Crear y gestionar sus agentes de IA

Descripción general

Configure agentes de IA que reaccionen a la actividad de sus proyectos y creen tickets, añadan comentarios o envíen correos electrónicos por su cuenta, según las instrucciones que usted escriba.

Un agente consta de cuatro partes, y cada una cumple una función distinta:

• Las Instrucciones le indican al agente qué debe hacer, con sus propias palabras y con todo el detalle que quiera. Aquí se describe el trabajo real.
• Los Disparadores deciden cuándo el agente empieza a comprobar. No deciden si actúa.
• Las Acciones establecen el límite de lo que el agente puede hacer. No deciden qué hace.
• El Proyecto es el único proyecto que el agente observa, y los únicos datos que puede leer.

Los disparadores y las acciones definen el marco; las instrucciones hacen el trabajo dentro de él. Por ejemplo, para que un agente comente cuando un ticket se finaliza, asígnele el disparador Ticket actualizado para que compruebe cada vez que un ticket cambia, y escriba en las instrucciones que solo debe actuar cuando el estado pase a Finalizado.

Estos son los eventos que un agente puede usar como disparadores:

• Ticket creado
• Ticket actualizado
• Comentario añadido al ticket
• Archivo cargado (en Documentos)
• Nueva versión del archivo (en Documentos)

Un agente siempre lee los tickets y documentos de su proyecto para encontrar la información que necesita. Se ejecuta con los permisos del usuario que lo creó y es su propietario. Tenga esto en cuenta si tiene información confidencial en tickets o documentos, y deje claro en las instrucciones qué debe hacer y compartir el agente y qué no.

Estas son las acciones que un agente puede realizar:

• Crear ticket
• Añadir comentario (en un ticket)
• Enviar correo electrónico (a los miembros del proyecto)

Todo lo que crea un agente lleva su nombre: un ticket o comentario que escribe muestra el nombre del agente en representación de la persona que lo creó. Más información en Recognise Work Done by AI Agents.

También puede definir instrucciones globales para toda la cuenta que se aplican a todos los agentes, y controlar las notificaciones de los agentes para toda la cuenta. Más información en Configure AI Agents for your Account.

No compatible en la versión actual:

• Modificar o eliminar tickets, documentos o planos existentes. Un agente solo crea.
• Ejecutarse según una programación. Un agente solo reacciona a eventos de su proyecto.
• Trabajar en varios proyectos. Cada agente se ejecuta exactamente en un proyecto: cree un agente por cada proyecto que quiera cubrir.
• Enviar correos a personas ajenas al proyecto. Los correos solo pueden enviarse a los miembros del proyecto.

Esta función consume su límite de uso de IA. Más información en Límites de uso y actualizaciones de AI.

Más información sobre Privacidad y seguridad para las funciones de IA.

Cómo acceder a los agentes de IA

1. Haga clic en Agentes de IA

Verá los agentes de su cuenta:

Crear un agente

Un agente necesita cuatro cosas antes de poder ejecutarse: instrucciones, un proyecto, al menos un disparador y al menos una acción. Hasta que estén todas, el agente permanece como borrador, y un borrador nunca se ejecuta.

Puede escribir un agente desde cero o partir de una de las cuatro plantillas incluidas en su cuenta.

Desde cero

Para crear un agente nuevo sin plantilla:

1. Haga clic en Crear un nuevo agente
   
2. Escriba las instrucciones, p. ej. Crear subtickets a partir de comentarios sobre tareas incompletas
   Más información abajo en Escribir las instrucciones.
3. Haga clic en Siguiente
   
4. Añadir un Proyecto, Disparadores y Acciones
   Más información abajo en Definir el proyecto, Definir los disparadores y Definir las acciones.
   
5. Haga clic en Revisa y prueba
   
6. Haga clic en Prueba de funcionamiento
   Más información abajo en Probar el agente.
   
7. Haga clic en Activar agente
   Más información abajo en Activar el agente.
   

Desde una plantilla

Su cuenta incluye cuatro agentes listos para usar. Cada uno llega completamente escrito, con sus instrucciones, disparador y acciones ya definidos, por lo que solo falta el proyecto.

Para crear un agente con una plantilla:

1. Haga clic en Crear un nuevo agente
   
2. En Nuestras plantillas, haga clic en la plantilla que quiera usar
   
3. Haga clic en Añadir en Proyecto
   
4. Seleccione el proyecto
5. Haga clic en Guardar
   
6. Revise el Nombre del agente, la Descripción y las Instrucciones, y modifíquelos si lo desea.
7. Haga clic en Prueba de funcionamiento
   
8. Haga clic en Activar agente
   

Configurar y editar un agente

Todo lo que un agente necesita se define en su propia pantalla: nombre, descripción, instrucciones, proyecto, disparadores y acciones.

