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Este artículo ha sido traducido automáticamente del inglés.

Cree y gestione solicitudes de aprobación y revisión de expedientes

Tobias Patek
  • Actualización

Visión general

Envíe documentos a los miembros del equipo para su revisión y aprobación. Los revisores pueden trabajar en una aprobación simultáneamente, y es posible definir múltiples pasos que requieran una aprobación completa antes de que comience el siguiente paso.

Aprenda cómo el versionado de archivos y las aprobaciones juegan juntos: Versionado y aprobaciones de documentos. Obtenga más información sobre cómo crear una nueva versión de un archivo en Crear y gestionar versiones de archivos.

Acceso y permisos

Consulte Versionado y aprobaciones de documentos > Acceso y permisos.

Cómo acceder a Gestión de documentos

  1. Haga clic en Documentos
  2. Seleccione un proyecto
  3. Haga clic en Todos los archivos

  1. Pulse Documentos en el menú principal

Solicitar la aprobación de un expediente único

Existen tres formas de solicitar la aprobación de un expediente único.

Para la Versión actual en la lista de archivos

  1. Haga clic en Más
  2. Haga clic en Solicitar aprobación

mceclip1.png

  1. Pulse Más
  2. Grifo Solicitud de aprobación

Continúe a continuación sobre cómo rellenar y enviar la solicitud de aprobación.

Para la Versión actual en Detalles del archivo

  1. Haga clic en Más
  2. Haga clic en Detalles del archivo
  3. Haga clic en Solicitar aprobación

mceclip2.png

  1. Pulse Más
  2. Grifo Detalles
  3. Desplácese hacia abajo y pulse Solicitar aprobación

Continúe a continuación sobre cómo rellenar y enviar la solicitud de aprobación.

Para una versión anterior

Esto puede ser necesario si ya se ha cargado una versión preliminar más reciente.

  1. Haga clic en Más
  2. Haga clic en Detalles del archivo
  3. Haga clic en Versiones
  4. Haga clic en Más para una versión específica
  5. Haga clic en Solicitar aprobación

  1. Pulse Más
  2. Grifo Detalles
  3. Toque Versiones
  4. Pulse Más
  5. Grifo Solicitud de aprobación

Continúe a continuación sobre cómo rellenar y enviar la solicitud de aprobación.

Solicitar la aprobación de varios expedientes

Puede seleccionar varios archivos y solicitar su aprobación de una sola vez.

Las carpetas no pueden aprobarse. Pero es posible seleccionar todos los archivos dentro de una carpeta y solicitar la aprobación como una acción masiva.

  1. Seleccione las casillas para cada archivo
  2. Haga clic en Acciones masivas
  3. Haga clic en Solicitar aprobación

mceclip10.png

  1. Pulse Más
  2. Pulse Seleccionar elementos
  3. Seleccione los archivos
  4. Pulse Acciones
  5. Grifo Solicitud de aprobación

Rellenar y enviar una solicitud de aprobación

Tras seleccionar uno o varios expedientes para solicitar una autorización, deberá rellenar algunos campos obligatorios:

  • Al menos un revisor
  • Asunto
  • Duración / Fecha de vencimiento

El asunto y la duración / fecha de vencimiento se rellenarán previamente con una sugerencia significativa para agilizar su flujo de trabajo.

    1. Haga clic en Añadir revisores
    2. Haga clic en el usuario o usuarios para añadirlos como revisores.
      Una vez añadidos, aparecerá una ✔. Haga clic de nuevo para eliminarlos.
    3. Introduzca la Duración en días laborables. La fecha de vencimiento se actualizará automáticamente.
    4. Alternativamente: Establezca una fecha de vencimiento . La duración en días laborables se actualizará automáticamente.
      Consulte también Configurar días laborables (en detalles del proyecto).
    5. Opcional: Edite el asunto de
    6. Opcional: Introduzca un mensaje
    7. Haga clic en Enviar solicitud
  1. Pulse Añadir revisores
  2. Seleccione uno o varios revisores y confirme con Hecho
  3. Introduzca la Duración en días laborables. La fecha de vencimiento se actualizará automáticamente.
  4. Alternativamente: Establezca una fecha de vencimiento . La duración en días laborables se actualizará automáticamente.
    Consulte también Configurar días laborables (en detalles del proyecto).
  5. Opcional: Edite el asunto de
  6. Opcional: Introduzca un mensaje
  7. Pulse Enviar solicitud
  8. Pulse Ok
  9. Pulse Ok

Solicitudes de aprobación en varios pasos

Es posible añadir varios pasos para las solicitudes de aprobación con uno o varios revisores. Durante el proceso de revisión, el siguiente paso no se iniciará hasta que todos los elementos hayan sido revisados en el paso activo.

