Importer et mettre à jour des tickets

Vue d'ensemble

Importez des tickets depuis un fichier Excel ou CSV pour créer de nombreux tickets à la fois. Vous pouvez aussi utiliser une importation pour mettre à jour des tickets qui existent déjà, par exemple pour modifier les coûts ou les statuts de nombreux tickets à la fois.

Comment accéder à l'importation de tickets

Pour ouvrir l'importation de tickets :

1. Cliquez sur Tickets
2. Sélectionnez le projet dans lequel vous voulez importer des tickets dans la liste déroulante Projet
   
3. Ouvrez le menu Plus, puis cliquez sur Importer des tickets
   

Préparer le fichier d'importation

Le fichier d'importation doit remplir les critères suivants :

• Seuls les fichiers XLSX et CSV sont pris en charge.
• Chaque importation porte sur un seul formulaire de ticket. Pour importer des tickets de plusieurs formulaires, utilisez un fichier par formulaire.
• Chaque ligne représente un ticket et chaque colonne un champ du formulaire de ticket.
• Chaque ticket appartient à un niveau, le fichier a donc besoin d'une colonne de niveau.

Les lignes dont la colonne de niveau ne correspond pas à un nom de niveau existant ne sont pas importées.

Nommez les colonnes comme les champs du formulaire de ticket pour faciliter l'association. Sans en-têtes de colonne, vous associez les colonnes par leurs numéros attribués automatiquement.

Mettre à jour des tickets en incluant l'UUID

Chaque ticket possède un UUID, son identifiant unique. Lorsqu'une ligne de votre fichier contient un UUID qui correspond à un ticket existant, ce ticket est mis à jour. Les lignes sans UUID créent de nouveaux tickets, un même fichier peut donc faire les deux.

Pour préparer un fichier destiné à mettre à jour des tickets :

1. Exportez vers Excel les tickets que vous voulez modifier, avec un modèle qui inclut l'attribut UUID

   L'exportation par défaut inclut déjà la colonne UUID. Pour l'ajouter à votre propre modèle, consultez Créez des modèles Excel pour l'exportation des tickets.

2. Modifiez les valeurs que vous voulez mettre à jour et laissez la colonne UUID intacte
3. Importez le fichier et associez la colonne UUID à l'attribut de formulaire UUID

Conservez la colonne de niveau dans le fichier et associez-la, car toute importation en a besoin. Sur les lignes qui mettent à jour un ticket existant, sa valeur est ignorée : une importation ne déplace jamais un ticket vers un autre niveau. Pour déplacer plusieurs tickets vers un autre niveau, consultez Modifier plusieurs tickets à la fois dans l'application Web.

Pour en savoir plus, consultez Exporter des tickets vers Excel dans l'application Web.

Importer des tickets

Pour importer des tickets :

1. Sélectionnez un formulaire de ticket pour les tickets importés dans la liste déroulante

2. Cliquez sur Parcourir les fichiers pour téléverser le fichier de tickets depuis votre appareil

   Consultez Préparer le fichier d'importation ci-dessus.

3. Cochez la case La première ligne est un en-tête si la première ligne de votre fichier contient des titres de colonne
4. Laissez la case Valider les tickets avant l'importation cochée pour vérifier le fichier avant que quoi que ce soit ne soit importé, ou décochez-la pour importer directement
5. Facultatif : Cochez la case Effacer les valeurs des cellules vides pour que les cellules vides effacent les valeurs auxquelles elles sont associées
6. Cliquez sur Suivant
   
7. Associez les attributs du fichier XLSX ou CSV aux attributs du formulaire de ticket que vous avez sélectionné.
   Pour en savoir plus, consultez ci-dessous Associer des colonnes à des champs de formulaire.
8. Cliquez sur Suivant
   
9. Vérifiez ce que fera l'importation, puis cliquez sur Importer.
   Pour en savoir plus, consultez ci-dessous Valider les tickets importés.
   

Effacer les valeurs des cellules vides n'affecte que les lignes qui mettent à jour un ticket existant. Lorsque la case est décochée, les cellules vides sont ignorées et le ticket conserve ses valeurs actuelles.

Associer des colonnes à des champs de formulaire

L'association d'attributs vous permet de placer le contenu de chaque colonne de votre fichier dans le champ de formulaire correct du ticket.

