Guide de démarrage rapide pour les administrateurs

Vue d'ensemble

Cet article explique les étapes de base nécessaires pour mettre en place un nouveau projet, ajouter des formulaires (pour les tâches), télécharger des plans et ajouter des utilisateurs. Vous apprendrez également quelques notions de base sur les droits, les rôles et comment créer/inviter de nouveaux utilisateurs.

Inviter des utilisateurs

Il existe deux options pour ajouter de nouveaux utilisateurs à votre compte :

• Invitez un utilisateur : L'utilisateur reçoit un email d'invitation qu'il doit accepter. Une fois la création de l'utilisateur terminée, les tâches peuvent être attribuées.
• Créer un utilisateur : L'utilisateur est créé immédiatement et vous pouvez donc déjà lui attribuer des tickets (et des groupes).

Si un utilisateur ayant la même adresse électronique existe déjà dans un autre compte, vous ne pouvez l'inviter que dans votre compte.

Pour en savoir plus, consultez Comptes.

Apprenez à inviter/créer des utilisateurs internes. Cela fonctionne de la même manière pour les intervenants et les observateurs, sauf que les autorisations des utilisateurs ne sont disponibles que pour les utilisateurs internes.

Rendez-vous d'abord sur Utilisateurs :

1. Cliquez sur Gestion des utilisateurs
2. Cliquez sur Utilisateurs
   

Inviter un utilisateur

1. Cliquez sur Inviter un utilisateur
   
2. Cliquez sur Utilisateur interne pour définir le type d'utilisateur et pour pouvoir définir les autorisations de l'utilisateur.
3. Saisissez Prénom, Nom et Email (obligatoire).
4. (facultatif) : Saisissez des informations supplémentaires sur l'utilisateur ( Entreprise, Poste)
5. Cochez les cases correspondant aux droits de l'utilisateur pour définir les éléments du menu principal auxquels l'utilisateur interne peut accéder. (non disponible pour les intervenants et les observateurs)
6. Sélectionnez un projet dans le menu déroulant Sélectionner un projet pour affecter l'utilisateur à un ou plusieurs projets.
7. Sélectionnez un rôle dans le menu déroulant Définir le rôle pour attribuer à l'utilisateur un rôle dans le projet.
8. Rédigez le texte qui sera ajouté à l'e-mail d'invitation.
9. (facultatif) : Cochez la case Sauvegarder le message d'invitation pour le réutiliser la prochaine fois.
10. Cliquez sur Inviter l'utilisateur pour confirmer et envoyer le message d'invitation.
    

Créer un utilisateur

1. Cliquez sur Créer un utilisateur
   
2. Cliquez sur Utilisateur interne pour définir le type d'utilisateur et pour pouvoir définir les droits de l'utilisateur.
3. Saisissez Prénom, Nom et Email (obligatoire).
4. (facultatif) : Saisissez des informations complémentaires sur l'utilisateur (Entreprise, téléphone, fonction, adresse)
   
5. Cochez les cases correspondant aux autorisations de l'utilisateur pour définir les éléments du menu principal auxquels l'utilisateur peut accéder.
   
6. Sélectionnez un projet dans le menu déroulant Sélectionner un projet pour affecter l'utilisateur à un ou plusieurs projets.
7. Sélectionnez un rôle dans le menu déroulant Set role pour attribuer à l'utilisateur un rôle dans le projet.
   
8. Cliquez sur Save pour confirmer la création du nouvel utilisateur.
   

Utilisateurs non confirmés

Une fois leur invitation envoyée, tous les utilisateurs non confirmés sont listés ici jusqu'à ce qu'ils cliquent sur le lien dans l'e-mail de confirmation.

1. Cliquez sur Utilisateurs non confirmés
2. Chaque utilisateur non confirmé est listé ici.
3. (facultatif) : Cliquez sur Renvoyer l'invitation pour envoyer à nouveau le courriel d'invitation.
4. (facultatif) : Cliquez sur Supprimer pour annuler et supprimer l'invitation.

Accorder des droits

Dans PlanRadar, il existe deux catégories principales d'autorisations :

• Droits de l'utilisateur : Ils définissent les éléments auxquels les utilisateurs sont autorisés à accéder dans le menu principal, indépendamment de leurs droits dans les projets individuels.
• Droits du rôle : Ils définissent en détail ce que les utilisateurs ayant un rôle spécifique sont autorisés à faire. Les rôles fournissent des permissions basées sur le projet, puisque l'ajout d'utilisateurs à un projet nécessite toujours un rôle. Les rôles peuvent même être utilisés dans le générateur de formulaire pour contrôler l'accès à chaque champ de la tâche.

