Control de versiones y aprobaciones de documentos

Vista general

Para empezar a utilizar la función premium de "Gestión Documental" y obtener información sobre la gestión de archivos y carpetas, te recomendamos esta sección: Gestión Documental.

Este artículo trata sobre el control de versiones y las aprobaciones de documentos. El flujo de trabajo de aprobación de la "Gestión Documental" te permite solicitar la aprobación de uno o varios archivos a uno o varios revisores. Este proceso en PlanRadar ayuda a disponer de una documentación fiable y a garantizar que todos trabajen con las versiones correctas de los documentos.

Control de versiones de documentos

Para cada archivo es posible almacenar varias versiones en PlanRadar. Cada archivo tiene un nombre que se puede cambiar y, para cada versión, se mantienen los metadatos, incluidos:

• Índice de versiones
• Nombre de archivo original
• Creador
• Fecha de creación
• Tamaño

El control de versiones solo está disponible para los archivos en Todos los archivos (no está disponible para los archivos en Documentos por capas ).

Versión actual

Para cada archivo hay una versión actual, que es la versión del archivo que se abre cuando se hace clic en el archivo o se descarga. Los metadatos de la lista de archivos y de la pestaña de detalles del archivo siempre hacen referencia a la versión actual.

La versión actual es la

• última versión aprobada, si hay alguna versión aprobada, de lo contrario es la
• versión más reciente.

Subir una nueva versión del archivo

No hay restricciones en cuanto a los tipos de archivos entre las diferentes versiones (es decir, es posible cargar un archivo de Word y luego actualizarlo con un archivo PDF).

Cuando se utilizan las aprobaciones, se debe aprobar una nueva versión para que se convierta en la nueva versión actual tal como se ha definido anteriormente. De esta forma, es posible cargar una nueva versión mientras el equipo puede seguir trabajando con la última versión aprobada sin distraerse.

Hay tres formas de subir una nueva versión del archivo:

Ver y descargar versiones anteriores de los archivos

Accede al historial completo de versiones para ver o descargar versiones anteriores de un archivo.

1. Haz clic en Más
2. Haz clic en Detalles del archivo
3. Haz clic en Versiones
4. Número de versión
5. Indicación de la versión actual
6. Haz clic en Más para Descargar una versión anterior

Eliminar una versión de archivo específica

Accede al historial de versiones como se muestra arriba y haz clic en Más para Eliminar una versión específica.

No es posible eliminar la «versión actual» (tal como se ha definido anteriormente) y no es posible eliminar una versión que esté pendiente de aprobación.

Operaciones con archivos y control de versiones

Al mover un archivo a otra carpeta, a la papelera o al restaurarlo desde la papelera, se mueve todo el archivo con todas sus versiones.

Cuando un archivo con versiones se elimina permanentemente de la papelera, también se eliminan todas sus versiones. En lugar de eliminar todo el archivo, también es posible eliminar una versión específica del archivo.

Al duplicar un archivo con versiones, sólo se utiliza la versión actual para el nuevo archivo, ignorando cualquier otra versión.

Aprobaciones de archivos

Las aprobaciones de archivos siempre se solicitan para versiones específicas de los archivos y como parte de una solicitud de aprobación . Una solicitud de aprobación contiene uno o más elementos que revisar, uno o más revisores, un asunto, un mensaje opcional y una fecha límite. De esta forma, es posible solicitar la aprobación de varios archivos a la vez.

Crear una solicitud de aprobación

Mientras esté pendiente la aprobación de una versión de un archivo, no es posible solicitar la aprobación de otra versión del mismo archivo al mismo tiempo.

Hay cuatro formas de crear una solicitud de aprobación (sigue leyendo para saber cómo rellenar y enviar la solicitud de aprobación):

Rellena y envía una solicitud de aprobación

1. Haz clic en Añadir revisores
2. Opcional: Ajustar el asunto
3. Opcional: Introduce un mensaje
4. Haz clic en el icono de fecha para establecer una fecha límite
5. Haz clic en Enviar solicitud

No se pueden añadir los siguientes elementos a las solicitudes de aprobación:

• Archivos que ya están pendientes de aprobación para otra versión
• Carpetas
• Archivos en Documentos por capas
• Hay un límite máximo de 100 elementos por solicitud de aprobación.

Los revisores recibirán notificaciones sobre las nuevas solicitudes de aprobación y recordatorios de las fechas límite con tres días de antelación.

Una vez enviada, la solicitud de aprobación no se puede modificar. Sólo se puede cancelar (consulta la siguiente sección).

Cancelar una solicitud de aprobación después de enviarla

Si una solicitud de aprobación queda obsoleta después de enviarla, es posible cancelarla. Seguirá apareciendo con el estado «Cancelado».

