Vue d'ensemble
Envoyez des documents aux membres de votre équipe pour qu'ils les examinent et les approuvent. Les réviseurs peuvent travailler simultanément sur une approbation, et il est possible de définir plusieurs étapes nécessitant une approbation complète avant de passer à l'étape suivante.
Découvrez comment les versions de fichiers et les approbations fonctionnent ensemble : Versionnement et approbation des documents. Pour en savoir plus sur la création d'une nouvelle version de fichier, consultez Créer et gérer des versions de fichier.
Accès et autorisations
Voir Document Versioning & Approvals > Access & Permissions.
Comment accéder à Document Management
- Cliquez sur Documents
- Sélectionnez un projet
- Cliquez sur Tous les fichiers
- Appuyez sur Documents dans le menu principal
Demande d'approbation d'un dossier unique
Il y a trois façons de demander l'approbation d'un fichier unique.
Pour la version actuelle de dans la liste des fichiers
- Cliquez sur Plus
- Cliquez sur Demande d'approbation
- Tapez sur Plus
- Tap Demande d'approbation
Vous trouverez ci-dessous la marche à suivre pour remplir et envoyer la demande d'approbation.
Pour le site Version actuelle dans les détails du fichier
- Cliquez sur Plus
- Cliquez sur Détails du fichier
- Cliquez sur Demande d'approbation
- Tapez sur Plus
- Tapez Détails
- Faites défiler vers le bas et appuyez sur Demande d'approbation
Vous trouverez ci-dessous la marche à suivre pour remplir et envoyer la demande d'approbation.
Pour une version antérieure
Cela peut s'avérer nécessaire si une version plus récente a déjà été téléchargée.
- Cliquez sur Plus
- Cliquez sur Détails du fichier
- Cliquez sur Versions
- Cliquez sur Plus pour une version spécifique
- Cliquez sur Demande d'approbation
- Tapez sur Plus
- Tapez Détails
- Tapez sur Versions
- Tapez sur Plus
- Tap Demande d'approbation
Vous trouverez ci-dessous la marche à suivre pour remplir et envoyer la demande d'approbation.
Demande d'approbation pour plusieurs dossiers
Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers et demander une approbation en une seule fois.
Les dossiers ne peuvent pas être approuvés. Mais il est possible de sélectionner tous les fichiers d'un dossier et de demander une approbation en bloc.
- Cochez les cases pour chaque fichier
- Cliquez sur Actions en bloc
- Cliquez sur Demande d'approbation
- Tapez sur Plus
- Tapez sur Sélectionnez les éléments
- Sélectionnez les fichiers
- Appuyez sur Actions
- Tap Demande d'approbation
Remplir et envoyer une demande d'approbation
Après avoir sélectionné un ou plusieurs fichiers pour demander une approbation, vous devez remplir certains champs obligatoires :
- Au moins un évaluateur
- Sujet
- Durée / Échéance
Le sujet et la durée/date d'échéance seront pré-remplis avec une suggestion significative pour accélérer votre flux de travail.
- Cliquez sur Ajouter des évaluateurs
- Cliquez sur le(s) utilisateur(s) pour les ajouter en tant qu'évaluateur.
Une fois ajouté, un ✔ s'affiche. Cliquez à nouveau pour les supprimer. - Saisissez la durée de en jours ouvrables. La date d'échéance sera automatiquement mise à jour.
-
Alternativement : Définissez une date d'échéance . La durée en jours ouvrables sera mise à jour automatiquement.
Voir aussi Configurer les jours ouvrables (dans les détails du projet). - Optionnel : Modifiez l'objet de
- Optionnel : Saisissez un message à l'adresse
- Cliquez sur Envoyer la demande
- Tapez sur Ajouter des évaluateurs
- Sélectionnez un ou plusieurs évaluateurs et confirmez avec Terminé
- Saisissez la durée de en jours ouvrables. La date d'échéance sera automatiquement mise à jour.
-
Alternativement : Définissez une date d'échéance . La durée en jours ouvrables sera mise à jour automatiquement.
