Gestión documental

Vista General

La función premium de "Gestión Documental" te permite gestionar los planos y documentos que son relevantes para tus proyectos dentro de PlanRadar. Hay varias funciones que te permiten gestionar tus documentos:

• Almacenamiento y organización de Documentos – Sube, organiza y almacena todos los documentos en PlanRadar, como lo harías en otro software para compartir archivos, y disfruta de tener acceso a ellos en la misma plataforma PlanRadar como a todos los demás datos del proyecto.
  Más información abajo.
• Control de Versiones y Aprobación de Documentos - Asegúrate de que tu equipo siempre esté trabajando con la última versión. Sube nuevas versiones de los documentos y consulta el historial de versiones para hacer un seguimiento de todos los cambios y actualizaciones del proyecto. Si necesitas aprobar un documento, puedes enviárselo a los miembros del equipo para que lo aprueben.
  Obtén más información en Control de Versiones y Aprobación de Documentos
• Aprobación de planos - Al igual que en los documentos, cuando cargas planos y nuevas versiones de planos, puedes enviarlos para su revisión y aprobación.
  Obtén más información en Aprobación de planos

Cómo acceder a Gestión Documental

Haz clic en Documentos en el menú principal de la aplicación web:

Almacenamiento y organización de Documentos

General

Todos los archivos

Encontrarás todos tus documentos y archivos en Documentos > Todos los archivos .
Están separados por proyecto. Consulta: Seleccionar un proyecto

Documentos por capas la forma antigua en la que PlanRadar gestionaba los documentos.
Funciona de forma diferente a la que se describe a continuación y en otro artículo .
Consulta: Documentos por capas

Todas las plataformas

Puedes acceder a todos los archivos en todos los dispositivos y la mayoría de las funciones están disponibles en la aplicación web y en nuestras aplicaciones móviles.
Los permisos se pueden gestionar en la aplicación web.

Tipos de archivos compatibles

No hay ninguna restricción en cuanto a los tipos de archivos que se pueden cargar.

Se pueden previsualizar los siguientes tipos de archivos en PlanRadar :

• PDFs
• Imágenes (JPG, PNG, GIF, BMP)
• Panoramas de 360°
• Archivos de audio
• Vídeos

Acceder a los documentos de un proyecto

Selecciona un proyecto para acceder a sus archivos y carpetas.

Todos los archivos y carpetas están separados por proyecto.

1. Haz clic en Documentos
2. Abre el menú desplegable Proyecto
3. Haz clic en un proyecto

Crear carpetas

1. Dirígete a Todos los archivos o a la carpeta principal (donde quieres crear una carpeta)
2. Haz clic en + Añadir nuevo elemento
3. Haz clic en Nueva carpeta
   
   
4. Introduce el nombre de la carpeta
5. Haz clic en Crear

Añade archivos y carpetas desde tu dispositivo

Puedes subir archivos individuales, varios archivos o carpetas.

El primer paso es siempre ir a la carpeta de destino donde se añadirán los nuevos elementos.

A continuación, hay tres formas de subir archivos:

Añadir archivos y carpetas desde servicios de almacenamiento en la nube

1. Haz clic en + Añadir nuevo elemento
2. Haz clic en Subir desde Dropbox / Google Drive / OneDrive
   
   
3. Puede que tengas que iniciar sesión en tu servicio en la nube (si aún no lo has hecho).
4. Se abre el explorador de archivos de tu servicio en la nube y puedes seleccionar elementos.

Favoritos

Añade archivos o carpetas a tus favoritos para acceder a ellos rápidamente en todos tus dispositivos.

Añadir a favoritos

Haz clic en el icono con forma de estrella para añadir un archivo o una carpeta a tus favoritos:

Ver favoritos

Haz clic en Favoritos para ver todos tus archivos y carpetas favoritos en una lista:

Puedes reconocer los archivos y carpetas marcados como favoritos con el icono de estrella llena.

Eliminar de favoritos

Haz clic en el icono de estrella para eliminar un archivo o una carpeta de tus favoritos:

Mover archivos y carpetas

Mover archivos o carpetas a una carpeta de destino:

Duplicar un archivo

Duplica un archivo para crear una copia exacta. Si se utiliza el control de versiones, el historial de versiones no se duplicará y solo se utilizará la versión actual para el nuevo archivo.

Navega hasta el archivo que deseas duplicar.

1. Haz clic en Más
2. Haz clic en Duplicar
   
   
3. Introduce el nombre del nuevo archivo
4. Haz clic en Duplicar

Eliminar y restaurar archivos y carpetas

Los archivos y carpetas no se eliminan inmediatamente, sino que se mueven primero a la papelera.
Desde allí se pueden restaurar o eliminar permanentemente. Actualmente, los elementos de la papelera no se eliminan automáticamente.

La papelera se sincroniza en todos los dispositivos. No importa dónde hayas eliminado un archivo o una carpeta.

Mover a la papelera

Elimina uno o varios archivos o carpetas moviéndolos a la papelera.

Restaurar archivos y carpetas borrados desde la papelera

Eliminar permanentemente

Para eliminar archivos o carpetas de forma permanente sin posibilidad de restaurarlos, existen dos posibilidades:

Cambiar nombre

Navega hasta el archivo o la carpeta cuyo nombre quieras cambiar.

