Guide de démarrage rapide pour les administrateurs

Aperçu

Cet article explique les étapes minimales nécessaires pour configurer un nouveau projet, ajouter des formulaires (pour les tickets), télécharger des plans et ajouter des utilisateurs. Vous apprendrez également quelques notions de base sur les autorisations, les rôles et comment créer/inviter de nouveaux utilisateurs.

Créer/Inviter un nouvel utilisateur

Il existe deux manières similaires d'ajouter de nouveaux utilisateurs à votre compte et à un projet :

• Créer un utilisateur : inclut la définition d'un mot de passe initial. L'utilisateur est créé immédiatement et vous pouvez donc déjà attribuer des tickets (et des groupes).
• Inviter un utilisateur : l'utilisateur reçoit un e-mail d'invitation qu'il doit accepter. Ce n'est qu'alors que la création de l'utilisateur est terminée et que les tickets peuvent être attribués.

Si un utilisateur avec la même adresse e-mail existe déjà dans un autre compte, vous pouvez uniquement l'inviter sur votre compte.

Pour en savoir plus, consultez Principes fondamentaux > Comptes.

Découvrez comment créer/inviter des utilisateurs internes. Cela fonctionne de la même manière pour les sous-traitants et les observateurs, sauf que les autorisations utilisateur ne sont disponibles que pour les utilisateurs internes.

Accédez d’abord à Utilisateurs :

1. Cliquez sur Gestion des utilisateurs.
2. Cliquez sur Utilisateurs
   

Créer un utilisateur

1. Cliquez sur Créer un utilisateur
   
2. Cliquez sur Utilisateur interne pour définir le type d'utilisateur et pouvoir définir les autorisations de l'utilisateur.
3. Saisissez Prénom, Nom et Email (obligatoire).
4. Saisissez un nouveau mot de passe et ressaisissez-le. Vous devez communiquer vous-même ce mot de passe au nouvel utilisateur.
5. (facultatif) : Saisissez des informations supplémentaires sur l'utilisateur (Entreprise, Téléphone, Poste, Adresse)
   
6. Cochez les cases des autorisations utilisateur pour définir les éléments du menu principal auxquels l'utilisateur peut accéder.
   
7. Sélectionnez un projet dans le menu déroulant Choisir un projet pour affecter l'utilisateur à un ou plusieurs projets.
8. Sélectionnez un rôle dans le menu déroulant Définir le rôle pour attribuer le rôle des utilisateurs dans le projet.
   
9. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer la création du nouvel utilisateur.
   

Inviter un utilisateur

1. Cliquez sur Inviter un utilisateur
   
2. Cliquez sur Utilisateur interne pour définir le type d'utilisateur et pouvoir définir les autorisations de l'utilisateur.
3. Saisissez Prénom, Nom  et E-mail (obligatoire).
4. (facultatif) : Saisissez des informations supplémentaires sur l'utilisateur (Entreprise, Poste)
5. Cochez les cases des autorisations utilisateur pour définir les éléments du menu principal auxquels l'utilisateur interne peut accéder. (non disponible pour les sous-traitants et les observateurs)
6. Sélectionnez un projet dans le menu déroulant Choisir un projet pour affecter l'utilisateur à un ou plusieurs projets.
7. Sélectionnez un rôle dans le menu déroulant Définir le rôle pour attribuer le rôle des utilisateurs dans le projet.
8. Écrivez le texte qui sera ajouté à l'e-mail d'invitation.
9. (facultatif) : Cochez la case Enregistrer le message d'invitation pour le réutiliser lors de l'invitation du prochain utilisateur.
10. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer l'invitation du nouvel utilisateur et envoyer le message d'invitation.
    

Utilisateurs non confirmés

Une fois que l'utilisateur a été invité, jusqu'à ce qu'il clique sur le lien de confirmation dans l'e-mail, les utilisateurs non confirmés seront répertoriés ici :

1. Cliquez sur Utilisateurs non confirmés.
2. Chaque utilisateur non confirmé est répertorié ici.
3. (facultatif) : Cliquez sur Renvoyer l'invitation pour renvoyer l'e-mail d'invitation.
4. (facultatif) : Cliquez sur Supprimer pour annuler et supprimer l'invitation.