Le propriétaire du compte (qui a créé le compte en s'inscrivant à une version d'essai de PlanRadar) dispose toujours de tous les droits.

Accorder l'autorisation de créer et de gérer des projets

Pour accorder à d'autres utilisateurs la permission de créer et de gérer des projets, suivez les étapes suivantes en tant que propriétaire du compte (ou en tant qu'utilisateur ayant la permission "Utilisateurs") :

1. Cliquez sur Gestion des utilisateurs
2. Cliquez sur Utilisateurs
   
3. Cliquez sur la ligne d'un utilisateur interne pour l'ouvrir
   
4. Sélectionnez la case à cocher Projets
   
5. Cliquez sur Sauvegardez (vous devrez probablement faire défiler l'écran vers le bas d'abord)
   

Cochez la case Projets (uniquement les projets propres) pour restreindre l'accès aux seuls projets que l'utilisateur a créés lui-même.

Pour en savoir plus, consultez Gestion des utilisateurs, Gérer les droits des utilisateurs.

Accorder l'autorisation de créer et de modifier des tâches

Vous voudrez probablement créer des rôles pour définir qui peut voir et gérer des informations spécifiques dans un projet.

Dans l'exemple suivant, nous accordons à un utilisateur interne la permission de créer des tâches et de voir et modifier toutes les tâches existantes dans un projet. Nous créons d'abord le rôle et nous assignons ensuite l'utilisateur avec ce rôle à un projet.

Créer un rôle

1. Cliquez sur Gestion des utilisateurs
2. Cliquez sur Rôles
3. Cliquez sur + Créer un rôle
   
4. Saisissez un nom de rôle (obligatoire), par exemple Responsable de tâches
5. Faites défiler l'écran jusqu'à la section Tâches
6. Cochez la case Créer
7. Sélectionnez Toutes les tâches dans le menu déroulant
8. Cliquez sur Sauvegarder pour confirmer la création du rôle
   
9. Cliquez sur Exécuter l'affectation automatique, car nous voulons ajouter le nouveau rôle à tous les champs des formulaires existants.
   

Si vous cliquez sur Annuler, le rôle sera créé, mais il n'aura accès à aucun champ du formulaire tant que vous ne l'aurez pas mis à jour manuellement dans le générateur de formulaire.

Pour en savoir plus, consultez Autorisations du champ

Ajouter un utilisateur avec un rôle à un projet

1. Cliquez sur Gestion des utilisateurs
2. Cliquez sur Utilisateurs
   
3. Cliquez sur la ligne d'un utilisateur interne pour l'ouvrir
   
4. Ouvrez le menu déroulant Sélectionner un projet
5. Sélectionnez le projet dans le menu déroulant
   
6. Ouvrez le menu déroulant Définir le rôle
7. Sélectionnez le rôle (par exemple, Responsable de tâches) dans le menu déroulant
   
8. Cliquez sur Sauvegardez (vous devrez probablement faire défiler l'écran vers le bas d'abord)
   

Créer un nouveau projet

Pour commencer à travailler et à créer des tâches, vous devez avoir au moins un projet avec :

• un niveau (avec ou sans plan)
• un formulaire (dans lequel les champs de la tâche sont définis)
• un utilisateur (à qui attribuer les tâches)

Plus tard, vous pourrez avoir plus de niveaux avec des plans pour chaque étage d'un projet, plusieurs formulaires pour couvrir tous vos cas d'utilisation et plusieurs utilisateurs travaillant avec des tâches.

Utilisez les rôles pour définir des autorisations spécifiques à un projet pour vos utilisateurs internes. Pour en savoir plus, consultez Droits.

Les intervenants et les observateurs ont des droits d'utilisateur prédéfinis qui ne peuvent pas être modifiés. Pour en savoir plus, consultez le site Types d'utilisateurs.

Créer un nouveau projet

1. Cliquez sur Projets
2. Cliquez sur + Ajouter un nouveau projet
   
3. Saisissez le Nom du projet (obligatoire)
4. (facultatif) : Saisissez les détails du projet
5. (facultatif) : Ajoutez des champs de projet personnalisés
   
6. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer la création du projet

Ouvrir/modifier un projet

Après avoir créé un projet à l'étape précédente, vous accédez à la vue du projet :

Pour y accéder ultérieurement et consulter ou modifier un projet :

1. Cliquez sur Projets
2. Cliquez sur la ligne du projet dans la liste des projets pour l'ouvrir

Ajouter des utilisateurs à un projet

Affecter à un projet les utilisateurs qui existent dans votre compte.

