Versionierung & Freigabe von Dokumenten

Übersicht

Als Einstieg in das Dokumentenmanagement, empfehlen wir Ihnen auch diesen Artikel hier zu lesen: Dokumentenmanagement.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team immer mit der neuesten Version arbeitet. Laden Sie neue Versionen von Dokumenten hoch und sehen Sie sich den Versionsverlauf an, um alle Änderungen und Aktualisierungen während Ihres Projekts zu verfolgen.

Wenn Sie für ein Dokument eine Freigabe benötigen, können Sie es an Teammitglieder zur Prüfung und Freigabe senden.

Wie Sie auf das Dokumentenmanagement zugreifen

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Versionierung von Dokumenten

Für jede Datei können mehrere Versionen in PlanRadar gespeichert werden. Jede Datei hat einen Namen, der geändert werden kann, und für jede Version werden Metadaten gewartet, einschließlich:

• Versionsindex
• Ursprünglicher Dateiname
• Erstellt von
• Erstellungsdatum
• Größe

Die Versionierung ist nur für Dateien in Alle Dateien verfügbar (sie ist nicht verfügbar für Dateien in Dokumente nach Ebenen).

Aktuelle Version

Für jede Datei gibt es eine aktuelle Version, das ist die Dateiversion die geöffnet wird, wenn die Datei angeklickt oder heruntergeladen wird. Die Metadaten in der Dateiliste und in der Registerkarte Dateidetails beziehen sich immer auf die aktuelle Version.

Die aktuelle Version ist die

• letzte freigegebene Version, wenn es eine freigegebene Version gibt, andernfalls ist es die
• neueste Version.

Dateioperationen und Versionierung

Beim Verschieben einer Datei in einen anderen Ordner, in den Papierkorb oder beim Wiederherstellen einer Datei aus dem Papierkorb, wird die gesamte Datei mit all ihren Versionen verschoben.

Wenn eine Datei mit Versionen dauerhaft aus dem Papierkorb gelöscht wird, werden auch alle ihre Versionen gelöscht. Anstatt die gesamte Datei zu löschen, ist es auch möglich, eine bestimmte Dateiversion zu löschen.

Beim Duplizieren einer Datei mit Versionen wird nur die aktuelle Version für die neue Datei verwendet und alle anderen Versionen ignoriert.

Lesen Sie mehr unter Erstellen & Verwalten von Dateiversionen.

Dateifreigaben

Dateifreigaben werden immer für bestimmte Versionen von Dateien und als Teil einer Freigabeanforderung initiiert.

Eine Freigabeanforderung enthält ein oder mehrere zu prüfende Elemente, einen oder mehrere Prüfer, einen Betreff, eine optionale Nachricht und ein Fälligkeitsdatum. Auf diese Weise ist es möglich, die Prüfung für mehrere Dateien gleichzeitig zu beantragen.

Sie können die Genehmigung für bis zu 100 Artikel pro Genehmigungsanfrage beantragen.

Die folgenden Elemente können nicht zu Freigabeanforderungen hinzugefügt werden:

• Dateien, die bereits für eine andere Version eine ausstehende Freigabe erwarten
• Ordner
• Dateien unter Dokumente nach Ebenen

Prüfer müssen Zugriff auf alle Elemente haben. Wenn die Zugriffskontrolle aktiviert ist, müssen sie mindestens Beobachter sein. Lesen Sie mehr unter Zugriffskontrolle für Dateien/Ordner

Die Prüfer erhalten Benachrichtigungen über neue Freigabeanforderungen und Erinnerungen für Fälligkeitstermine drei Tage im Voraus.

Einmal gesendet, kann die Freigabeanforderung nicht mehr geändert werden. Sie kann allerdings abgebrochen werden.

Während eine Freigabe für eine Version einer Datei ausständig ist, ist es nicht möglich, gleichzeitig für eine andere Version derselben Datei eine Freigabe anzufordern.

Status von Freigabeanforderungen

Sie finden alle Freigabeanforderungen in der Dokumentenverwaltung unter dem Abschnitt Freigabeanforderungen. Ihr Status ist einer der folgenden:

• Ausstehend: einige Elemente warten noch auf das Feedback der Prüfer
• Abgeschlossen: alle Elemente wurden von den Prüfern genehmigt oder abgelehnt
• Abgebrochen: Freigabeanforderung wurde abgebrochen

Freigabestatus von Dateien

Der Freigabestatus einer Datei hat einen der folgenden Status:

• Keiner (-): Es wurde keine Freigabe für die Datei angefordert.
• Ausstehend: Die Freigabe ist ausstehen.
• Freigegeben: Version wurde freigegeben
• Abgelehnt: Version wurde abgelehnt

Wenn eine Dateiversion auf Freigabe wartet, wird der Status folgendermaßen bestimmt:

• Wenn alle Prüfer freigegeben haben, lautet der Status Freigegeben.
• Wenn ein Prüfer abgelehnt hat, lautet der Status "Abgelehnt". Allerdings können andere Prüfer weiterhin ihr Feedback senden.

Freigaben und die 'Aktuelle Version'

Die Dateiversionsnummer und der Freigabestatus werden für die aktuelle Version in der Dateiliste, im Tab 'Datei-Details' und im Tab 'Versionen' angezeigt.

Wenn eine Datei freigegeben ist (z.B. V1 freigegeben und die aktuelle Version ist) und dann eine neuere Version eine ausstehende Freigabe hat (z. B. V2), wird dies neben dem neben dem Freigabestatus in der Dateiliste angezeigt (z. B. aktuelle Version als V1 und der Freigabestatus als "Freigegeben (V2 ausstehend)").

Wenn die Spalten Version oder Freigabestatus in der Dateiliste nicht sichtbar sind, klicken Sie auf das Zahnradsymbol der Dateitabelle und vergewissern Sie sich, dass Sie die Tabelle so konfiguriert haben, dass diese Spalten angezeigt werden.

Bedenken Sie, dass in der Dateiliste und den Datei-Details der Status für die aktuelle Version wie oben definiert, angezeigt wird. Daher wird der Status Abgelehnt dort nur angezeigt, wenn noch keine freigegebene Version existiert.

Dateioperationen und Freigaben

Das Verschieben und Umbenennen von Dateien, während sie auf Freigabe warten, ist erlaubt. Es ist jedoch nicht möglich, eine Datei in den Papierkorb zu verschieben, wenn ihre Freigabe noch aussteht. Das Duplizieren ist erlaubt; die neue Datei hat keinen Bezug zu der ausstehenden Freigabe.

Lesen Sie mehr unter Erstellen und Verwalten von Freigabeanforderungen und Prüfen von Dateien.