Guía de inicio rápido para administradores – PlanRadar HelpCenter

Visión general

Este artículo explica los pasos mínimos necesarios para configurar un nuevo proyecto, añadir formularios (para tickets), subir planos y añadir usuarios. También aprenderás algunas nociones básicas sobre permisos, roles y cómo crear/invitar a nuevos usuarios.

Acceso y permisos

Probablemente sólo unos pocos usuarios de tu organización tienen permisos para crear nuevos proyectos.
El propietario de la cuenta (= quien creó la cuenta registrándose para una prueba de PlanRadar) siempre tiene todos los permisos. Es posible dar estos permisos también a otros usuarios. Lee más abajo en Permisos.

Invitar usuarios

Existen dos formas similares de añadir nuevos usuarios a tu cuenta y a un proyecto:

Invitación de un usuario: El usuario recibe un correo electrónico de invitación que debe aceptar. Sólo entonces se completa la creación del usuario y se pueden asignar tickets.
Crear usuario: El usuario se crea inmediatamente y, por tanto, ya puede asignar tickets (y grupos).

Si un usuario con la misma dirección de correo electrónico ya existe en otra cuenta, sólo podrás invitarlo a tu cuenta.

Más información en Cuentas.

Aprende a crear/invitar usuarios internos. Funciona igual para subcontratistas y observadores, salvo que los permisos de usuario sólo están disponibles para los usuarios internos.

Primero navega hasta Usuarios:

Haz clic en Gestión de usuarios
Haz clic en Usuarios

Invita a un usuario

Haz clic en Invitar usuario
Haz clic en Usuario interno para definir el tipo de usuario y poder definir los permisos de usuario.
Introduce Nombre, Apellidos y Correo electrónico (obligatorio).
(opcional): Introduce información adicional sobre el usuario (Empresa, Cargo)
Selecciona las casillas de verificación de los permisos de usuario para definir a qué elementos del menú principal puede acceder el usuario interno. (no disponible para subcontratistas y observadores)
Selecciona un proyecto en el menú desplegable Elige un proyecto para asignar el usuario a uno o varios proyectos.
Selecciona un rol en el menú desplegable Establecer rol para asignar al usuario un rol en el proyecto.
Escribe el texto que se añadirá al correo electrónico de invitación.
(opcional): Marca la casilla Guarda el mensaje de invitación para reutilizarlo cuando invites al siguiente usuario.
Pulsa Invitar usuario para confirmar la invitación del nuevo usuario y enviar el mensaje de invitación.

Crear usuario

Haga clic en Crear usuario
Haz clic en Usuario interno para definir el tipo de usuario y poder definir los permisos de usuario.
Introduce Nombre, Apellidos y Correo electrónico (obligatorio).
(opcional): Introduzca información adicional sobre el usuario (Empresa, Teléfono, Cargo, Dirección)
Seleccione las casillas de verificación de los permisos de usuario para definir a qué elementos del menú principal puede acceder el usuario.
Selecciona un proyecto en el menú desplegable Elige un proyecto para asignar el usuario a uno o varios proyectos.
Seleccione un rol en el menú desplegable Establecer rol para asignar al usuario un rol en el proyecto.
Pulse Guardar para confirmar la creación del nuevo usuario.

Usuarios no confirmados

Después de que el usuario haya sido invitado, hasta que haya hecho clic en el enlace de confirmación del correo electrónico, los usuarios no confirmados aparecerán en esta lista:

Haz clic en Usuarios no confirmados
Aquí se enumeran todos los usuarios no confirmados.
(opcional): Haz clic en Reenviar invitación para volver a enviar el correo electrónico de invitación.
(opcional): Pulsa Borrar para cancelar y borrar la invitación.