Lorsque vous êtes dans le projet - voir également Ouvrir/modifier un projet - continuez avec :

1. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs
2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur
   
3. Cochez les cases des utilisateurs que vous souhaitez ajouter. (dans cet exemple 2)
4. Cliquez sur Ajouter 2 utilisateurs (le bouton affiche toujours le nombre d'utilisateurs sélectionnés)
   
   
5. Si vous ajoutez un utilisateur interne, vous devez choisir un rôle.
   
6. Cliquez sur Oui pour confirmer

Les intervenants et les observateurs ont toujours des autorisations prédéfinies et ne peuvent pas avoir de rôle.

Ajouter un formulaire à votre projet

Un formulaire définit les informations à collecter dans le cadre d'une tâche.

Les formulaires que vous avez créés dans votre compte (et ceux des projets de démonstration) peuvent être ajoutés à vos projets.

Apprenez-en plus sur Formulaires et sur Créer et modifier des formulaires.

Pour affecter un formulaire à un projet :

1. Cliquez sur + Attribuer un formulaire
2. Cliquez sur l'icône + à côté du formulaire souhaité
   
3. Le formulaire est affiché dans la liste des formulaires appliqués
4. Les paramètres par défaut du formulaire (champs obligatoires et listes attribuées) sont affichés et peuvent être modifiés comme décrit ci-dessous dans Modifier les paramètres des champs obligatoires et Attribuer une liste.

Le bouton "Appliquer" est désactivé tant qu'il y a des champs de liste sans listes assignées.

Configurer un formulaire pour votre projet

Un formulaire peut avoir des paramètres de champ par défaut, par exemple certains champs peuvent être configurés comme obligatoires, ou des listes peuvent déjà avoir été attribuées. Plus d'informations dans :

• Créer et modifier des formulaires
  • Attribuer une liste
  • Rendre un champ obligatoire

Vous pouvez remplacer toutes les valeurs par défaut du formulaire et configurer le formulaire pour votre projet selon vos besoins.

Pour modifier un formulaire attribué :

1. Cliquez sur le formulaire dans la liste des formulaires appliqués
2. Cliquez sur l'icône modifier

Modifier les paramètres des champs obligatoires

Les champs obligatoires doivent être remplis avant que la tâche puisse être sauvegardée.

Pour rendre un champ obligatoire :

1. Cochez la case à côté du champ souhaité
2. Cliquez sur Appliquer

Décochez la case pour rendre le champ non obligatoire.

Attribuer une liste

Pour attribuer une liste à un champ de liste :

1. Sélectionnez une liste dans le menu déroulant, par exemple Type de travail
2. Cliquez sur Appliquer

Pour désactiver des valeurs dans la liste :

1. Cliquez sur l'icône paramètres
   
2. Décochez la (les) case(s) de la (des) valeur(s) souhaitée(s)
   
3. Cliquez sur Confirmer (pour les longues listes, vous devez faire défiler la page vers le bas)
   

Pour permettre la sélection de plusieurs valeurs pour ce champ de liste dans la tâche :

1. Cliquez sur l'icône paramètres
   
2. Cochez la case Autoriser la multi-sélection
   
3. Cliquez sur Confirmer (pour les longues listes, vous devez faire défiler la page vers le bas)
   

Créer un niveau et télécharger un plan

Les plans sont gérés par niveaux. Les niveaux sont semblables à des dossiers pour vous aider à organiser vos plans et vos tâches.
Chaque plan doit être assigné à un niveau. Chaque niveau ne peut avoir plus d'un plan. Les niveaux peuvent également être utilisés sans plan et avec des maquettes BIM.

Pour en savoir plus, consultez Plans et Niveaux.

Lorsque vous êtes dans le projet - voir également Ouvrir/modifier un projet - continuez avec :

1. Cliquez sur Plans et niveaux
2. Cliquez sur Créer des niveaux
   
3. Cliquez sur Choisissez le fichier de plan pour sélectionner un fichier PDF, PNG ou JPG contenant votre plan (ou un fichier IFC si vous souhaitez télécharger un modèle BIM).
4. Le nom du niveau est automatiquement défini en fonction du nom du fichier, mais peut être renommé.
5. Cliquez sur Enregister pour confirmer la création du niveau avec le plan.
   

Vous pouvez répéter l'étape 3 pour télécharger plusieurs plans avant de confirmer en cliquant sur Enregistrer.

Pour en savoir plus, consultez Configurer un projet ; Gérer les niveaux d'un projet et Importer des plans aux niveaux.