Guía de inicio rápido para administradores

Descripción general

Este artículo explica los pasos mínimos necesarios para configurar un nuevo proyecto, agregar formularios (para tickets), cargar planes y agregar usuarios. También aprenderá algunos conceptos básicos sobre permisos, roles y cómo crear/invitar nuevos usuarios.

Crear/invitar a un nuevo usuario

Hay dos formas similares de agregar nuevos usuarios a su cuenta y a un proyecto:

• Crear usuario: Incluye establecer una contraseña inicial. El usuario se crea inmediatamente y, por lo tanto, ya puede asignar tickets (y grupos).
• Invitar usuario: El usuario recibe un correo electrónico de invitación que debe aceptar. Sólo entonces se completa la creación de usuarios y se pueden asignar tickets.

Si ya existe un usuario con la misma dirección de correo electrónico en otra cuenta, solo puede invitar al usuario a su cuenta.

Lea más en Fundamentos > Cuentas.

Aprenda a crear/invitar usuarios internos. Funciona igual para subcontratistas y observadores, excepto que los permisos de usuario solo están disponibles para usuarios internos.

Primero navegue hasta Usuarios:

1. Haga clic en Administración de usuarios.
2. Haga clic en Usuarios
   

Crear usuario

1. Haga clic en Crear usuario
   
2. Haga clic en Usuario interno para definir el tipo de usuario y poder definir los permisos de usuario.
3. Introduzca Nombre, Apellido y Correo electrónico (obligatorio).
4. Ingrese una nueva contraseña y vuelva a escribirla. Debe decirle esta contraseña al nuevo usuario usted mismo.
5. (opcional): Ingrese información adicional sobre el usuario (Empresa, Teléfono, Puesto, Dirección)
   
6. Seleccione las casillas de verificación de permisos de usuario para definir a qué elementos del menú principal puede acceder el usuario.
   
7. Seleccione un proyecto en el menú desplegable Elegir proyecto para asignar al usuario a uno o varios proyectos.
8. Seleccione una función en el menú desplegable Establecer función para asignar la función de los usuarios en el proyecto.
   
9. Haga clic en Guardar para confirmar la creación del nuevo usuario.
   

Invitar usuario

1. Haga clic en Invitar usuario
   
2. Haga clic en Usuario interno para definir el tipo de usuario y poder definir los permisos de usuario.
3. Introduzca Nombre, Apellido y Correo electrónico (obligatorio).
4. (opcional): Ingrese información adicional sobre el usuario (Empresa, Puesto)
5. Seleccione las casillas de verificación de permisos de usuario para definir a qué elementos del menú principal puede acceder el usuario interno. (no disponible para subcontratistas y vigilantes)
6. Seleccione un proyecto en el menú desplegable Elegir proyecto para asignar al usuario a uno o varios proyectos.
7. Seleccione una función en el menú desplegable Establecer función para asignar la función de los usuarios en el proyecto.
8. Escribe el texto que se agregará al correo electrónico de invitación.
9. (opcional): seleccione la casilla de verificación Guardar el mensaje de invitación para reutilizarlo cuando invite al siguiente usuario.
10. Haga clic en Guardar para confirmar la invitación del nuevo usuario y enviar el mensaje de invitación.
    

Usuarios no confirmados

Después de que el usuario fuera invitado, hasta que el usuario hiciera clic en el enlace de confirmación del correo electrónico, los usuarios no confirmados aparecerán aquí:

1. Haga clic en Usuarios no confirmados.
2. Cada usuario no confirmado se enumera aquí.
3. (opcional): Haga clic en Reenviar invitación para enviar el correo electrónico de invitación nuevamente.
4. (opcional): Haga clic en Eliminar para cancelar y eliminar la invitación.