1. Haz clic en Solicitudes de aprobación
2. Haz clic en la solicitud de aprobación de la lista para abrirla
3. Haz clic en Cancelar solicitud
   
4. Pulsa «Cancelar» para confirmar
5. Haz clic en Cancelar solicitud
   

Los revisores recibirán notificaciones sobre la cancelación. Ya ningún revisor puede responder a los archivos restantes, pero se conservan las respuestas enviadas hasta ahora.

Todos los elementos que ya han sido aprobados por todos los usuarios conservan su estado Aprobado. Del mismo modo, los elementos que han sido rechazados por al menos un usuario mantienen su estado Rechazado. El estado de aprobación de todos los demás archivos volverá al anterior.

Eliminar una solicitud de aprobación

Elimina una solicitud de aprobación para eliminarla permanentemente de la lista de solicitudes de aprobación.

1. Haz clic en Solicitudes de aprobación
2. Haz clic en Más
3. Haz clic en Eliminar
   
   
4. Pulsa «Eliminar» para confirmar
5. Haz clic en Eliminar solicitud
   

Revisar las solicitudes de aprobación

Como revisor, puedes revisar y aprobar o rechazar los elementos de una solicitud de aprobación.

Ver solicitudes de aprobación

Encontrarás todas las solicitudes de aprobación en "Gestión Documental", en la sección "Solicitudes de Aprobación". Su estado puede ser uno de los siguientes:

• Pendiente: aún estamos esperando a que todos los revisores envíen sus comentarios
• Completo: todos los revisores lo han aprobado o rechazado
• Cancelada: se canceló la solicitud de aprobación

Estado de aprobación de los archivos

El estado de aprobación de un archivo tiene uno de los siguientes estados:

• Ninguno (-): no se ha solicitado la aprobación del archivo
• Pendiente: la aprobación está pendiente
• Aprobada: se aprobó la versión
• Rechazada: la versión fue rechazada

Si una versión de archivo está pendiente de aprobación, el estado se determina de la siguiente manera:

• Si todos los revisores lo han aprobado, el estado es Aprobado.
• Si un revisor lo ha rechazado, el estado es Rechazado. Sin embargo, otros revisores aún pueden enviar sus comentarios.

El número de versión y el estado de aprobación se muestran en la pestaña de detalles del archivo de la versión actual y también en la pestaña Versiones para todas las versiones de un archivo. También puedes ver la versión y el estado de aprobación de la versión actual en la lista de archivos.

Si se aprueba un archivo (por ejemplo, se aprueba la versión V1 y la versión actual ) y, a continuación, hay una versión más reciente pendiente de aprobación (por ejemplo, V2), se indica además del estado de aprobación en la lista de archivos (por ejemplo, la versión actual aparece como V1 y el estado de aprobación como «Aprobado (V2 pendiente)»).

Si las columnas de estado de versión o aprobación no están visibles en la lista de archivos, haz clic en el icono con forma de engranaje de la tabla de archivos y asegúrate de haber configurado la tabla para que muestre estas columnas.

Recuerda que en la lista de archivos y en los detalles del archivo se muestra el estado de la versión actual , tal como se ha definido anteriormente. Por lo tanto, el estado Rechazado solo aparecerá allí si aún no existe una versión aprobada.

Operaciones y aprobaciones de archivos

Se permite mover y cambiar el nombre de los archivos pendientes de aprobación. Sin embargo, no es posible mover
un archivo a la papelera si está pendiente de aprobación. Se permite la duplicación; el nuevo archivo no tendrá ninguna asociación con la aprobación pendiente.

Permisos

Los subcontratistas pueden actuar como revisores de las solicitudes de aprobación y, por lo tanto, acceder a los archivos como parte de las solicitudes de aprobación.

Los observadores pueden ver todas las solicitudes de aprobación, pero no pueden cancelarlas ni eliminarlas.

El acceso a las solicitudes de aprobación se puede controlar con permisos de rol específicos para definir qué usuarios internos pueden ver, crear, editar o eliminar las solicitudes de aprobación de sus proyectos en Documentos.

• Crear: el usuario puede crear solicitudes de aprobación

• Ver: el usuario puede ver todas o sólo las solicitudes de aprobación en las que participa

• Editar: el usuario puede editar (es decir, cancelar) todas o sólo las solicitudes de aprobación creadas por él mismo

• Eliminar: el usuario puede eliminar todas o sólo las solicitudes de aprobación creadas por él mismo

Conceder permisos a un rol en una Solicitud de Aprobación:

1. Haz clic en Gestión de Usuarios
2. Haz clic en Roles
3. Haz clic en + Crear rol (o haz clic en un rol existente para editarlo)
   
4. Desplázate hacia abajo hasta Solicitudes de aprobación
5. Selecciona las casillas Crear, Ver, Editar y/o Eliminar para conceder esos permisos
6. Ver/Editar/Eliminar se aplicará a Todas las solicitudes de aprobación de forma predeterminada
7. O puede limitarse a Sólo solicitudes de aprobación en las que participe el usuario
8. Haz clic en Guardar