Autorisations

Dans PlanRadar, il existe deux catégories d'autorisations :

• Autorisations utilisateur : pour définir les éléments du menu principal auxquels les utilisateurs sont autorisés à accéder, indépendamment de leurs autorisations dans des projets individuels.
• Autorisations de rôle : pour définir en détail quels utilisateurs sont autorisés à afficher/créer/modifier/supprimer des données dans certains projets, en leur attribuant un rôle pour chaque projet. Les rôles peuvent également être utilisés pour définir cela pour chaque champ des formulaires de tickets.

Le propriétaire du compte (qui a créé le compte en s'inscrivant à un essai PlanRadar) dispose toujours de toutes les autorisations.

Autorisation de créer et de gérer des projets

Pour accorder à d'autres utilisateurs l'autorisation de créer et de gérer des projets, suivez ces étapes en tant que propriétaire du compte (ou en tant qu'utilisateur disposant de l'autorisation utilisateur « Utilisateurs ») :

1. Cliquez sur Gestion des utilisateurs.
2. Cliquez sur Utilisateurs
   
3. Cliquez sur la ligne d'un utilisateur interne pour l'ouvrir
   
4. Cochez la case Projets
   
5. Cliquez sur Enregistrer (vous devrez probablement d'abord faire défiler vers le bas)
   

Cochez la case Projets (propres projets uniquement) pour restreindre l'accès aux seuls projets créés par l'utilisateur et masquer les projets créés par d'autres utilisateurs.

Pour en savoir plus, consultez Gestion des utilisateurs > Gérer les autorisations des utilisateurs.

Autorisation de créer et d'amp; Modifier les billets

En tant que propriétaire de compte (ou personne disposant d'autorisations élevées similaires), vous souhaiterez probablement créer des rôles pour définir qui peut voir et gérer quelles parties d'un projet.

Dans l'exemple suivant, nous accordons à un utilisateur interne l'autorisation de créer des tickets et d'afficher et de modifier tous les tickets existants dans un projet. Nous créons d’abord le rôle, puis nous attribuons l’utilisateur avec ce rôle à un projet.

Créer un rôle

1. Cliquez sur Gestion des utilisateurs.
2. Cliquez sur Rôles
3. Cliquez sur + Créer un rôle
   
4. Saisissez un Nom de rôle (obligatoire), par ex. Gestionnaire de billets
5. Faites défiler jusqu'à la section Billets
6. Cochez la case Créer
7. Sélectionnez Tous les billets dans le menu déroulant.
8. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer la création du rôle
   
9. Cliquez sur Exécuter l'attribution automatique, car nous souhaitons que ce rôle accède à tous les champs de formulaire de tous les tickets.
   

Cliquer sur Annuler créera le rôle, mais il n'aura accès à aucun champ de formulaire tant que vous ne les aurez pas mis à jour manuellement dans le générateur de formulaire.

Pour en savoir plus, consultez Formulaires > Autorisations de champ.

Ajouter un utilisateur avec un rôle à un projet

1. Cliquez sur Gestion des utilisateurs.
2. Cliquez sur Utilisateurs
   
3. Cliquez sur la ligne d'un utilisateur interne pour l'ouvrir
   
4. Ouvrez le menu déroulant Choisir un projet
5. Sélectionnez le projet dans le menu déroulant
   
6. Ouvrez le menu déroulant Définir le rôle.
7. Sélectionnez le rôle (par exemple Ticket Manager) dans le menu déroulant
   
8. Cliquez sur Enregistrer (vous devrez probablement d'abord faire défiler vers le bas)
   

Mettre en place un nouveau projet

Pour commencer à travailler et à créer des tickets, vous avez besoin d'au moins un projet avec :

• une couche (avec ou sans plan)
• un formulaire (où sont définis les champs du ticket)
• un utilisateur (à qui attribuer les tickets)

Plus tard, vous disposerez de plusieurs couches (et plans) pour chaque étage ou zone d'un projet, de plusieurs formulaires pour couvrir tous vos cas d'utilisation que vous souhaitez couvrir avec des tickets et de plusieurs utilisateurs (ou groupes) pour travailler sur les tickets.

Utilisez des rôles pour définir des autorisations spécifiques au projet pour vos utilisateurs internes.

Pour en savoir plus, consultez Principes fondamentaux > Autorisations.

Les sous-traitants et les observateurs disposent d'autorisations utilisateur prédéfinies qui ne peuvent pas être modifiées.

Pour en savoir plus, consultez Principes fondamentaux > Types d'utilisateurs.