Dans la fenêtre d'association des attributs, la partie supérieure contient un tableau pour l'association tandis que la partie inférieure affiche le tableau du fichier que vous avez téléversé :

1. La colonne Attribut du formulaire répertorie tous les champs du formulaire sélectionné précédemment, ainsi que UUID.
2. La colonne Attribut importé permet d'associer votre fichier aux champs du formulaire.
3. La colonne Attribut détaillé n'est nécessaire que pour les champs utilisateur, comme auteur ou téléversé par.
4. Les lignes de votre fichier sont affichées en dessous pour vous aider à trouver les bonnes colonnes, si vous n'avez pas utilisé d'en-têtes de colonne correspondant aux noms des champs du formulaire.
   

Pour associer des attributs :

1. Dans la colonne Attribut importé, saisissez la valeur ou sélectionnez dans la liste déroulante la colonne qui correspond au champ de la colonne Attribut du formulaire
   

   Lorsque la case La première ligne est un en-tête est cochée, les listes déroulantes affichent les titres de vos colonnes et vous pouvez saisir un titre de colonne tel que Niveau, Utilisateur ou Auteur. Sans elle, elles affichent des numéros de colonne tels que Colonne1 ou Colonne5.

2. Pour les champs de formulaire qui se réfèrent à un utilisateur, comme auteur ou responsable, saisissez la valeur ou sélectionnez dans la liste déroulante de la colonne Attribut détaillé le type de valeur à publier, comme le nom d'utilisateur, l'ID, la société ou l'e-mail
   

Valider les tickets importés

Lorsque la case Valider les tickets avant l'importation est cochée, une fenêtre apparaît après l'association des attributs et indique ce que fera l'importation. Elle vous indique combien de tickets seront créés, combien seront mis à jour et combien de lignes comportent des erreurs, suivi des erreurs elles-mêmes.

Une ligne peut échouer pour les raisons suivantes :

Tant que la fenêtre signale des erreurs, Importer reste indisponible. Corrigez le fichier ou choisissez d'importer uniquement les lignes valides.

Corriger les erreurs

Pour corriger les erreurs :

1. Cliquez sur Retour
   
2. Corrigez l'association des attributs, ou cliquez à nouveau sur Retour pour téléverser un fichier corrigé
3. Cliquez sur Suivant
   
4. Lorsqu'il n'y a plus d'erreurs, cliquez sur Importer
   

Importer uniquement les lignes valides

Pour importer tout ce qui ne comporte pas d'erreur et laisser le reste de côté :

1. Cochez la case Ignorer les erreurs de validation et n'importer que les tickets valides
2. Cliquez sur Importer
   

Les lignes comportant des erreurs sont ignorées. Le résultat de l'importation vous indique combien de tickets ont été créés, combien ont été mis à jour et combien de lignes ont été ignorées.

Créer des tickets pour les UUID sans correspondance

Les lignes dont l'UUID ne correspond à aucun ticket du projet peuvent devenir de nouveaux tickets au lieu d'être ignorées. C'est utile lorsque vous importez un fichier qui a été exporté depuis un autre projet.

Pour créer des tickets pour les UUID sans correspondance :

1. Cochez la case Ignorer les erreurs de validation et n'importer que les tickets valides
2. Cochez la case Importer les UUID sans correspondance et créer de nouveaux UUID
3. Cliquez sur Importer

Chacune de ces lignes devient un nouveau ticket avec un UUID nouvellement généré : la valeur de votre fichier n'est jamais reprise. Les lignes qui ont échoué pour toute autre raison restent ignorées.

Ce qu'une mise à jour modifie

Lorsqu'une ligne met à jour un ticket existant :

• Les colonnes associées qui contiennent une valeur écrasent la valeur actuelle du ticket.
• Les colonnes que vous n'avez pas associées restent inchangées.
• Les cellules vides sont ignorées, sauf si vous avez coché Effacer les valeurs des cellules vides.
• Le niveau ne change jamais, même lorsque la colonne de niveau contient une valeur différente.
• Le ticket conserve sa date de création, son créateur et son numéro de ticket. Vous devenez la dernière personne à l'avoir modifié.

Chaque ticket mis à jour enregistre « Le ticket a été mis à jour par importation. » dans son journal, avec une étiquette identifiant l'importation dont il provient. Pour en savoir plus, consultez Suivre l'activité d'un ticket dans le journal.