Para cada paso se establece una duración o fecha de vencimiento. Si un paso se retrasa, todos los pasos posteriores actualizarán automáticamente sus fechas de vencimiento para garantizar la misma duración de revisión definida por paso.

Cada solicitud de aprobación puede tener hasta 20 pasos y un número ilimitado de revisores.

Actualmente, las aprobaciones de planes no admiten aprobaciones en varios pasos.

Añadir pasos a una solicitud de aprobación

Cuando Rellene y envíe una solicitud de aprobación puede añadir más pasos.
Añadir un paso sólo es posible si el paso anterior tiene al menos un revisor.

Para añadir pasos:

  1. Haga clic en Añadir paso

  1. Pulse Añadir paso

Añada uno o más revisores a cada paso y establezca la duración o la fecha de vencimiento de cada paso, tal y como se describe más arriba en Rellene y envíe una solicitud de aprobación y repítalo para añadir más pasos.

Para eliminar pasos:

  1. Haga clic en el icono delete
  2. Pulse Borrar para confirmar
  1. Pulse el icono delete
  2. Pulse Borrar para confirmar

El último paso restante no se puede borrar.

Añadir pasos a una solicitud de aprobación completada

Si necesita añadir un revisor más adelante, puede añadir pasos adicionales al editar una solicitud de aprobación completada. No puede eliminar pasos o revisores anteriores. No puede editar solicitudes de aprobación pendientes.

Para editar una solicitud de aprobación completada:

  1. Haga clic en Solicitudes de aprobación
  2. Haga clic en la solicitud de aprobación completada
  3. Haga clic en Editar
  1. Grifo Homologaciones
  2. Grifo Completado
  3. Pulse sobre la solicitud de aprobación
  4. Desplácese hacia abajo y pulse Editar detalles

Si se añade un paso después de que se haya completado una solicitud de aprobación, los archivos aprobados seguirán estándolo, pero los archivos rechazados deberán ser revisados de nuevo. Los usuarios afectados serán notificados.

Flujos de trabajo de aprobación

Los flujos de trabajo de aprobación le permiten crear rápidamente nuevas solicitudes de aprobación con un conjunto predefinido de revisores y pasos. Créelos en la Webapp y aplíquelos en todas las plataformas.

Para crear, editar o eliminar flujos de trabajo se necesita el permiso de rol Administrador de gestión de documentos. Consulte también Permisos.
Los flujos de trabajo de aprobación pueden ser aplicados por cualquiera que cree una solicitud de aprobación.

Aplicar un flujo de trabajo de aprobación

Cuando Solicite la aprobación de un único expediente (o de varios expedientes, como se ha descrito anteriormente) no tendrá que rellenar repetidamente los mismos revisores y pasos que se describen en Rellenar y enviar una solicitud de aprobación.

En su lugar, puede aplicar un flujo de trabajo de aprobación:

  1. Seleccione un flujo de trabajo de aprobación en el desplegable
  2. Los revisores, pasos y duraciones se rellenan tal y como se definen en el flujo de trabajo de aprobación seleccionado:
  3. El asunto y el mensaje también se rellenan si se han definido en el flujo de trabajo de aprobación:
  4. Sólo puede cambiar los pasos, revisores y duraciones de esta solicitud de aprobación si la persona que creó el flujo de trabajo se lo ha permitido. El asunto y el mensaje siempre pueden editarse.
  1. Pulse Seleccione un flujo de trabajo de aprobación
  2. Seleccione un flujo de trabajo, por ejemplo Aprobación en dos fases
  3. Los revisores, los pasos y las duraciones se rellenan según lo definido en el flujo de trabajo de aprobación seleccionado:
  4. El asunto y el Mensaje también se rellenan si se han definido en el flujo de trabajo de aprobación:
  5. Sólo puede modificar los pasos, revisores y duraciones de esta solicitud de aprobación si la persona que creó el flujo de trabajo se lo ha permitido. El asunto y el mensaje siempre pueden editarse.

Crear un flujo de trabajo de aprobación

Para crear un flujo de trabajo de aprobación:

  1. Haga clic en Configuración
  2. Haga clic en + Añadir nuevo flujo de trabajo
  3. Introduzca un nombre para el flujo de trabajo de aprobación (por el que se seleccionará posteriormente) por ejemplo, Aprobación en dos pasos
  4. Opcionalmente: Introduzca una descripción en
  5. Añada al menos uno o varios revisores y pasos, del mismo modo que al crear una solicitud de aprobación, tal y como se describe anteriormente en Rellenar y enviar una solicitud de aprobación.
  6. Opcionalmente: Introduzca un Asunto y un Mensaje.
  7. Seleccione/desactive la casilla Permitir cambios en revisores, pasos y fechas de vencimiento al aplicar este flujo de trabajo.
  8. Haga clic en Crear

Editar un flujo de trabajo de aprobación

Para editar un flujo de trabajo de aprobación:

  1. Haga clic en Configuración
  2. Abra el menú more del flujo de trabajo de aprobación que desee editar
  3. Haga clic en Editar
  4. Haga sus cambios
  5. Haga clic en Guardar

Eliminar un flujo de trabajo de aprobación

Para eliminar un flujo de trabajo de aprobación:

  1. Haga clic en Configuración
  2. Abra el menú more del flujo de trabajo de aprobación que desee editar
  3. Haga clic en Borrar
  4. Haga clic en Confirmar

Revisar y aprobar documentos

Como revisor puede revisar y aprobar o rechazar los elementos de una solicitud de aprobación.

