Dokumentenmanagement

Übersicht

Das Dokumentenmanagement ermöglicht Ihnen, die für Ihre Projekte relevanten Pläne und Dokumente innerhalb von PlanRadar zu verwalten. Es gibt mehrere Funktionen, um ihre Dokumente zu verwalten:

• Dokumentenspeicherung & Organisation - Hochladen, organisieren und speichern aller Dokumente in PlanRadar, wie von anderen Filesharing-Platformen gewohnt. Profitieren Sie vom gemeinsamen Zugriff in der PlanRadar-Plattform mit all Ihren weiteren Projektdaten.
  Lesen Sie mehr weiter unten.
• Versionierung & Freigabe von Dokumenten - Stellen Sie sicher, dass Ihr Team immer mit der neuesten Version arbeitet. Laden Sie neue Versionen von Dokumenten hoch und sehen Sie den Versionsverlauf, um alle Änderungen und Aktualisierungen während Ihres Projekts zu verfolgen. Wenn Sie ein Dokument abzeichnen müssen, können Sie es an Teammitglieder zur Freigabe senden.
  Lesen Sie mehr in Versionierung & Freigabe von Dokumenten
• Planfreigaben - Ähnlich wie bei Dokumenten können Sie beim Hochladen von Plänen und neue Planversionen hochladen und diese zur Überprüfung und Freigabe versenden.
  Lesen Sie mehr unter Planfreigaben

Zugang zur Dokumentenmanagement

Klicken Sie auf Dokumente im Hauptmenü der Web-Applikation:

Dokumentenspeicherung & Organisation

Allgemein

Alle Dateien

Alle Ihre Dokumente und Dateien finden Sie unter Dokumente > Alle Dateien.
Sie sind nach Projekten getrennt. Siehe: Ein Projekt auswählen

Dokumente nach Ebenen deckt die alte Art der Verwaltung von Dokumenten in PlanRadar ab.
Es funktioniert anders als hier beschrieben und wird in einem separaten Artikel behandelt.
Siehe: Dokumente nach Ebenen

Alle Plattformen

Sie können von allen Geräten aus auf alle Dateien zugreifen und die meisten Funktionen sind sowohl in der die Web-Applikation sowie in unsere mobilen Apps verfügbar.
Berechtigungen können in der Web-Applikation verwaltet werden.

Unterstützte Dateitypen

Es gibt keine Beschränkungen für Dateitypen, die hochgeladen werden können.

Die folgenden Dateitypen können in PlanRadar als Vorschau angezeigt werden:

• PDFs
• Bilder (JPG, PNG, GIF, BMP)
• 360°-Panoramen
• Audio-Dateien
• Videos

Zugang zu den Dokumenten eines Projekts

Wählen Sie ein Projekt aus, um auf dessen Dateien und Ordner zuzugreifen.

Alle Dateien und Ordner sind pro Projekt getrennt.

1. Klicken Sie auf Dokumente
2. Öffnen Sie das Projekt -Dropdown
3. Klicken Sie auf ein Projekt

Ordner erstellen

1. Navigieren Sie zu Alle Dateien oder zu dem übergeordneten Ordner (in dem Sie einen einen Ordner erstellen)
2. Klicken Sie auf + Hinzufügen
3. Klicken Sie auf Neuer Ordner
   
   
4. Ordnernamen eingeben
5. Klicken Sie auf Erstellen

Hinzufügen von Dateien und Ordnern von Ihrem Gerät

Sie können einzelne Dateien, mehrere Dateien oder Ordner hochladen.

Wenn Sie einen Ordner einschließlich seiner Unterordner oder leeren Ordner hochladen möchten, müssen Sie Drag & Drop verwenden. Unterordner und leere Ordner werden bei der Verwendung von "Ordner hochladen" aufgrund einer Browserbeschränkung nicht erstellt.

Der erste Schritt besteht immer darin, zum Zielordner zu navigieren, wo die die neuen Elemente hinzugefügt werden sollen.

Es gibt dann 3 Möglichkeiten, Dateien hochzuladen:

Hinzufügen von Dateien und Ordnern aus Cloud-Speicherdiensten

1. Klicken Sie auf + Hinzufügen
2. Klicken Sie auf Aus Dropbox / Google Drive / OneDrive hochladen
   
   
3. Möglicherweise müssen Sie sich bei Ihrem Cloud-Dienst anmelden (falls Sie nicht bereits angemeldet sind).
4. Der Dateibrowser Ihres Cloud-Dienstes wird geöffnet und Sie können Elemente auswählen.

Favoriten

Fügen Sie Dateien oder Ordner zu Ihren Favoriten hinzu, damit Sie auf all Ihren Geräten schnell darauf zugreifen können.

