Contrôle d'accès aux fichiers/dossiers

Vue d'ensemble

Contrôlez quels utilisateurs ou rôles peuvent accéder à des fichiers ou dossiers spécifiques dans Gestion des documents. Définissez ce qu'ils peuvent faire en leur donnant le droit de visualiser, de contribuer ou de gérer.

Comment accéder à la gestion des documents Paramètres d'accès

1. Cliquez sur Documents
2. Ouvrez le menu more d'un fichier ou d'un dossier
3. Cliquez sur Détails du dossier (ou Détails du fichier)
4. Voir Paramètres d'accès

Activer le contrôle d'accès

Par défaut, tous les fichiers et dossiers sont accessibles à tout utilisateur interne disposant d'un rôle lui permettant de consulter ou de modifier des documents.

Pour définir les autorisations d'accès à des fichiers ou dossiers spécifiques, vous devez d'abord activer le contrôle d'accès. Allez dans les paramètres d'accès comme décrit ci-dessus dans Comment accéder à la gestion des documents Paramètres d'accès:

1. Activez le contrôle d'accès toggle

En tant que personne ayant activé la bascule, vous serez automatiquement ajouté en tant qu'utilisateur avec l'autorisation "Manager". Toute autre personne n'aura pas accès à ce fichier ou dossier tant que vous ne l'aurez pas ajoutée comme décrit dans les étapes suivantes.

La seule exception concerne les utilisateurs ayant le rôle "Admin", qui leur donne un accès inconditionnel à tous les fichiers et dossiers, comme décrit ci-dessus dans Access & Permissions.

Tant qu'un fichier est en attente d'approbation, vous ne pouvez pas modifier ses autorisations d'accès. Voir aussi : Versioning de documents et approbations > Approbation de fichiers.

Ajouter un rôle ou un utilisateur

Lorsque le contrôle d'accès est activé, vous pouvez spécifier qui peut accéder au fichier ou au dossier.

Dans le cas des dossiers, ces paramètres d'accès sont automatiquement hérités par tous les sous-dossiers et fichiers.

Pour ajouter un rôle ou un utilisateur :

1. Cliquez sur Ajouter un rôle ou un utilisateur
2. Facultatif: Utilisez le champ search
3. Cliquez sur + à côté du rôle ou de l'utilisateur (répétez l'opération si nécessaire)
4. Cliquez sur Confirmer

Les rôles sont listés en premier. Survolez un rôle pour voir tous les utilisateurs ayant ce rôle dans le projet en cours.

Modifier les autorisations pour un rôle ou un utilisateur

Les autorisations suivantes sont disponibles :

• Viewer = Voir uniquement (est automatiquement attribué aux rôles et utilisateurs ajoutés)
• Contributeur = Ajouter, modifier et déplacer
• Manager = Ajouter, modifier, déplacer, supprimer et définir le contrôle d'accès

Pour modifier l'autorisation d'un rôle ou d'un utilisateur :

1. Ouvrez le menu déroulant qui affiche l'autorisation actuelle, par exemple Viewer
2. Sélectionnez la nouvelle autorisation, par exemple Contributeur ou Gestionnaire

Les paramètres d'accès prévalent sur les autorisations de rôle.

Par exemple, si un utilisateur n'a pas l'autorisation de supprimer des éléments dans la gestion des documents, mais qu'il a l'autorisation de gérer un élément, il peut supprimer le fichier.

Supprimer l'autorisation d'un rôle ou d'un utilisateur

Pour supprimer un rôle ou un utilisateur et ses autorisations pour le fichier ou le dossier sélectionné :

1. Ouvrez le menu déroulant qui affiche l'autorisation actuelle, par exemple Viewer
2. Cliquez sur Supprimer l'utilisateur

Désactiver le contrôle d'accès

Désactivez le contrôle d'accès pour désactiver tous les paramètres d'accès et rendre le fichier ou le dossier à nouveau accessible à tous.

1. Désactiver le contrôle d'accès toggle
2. Cliquez sur Supprimer de toute façon

Si vous activez à nouveau la bascule, les paramètres d'accès précédents sont rétablis et activés.

Paramètres d'accès hérités

Les paramètres d'accès aux dossiers sont automatiquement hérités par tous les sous-dossiers et fichiers.

Lorsque vous ouvrez les paramètres d'accès d'un élément dont les paramètres d'accès ont été hérités, la bascule Access Control est activée mais grisée car elle ne peut pas être désactivée.

Changer

Il n'est pas possible de désactiver le contrôle d'accès pour les éléments dont les paramètres d'accès sont hérités, mais vous pouvez les modifier comme décrit ci-dessus dans :

• Ajouter un rôle ou un utilisateur
• Modifier les autorisations pour un rôle ou un utilisateur
• Supprimer l'autorisation d'un rôle ou d'un utilisateur

Restaurer

Une fois que vous avez modifié les autorisations, l'héritage est désactivé pour cet élément.

Pour supprimer vos modifications et réactiver l'héritage :

1. Cliquez sur Restaurer les modifications

Déplacer des fichiers/dossiers avec des paramètres d'accès

Vous pouvez déplacer des fichiers et des dossiers comme décrit dans Ajouter et gérer des fichiers/dossiers > Déplacer des fichiers/dossiers.

Vous obtenez un message de confirmation supplémentaire si l'élément déplacé a hérité de paramètres d'accès et/ou si le dossier cible a hérité de paramètres d'accès :

'Lorsque vous déplacez des éléments, leurs paramètres d'accès sont modifiés pour correspondre aux paramètres du nouveau dossier.'

1. Cliquez sur Move anyway

Si un élément possède ses propres paramètres d'accès, il les conservera et ne les héritera pas du nouveau dossier parent.
Si un élément ne possède que des paramètres d'accès hérités, il ne les conservera pas et héritera des paramètres du nouveau dossier parent, le cas échéant.

Voir les éléments partagés

Pour afficher une liste de tous les fichiers et dossiers qui sont partagés avec vous en fonction des paramètres d'accès :

• WebApp
• Mobile

Cette vue est également accessible aux sous-traitants ou à toute personne n'ayant pas accès à "Tous les fichiers".