1. Haz clic en Más
2. Haz clic en Cambiar nombre
   
   
3. Introduce el nuevo nombre
4. Haz clic en Cambiar nombre

Buscar archivos y carpetas

Busca archivos y carpetas por su nombre

1. Haz clic en el campo de búsqueda e introduce tu término de búsqueda
2. Ver los resultados de la búsqueda
   

   

Definir dónde buscar

De forma predeterminada, la búsqueda se realiza en la carpeta actual y en todas las subcarpetas.

Limitar la búsqueda a la carpeta actual (excluidas las subcarpetas)

1. Haz clic en el menú desplegable de configuración de búsqueda
2. Haz clic en Sólo esta carpeta

Expandir la búsqueda a todas las carpetas (independientemente de la carpeta actual)

1. Haz clic en el menú desplegable de configuración de búsqueda
2. Haz clic en Todos los archivos

Ten en cuenta que también puedes buscar en la Papelera o, si está disponible, en Documentos por capas .

Salir de la búsqueda

Una vez finalizada la búsqueda, sal de la página de resultados con:

Descargar archivos y carpetas

En iOS y Android, la descarga de archivos en tu dispositivo se realiza con la función de compartir. Consulta Compartir archivos con otras aplicaciones móviles

En la aplicación web hay varias formas de descargar archivos en tu dispositivo local y guardar el archivo fuera de la aplicación PlanRadar.

Descargar un archivo o carpeta

1. Haz clic en Más
2. Haz clic en Descargar

Al descargar una carpeta, todos los archivos se empaquetarán en un archivo ZIP.

Descargar varios archivos o carpetas

1. Selecciona la casilla para cada archivo o carpeta
2. Opcional: Selecciona la casilla seleccionar todo
3. Haz clic en Acciones masivas
4. Haz clic en Descargar
   

Al descargar archivos y carpetas, todos los archivos se empaquetarán en un archivo ZIP.

Ver detalles del archivo

Abre los detalles del archivo para obtener más información sobre el archivo, incluyendo:

• Pequeña vista previa para tipos de archivos específicos - consulta: Tipos de archivos compatibles
• Versión actual del archivo
• Creado el: cuando se cargó el archivo
• Creado por: el usuario que ha subido el archivo
• Tamaño: tamaño del archivo
• Carpeta: nombre de la carpeta principal
• Nombre del archivo original: nombre del archivo antes de subirlo (no se puede cambiar)

Para las carpetas, está disponible la siguiente información:

• Creado por: el usuario que creó la carpeta
• Creado el: cuando se creó la carpeta
• Carpeta: nombre de la carpeta principal

Detalles del archivo abierto

1. Haz clic en Más
2. Haz clic en Detalles del archivo
   

Consejo: Mientras los detalles del archivo estén abiertos, puedes seleccionar otros archivos o carpetas para ver sus detalles.

Subir una nueva versión del archivo

A menos que se utilicen las aprobaciones, subir una nueva versión de un archivo sustituirá la versión anterior del archivo por una nueva versión actual.

El control de versiones de archivos sólo está disponible para cuentas Enterprise.

Hay tres formas de subir una nueva versión del archivo:

Funciones exclusivas para dispositivos móviles

Acceso sin conexión a aplicaciones móviles

Hacer que el archivo esté disponible sin conexión

Usa la función «Hacer disponible sin conexión» para asegurarte de que ciertos archivos estén siempre disponibles incluso cuando no estás conectado.

1. Navega hasta el archivo o la carpeta
2. Pulsa Más
3. Pulsa Hacer que esté disponible sin conexión
   

Ver archivos «disponibles sin conexión»

Pulsa Sin conexión (en la barra de herramientas inferior) para ver una lista de todos los archivos que ya marcaste como «disponibles sin conexión».

El icono situado junto a «Creado el» (cuando el archivo se subió a Documentos) indica que el archivo está marcado como «disponible sin conexión».

Los archivos que has abierto recientemente se almacenan en caché durante algún tiempo y es posible que también estén disponibles sin conexión. Los archivos a los que no se puede acceder sin conexión aparecen atenuados.

Comparte archivos con otras aplicaciones móviles

Cualquier archivo se puede descargar y compartir fuera de PlanRadar.

1. Navega hasta el archivo que quieres compartir
2. Pulsa Más
3. Pulsa Compartir
   
4. Continúa en el diálogo del sistema de intercambio de archivos

Permisos

Los permisos relacionados con la aprobación de documentos se describen en Control de versiones y aprobaciones de documentos

El acceso a la "Gestión Documental" se puede controlar con permisos de rol específicos para definir qué usuarios internos pueden ver, crear, editar o eliminar archivos y carpetas de tus proyectos en Documentos.

• Crear: el usuario puede crear carpetas, cargar archivos y carpetas, restaurarlos desde la papelera

• Ver: el usuario de puede ver archivos y carpetas, incluidos los elementos de la papelera

• Editar: el usuario puede cambiar el nombre y mover archivos y carpetas y actualizar los archivos con nuevas versiones

• Eliminar: el usuario de puede eliminar versiones de archivos, moverlos a la papelera y eliminarlos de la papelera

Los subcontratistas no tienen acceso a los archivos en general.
Los observadores pueden ver todos los archivos, pero no pueden editar ni añadir archivos.

Estos permisos del rol de "Gestión Documental" no afectan a los documentos de Documentos por capas.

1. Haz clic en Gestión de Usuarios
2. Haz clic en Roles
3. Haz clic en + Crear rol (o haz clic en un rol existente para editarlo)
   
4. Desplázate hacia abajo hasta Gestión Documental
5. Selecciona las casillas Crear, Ver, Editar y/oEliminar para conceder esos permisos
6. Haz clic en Guardar