Control de acceso a archivos/carpetas

Visión general

Controle qué usuarios o funciones pueden acceder a archivos o carpetas específicos en Gestión documental. Defina lo que pueden hacer dándoles permiso de visualizador, colaborador o gestor.

Cómo acceder a la gestión de documentos Configuración de acceso

1. Haga clic en Documentos
2. Abra el menú more de un archivo o carpeta
3. Haga clic en Detalles de la carpeta (o Detalles del archivo)
4. Consulte Configuración de acceso

Activar el control de acceso

Por defecto, todos los archivos y carpetas son accesibles a cualquier usuario interno con permiso para ver o editar documentos.

Para definir permisos de acceso para archivos o carpetas específicos, primero debe activar el control de acceso. Vaya a la configuración de acceso tal y como se describe en Cómo acceder a la configuración de acceso a la gestión de documentos:

1. Activar Control de acceso alternar

Usted, como el que activó el conmutador, se añadirá automáticamente como usuario con permiso de 'Administrador'. Cualquier otra persona no tendrá acceso a este archivo o carpeta hasta que usted la añada como se describe en los siguientes pasos.

La única excepción son los usuarios con el permiso de rol 'Admin', que les da acceso incondicional a todos los archivos y carpetas, tal y como se ha descrito anteriormente en Access & Permissions.

Mientras un archivo tenga una aprobación pendiente, no podrá cambiar sus permisos de acceso. Consulte también: Versionado y aprobaciones de documentos > Aprobaciones de archivos.

Añadir un rol o un usuario

Cuando el control de acceso está activado, puede especificar quién puede acceder al archivo o carpeta.

En el caso de las carpetas, estos ajustes de acceso son heredados automáticamente por todas las subcarpetas y archivos.

Para añadir un rol o un usuario:

1. Haga clic en Añadir un rol o usuario
2. Opcional: Utilice el campo de búsqueda
3. Haga clic en + junto al rol o usuario (repítalo si es necesario)
4. Haga clic en Confirmar

Los roles aparecen en primer lugar. Pase el ratón por encima de un rol para ver todos los usuarios con ese rol asignado en el proyecto actual.

Cambiar el permiso para un rol o un usuario

Dispone de los siguientes permisos:

• Visor = Sólo ver (se asigna automáticamente a los roles y usuarios añadidos)
• Colaborador = Añadir, editar y mover
• Administrador = Añadir, editar, mover, eliminar y establecer el control de acceso

Para cambiar el permiso de un rol o usuario:

1. Abra el menú desplegable que muestra el permiso actual, por ejemplo Visor
2. Seleccione el nuevo permiso, por ejemplo: Colaborador o Gestor

Los ajustes de acceso anulan los permisos de rol.

Por ejemplo, si un usuario no tiene el permiso de rol para eliminar elementos en la Gestión Documental, pero tiene permiso de Gestor para un elemento, entonces el usuario puede eliminar el archivo.

Eliminar el permiso para un rol o usuario

Para eliminar un rol o usuario y su permiso para el archivo o carpeta seleccionado:

1. Abra el menú desplegable que muestra el permiso actual, por ejemplo Visor
2. Haga clic en Eliminar usuario

Desactivar el control de acceso

Desactive el control de acceso para desactivar todos los ajustes de acceso y hacer que el archivo o carpeta vuelva a estar disponible para todo el mundo.

1. Desactivar Control de acceso conmutar
2. Haga clic en Eliminar de todos modos

Si vuelve a activar el conmutador, se restablecerán y activarán los ajustes de acceso anteriores.

Ajustes de acceso heredados

Los ajustes de acceso a las carpetas son heredados automáticamente por todas las subcarpetas y archivos.

Cuando abre la configuración de acceso de un elemento que ha heredado la configuración de acceso, el conmutador Control de acceso está activado pero en gris porque no puede desactivarse.

Cambie

No es posible desactivar el control de acceso para los elementos con ajustes de acceso heredados, pero puede cambiarlos como se describe anteriormente en:

• Añadir un rol o un usuario
• Cambiar el permiso para un rol o un usuario
• Eliminar el permiso para un rol o usuario

Restaurar

Una vez realizados los cambios en los permisos, la herencia se desactiva para ese elemento.

Para borrar sus cambios y activar de nuevo la herencia:

1. Haga clic en Restaurar cambios

Mover archivos/carpetas con configuración de acceso

Puede mover archivos y carpetas como se describe en Añadir y gestionar archivos/carpetas > Mover archivos/carpetas.

Obtendrá un mensaje de confirmación adicional en caso de que el elemento movido tenga ajustes de acceso heredados y/o la carpeta de destino tenga ajustes de acceso (heredados):

'Al mover elementos, su configuración de acceso cambiará para coincidir con la configuración de la nueva carpeta.'

1. Haga clic en Mover de todos modos

En caso de que un elemento tenga sus propios ajustes de acceso, los conservará y no los heredará de la nueva carpeta padre.
En caso de que un elemento sólo tenga ajustes de acceso heredados, no los conservará y heredará los ajustes de la nueva carpeta padre en caso de que los haya.

Ver elementos compartidos

Para ver una lista de todos los archivos y carpetas que se comparten con usted por la configuración de acceso:

• WebApp
• Móvil

También pueden acceder a esta vista los subcontratistas o cualquier persona que no tenga acceso a "Todos los expedientes".