Dokumentenmanagement

Übersicht

Mit der Dokumentenverwaltung können Sie alle Dokumente, Pläne und andere Dateien, die für Ihre Projekte relevant sind, in PlanRadar verwalten.

Die folgenden Hauptanwendungsfälle sind mit PlanRadar möglich:

• Dokumentenspeicherung und -organisation - Laden Sie alle Dokumente in PlanRadar hoch, organisieren und speichern Sie sie wie in einer anderen File-Sharing Software und profitieren Sie davon, dass Sie auf sie in derselben PlanRadar-Plattform zugreifen können. Auf Dokumente und Dateien können Sie über die PlanRadar Mobile App auch im Offline-Modus zugreifen.
  Lesen Sie weiter unten und unter Dateien/Ordner hinzufügen & verwalten und unter Dateien/Ordner anzeigen & suchen.
• Versionierung und Freigabe von Dokumenten - Stellen Sie sicher, dass Ihr Team immer mit der neuesten Version arbeitet. Laden Sie neue Versionen von Dokumenten hoch und sehen Sie sich den Versionsverlauf an, um alle Änderungen und Aktualisierungen während Ihres Projekts zu verfolgen. Wenn Sie ein Dokument absegnen müssen, können Sie es an Teammitglieder zur Freigabe senden.
  Lesen Sie mehr unter Dateiversionen erstellen & verwalten und unter Freigaben > Dokument-Freigaben
• Planfreigaben - Ähnlich wie bei Dokumenten können Sie beim Hochladen von Plänen und neuen Planversionen diese zur Überprüfung und Freigabe senden.
  Lesen Sie mehr unter Freigaben > Plan-Freigaben
• Zugriffskontrolle für Dateien/Ordner - Legen Sie fest, welche Benutzer oder Rollen auf bestimmte Dateien oder Ordner zugreifen können.
  Lesen Sie mehr unter Zugriffskontrolle für Dateien/Ordner.

Zugang zu Dokumentenverwaltung

• Webapp
• Mobil

1. Klicken Sie auf Dokumente

Abschnitte der Seitenleiste

Auf der linken Seite finden Sie eine Leiste, die mehrere Bereiche enthält:

1. Alle Dateien ist der Ort, an dem Sie alle Ihre Dokumente und Dateien in einer Ordnerstruktur verwalten können, die der Ihres lokalen Dateisystems oder anderer Cloud-Laufwerke ähnelt. Lesen Sie mehr unter Dateien/Ordner anzeigen & suchen und unter Dateien/Ordner hinzufügen & verwalten.
2. Ticketanhänge - lesen Sie mehr unter Anhänge aller Tickets in der Webapp anzeigen & filtern.
3. Dokumente nach Ebenen ist nur für PlanRadar Accounts sichtbar, die vor Februar 2022 erstellt wurden und ermöglicht weiterhin die Art und Weise, wie Dokumente in PlanRadar in der Vergangenheit verwaltet werden konnten. Lesen Sie mehr: Dokumente nach Ebenen
4. Favoriten: Sie können Dateien und Ordner für den schnellen Zugriff zu den Favoriten hinzufügen und entfernen. Lesen Sie mehr unter Favoriten-Dateien/Ordner ansehen & verwalten.
5. Freigegebene Objekte: Zeigen Sie Dateien an, die jemand für Sie freigegeben hat. Lesen Sie mehr in Zugriffskontrolle für Dateien und Ordner
6. Aktivität - lesen Sie mehr unter Aktivitätsprotokoll für Dateien & Ordner in der Webapp ansehen.
7. Papierkorb: Sie können Dateien, die in den Papierkorb verschoben wurden, anzeigen und wiederherstellen. Lesen Sie mehr unter Dateien/Ordner hinzufügen & verwalten > Dateien/Ordner löschen & wiederherstellen.
8. Freigabeanfragen wurden verschoben nach Freigaben > Dokument-Freigaben. Lesen Sie mehr unter Freigaben ansehen & verwalten.
9. Einstellungen um Freigabe-Workflows zu diesem Projekt hinzuzufügen. Lesen Sie mehr unter Freigabeworkflows eines Projekts verwalten > Workflows von Dokumenten verwalten.

Unterstützte Dateitypen

Es gibt keine Beschränkungen für Dateitypen, die hochgeladen werden können.

Die folgenden Dateitypen können in PlanRadar als Vorschau angezeigt werden:

• PDFs
• Bilder (JPG, PNG, GIF, BMP, HEIC)
• 360°-Panoramen
• Audio-Dateien
• Videos

Maximale Dateigröße

Die maximale Größe einer einzelnen Datei ist auf 2 GB begrenzt.

Tägliches Update per E-Mail

Sie können täglich eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten darüber, welche Dateien im Bereich Dokumente all Ihrer Projekte hochgeladen oder aktualisiert wurden, sowie darüber, welche Dateien freigegeben oder abgelehnt wurden. Lesen Sie mehr unter E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren > Dokumentenmanagement-Benachrichtigungen.

Versionierung von Dokumenten

Für jede Datei ist es möglich, mehrere Versionen in PlanRadar zu speichern. Jede Datei hat einen Namen, der geändert werden kann, und für jede Version werden Metadaten verwaltet, darunter:

• Versions-Index
• Ursprünglicher Dateiname
• Ersteller
• Erstellungsdatum
• Größe

Die Versionierung ist nur für Dateien in Alle Dateien verfügbar (sie ist nicht verfügbar für Dateien in Dokumente nach Ebenen).

Aktuelle Version

Für jede Datei gibt es eine aktuelle Version, die die Dateiversion ist, die geöffnet wird, wenn die Datei angeklickt oder heruntergeladen wird. Die Metadaten in der Dateiliste und auf der Registerkarte Dateidetails beziehen sich immer auf die aktuelle Version.

Die aktuelle Version ist die

• letzte freigebene Version, wenn es eine freigegeben Version gibt, andernfalls ist es die
• aktuellste Version.

Dateioperationen und Versionierung

Wenn Sie eine Datei in einen anderen Ordner oder in den Papierkorb verschieben oder sie aus dem Papierkorb wiederherstellen, wird die gesamte Datei mit all ihren Versionen verschoben.

Wenn eine Datei mit Versionen dauerhaft aus dem Papierkorb gelöscht wird, werden auch alle ihre Versionen gelöscht. Anstatt die gesamte Datei zu löschen, ist es auch möglich, eine bestimmte Dateiversion zu löschen.

Beim Duplizieren einer Datei mit Versionen wird nur die aktuelle Version für die neue Datei verwendet und alle anderen Versionen ignoriert.

Lesen Sie mehr unter Erstellen und Verwalten von Dateiversionen.

Dokumentversionierung und Freigaben

Lesen Sie mehr unter Freigaben > Freigaben und aktuelle Version.