichern, statt ihn zu aktivieren:

Jede Ausführung des Agenten wird aufgezeichnet. Öffnen Sie das Aktivitätsprotokoll, um zu sehen, was er getan hat und warum. Mehr dazu in Monitor AI Agents in the Activity Log.

Agenten verwalten

• Jeder mit der Benutzerberechtigung KI-Agenten sieht die Agenten, die in den Projekten laufen, auf die er Zugang hat – auch Agenten, die eine Kollegin oder ein Kollege erstellt hat. Das Gleiche gilt für Archivierte Agenten und das Aktivitätsprotokoll.
• Die Person, die einen Agenten erstellt, besitzt ihn, und nur sie kann ihn bearbeiten, testen, aktivieren, pausieren, archivieren, wiederherstellen oder löschen.

Duplizieren

Beim Duplizieren entsteht Ihre eigene Kopie eines Agenten, die Sie besitzen und ändern können. Sie können jeden Agenten duplizieren, den Sie sehen können, auch einen, den eine Kollegin oder ein Kollege erstellt hat – so verwenden Sie den Agenten einer anderen Person weiter oder lassen dasselbe Verhalten in einem zweiten Projekt laufen.

So duplizieren Sie einen Agenten:

1. Öffnen Sie das Mehr-Menü des Agenten
2. Klicken Sie auf Agent duplizieren
   

Die Kopie ist nach dem Original benannt, mit dem Zusatz (copy), und startet als Entwurf. Ändern Sie das Projekt oder was Sie sonst brauchen, testen Sie ihn dann und aktivieren Sie ihn.

Pausieren

Beim Pausieren läuft der Agent nicht mehr und alle seine Einstellungen bleiben erhalten, sodass Sie ihn jederzeit wieder einschalten können.

So pausieren Sie einen Agenten:

1. Öffnen Sie ihn aus der Agentenliste
   
2. Öffnen Sie das Mehr-Menü
3. Klicken Sie auf Agent pausieren
   

Archivieren und wiederherstellen

Beim Archivieren wird der Agent nach Archivierte Agenten verschoben und läuft nicht mehr, ohne dass etwas gelöscht wird.

So archivieren Sie einen Agenten:

1. Öffnen Sie das Mehr-Menü des Agenten
2. Klicken Sie auf Agent archivieren
   

So stellen Sie einen Agenten wieder her:

1. Klicken Sie auf Archivierte Agenten
2. Öffnen Sie das Mehr-Menü des Agenten
3. Klicken Sie auf Agent wiederherstellen
   

Wiederhergestellte Agenten sind immer pausiert. Aktivieren Sie sie, wenn Sie bereit sind.

Löschen

Löschen Sie einen Agenten nur, wenn Sie sicher sind, dass Sie ihn nie wiederherstellen möchten. Wenn Sie unsicher sind, archivieren Sie ihn stattdessen. Seine Ausführungen bleiben im Aktivitätsprotokoll, sodass Sie weiterhin sehen können, was er getan hat.

So löschen Sie einen Agenten:

1. Öffnen Sie das Mehr-Menü des Agenten
2. Klicken Sie auf Agent löschen
   
3. Klicken Sie zur Bestätigung auf Löschen
   

Wenn ein Agent sich selbst pausiert

Ein Agent pausiert sich selbst in diesen Fällen:

• Ihr Account hat sein KI-Nutzungslimit erreicht.
• Ausführungen sind wiederholt fehlgeschlagen, weil der an das KI-Modell gesendete Inhalt zu groß war. Kürzen Sie die Anweisungen oder richten Sie den Agenten auf kleinere Formulare oder weniger Dokumente aus.
• Der Agent hat sein Limit an Aktionen in einer einzelnen Ausführung erreicht.
• Das Projekt des Agenten wurde archiviert oder gelöscht.
• Zu viele Ausführungen wurden in kurzer Zeit gestartet.
• Der Eigentümer des Agenten wurde auf inaktiv gesetzt, hat die Berechtigung KI-Agenten verloren oder den Zugang zum Projekt verloren.

Sie erhalten eine Benachrichtigung, und der Agent bleibt pausiert, bis Sie ihn wieder aktivieren.

Es ist möglich, die Benachrichtigungen für eine fehlgeschlagene Agentenausführung oder eine automatische Pause für den gesamten Account zu deaktivieren. Mehr dazu in Configure AI Agents for your Account.

Ein Agent startet sich nie selbst wieder. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Status Pausiert, um zu sehen, warum er gestoppt hat.