Zu Favoriten hinzufügen

Klicken Sie auf das Stern-Symbol, um eine Datei oder einen Ordner zu Ihren Favoriten hinzuzufügen:

Favoriten ansehen

Klicken Sie auf Favoriten, um alle Ihre Favoriten-Dateien und -ordner in einer Liste anzuzeigen:

Dateien und Ordner, die als Favoriten gekennzeichnet sind, erkennen Sie an dem gefüllten Stern-Symbol.

Aus den Favoriten entfernen

Klicken Sie auf das Stern-Symbol, um eine Datei oder einen Ordner aus Ihren Favoriten zu entfernen:

Verschieben von Dateien und Ordnern

Verschieben von Dateien oder Ordnern in einen Zielordner:

Datei duplizieren

Duplizieren Sie eine einzelne Datei, um eine exakte Kopie zu erstellen. Wenn Versionierung verwendet wird, wird der Versionsverlauf nicht dupliziert und nur die aktuelle Version wird für die neue Datei verwendet.

Navigieren Sie zu der Datei, die Sie duplizieren möchten.

1. Klicken Sie auf Mehr
2. Klicken Sie auf Duplizieren
   
   
3. Neuen Dateinamen eingeben
4. Klicken Sie auf Duplizieren

Löschen und Wiederherstellen von Dateien und Ordnern

Dateien und Ordner werden nicht sofort gelöscht, sondern erst in den Papierkorb verschoben.
Von dort aus können sie wiederhergestellt oder endgültig gelöscht werden. Derzeit werden Elemente im Papierkorb nicht automatisch gelöscht.

Der Papierkorb wird geräteübergreifend synchronisiert. Es spielt keine Rolle, wo Sie eine Datei oder einen Ordner gelöscht haben.

In den Papierkorb verschieben

Löschen Sie einzelne oder mehrere Dateien oder Ordner, indem Sie sie in den Papierkorb verschieben.

Wiederherstellen von gelöschten Dateien und Ordnern aus dem Papierkorb

Dauerhaft löschen

Um Dateien oder Ordner dauerhaft zu löschen, ohne die Möglichkeit, sie wiederherzustellen, gibt es zwei Möglichkeiten:

Umbenennen

Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, die/den Sie umbenennen möchten.

1. Klicken Sie auf Mehr
2. Klicken Sie auf Umbenennen
   
   
3. Geben Sie den neuen Namen ein
4. Klicken Sie auf Umbenennen

Suche nach Dateien und Ordnern

Suche nach Dateien und Ordnern anhand ihres Namens

1. Klicken Sie in das Suchfeld und geben Sie Ihren Suchbegriff ein
2. Sehen Sie die Suchergebnisse
   

Festlegen, wo gesucht werden soll

Standardmäßig wird die Suche im aktuellen Ordner und allen Unterordnern durchgeführt.

Suche auf den aktuellen Ordner beschränken (ohne Unterordner)

1. Klicken Sie auf das Sucheinstellungen -Dropdown
2. Klicken Sie auf Nur dieser Ordner

Erweitern Sie die Suche auf alle Ordner (unabhängig von Ihrem aktuellen Ordner)

1. Klicken Sie auf das Sucheinstellungen -Dropdown
2. Klicken Sie auf Alle Dateien

Beachten Sie, dass Sie auch im Papierkorb oder - falls vorhanden - in Dokumente nach Ebenen suchen können.

Suche verlassen

Nach Abschluss der Suche verlassen Sie die Suchergebnisseite mit:

Herunterladen von Dateien und Ordnern

Auf iOS und Android erfolgt das Herunterladen von Dateien auf Ihr Gerät über die Freigabefunktion. Siehe Dateien mit anderen mobilen Anwendungen teilen

In der Web-Applikation gibt es mehrere Möglichkeiten, Dateien auf Ihr lokales Gerät herunterzuladen und außerhalb der PlanRadar-App zu speichern.

Herunterladen einer einzelnen Datei bzw. Ordners

1. Klicken Sie auf Mehr
2. Klicken Sie auf Herunterladen

Wenn Sie einen Ordner herunterladen, werden alle Dateien in eine ZIP-Datei gepackt.

Herunterladen von mehreren Dateien oder Ordnern

1. Aktivieren Sie die Checkbox für jede Datei bzw. Ordner
2. Optional: Aktivieren Sie die Checkbox Alles auswählen
3. Klicken Sie auf Aktionen
4. Klicken Sie Herunterladen
   

Beim Herunterladen von Dateien und Ordnern werden alle Dateien in eine ZIP-Datei gepackt.