Permisos

En PlanRadar hay dos categorías de permisos:

• Permisos de usuario: Para definir a qué elementos del menú principal pueden acceder los usuarios, independientemente de sus permisos en proyectos individuales.
• Permisos de rol: Para definir en detalle qué usuarios pueden ver/crear/editar/eliminar datos en ciertos proyectos, asignándoles un rol para cada proyecto individual. También se pueden utilizar roles para definir esto para cada campo individual en los formularios de tickets.

El propietario de la cuenta (que creó la cuenta registrándose para una prueba de PlanRadar) siempre tiene permisos completos.

Permiso para crear y gestionar proyectos

Para otorgar a otros usuarios el permiso para crear y administrar proyectos, siga estos pasos como propietario de la cuenta (o como usuario con el permiso de usuario "Usuarios"):

1. Haga clic en Administración de usuarios.
2. Haga clic en Usuarios
   
3. Haga clic en la fila de un usuario interno para abrirla
   
4. Seleccione la casilla de verificación Proyectos
   
5. Haz clic en Guardar (probablemente primero tengas que desplazarte hacia abajo)
   

Seleccione la casilla de verificación Proyectos (solo proyectos propios) para restringir el acceso solo a los proyectos que creó el usuario y ocultar los proyectos creados por otros usuarios.

Lea más en Gestión de usuarios > Administrar permisos de usuario.

Permiso para crear y actualizar Editar entradas

Como propietario de una cuenta (o alguien con permisos altos similares), probablemente desee crear roles para definir quién puede ver y administrar qué partes de un proyecto.

En el siguiente ejemplo, le damos a un usuario interno el permiso para crear tickets y ver y editar todos los tickets existentes en un proyecto. Primero creamos el rol y luego asignamos el usuario con este rol a un proyecto.

Crear un rol

1. Haga clic en Administración de usuarios.
2. Haga clic en Funciones
3. Haga clic en + Crear rol
   
4. Introduzca un Nombre de función (obligatorio), p. Administrador de entradas
5. Desplázate hasta la sección Entradas
6. Seleccione la casilla de verificación Crear.
7. Seleccione Todas las entradas en el menú desplegable
8. Haga clic en Guardar para confirmar la creación del rol
   
9. Haga clic en Ejecutar asignación automática, porque queremos que esta función acceda a todos los campos del formulario de todos los tickets.
   

Al hacer clic en Cancelar se creará la función, pero no tendrá acceso a ningún campo del formulario hasta que los actualice manualmente en el generador de formularios.

Lea más en Formularios > Permisos de campo.

Agregar un usuario con un rol a un proyecto

1. Haga clic en Administración de usuarios.
2. Haga clic en Usuarios
   
3. Haga clic en la fila de un usuario interno para abrirla
   
4. Abra el menú desplegable Elegir proyecto.
5. Seleccione el proyecto en el menú desplegable
   
6. Abra el menú desplegable Establecer rol.
7. Seleccione la función (por ejemplo, Ticket Manager) en el menú desplegable
   
8. Haz clic en Guardar (probablemente primero tengas que desplazarte hacia abajo)
   

Configurar un nuevo proyecto

Para empezar a trabajar y crear tickets necesitas al menos un proyecto con:

• una capa (con o sin plan)
• un formulario (donde se definen los campos del ticket)
• un usuario (para asignarle los tickets)

Más adelante tendrás múltiples capas (y planos) para cada piso o área de un proyecto, múltiples formularios para cubrir todos los casos de uso que quieras cubrir con tickets y múltiples usuarios (o grupos) para trabajar en los tickets.

Utilice roles para definir permisos específicos del proyecto para sus usuarios internos.

Lea más en Fundamentos > Permisos.

Los subcontratistas y vigilantes tienen permisos de usuario predefinidos que no se pueden cambiar.

Lea más en Fundamentos > Tipos de usuario.

