Crear y gestionar flujos de trabajo de aprobación

Visión general

Cree flujos de trabajo de aprobación para predefinir los pasos y los revisores necesarios para revisar y aprobar Tickets, archivos o planos.

La duración establece cuántos días tienen los revisores para completar cada paso. El recuento de revisores necesarios le permite especificar que sólo un subconjunto de revisores asignados -no todos- deben aprobar antes de que se complete un paso.

Más información sobre Aprobaciones.

Añada los flujos de trabajo de aprobación a los formularios o a la sección Documento de los proyectos para que estén disponibles cuando se solicite la aprobación. Lea más en Gestionar los flujos de trabajo de aprobación de un proyecto.

Cómo acceder a los flujos de trabajo de aprobación

Para acceder a la configuración del flujo de trabajo donde se gestionan los flujos de trabajo de aprobación:

1. Haga clic en Aprobaciones
2. Haga clic en Configuración del flujo de trabajo

Para ver todos los flujos de trabajo de aprobación global:

1. Seleccione Todos los proyectos en el desplegable Proyecto

Para crear y editar flujos de trabajo de aprobación debe tener seleccionado "Todos los proyectos".

Para ver los flujos de trabajo de aprobación asignados a Documentos o a formularios de un proyecto:

1. Seleccione el proyecto en el desplegable Proyecto

Crear un flujo de trabajo de aprobación

Para crear un flujo de trabajo de aprobación:

1. Haga clic en + Crear nuevo flujo de trabajo
   
2. Introduzca un nombre para el flujo de trabajo de aprobación (por el que se seleccionará posteriormente), por ejemplo, Envío
3. Opcionalmente: Introduzca una Descripción (aparecerá debajo del nombre al seleccionar más tarde)
   
4. Haga clic en + Añadir revisores
5. Pulse sobre un usuario o un grupo de usuarios para añadirlos o eliminarlos para el paso actual (añadido = ✔ / no añadido = +)
   
6. Introduzca la Duración para definir cuántos días tienen las revisiones para ser revisadas una vez iniciado el paso.
7. Opcional: Introduzca el número de Revisores requeridos si no todos los revisores necesitan aprobar para completar el paso - por ejemplo, 1 de 2.
   
8. Opcional: Haga clic en + Añadir paso para añadir pasos adicionales y repita del 4. al 7. para cada paso.
   (Al revisar, el siguiente paso se inicia automáticamente cuando se ha completado el anterior)
   
9. Opcional: Introduzca un Asunto y un Mensaje que pueden utilizarse o modificarse al solicitar la aprobación.
10. Marque/desmarque la casilla Permitir cambios en revisores, pasos y fechas de vencimiento, antes de enviar la solicitud de aprobación.
11. Marque/desmarque la casilla Además, notifique a los usuarios añadidos a la Tickets como receptores (CC) o en campos de usuario personalizados.
12. Haga clic en Crear
    

Cuando añade un grupo de usuarios, todos los miembros del grupo pasan a ser revisores, excepto los observadores. El grupo aparece como una única fila con el número de sus miembros: pase el ratón por encima del grupo para ver sus miembros o elimine el grupo completo de una vez. La pertenencia al grupo se determina al enviar la solicitud de aprobación, por lo que los revisores son los miembros que el grupo tiene en ese momento. Si un paso contiene tanto usuarios individuales como grupos, el número de Revisores requeridos se refiere a todas las personas del paso: los usuarios añadidos individualmente más los miembros del grupo (sin contar los observadores). Si una persona se añade tanto individualmente como a través de un grupo (o a través de dos grupos), solo cuenta una vez para los revisores requeridos. El mismo usuario o grupo puede además ser revisor en varios pasos.

Editar un flujo de trabajo de aprobación

La edición o eliminación de flujos de trabajo de aprobación no afecta a las aprobaciones completadas o en curso.

Para editar un flujo de trabajo de aprobación:

1. Haga clic en el flujo de trabajo de aprobación
   
2. Haga sus cambios
3. Haga clic en Guardar
   

Eliminar un flujo de trabajo de aprobación

1. Abra el menú more del flujo de trabajo de aprobación que desea eliminar
2. Haga clic en Borrar
   
3. Haga clic en Borrar