Permisos

En PlanRadar existen dos categorías de permisos:

Permisos de usuario: Para definir a qué elementos del menú principal pueden acceder los usuarios, independientemente de sus permisos en los proyectos individuales.
Permisos de rol: Para definir en detalle qué usuarios pueden ver/crear/editar/borrar datos en determinados proyectos, asignándoles un rol para cada proyecto individual. Los roles también pueden utilizarse para definir esto para cada campo individual en formularios para tickets.

El propietario de la cuenta (que la creó registrándose para una prueba de PlanRadar) siempre tiene todos los permisos.

Permiso para crear y gestionar proyectos

Para conceder a otros usuarios el permiso de crear y gestionar proyectos sigue estos pasos como propietario de la cuenta (o como usuario con el permiso "Usuarios"):

Haz clic en Gestión de usuarios
Haz clic en Usuarios
Haz clic en la fila de un usuario interno para abrirla
Selecciona la casilla Proyectos
Haz clic en Guardar (probablemente tengas que desplazarte hacia abajo primero)

Selecciona la casilla Proyectos (Sólo proyectos propios) para restringir el acceso sólo a los proyectos creados por el usuario y ocultar los proyectos creados por otros usuarios.

Permiso para crear y editar tickets

Probablemente quieras crear roles para definir quién puede ver y gestionar información específica en un proyecto.

En el siguiente ejemplo damos a un usuario interno permiso para crear tickets y para ver y editar todos los tickets existentes en un proyecto. Primero creamos el rol y luego asignamos el usuario con este rol a un proyecto.

Crear un rol

Haz clic en Gestión de usuarios
Haz clic en Roles
Haz clic en + Crear rol
Introduce un Nombre del rol (obligatorio) por ejemplo Gestor de tickets
Dirígete a la sección Tickets
Selecciona la casilla Crear
Selecciona Todos los tickets en el menú desplegable
Haz clic en Guardar para confirmar la creación del rol
Haz clic en Ejecutar la asignación automática, porque queremos que este rol acceda a todos los campos de formulario de todos los tickets.

Al hacer clic en Cancelar se creará el rol, pero no tendrá acceso a ningún campo del formulario hasta que lo actualices manualmente en el creador de formularios.

Más información en Permisos de campo.

Añadir un usuario con un rol a un proyecto

Haz clic en Gestión de usuarios
Haz clic en Usuarios
Haz clic en la fila de un usuario interno para abrirla
Abre el menú desplegable Elige el proyecto
Selecciona el proyecto en el menú desplegable
Abre el menú desplegable Establecer rol
Selecciona la función (por ejemplo, Gestor de tickets) en el menú desplegable
Haz clic en Guardar (probablemente tengas que desplazarte hacia abajo primero)

Establecer un nuevo proyecto

Para empezar a trabajar y crear tickets necesitas al menos un proyecto con:

una capa (con o sin plano)
un formulario (donde se definen los campos de los tickets)
un usuario (al que asignar los tickets)

Después tendrás múltiples capas (y planos) para cada planta o área de un proyecto, múltiples formularios para cubrir todos los casos de uso que quieras cubrir con tickets y múltiples usuarios (o grupos) para trabajar en los tickets.

Utiliza las funciones para definir los permisos específicos de cada proyecto para tus usuarios internos.

Los subcontratistas y los vigilantes tienen permisos de usuario predefinidos que no pueden modificarse.

Crear un proyecto

Haz clic en Proyectos
Haz clic en + Añadir nuevo proyecto
Introduce Nombre del proyecto (obligatorio)
(opcional): Introduce los detalles del proyecto
(opcional): Añadir campos de proyecto personalizados
Haz clic en Guardar para confirmar la creación del proyecto

Abrir/editar un proyecto

Tras crear un proyecto en el paso anterior, se te redirige a la vista del proyecto:

Para llegar allí luego y ver o editar un proyecto:

Haz clic en Proyectos
Haz clic en la línea del proyecto en la lista de proyectos para abrirlo

Añadir usuarios a un proyecto

Añade usuarios que ya existen en tu cuenta a un proyecto.

