Versionado y aprobación de documentos

Visión general

Para empezar con la Gestión Documental considere leer primero este artículo: Gestión de documentos.

Asegúrese de que su equipo trabaja siempre con la última versión. Cargue nuevas versiones de documentos y consulte el historial de versiones, para realizar un seguimiento de todos los cambios y actualizaciones a lo largo de su proyecto.

Si necesita dar el visto bueno a un documento, puede enviarlo a los miembros del equipo para su aprobación.

Cómo acceder a Gestión de documentos

• Webapp
• Móvil

Versionado de documentos

Para cada archivo es posible almacenar múltiples versiones en PlanRadar. Cada archivo tiene un nombre que puede cambiarse y para cada versión se mantienen metadatos que incluyen:

• Índice de versiones
• Archivo original
• Creador
• Fecha de creación
• Talla

El control de versiones sólo está disponible para los archivos de Todos los archivos (no está disponible para los archivos de Documentos por capas).

Versión actual

Para cada archivo existe una versión actual, que es la versión del archivo que se abre cuando se hace clic en él o se descarga. Los metadatos de la lista de archivos y de la pestaña de detalles del archivo se refieren siempre a la versión actual .

La versión actual es la

• última versión aprobada, si existe alguna versión aprobada, de lo contrario es la
• versión más reciente.

Operaciones de archivo y control de versiones

Al mover un archivo a otra carpeta, a la papelera o al restaurarlo desde la papelera, se mueve el archivo completo con todas sus versiones.

Cuando un archivo con versiones se elimina definitivamente de la papelera, también se eliminan todas sus versiones. En lugar de eliminar todo el archivo, también es posible eliminar una versión específica del archivo.

Al duplicar un archivo con versiones, sólo se utiliza la versión actual para el nuevo archivo, ignorando cualquier otra versión.

Lea más en Crear y gestionar versiones de archivos.

Aprobación de expedientes

Las aprobaciones de archivos se solicitan siempre para versiones específicas de archivos y como parte de una solicitud de aprobación.

Una solicitud de aprobación tiene uno o más elementos a revisar, uno o más revisores, un asunto, un mensaje opcional y una fecha de vencimiento. De esta forma es posible solicitar la aprobación de varios archivos a la vez.

Puede solicitar la aprobación de hasta 100 archivos a la vez por solicitud de aprobación.

Los siguientes elementos no pueden añadirse a las solicitudes de aprobación:

• Carpetas
• Archivos en Documentos por capas

Los revisores deben tener acceso a todos los artículos. Si el control de acceso está activado, necesitan tener al menos Visor. Más información en Control de acceso a archivos/carpetas

Los revisores recibirán notificaciones sobre nuevas solicitudes de aprobación y recordatorios de las fechas de vencimiento con tres días de antelación.

Una vez enviada, la solicitud de aprobación no puede modificarse. Sólo puede cancelarse.

Es posible cargar y solicitar la aprobación de una nueva versión de un archivo mientras otra versión tiene una solicitud de aprobación pendiente.

Estado de las solicitudes de aprobación

Encontrará todas las solicitudes de aprobación en Gestión de documentos, en la sección Solicitudes de aprobación. Su estado es uno de los siguientes:

• Pendiente: algunos artículos aún están pendientes de la opinión de los revisores
• Completo: todos los elementos han sido aprobados o rechazados por los revisores
• Cancelada: solicitud de aprobación cancelada

Estado de aprobación de los expedientes

El estado de aprobación de un expediente tiene uno de los siguientes estados:

• Ninguno (-): no se ha solicitado la aprobación del expediente
• Pendiente: la aprobación está pendiente
• Aprobado: la versión ha sido aprobada
• Rechazado: la versión ha sido rechazada

Si una versión de archivo está pendiente de aprobación, el estado se determina de la siguiente manera:

• Si todos los revisores lo aprueban, el estado es Aprobado.
• Si un revisor rechaza, el estado es Rechazado. Sin embargo, otros revisores pueden seguir enviando sus comentarios.

Homologaciones y versión actual

El número de versión del archivo y el estado de aprobación se muestran para la versión actual en la lista de archivos, la pestaña de detalles del archivo y la pestaña de versiones.

Si un archivo está aprobado (por ejemplo, V1 está aprobada y la versión actual ) y luego una versión más reciente está pendiente de aprobación (por ejemplo, V2), se indica además del estado de aprobación en la lista de archivos (por ejemplo, versión actual aparece como V1 y el estado de aprobación como "Aprobado (V2 pendiente)").

Si las columnas de versión o estado de aprobación no están visibles en la lista de archivos, haga clic en el icono de engranaje de la tabla de archivos y asegúrese de que ha configurado la tabla para que muestre estas columnas.

Recuerde que en la lista de archivos y en los detalles del archivo el estado se muestra para la versión actual tal y como se ha definido anteriormente. Por lo tanto, el estado Rechazado sólo se mostrará allí si aún no existe una versión aprobada.

Operaciones y aprobaciones de archivos

Está permitido mover y renombrar archivos pendientes de aprobación. Sin embargo, no es posible mover
un archivo a la papelera si está pendiente de aprobación. Duplicar está permitido; el nuevo archivo no tendrá ninguna asociación con la aprobación pendiente.

Lea más en Crear y gestionar solicitudes de aprobación de archivos y revisar archivos.