Gestión de documentos

Visión general

La gestión de documentos le permite gestionar todos los documentos, planos y otros archivos relevantes para sus proyectos dentro de PlanRadar.

Los siguientes casos de uso clave son posibles con PlanRadar:

• Almacenamiento y organización de documentos - Cargue, organice y almacene todos los documentos en PlanRadar, como lo haría en otro software de compartición de archivos, y benefíciese de tener acceso a ellos en la misma plataforma de PlanRadar que al resto de datos del proyecto. Podrá acceder a los documentos y archivos desde la aplicación móvil PlanRadar incluso en modo sin conexión.
  Más información a continuación y en Añadir y gestionar archivos/carpetas y en Ver y buscar archivos/carpetas.
• Versionado y aprobación de documentos - Asegúrese de que su equipo trabaja siempre con la última versión. Cargue nuevas versiones de documentos y consulte el historial de versiones, para realizar un seguimiento de todos los cambios y actualizaciones a lo largo de su proyecto. Si necesita dar el visto bueno a un documento, puede enviarlo a los miembros del equipo para su aprobación.
  Más información en Crear y gestionar versiones de archivos y en Aprobaciones > Aprobaciones de documentos
• Aprobaciones de planos - De forma similar a los documentos, cuando carga planos y nuevas versiones de planos, puede enviarlos para su revisión y aprobación.
  Más información en Aprobaciones > Aprobaciones de planos
• Control de acceso a archivos/carpetas - Defina qué usuarios o funciones pueden acceder a archivos o carpetas específicos.
  Lea más en Control de acceso a archivos/carpetas.

Cómo acceder a Gestión de documentos

• Webapp
• Móvil

1. Haga clic en Documentos

Secciones de la barra lateral

En el lado izquierdo encontrará una barra lateral que contiene varias secciones:

1. Todos los archivos es el lugar donde podrá gestionar todos sus documentos y archivos en una estructura de carpetas similar a la de su sistema de archivos local u otras unidades en la nube. Obtenga más información en Ver y buscar archivos/carpetas y en Añadir y gestionar archivos/carpetas.
2. Tickets archivos adjuntos - lea más en Ver y filtrar archivos adjuntos de todos Tickets en la aplicación web.
3. Documentos por capas sólo es visible para las cuentas de PlanRadar creadas antes de febrero de 2022 y cubre cómo se podían gestionar los documentos en PlanRadar en el pasado. Lea más en: Documentos por capas
4. Favoritos: Puede añadir y eliminar archivos y carpetas a Favoritos para acceder rápidamente a ellos. Más información en Ver y gestionar archivos/carpetas favoritos.
5. Elementos compartidos: Vea los archivos que alguien ha compartido con usted. Más información en Control de acceso a archivos/carpetas
6. Actividad - lea más en Ver registro de actividad para archivos y carpetas en la Webapp.
7. Papelera: Puede ver y restaurar los archivos que se han movido a la papelera. Más información en Añadir y gestionar archivos/carpetas > Eliminar y restaurar archivos/carpetas.
8. Las solicitudes de aprobación se han trasladado a Aprobaciones > Aprobaciones de documentos. Más información en Ver y gestionar aprobaciones.
9. Configuración para añadir flujos de trabajo de aprobación a este proyecto. Lea más en Gestionar los flujos de trabajo de aprobación de un proyecto > Gestionar los flujos de trabajo de los documentos.

Tipos de archivo admitidos

No existe ninguna restricción sobre los tipos de archivos que se pueden cargar.

Los siguientes tipos de archivos pueden ser previsualizados en PlanRadar:

• PDFs
• Imágenes (JPG, PNG, GIF, BMP, HEIC)
• panorámicas de 360
• Archivos de audio
• Vídeos

Tamaño máximo del archivo

El tamaño máximo de un solo archivo está limitado a 2 GB.

Actualización diaria por correo electrónico

Reciba diariamente un correo electrónico de actualización sobre los archivos que se han cargado o actualizado en Documentos en todos sus proyectos. Más información en Configurar notificaciones por correo electrónico > Notificaciones de gestión de documentos.

Versionado de documentos

Para cada archivo es posible almacenar múltiples versiones en PlanRadar. Cada archivo tiene un nombre que puede cambiarse y para cada versión se mantienen metadatos que incluyen:

• Índice de versiones
• Archivo original
• Creador
• Fecha de creación
• Talla

El control de versiones sólo está disponible para los archivos de Todos los archivos (no está disponible para los archivos de Documentos por capas).

Versión actual

Para cada archivo existe una versión actual, que es la versión del archivo que se abre cuando se hace clic en él o se descarga. Los metadatos de la lista de archivos y de la pestaña de detalles del archivo se refieren siempre a la versión actual .

La versión actual es la

• última versión aprobada, si existe alguna versión aprobada, de lo contrario es la
• versión más reciente.

Operaciones de archivo y control de versiones

Al mover un archivo a otra carpeta, a la papelera o al restaurarlo desde la papelera, se mueve el archivo completo con todas sus versiones.

Cuando un archivo con versiones se elimina definitivamente de la papelera, también se eliminan todas sus versiones. En lugar de eliminar todo el archivo, también es posible eliminar una versión específica del archivo.

Al duplicar un archivo con versiones, sólo se utiliza la versión actual para el nuevo archivo, ignorando cualquier otra versión.

Lea más en Crear y gestionar versiones de archivos.

Versionado y aprobación de documentos

Más información en Aprobaciones > Aprobaciones y versión actual.