Versionierung & Freigabe von Dokumenten

Übersicht

Zum Einstieg in die Funktionen der Dokumentenverwaltung und um über die Verwaltung von von Dateien und Ordnern zu lernen, lesen Sie bitte: Dokumentenverwaltung.

Dieser Artikel befasst sich mit der Versionierung und Freigabe von Dokumenten. Der Prozess zur Freigabe von Dokumenten im Dokumentenmanagement ermöglicht es Ihnen, Freigaben für einzelne oder mehrere Dateien von einem oder mehreren Prüfern anzufragen. Die Abbildung dieses Prozesses in PlanRadar hilft dabei zuverlässige Dokumentation sicherzustellen, dass jeder mit den richtigen Versionen von Dokumenten arbeitet.

Versionierung von Dokumenten

Für jede Datei können mehrere Versionen in PlanRadar gespeichert werden. Jede Datei hat einen Namen, der geändert werden kann, und für jede Version werden Metadaten gewartet, einschließlich:

• Versionsindex
• Ursprünglicher Dateiname
• Erstellt von
• Erstellungsdatum
• Größe

Die Versionierung ist nur für Dateien in Alle Dateien verfügbar (nicht für Dateien in Dokumente nach Ebenen).

Aktuelle Version

Für jede Datei gibt es eine aktuelle Version, das ist die Dateiversion die geöffnet wird, wenn die Datei angeklickt oder heruntergeladen wird. Die Metadaten in der Dateiliste und in der Registerkarte Dateidetails beziehen sich immer auf die aktuelle Version.

Die aktuelle Version ist die

• letzte freigegebene Version, wenn es eine freigegebene Version gibt, andernfalls ist es die
• neueste Version.

Hochladen einer neuen Dateiversion

Es gibt keine Beschränkung für Dateitypen zwischen verschiedenen Versionen (d.h. es ist möglich, eine Word-Datei hochzuladen und dann die Datei mit einer PDF-Datei zu aktualisieren).

Bei der Verwendung von Freigabeanforderungen muss eine neue Version freigegeben werden, damit sie zur neue aktuelle Version wird, wie oben definiert. Auf diese Weise ist es möglich eine neue Version hochzuladen, während das Team noch mit der letzten freigegebenen Version arbeiten kann ohne abgelenkt zu werden.

Es gibt drei Möglichkeiten, eine neue Dateiversion hochzuladen:

Frühere Dateiversionen anzeigen und herunterladen

Greifen Sie auf den vollständigen Versionsverlauf zu, um frühere Versionen einer Datei anzuzeigen oder herunterzuladen.

1. Klicken Sie auf Mehr
2. Klicken Sie auf Datei-Details
3. Klicken Sie auf Versionen
4. Versionsnummer
5. Indikator für die aktuelle Version
6. Klicken Sie auf Mehr, um eine frühere Version herunterzuladen

Löschen einer bestimmten Dateiversion

Rufen Sie den Versionsverlauf wie oben gezeigt auf und klicken Sie auf Mehr, zum Löschen einer bestimmten Version.

Es ist nicht möglich, die "aktuelle Version" (wie oben definiert) zu löschen und es ist nicht möglich, eine Version mit ausstehender Freigabe zu löschen.

Dateioperationen und Versionierung

Beim Verschieben einer Datei in einen anderen Ordner, in den Papierkorb oder beim Wiederherstellen einer Datei aus dem Papierkorb, wird die gesamte Datei mit all ihren Versionen verschoben.

Wenn eine Datei mit Versionen dauerhaft aus dem Papierkorb gelöscht wird, werden alle ihre Versionen ebenfalls gelöscht. Anstatt die gesamte Datei zu löschen, ist es auch möglich eine bestimmte Dateiversion zu löschen.

Beim Duplizieren einer Datei mit Versionen wird nur die aktuelle Version für die neue Datei verwendet und alle anderen Versionen ignoriert.