Voir aussi Configurer les jours ouvrables (dans les détails du projet). - Optionnel : Modifiez l'objet de
- Optionnel : Saisissez un message à l'adresse
- Tapez sur Envoyer une demande
- Tapez sur Ok
- Tapez sur Ok
Demandes d'approbation en plusieurs étapes
Il est possible d'ajouter plusieurs étapes pour les demandes d'approbation avec un ou plusieurs réviseurs. Au cours du processus de révision, l'étape suivante ne commencera pas tant que tous les éléments n'auront pas été examinés au cours de l'étape active.
Pour chaque étape, vous définissez une durée ou une date d'échéance. Si une étape est en retard, toutes les étapes suivantes mettront automatiquement à jour leur date d'échéance afin de garantir la même durée d'examen que celle définie pour chaque étape.
Chaque demande d'approbation peut comporter jusqu'à 20 étapes et un nombre illimité de réviseurs.
Actuellement, les approbations de plans ne permettent pas de procéder à des approbations en plusieurs étapes.
Ajouter des étapes à une demande d'approbation
Lorsque vous Remplir et envoyer une demande d'approbation vous pouvez ajouter d'autres étapes.
L'ajout d'une étape n'est possible que si l'étape précédente a au moins un réviseur.
Pour ajouter des étapes :
- Cliquez sur Ajouter une étape
- Tapez sur Ajouter une étape
Ajoutez un ou plusieurs réviseurs à chaque étape et définissez la durée ou la date d'échéance de chaque étape, comme décrit ci-dessus dans Remplir et envoyer une demande d'approbation et répétez l'opération pour ajouter d'autres étapes.
Pour supprimer des étapes :
- Cliquez sur l'icône delete
- Cliquez sur Supprimer pour confirmer
- Appuyez sur l'icône delete
- Appuyez sur Supprimer pour confirmer
La dernière étape restante ne peut pas être supprimée.
Ajouter des étapes à une demande d'approbation complétée
Si vous devez ajouter un réviseur ultérieurement, vous pouvez ajouter des étapes supplémentaires lors de la modification d'une demande d'approbation terminée. Vous ne pouvez pas supprimer les étapes précédentes ou les évaluateurs. Vous ne pouvez pas modifier les demandes d'approbation en cours.
Pour modifier une demande d'approbation terminée :
- Cliquez sur Demandes d'approbation
- Cliquez sur la demande d'approbation complétée
- Cliquez sur Edit
- Tap Agréments
- Tap Terminé
- Tapez sur la demande d'approbation
- Faites défiler vers le bas et appuyez sur Modifier les détails
Si une étape est ajoutée après une demande d'approbation, les fichiers approuvés resteront approuvés, mais les fichiers rejetés devront être réexaminés. Les utilisateurs concernés en seront informés.
Flux d'approbation
Les flux d'approbation vous permettent de créer rapidement de nouvelles demandes d'approbation avec un ensemble prédéfini d'évaluateurs et d'étapes. Créez-les dans l'application Web et appliquez-les sur toutes les plateformes.
Vous devez avoir l'autorisation du rôle Document Management Admin pour créer, modifier ou supprimer des flux de travail. Consultez également Permissions.
Les flux de travail d'approbation peuvent être appliqués par toute personne qui crée une demande d'approbation.
Appliquer un processus d'approbation
Lorsque vous Demandez l'approbation d'un seul fichier (ou de plusieurs fichiers - comme décrit ci-dessus), vous ne devez pas répéter les mêmes évaluateurs et les mêmes étapes que ceux décrits ci-dessus dans Remplir et envoyer une demande d'approbation.
Au lieu de cela, vous pouvez appliquer un processus d'approbation :
- Sélectionnez un processus d'approbation dans la liste déroulante
- Les réviseurs, les étapes et les durées sont renseignés comme défini dans le flux de travail d'approbation sélectionné :
- L'objet et le message sont également renseignés s'ils sont définis dans le processus d'approbation :
- Vous ne pouvez modifier les étapes, les réviseurs et les durées de cette demande d'approbation que si la personne qui a créé le flux de travail vous a autorisé à le faire. L'objet et le message peuvent toujours être modifiés.