Crear un proyecto

1. Haga clic en Proyectos
2. Haga clic en + Agregar nuevo proyecto
   
3. Ingrese nombre del proyecto (obligatorio)
4. (opcional): Ingrese los detalles del proyecto
5. (opcional): Agregar campos de proyecto personalizados
   
6. Haga clic en Guardar para confirmar la creación del proyecto.

Abrir/Editar un proyecto

Después de crear un proyecto en el paso anterior, se le redirigirá a la vista del proyecto:

Para llegar más tarde y ver o editar un proyecto:

1. Haga clic en Proyectos
2. Haga clic en la línea del proyecto en la lista de proyectos para abrirlo.

Agregar usuarios existentes

Agregue usuarios que ya existen en su cuenta a un proyecto.

Cuando estés en el proyecto, consulta también Abrir/Editar un proyecto y continúa con:

1. Haga clic en Agregar usuarios.
2. Haga clic en Agregar usuario
   
3. Seleccione las casillas de verificación de los usuarios que desea agregar. (en este ejemplo 2)
4. Haga clic en Agregar 2 usuarios (el botón siempre muestra el número de usuarios seleccionados)
   
   
5. Si agrega un usuario interno, debe elegir una función.
   
6. Haga clic en Sí para confirmar.

Los subcontratistas y vigilantes siempre tienen los mismos permisos y no pueden tener un rol.

Agregar formularios

En los formularios usted define qué campos y atributos del ticket se muestran en un ticket.

Los formularios que creó en su cuenta y los del proyecto de demostración están disponibles para agregarlos a cada proyecto.

Obtenga más información sobre Fundamentos de formularios y sobre Crear y actualizar Editar formularios.

Para agregar un formulario existente a su proyecto:

1. Haga clic en Formularios
2. Haga clic en el icono + para agregar el formulario.
   Los formularios agregados aparecen en la siguiente columna donde podrían eliminarse con la X roja.
3. (opcional): Haga clic en el icono de tabla para mostrar los campos del formulario.
4. (opcional): seleccione Campos obligatorios para evitar que los usuarios guarden tickets con campos obligatorios vacíos.
5. Haga clic en Aplicar para confirmar la adición del formulario al proyecto.

Agregar formularios con campos de lista

En caso de que desee utilizar un formulario con un campo de lista, debe asignar una lista a cada campo.

Lea más sobre Fundamentos de listas y sobre Crear y actualizar Editar listas.

1. Haga clic en el icono de tabla para mostrar los campos del formulario.
   Si hay campos de lista sin listas asignadas, el icono es rojo y se muestra una pista. mostrado.
2. Seleccione una lista para cada campo de la lista en el menú desplegable.

Permitir selección múltiple o deshabilitar valores de lista

Para cambiar la configuración de un campo de formulario de lista:

1. Haga clic en Configuración
2. Seleccione la casilla de verificación Permitir selección múltiple para permitir a los usuarios seleccionar más de un valor a la vez.
3. Desactive la casilla de verificación Aire acondicionado, p. para deshabilitar ese valor en este formulario.

Crea una capa y Cargar un plan

Los planes se gestionan en capas. Las capas son similares a las carpetas para ayudarle a organizar sus planes y tickets.
Cada plan debe asignarse a una capa. Cada capa no puede tener más de un plano. Las capas también se pueden utilizar sin plano.

Lea más en Fundamentos > Planes y en Fundamentos > Capas .

Cuando esté en el proyecto, consulte también Abrir/Editar un proyecto; continúe con:

1. Haga clic en Planos y capas
2. Haga clic en Crear capas
   
3. Haga clic en Elegir archivo de plan para seleccionar un archivo PDF o PNG con su plan.
4. El nombre de la capa se establece automáticamente según el nombre del archivo, pero se puede cambiar de nombre.
5. Haga clic en Guardar para confirmar la creación de la capa con el plano.
   

Puede repetir el paso 3 para cargar varios planes antes de confirmar con Guardar.

Lea más en Configuración del proyecto > Administrar Capas de un Proyecto y en Subir Planos a Capas.