Los usuarios internos pueden revisar los expedientes desde la sección "Solicitudes de aprobación" o desde la sección "Todos los expedientes", y para cada expediente individualmente desde sus detalles.

Los subcontratistas sólo pueden revisar y aprobar expedientes desde la sección "Solicitudes de aprobación", ya que no tienen acceso a "Todos los expedientes".

En el caso de Solicitudes de aprobación de varios pasos, el paso actual debe ser aprobado por todos los revisores, antes de que el paso siguiente pueda ser aprobado o rechazado.

Aprobar o rechazar elementos individuales

Desde la sección "Solicitudes de aprobación

    1. Haga clic en Solicitudes de aprobación
    2. Haga clic en una solicitud de aprobación que requiera su intervención (indicada con un icono de reloj rojo)
    3. Haga clic en los elementos que desee revisar (para previsualizarlos o descargarlos)
    4. Haga clic en Aprobar
    5. O pulse Rechazar
    6. (opcional) Haga clic en Ver detalles para ver el estado de las solicitudes de aprobación y los pasos.
  1. Grifo Homologaciones
  2. Pulse sobre la solicitud de aprobación pendiente
  3. Pulse Más
  4. Pulse Aprobar o Rechazar
  5. Opcional: Introduzca un comentario
  6. Pulse Aprobar artículo
  7. Consulte en verde ✔ los artículos aprobados.
  8. Consulte Estado completado cuando todos estén aprobados.

Desde la sección "Todos los archivos" y los detalles del archivo

    1. Haga clic en Todos los archivos
    2. Navegue hasta un archivo pendiente de su aprobación
    3. Haga clic en Más
    4. Haga clic en Detalles del archivo
    5. Desplácese hasta Solicitudes de aprobación
    6. Haga clic en Aprobar o Rechazar
    7. Opcional: Introduzca un comentario
    8. Haga clic en Aprobar artículo
  1. Vea el icono amarillo que indica una aprobación pendiente.
  2. Pulse Más
  3. Grifo Detalles
  4. Grifo Detalles
  5. Desplácese hacia abajo y pulse Ver solicitud
  6. Continúe como se ha descrito antes y apruebe/rechace.

Aprobar o rechazar todos los puntos restantes

    1. Haga clic en Solicitudes de aprobación
    2. Haga clic en una solicitud de aprobación que requiera su intervención (indicada con un icono de reloj rojo)
    3. Haga clic en los elementos que desee revisar (para previsualizarlos o descargarlos)
    4. Haga clic en Aprobar todo
    5. O haga clic en Rechazar todo
    6. Opcional: Introduzca un comentario
    7. Haga clic en Aprobar todo para confirmar
  1. Grifo Homologaciones
  2. Pulse sobre la solicitud de aprobación pendiente
  3. Desplácese hacia abajo y pulse Aprobar pendientes
  4. O pulse Rechazar pendientes

Cancelar una solicitud de aprobación

Si una solicitud de aprobación queda obsoleta tras su envío, es posible cancelarla. Seguirá apareciendo con el estado "Cancelada".

      1. Haga clic en Solicitudes de aprobación
      2. Pulse sobre la solicitud de aprobación en la lista para abrirla
      3. Haga clic en Cancelar solicitud
      4. Escriba "Cancelar" para confirmar
      5. Haga clic en Cancelar solicitud
        mceclip5.png
  1. Grifo Homologaciones
  2. Pulse sobre la solicitud de aprobación pendiente
  3. Desplácese hacia abajo y pulse Cancelar solicitud
  4. Toque Sí
  5. Ver estado cambiado a Cancelado

Borrar una solicitud de aprobación

Borre una solicitud de aprobación para eliminarla permanentemente de la lista de solicitudes de aprobación.

Las aprobaciones pendientes no pueden borrarse, sino que deben cancelarse primero.

      1. Haga clic en Solicitudes de aprobación
      2. Haga clic en Más
      3. Haga clic en Borrar
      4. Escriba "Borrar" para confirmar
      5. Haga clic en Borrar solicitud
        mceclip9.png
  1. Grifo Homologaciones
  2. Pulse Completado o Cancelado
  3. Pulse Más
  4. Pulse Borrar

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