Créer un projet

1. Cliquez sur Projets
2. Cliquez sur + Ajouter un nouveau projet
   
3. Saisissez le Nom du projet (obligatoire)
4. (facultatif) : Saisissez les détails du projet
5. (facultatif) : Ajouter des champs de projet personnalisés
   
6. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer la création du projet

Ouvrir/Modifier un projet

Après avoir créé un projet à l'étape précédente, vous êtes redirigé vers la vue du projet :

Pour y accéder plus tard et afficher ou modifier un projet :

1. Cliquez sur Projets
2. Cliquez sur la ligne du projet dans la liste des projets pour l'ouvrir

Ajouter des utilisateurs existants

Ajoutez des utilisateurs qui existent déjà dans votre compte à un projet.

Lorsque vous êtes dans le projet – voir également Ouvrir/Modifier un projet – continuez avec :

1. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs
2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur
   
3. Cochez les cases des utilisateurs que vous souhaitez ajouter. (dans cet exemple 2)
4. Cliquez sur Ajouter 2 utilisateurs (le bouton affiche toujours le nombre d'utilisateurs sélectionnés)
   
   
5. Si vous ajoutez un utilisateur interne, vous devez choisir un rôle.
   
6. Cliquez sur Oui pour confirmer

Les sous-traitants et les observateurs ont toujours les mêmes autorisations et ne peuvent pas jouer de rôle.

Ajouter des formulaires

Dans les formulaires, vous définissez quels champs et attributs de ticket sont affichés dans un ticket.

Les formulaires que vous avez créés dans votre compte et ceux du projet de démonstration peuvent être ajoutés à chaque projet.

En savoir plus sur les Principes fondamentaux des formulaires et sur Créer et amp; Modifier les formulaires.

Pour ajouter un formulaire existant à votre projet :

1. Cliquez sur Formulaires
2. Cliquez sur l'icône + pour ajouter le formulaire.
   Les formulaires ajoutés apparaissent dans la colonne suivante où ils peuvent être supprimés avec le X rouge.
3. (facultatif) : Cliquez sur l'icône de tableau pour afficher les champs du formulaire.
4. (facultatif) : Sélectionnez Champs obligatoires pour empêcher les utilisateurs d'enregistrer des tickets avec des champs obligatoires vides.
5. Cliquez sur Appliquer pour confirmer l'ajout du formulaire au projet.

Ajouter des formulaires avec des champs de liste

Si vous souhaitez utiliser un formulaire avec un champ de liste, vous devez attribuer une liste à chaque champ.

En savoir plus sur les Listes les principes fondamentaux et sur Créer et amp; Modifier les listes.

1. Cliquez sur l'icône de tableau pour afficher les champs du formulaire.
   S'il y a des champs de liste sans listes assignées, l'icône est rouge et un indice est affiché.
2. Sélectionnez une liste pour chaque champ de liste dans le menu déroulant.

Autoriser la sélection multiple ou désactiver les valeurs de la liste

Pour modifier les paramètres d'un champ de formulaire de liste :

1. Cliquez sur Paramètres
2. Cochez la case Autoriser la sélection multiple pour permettre aux utilisateurs de sélectionner plusieurs valeurs à la fois.
3. Décochez la case Climatisation, par ex. pour désactiver cette valeur sous cette forme.

Créez un calque et un amp; Télécharger un forfait

Les plans sont gérés en couches. Les calques sont similaires aux dossiers pour vous aider à organiser vos plans et vos tickets.
Chaque plan doit être attribué à un calque. Chaque couche ne peut pas avoir plus d'un plan. Les calques peuvent également être utilisés sans plan.

Pour en savoir plus, consultez Principes fondamentaux > Plans et dans Principes de base > Calques .

Lorsque vous êtes dans le projet - voir également Ouvrir/Modifier un projet - continuez avec :

1. Cliquez sur Plans et calques
2. Cliquez sur Créer des calques
   
3. Cliquez sur Choisir un fichier de plan pour sélectionner un fichier PDF ou PNG avec votre plan.
4. Le nom du calque est automatiquement défini en fonction du nom du fichier, mais peut être renommé.
5. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer la création de la couche avec le plan.
   

Vous pouvez répéter l'étape 3 pour télécharger plusieurs forfaits avant de confirmer avec Enregistrer.

Pour en savoir plus, consultez Configuration du projet > Gérez les couches d'un projet et dans Téléchargez les plans vers les couches.