Dateifreigaben

Dateifreigaben werden immer für bestimmte Versionen von Dateien und als Teil eines einer Freigabeanforderung angefordert. Eine Freigabeanforderung enthält einen oder mehrere zu prüfende Elemente, einen oder mehrere Prüfer, einen Betreff, eine optionale Nachricht und ein Fälligkeitsdatum. Auf diese Weise ist es möglich, die Freigabe für mehrere Dateien gleichzeitig zu beantragen.

Erstellung einer Freigabeanforderung

Während eine Freigabe für eine Version einer Datei ausständig ist, ist es nicht möglich, gleichzeitig für eine andere Version derselben Datei eine Freigabe anzufordern.

Es gibt vier Möglichkeiten, eine Freigabeanforderung zu erstellen (lesen Sie weiter unten, wie wie Sie die Freigabeanforderung ausfüllen und versenden):

Ausfüllen und Absenden einer Freigabeanforderung

1. Klicken Sie auf Prüfer hinzufügen
2. Optional: Anpassen des Betreffs
3. Optional: Geben Sie eine Nachricht ein
4. Klicken Sie auf das Datumssymbol, um ein Fälligkeitsdatum festzulegen
5. Klicken Sie auf Anforderung senden

Die folgenden Elemente können nicht zu Freigabeanforderungen hinzugefügt werden:

• Dateien, die bereits für eine andere Version eine ausstehende Freigabe erwarten
• Ordner
• Dateien in Dokumente nach Ebenen
• Es gibt eine Grenze von max. 100 Elemente pro Freigabeanforderung.

Die Prüfer erhalten Benachrichtigungen über neue Freigabeanforderungen und Erinnerungen für Fälligkeitstermine drei Tage im Voraus.

Einmal abgesendet, kann die Freigabeanforderunge nicht mehr geändert werden. Sie kann nur storniert werden (siehe nächster Abschnitt).

Abbrechen einer Freigabeanforderunge nach dem Senden

Wenn ein Freigabeanforderung nach dem Versand obsolet ist, kann sie storniert werden. Sie wird weiterhin mit dem Status "Abgebrochen" angezeigt.

1. Klicken Sie auf Freigabeanforderungen
2. Klicken Sie auf die Freigabeanforderung in der Liste, um sie zu öffnen
3. Klicken Sie auf Anforderung abbrechen
   
4. Schreiben Sie zur Bestätigung "Abbrechen"
5. Klicken Sie auf Anforderung abbrechen
   

Die Prüfer werden über die Stornierung benachrichtigt. Kein Prüfer kann mehr auf auf verbleibende Dateien antworten, aber die bisher gesendeten Antworten bleiben erhalten.

Alle Elemente, die bereits von allen Benutzern genehmigt wurden, behalten ihren Freigegeben Status. Ebenso behalten Elemente, die von mindestens einem Benutzer abgelehnt wurden, ihren Abgelehnt Status. Der Freigabestatus aller anderen Dateien wird auf den vorherigen Status zurückgesetzt.

Löschen einer Freigabeanforderung

Löschen Sie eine Freigabeanforderung, um sie dauerhaft aus der Liste der Freigabeanforderungen zu entfernen.

1. Klicken Sie auf Freigabeanforderungen
2. Klicken Sie auf Mehr
3. Klicken Sie auf Löschen
   
   
4. Schreiben Sie zur Bestätigung "Löschen"
5. Klicken Sie auf Anforderung löschen
   

Überprüfung von Freigabeanforderungen

Als Prüfer können Sie die Elemente einer Freigabeanforderung prüfen und freigeben oder ablehnen.