Para editar un agente en borrador:

1. Haga clic en el agente
   

Para editar un agente activo o en pausa:

1. Haga clic en el agente
   
2. Haga clic en Editar agente
   

Los agentes archivados no se pueden editar. Primero debe restaurarlos.

La pantalla del agente es la misma tanto si crea un agente nuevo como si edita uno existente. Aquí puede añadir o editar lo siguiente:

1. Nombre del agente (debe ser único: si el nombre ya está en uso, se añade un número)
2. Descripción
3. Instrucciones: más información abajo en Escribir las instrucciones
4. Proyecto: más información abajo en Definir el proyecto
5. Disparadores: más información abajo en Definir los disparadores
6. Acciones: más información abajo en Definir las acciones

La pantalla del agente, con el panel Probando a la derecha:

Guardar los cambios no cambia el estado del agente. Los agentes siguen como borrador, en pausa o activos.

Escribir las instrucciones

Las instrucciones son el corazón del agente: todo lo que hace se deriva de ellas. Redáctelas como si explicara la tarea a un colega.

Por ejemplo:

• «Cuando se cree un ticket sin fecha de vencimiento, añade un comentario pidiéndola.»
• «Cuando un ticket pase a Finalizado, revisa las fotos y comenta si la solución no está documentada.»

Para escribir las instrucciones:

1. En Instrucciones, describa lo que debe hacer el agente.
   
2. Opcional: Haga clic en Reescribe con IA para obtener una sugerencia de IA con una formulación más clara de sus instrucciones.
   
3. Opcional: Puede conservar la sugerencia, Deshacerla o escribir su propia versión.
   

Las instrucciones pueden tener hasta 4.000 caracteres.

Para ampliar el campo de entrada de las instrucciones:

1. Haga clic en el icono Ampliar
   

Para contraer el campo de entrada ampliado:

1. Haga clic en el icono Contraer
   

Definir el proyecto

Un agente se ejecuta exactamente en un proyecto y nunca lee nada fuera de él.

Para editar el proyecto:

1. En Proyecto, haga clic en Editar
   
2. Seleccione el proyecto en el que se ejecuta el agente
3. Haga clic en Guardar
   

Definir los disparadores

Un disparador es el evento que inicia una ejecución. Un agente puede tener varios disparadores y se ejecuta cuando ocurre cualquiera de los eventos definidos.

Para editar los disparadores:

1. En Disparadores, haga clic en Editar
   
2. En Fuente, elija si el agente reacciona a Tickets o a Documentos.
   
3. En Evento, elija el evento que inicia la ejecución.
   
4. Haga clic en Guardar
   

Cada disparador es una fuente y un evento:

Para añadir más disparadores:

1. Haga clic en + Añadir un disparador
2. Seleccione una Fuente y un Evento como se describe arriba
   

Puede restringir un disparador con el Ámbito de aplicación, para que el agente solo reaccione a una parte del proyecto:

• Los disparadores de tickets pueden limitarse a una Capa, un Formulario o ambos.
• Los disparadores de documentos pueden limitarse a una Carpeta.

Para limitar el ámbito de un disparador de tickets:

1. Haga clic en Configuración avanzada
2. Seleccione una Capa y/o un Formulario
   

Para limitar el ámbito de un disparador de documentos:

1. Haga clic en Configuración avanzada
2. Seleccione una Carpeta
   

Un disparador de documentos vigila una carpeta, no un archivo concreto. Para que un agente reaccione a un documento específico, muévalo a su propia carpeta y limite el disparador a esa carpeta.

Un disparador decide cuándo mira el agente, no si actúa. Ticket actualizado se activa con cualquier cambio en un ticket, así que si el agente solo debe actuar en algunos casos, indíquelo en las instrucciones, por ejemplo «actúa solo cuando el estado pase a Finalizado». El agente lee el evento, lo compara con sus instrucciones y no hace nada si no corresponde.

Los eventos de tickets cuentan dondequiera que ocurran: un ticket creado en la aplicación móvil inicia el agente igual que uno creado en la aplicación web.

Los disparadores de documentos están disponibles para cuentas con Gestión de documentos.

Definir las acciones

Las acciones son lo que el agente puede escribir. Añada las que necesite; el agente decide por sí mismo cuándo usar cada una, según sus instrucciones. Cada acción puede añadirse una vez.