Cuando estés en el proyecto -descubre también cómo Abrir/Editar un proyecto - continúa con:

Haz clic en Añadir usuarios
Haz clic en Añadir usuario
Selecciona las casillas de verificación de los usuarios que quieras añadir. (en este ejemplo 2)
Haz clic en Añadir 2 usuarios (el botón siempre muestra el número de usuarios seleccionados)
Si añades un usuario interno debes elegir un rol.
Pulsa Sí para confirmar

Los subcontratistas y observadores siempre tienen permisos predefinidos y no pueden tener un rol.

Añade un formularios a tu proyecto

Un formulario define qué información se recoge con un ticket.

Los formularios que has creado en tu cuenta (y los de los proyectos de demostración) están disponibles para añadirlos a tus proyectos.

Descubre más información sobre Formularios y sobre Crear y editar formularios.

Para asignar un formulario a un proyecto:

Haz clic en + Asignar formulario
Haz clic en el icono + junto al formulario que quieras
El formulario aparece en la lista de formularios aplicados
Se muestran los ajustes por defecto del formulario (campos obligatorios y listas asignadas), que pueden modificarse como se describe a continuación en Cambiar ajustes de campos obligatorios y asignar lista.
Haz clic en Aplicar

En caso de que quieras utilizar un formulario con un campo de lista, deberás asignar una lista a cada campo.

Configura un formulario para tu proyecto

Un formulario puede tener algunas configuraciones de campo por defecto, por ejemplo, algunos campos pueden estar configurados como obligatorios, o puede que ya se hayan asignado listas. Más información en:

Crear y editar formularios
- Asignar una lista
- Hacer obligatorio un campo

Puedes anular los valores predeterminados del formulario y configurarlo para yu proyecto según sea necesario.

Para editar un formulario asignado:

Pasa el ratón por encima del formulario en la lista de formularios aplicados
Pulsa el icono de edición

Cambia la configuración de los campos obligatorios

Los campos obligatorios deben rellenarse antes de poder guardar el ticket.

Para hacer que un campo sea obligatorio:

Selecciona la casilla situada junto al campo que quieras
Haz clic en Aplicar

Elimina la casilla de verificación para que el campo no sea obligatorio.

Asignar una lista

Para asignar una lista a un campo de lista:

Selecciona una lista en el menú desplegable, por ejemplo, Tipo de trabajo
Haz clic en Aplicar

Para desactivar los valores de la lista:

Pulsa el icono de ajustes
Desmarca la(s) casilla(s) de verificación del (de los) valor(es) deseado(s)
Pulsa Confirmar (para listas largas es necesario desplazarse hacia abajo)

Para permitir la selección de varios valores para este campo de lista en el ticket:

Pulsa el icono de ajustes
Selecciona la casilla Permitir selección múltiple
Pulsa Confirmar (para listas largas es necesario desplazarse hacia abajo)

Crear una capa y cargar un plano

Los planos se gestionan en capas. Las capas son similares a las carpetas para ayudarte a organizar tus planos y tickets.
Cada plano debe asignarse a una capa. Cada capa no puede tener más de un plano. Las capas también pueden utilizarse sin un plano y pueden utilizarse con modelos BIM.

Más información en planos y capas.

Cuando estés en el proyecto -descubre también cómo Abrir/Editar un proyecto - y continúa:

Haz clic en Planos y capas
Haz clic en Crear capas
Haz clic en Elegir archivo de plano para seleccionar un archivo PDF, PNG o JPG con su plano (o un archivo IFC si quieres cargar un modelo BIM).
El nombre de la capa se establece automáticamente de acuerdo con el nombre del archivo, pero puede renombrarse.
Haz clic en Guardar para confirmar la creación de la capa con el plano.

Puedes repetir el paso 3 para cargar varios planos antes de confirmar con Guardar.