Anzeigen von Freigabeanforderungen

Sie finden alle Freigabeanforderungen in der Dokumentenverwaltung unter dem Abschnitt Freigabeanforderungen. Ihr Status ist einer der folgenden:

• Ausstehend: wartet noch auf das Feedback aller Prüfer
• Vollständig: alle Prüfer haben freigegeben oder abgelehnt
• Abgebrochen: Freigabeanforderung wurde abgebrochen

Freigabestatus von Dateien

Der Freigabestatus einer Datei hat einen der folgenden Status:

• Keiner (-): Es wurde keine Freigabe für die Datei angefordert.
• Ausstehend: Die Freigabe ist ausstehen.
• Freigegeben: Version wurde freigegeben
• Abgelehnt: Version wurde abgelehnt

Wenn eine Dateiversion auf Freigabe wartet, wird der Status folgendermaßen bestimmt:

• Wenn alle Prüfer freigegeben haben, lautet der Status Freigegeben.
• Wenn ein Prüfer abgelehnt hat, lautet der Status "Abgelehnt". Allerdings können andere Prüfer weiterhin ihr Feedback senden.

Die Versionsnummer und der Freigabestatus werden im Datei-Details-Tab für die aktuelle Version und auch im Versionen-Tab für alle Versionen einer Datei angezeigt. Sie können auch die Version und den Freigabestatus für die aktuelle Version in der Dateiliste sehen.

Wenn eine Datei freigegeben ist (z.B. V1 freigegeben und die aktuelle Version ist) und dann eine neuere Version eine ausstehende Freigabe hat (z. B. V2), wird dies neben dem neben dem Freigabestatus in der Dateiliste angezeigt (z. B. aktuelle Version als V1 und der Freigabestatus als "Freigegeben (V2 ausstehend)").

Wenn die Spalten Version oder Freigabestatus in der Dateiliste nicht sichtbar sind, klicken Sie auf das Zahnradsymbol der Dateitabelle und vergewissern Sie sich, dass Sie die Tabelle so konfiguriert haben, dass diese Spalten angezeigt werden.

Bedenken Sie, dass in der Dateiliste und den Datei-Details der Status für die aktuelle Version wie oben definiert, angezeigt wird. Daher wird der Status Abgelehnt dort nur angezeigt, wenn noch keine freigegebene Version existiert.

Dateioperationen und Freigaben

Das Verschieben und Umbenennen von Dateien, während sie auf Freigabe warten, ist erlaubt. Es ist jedoch nicht möglich, eine Datei in den Papierkorb zu verschieben, wenn ihre Freigabe noch aussteht. Das Duplizieren ist erlaubt; die neue Datei hat keinen Bezug zu der ausstehenden Freigabe.

Berechtigungen

Subunternehmer können bei Genehmigungsanträgen als Prüfer fungieren und daher auf Dateien im Rahmen von Freigabeanforderungen zugreifen.

Beobachter können alle Freigabeanforderungen einsehen, aber sie können sie nicht abbrechen oder löschen.

Der Zugriff auf Freigabeanforderungen kann mit eigenen Rollenberechtigungen gesteuert werden, um zu definieren welche In-House Benutzer Freigabeanforderungen in ihren Projekten in Dokumente anzeigen, erstellen, bearbeiten und löschen dürfen.

• Erstellen: Benutzer kann Freigabeanforderungen erstellen

• Betrachten: Der Benutzer kann entweder alle oder nur die Freigabeanforderungen anzeigen an denen er beteiligt ist.

• Bearbeiten: Der Benutzer kann entweder alle oder nur die Freigabeanforderungen bearbeiten an denen er beteiligt ist.

• Löschen: Der Benutzer kann entweder alle oder nur die Freigabeanforderungen löschen an denen er beteiligt ist.

Berechtigen einer Rolle für Freigabeanforderungen:

1. Klicken Sie auf Benutzerverwaltung
2. Klicken Sie auf Rollen
3. Klicken Sie auf + Rolle erstellen (oder klicken Sie auf eine vorhandene Rolle, um sie zu bearbeiten)
   
4. Scrollen Sie hinunter zu Freigabeanforderungen
5. Aktivieren Sie die Checkboxen Erstellen, Anzeigen, Bearbeiten und/oder Löschen, um diese Berechtigungen zu erteilen
6. Anzeigen/Bearbeiten/Löschen gilt standardmäßig für Alle Freigabeanforderungen
7. Oder kann eingeschränkt werden auf Nur Freigabeanforderungen, an denen ein Benutzer beteiligt ist
8. Klicken Sie auf Speichern