Para editar las acciones:

1. En Acciones, haga clic en Editar
   
2. Haga clic en Añadir acción
3. Haga clic en Crear ticket, Añadir comentario o Enviar correo electrónico.
   
4. Opcional: Complete los ajustes que quiera que el agente use siempre.
   Para Crear ticket puede definir: Capa, Formulario. Y en Establece valores específicos para los campos: Título, Asignado, Prioridad, Estado
   Para Enviar correo electrónico puede definir: A, CC, Asunto
5. Haga clic en Guardar
   

Probar el agente

El panel Probando enumera las cuatro cosas que el agente necesita y va marcando cada una a medida que las completa. Cuando estén las cuatro, puede ejecutar una prueba.

Una prueba lee datos reales de su proyecto, pero no escribe nada. El resultado le muestra lo que el agente habría creado, comentado o enviado. En su proyecto no se crea ni se cambia nada. Puede probar los cambios antes de guardarlos.

Para probar un agente:

1. En el panel Probando, haga clic en Prueba de funcionamiento.
   
2. Lea lo que el agente habría hecho.

Una prueba que termina sin que el agente haga nada es un resultado normal. Significa que el agente consideró que no era necesaria ninguna acción.

Una prueba consume su límite de uso de IA, igual que una ejecución real.

Activar el agente

Un agente solo empieza a trabajar cuando usted lo activa.

Para activar un agente:

1. Haga clic en Activar agente
   

El agente aparece como Activo en la lista y a partir de entonces se ejecuta cada vez que ocurre uno de los eventos definidos en los disparadores.

Para conservar el agente sin activarlo, haga clic en Guardar como borrador. Un borrador nunca se ejecuta y puede volver y activarlo en cualquier momento.

Guardar el agente como borrador en lugar de activarlo:

Cada ejecución del agente queda registrada. Abra el Registro de actividades para ver qué hizo y por qué. Más información en Monitor AI Agents in the Activity Log.

Gestionar sus agentes

• Cualquier persona con el permiso de usuario Agentes de IA ve los agentes que se ejecutan en los proyectos a los que tiene acceso, incluidos los agentes creados por un colega. Lo mismo se aplica a Agentes archivados y al Registro de actividades.
• La persona que crea un agente es su propietaria, y solo ella puede editarlo, probarlo, activarlo, pausarlo, archivarlo, restaurarlo o eliminarlo.

Duplicar

Al duplicar se crea su propia copia de un agente, de la que usted es propietario y que puede modificar. Puede duplicar cualquier agente que vea, incluido uno creado por un colega: así reutiliza el agente de otra persona o ejecuta el mismo comportamiento en un segundo proyecto.

Para duplicar un agente:

1. Abra el menú Más del agente
2. Haga clic en Duplicar agente
   

La copia lleva el nombre del original con (copy) añadido y empieza como borrador. Cambie el proyecto o lo que necesite, y luego pruébelo y actívelo.

Pausar

Al pausar, el agente deja de ejecutarse y conserva todos sus ajustes, de modo que puede volver a activarlo cuando quiera.

Para pausar un agente:

1. Ábralo desde la lista de agentes
   
2. Abra el menú Más
3. Haga clic en Pausar agente
   

Archivar y restaurar

Al archivar, el agente se mueve a Agentes archivados y deja de ejecutarse, sin que se elimine nada.

Para archivar un agente:

1. Abra el menú Más del agente
2. Haga clic en Archivar agente
   

Para restaurar un agente:

1. Haga clic en Agentes archivados
2. Abra el menú Más del agente
3. Haga clic en Restaurar agente
   

Los agentes restaurados siempre quedan en pausa. Actívelos cuando esté listo.

Eliminar

Elimine un agente solo si está seguro de que nunca querrá restaurarlo. Si no está seguro, archívelo. Sus ejecuciones permanecen en el Registro de actividades, así que puede seguir viendo lo que hizo.

Para eliminar un agente:

1. Abra el menú Más del agente
2. Haga clic en Eliminar agente
   
3. Haga clic en Eliminar para confirmar
   

Cuando un agente se pausa solo

Un agente se pausa solo en estos casos:

• Su cuenta ha alcanzado su límite de uso de IA.
• Las ejecuciones fallaron repetidamente porque el contenido enviado al modelo de IA era demasiado grande. Acorte las instrucciones o dirija el agente a formularios más pequeños o a menos documentos.
• El agente alcanzó su límite de acciones en una sola ejecución.
• El proyecto del agente se archivó o se eliminó.
• Se iniciaron demasiadas ejecuciones en poco tiempo.
• El propietario del agente se marcó como inactivo, perdió el permiso Agentes de IA o perdió el acceso al proyecto.

Recibe una notificación y el agente permanece en pausa hasta que lo vuelva a activar.

Es posible desactivar las notificaciones de una ejecución fallida del agente o de una pausa automática para toda la cuenta. Más información en Configure AI Agents for your Account.

Un agente nunca se reinicia por sí solo. Pase el cursor sobre el estado En pausa para ver por qué se detuvo.