Datei-Details anzeigen

Öffnen Sie die Datei-Details, um weitere Informationen über die Datei zu erhalten, einschließlich:

• Kleine Vorschau für bestimmte Dateitypen - siehe: Unterstützte Dateitypen
• Aktuelle Dateiversion
• Erstellt am: wann die Datei hochgeladen wurde
• Erstellt von: dem Benutzer, der die Datei hochgeladen hat
• Größe: Dateigröße
• Ordner: Name des übergeordneten Ordners
• Ursprünglicher Dateiname: Dateiname vor dem Hochladen (kann nicht geändert werden)

Für Ordner sind die folgenden Informationen verfügbar:

• Erstellt von: dem Benutzer, der den Ordner erstellt hat
• Erstellt am: wann der Ordner erstellt wurde
• Ordner: Name des übergeordneten Ordners

Datei-Details öffnen

1. Klicken Sie auf Mehr
2. Klicken Sie auf Datei-Details
   

Tipp: Während die Datei-Details geöffnet sind, können Sie andere Dateien oder Ordner auswählen, um deren Details zu sehen.

Hochladen einer neuen Dateiversion

Wenn keine Freigaben verwendet werden, wird beim Hochladen einer neuen Version einer Datei die alte Version der Datei zur neuen aktuelle Version.

Die Dateiversionierung ist nur für Enterprise-Accounts verfügbar.

Es gibt drei Möglichkeiten, eine neue Dateiversion hochzuladen:

Funktionen - nur für Mobile Apps

Offline-Zugriff für Mobile Apps

Datei offline verfügbar machen

Verwenden Sie die Funktion "Offline verfügbar machen", um sicherzustellen, dass bestimmte Dateien immer verfügbar sind, selbst wenn Sie offline sind.

1. Navigieren Sie zu der Datei bzw. Ordner
2. Tippen sie auf Mehr
3. Tippen Sie auf Offline verfügbar machen
   

Anzeigen von "offline verfügbaren" Dateien

Tippen Sie auf Offline (in der unteren Symbolleiste), um eine Liste mit allen Dateien anzuzeigen, die Sie zuvor als "offline verfügbar machen" markiert haben.

Das Symbol neben "Erstellt am" (wenn die Datei in Dokumente hochgeladen wurde) zeigt an dass die Datei als "offline verfügbar machen" markiert ist.

Dateien, die Sie kürzlich geöffnet haben, werden für einige Zeit zwischengespeichert und sind möglicherweise auch offline verfügbar. Dateien, die offline nicht verfügbar sind, werden ausgegraut dargestellt.

Teilen von Dateien mit anderen mobilen Apps

Jede Datei kann heruntergeladen und außerhalb von PlanRadar geteilt werden.

1. Navigieren Sie zu der Datei, die Sie teilen möchten
2. Tippen Sie auf Mehr
3. Tippen Sie auf Teilen
   
4. Fahren Sie fort im System-Dialog zum Teilen von Dateien

Berechtigungen

Berechtigungen für die Genehmigung von Dokumenten sind beschrieben in Versionierung & Freigabe von Dokumenten

Der Zugriff auf das Dokumentenmanagement kann mit eigenen Rollenberechtigungen gesteuert werden, um festzulegen, welche internen Benutzer Dateien und Ordner in ihren Projekten in Dokumente anzeigen, erstellen, bearbeiten oder löschen können.

• Erstellen: Benutzer kann Ordner erstellen, Dateien und Ordner hochladen, aus dem Papierkorb wiederherstellen

• Ansicht: Der Benutzer kann Dateien und Ordner anzeigen, einschließlich gelöschter Elemente

• Bearbeiten: Der Benutzer kann Dateien und Ordner umbenennen und verschieben und Dateien mit neuen Versionen aktualisieren

• Löschen: Benutzer kann Dateiversionen löschen, in den Papierkorb verschieben und aus dem Papierkorb löschen

Unterauftragnehmer haben generell keinen Zugriff auf Dateien.
Beobachter können alle Dateien einsehen, aber sie können keine Dateien bearbeiten oder hinzufügen.

Diese Rollenberechtigungen für die Dokumentenverwaltung haben keine Auswirkungen auf Dokumente in Dokumente nach Ebenen.

1. Klicken Sie auf Benutzerverwaltung
2. Klicken Sie auf Rollen
3. Klicken Sie auf + Rolle hinzufügen (oder klicken Sie auf eine vorhandene Rolle, um sie zu bearbeiten)
   
4. Scrollen Sie nach unten zu Dokumentenmanagement
5. Aktivieren Sie die Checkboxen Erstellen, Anzeigen, Bearbeiten und/oder Löschen, um diese Berechtigungen zu erteilen
6. Klicken Sie auf Speichern