Importar y actualizar tickets

Visión general

Importe tickets desde un archivo Excel o CSV para crear muchos tickets a la vez. También puede usar una importación para actualizar tickets que ya existen, por ejemplo para cambiar costes o estados de muchos tickets a la vez.

Cómo acceder a la importación de tickets

Para abrir la importación de tickets:

1. Haga clic en Tickets
2. Seleccione el proyecto al que quiere importar tickets en la lista desplegable Proyecto
   
3. Abra el menú Más y haga clic en Importar tickets
   

Preparar el archivo de importación

El archivo de importación debe cumplir los siguientes criterios:

• Solo se admiten archivos XLSX y CSV.
• Cada importación abarca un único formulario de ticket. Para importar tickets de varios formularios, use un archivo por formulario.
• Cada fila representa un ticket y cada columna un campo del formulario de ticket.
• Cada ticket pertenece a un nivel, por lo que el archivo necesita una columna de nivel.

Las filas cuya columna de nivel no coincide con un nombre de nivel existente no se importan.

Nombre las columnas igual que los campos del formulario de ticket para facilitar la asignación. Sin encabezados de columna, la asignación se hace mediante los números de columna asignados automáticamente.

Actualizar tickets incluyendo el UUID

Cada ticket tiene un UUID, su identificador único. Cuando una fila de su archivo contiene un UUID que coincide con un ticket existente, ese ticket se actualiza. Las filas sin UUID crean tickets nuevos, así que un mismo archivo puede hacer las dos cosas.

Para preparar un archivo para actualizar tickets:

1. Exporte a Excel los tickets que quiere cambiar, con una plantilla que incluya el atributo UUID

   La exportación por defecto ya incluye la columna UUID. Para añadirla a su propia plantilla, consulte Crear plantillas Excel para exportar tickets.

2. Cambie los valores que quiere actualizar y deje la columna UUID intacta
3. Importe el archivo y asigne la columna UUID al atributo de formulario UUID

Mantenga la columna de nivel en el archivo y asignada, porque toda importación la necesita. En las filas que actualizan un ticket existente su valor se ignora: una importación nunca mueve un ticket a otro nivel. Para mover varios tickets a otro nivel, consulte Editar varios tickets a la vez en la Webapp.

Más información en Exportar tickets a Excel en la Webapp.

Importar tickets

Para importar tickets:

1. Seleccione un formulario de ticket para los tickets importados en la lista desplegable

2. Haga clic en Buscar archivos para subir el archivo de tickets desde su dispositivo

   Compruebe Preparar el archivo de importación más arriba.

3. Marque la casilla La primera línea es un encabezado si la primera fila de su archivo contiene títulos de columna
4. Deje marcada la casilla Validar tickets antes de importar para comprobar el archivo antes de importar nada, o desmárquela para importar directamente
5. Opcional: Marque la casilla Borrar valores de las celdas vacías para que las celdas vacías borren los valores a los que están asignadas
6. Haga clic en Siguiente
   
7. Asigne los atributos del archivo XLSX o CSV a los atributos del formulario de ticket que ha seleccionado.
   Más información más abajo en Asignar columnas a campos de formulario.
8. Haga clic en Siguiente
   
9. Revise qué hará la importación y haga clic en Importar.
   Más información más abajo en Validar tickets importados.
   

Borrar valores de las celdas vacías solo afecta a las filas que actualizan un ticket existente. Cuando la casilla está desmarcada, las celdas vacías se omiten y el ticket conserva sus valores actuales.

Asignar columnas a campos de formulario

La asignación de atributos le permite colocar el contenido de cada columna de su archivo en el campo de formulario correcto del ticket.

En la ventana de asignación de atributos, la parte superior tiene una tabla para la asignación y la parte inferior muestra la tabla del archivo que ha subido:

1. La columna Atributo del formulario enumera todos los campos del formulario seleccionado previamente, más UUID.
2. La columna Atributo importado permite asignar su archivo a los campos del formulario.
3. La columna Atributo detallado solo es necesaria para campos de usuario, como autor o subido por.
4. Las filas de su archivo se muestran debajo para ayudarle a encontrar las columnas correctas, en caso de que no haya usado encabezados de columna que coincidan con los nombres de los campos del formulario.
   

Para asignar atributos:

1. En la columna Atributo importado, introduzca el valor o seleccione en la lista desplegable la columna que corresponde al campo de la columna Atributo del formulario
   

   Con la casilla La primera línea es un encabezado marcada, las listas desplegables muestran los títulos de sus columnas y puede escribir un título de columna como Nivel, Usuario o Autor. Sin ella, muestran números de columna como Columna1 o Columna5.

2. Para los campos de formulario que se refieren a un usuario, como autor o responsable, introduzca el valor o seleccione en la lista desplegable de la columna Atributo detallado el tipo de valor que se va a publicar, como el nombre de usuario, ID, empresa o correo electrónico
   

Validar tickets importados

Con la casilla Validar tickets antes de importar marcada, después de la asignación de atributos aparece una ventana que muestra qué hará la importación. Indica cuántos tickets se crearán, cuántos se actualizarán y cuántas filas tienen errores, seguido de los errores en sí.

Una fila puede fallar por estos motivos:

Mientras la ventana informa de errores, Importar no está disponible. Corrija el archivo o elija importar solo las filas válidas.

Corregir errores

Para corregir errores:

1. Haga clic en Volver
   
2. Corrija la asignación de atributos, o haga clic de nuevo en Volver para subir un archivo corregido
3. Haga clic en Siguiente
   
4. Cuando no quede ningún error, haga clic en Importar
   

Importar solo las filas válidas

Para importar todo lo que no tiene errores y dejar fuera el resto:

1. Marque la casilla Ignore los errores de validación e importe sólo los tickets válidos
2. Haga clic en Importar
   

Las filas con errores se omiten. El resultado de la importación indica cuántos tickets se crearon, cuántos se actualizaron y cuántas filas se omitieron.

Crear tickets para UUID sin coincidencia

Las filas cuyo UUID no coincide con ningún ticket del proyecto pueden convertirse en tickets nuevos en lugar de omitirse. Esto es útil cuando importa un archivo que se exportó de otro proyecto.

Para crear tickets para UUID sin coincidencia:

1. Marque la casilla Ignore los errores de validación e importe sólo los tickets válidos
2. Marque la casilla Importar UUID no coincidentes y crear nuevos UUID
3. Haga clic en Importar

Cada una de estas filas se convierte en un ticket nuevo con un UUID recién generado: el valor de su archivo nunca se reutiliza. Las filas que fallaron por cualquier otro motivo se siguen omitiendo.

Qué cambia una actualización

Cuando una fila actualiza un ticket existente:

• Las columnas asignadas que contienen un valor sobrescriben el valor actual del ticket.
• Las columnas que no ha asignado quedan sin cambios.
• Las celdas vacías se omiten, salvo que haya marcado Borrar valores de las celdas vacías.
• El nivel nunca cambia, incluso si la columna de nivel contiene otro valor.
• El ticket conserva su fecha de creación, su creador y su número de ticket. Usted pasa a ser la última persona que lo ha editado.

Cada ticket actualizado registra "El ticket se actualizó mediante importación." en su diario, junto con una etiqueta que identifica la importación de la que proviene. Más información en Seguimiento de la actividad de un ticket en el diario.