- Tapez sur Sélectionnez un flux de travail d'approbation
- Sélectionnez un flux de travail, par exemple Approbation en deux étapes
- Les réviseurs, les étapes et les durées sont renseignés comme défini dans le flux de travail d'approbation sélectionné :
- L'objet et le message sont également renseignés s'ils sont définis dans le flux de travail d'approbation :
- Vous ne pouvez modifier les étapes, les réviseurs et les durées de cette demande d'approbation que si la personne qui a créé le flux de travail vous a autorisé à le faire. L'objet et le message peuvent toujours être modifiés.
Créer un processus d'approbation
Pour créer un flux de travail d'approbation :
- Cliquez sur Settings
- Cliquez sur + Ajouter un nouveau flux de travail
- Saisissez un nom pour le flux de travail d'approbation (par lequel il sera sélectionné ultérieurement), par exemple Approbation en deux étapes
-
Optionnellement : Saisissez une description à l'adresse
- Ajoutez au moins un ou plusieurs réviseurs et étapes - de la même manière que pour la création d'une demande d'approbation telle que décrite ci-dessus dans Remplir et envoyer une demande d'approbation.
-
En option : Saisissez un sujet et un message.
- Cochez/décochez la case Allow changes to reviewers, steps, and due dates when applying this workflow.
- Cliquez sur Créer
Modifier un workflow d'approbation
Pour modifier un flux de travail d'approbation :
- Cliquez sur Settings
- Ouvrez le menu more du flux de travail d'approbation que vous souhaitez modifier
- Cliquez sur Edit
- Effectuez vos modifications
- Cliquez sur Enregistrer
Supprimer un workflow d'approbation
Pour supprimer un flux de travail d'approbation :
- Cliquez sur Settings
- Ouvrez le menu more du flux de travail d'approbation que vous souhaitez modifier
- Cliquez sur Supprimer
- Cliquez sur Confirmer
Examen et approbation des documents
En tant que réviseur, vous pouvez examiner et approuver ou rejeter les éléments d'une demande d'approbation.
Les utilisateurs internes peuvent examiner les dossiers à partir de la section "Demandes d'approbation" ou de la section "Tous les dossiers", et pour chaque dossier individuellement à partir des détails du dossier.
Les sous-traitants ne peuvent examiner et approuver les dossiers qu'à partir de la section "Demandes d'approbation", car ils n'ont pas accès à "Tous les dossiers".
Dans le cas de Multi-Step Approval Requests, l'étape en cours doit être approuvée par tous les évaluateurs avant que l'étape suivante puisse être approuvée ou rejetée.
Approuver ou rejeter des éléments individuels
Dans la section "Demandes d'approbation
- Cliquez sur Demandes d'approbation
- Cliquez sur une demande d'approbation nécessitant votre intervention (indiquée par une icône d'horloge rouge)
- Cliquez sur les éléments à examiner (pour les prévisualiser ou les télécharger)
- Cliquez sur Approuver
-
OU cliquez sur Rejeter
-
(facultatif) Cliquez sur View details pour voir le statut des demandes d'approbation et des étapes.
- Tap Agréments
- Tapez sur la demande d'approbation en attente
- Tapez sur Plus
- Touchez Approuver ou Rejeter
- Optionnel : Saisissez un commentaire
- Tapotez Approuver l'article
- Voir ✔ pour les articles approuvés.
- Voir Status Completed lorsque toutes les demandes ont été approuvées.
Depuis la section "Tous les fichiers" et les détails du fichier
- Cliquez sur Tous les fichiers
- Naviguer vers un fichier en attente d'approbation
- Cliquez sur Plus
- Cliquez sur Détails du fichier
- Faites défiler vers le bas jusqu'à Demandes d'approbation
- Cliquez sur Approuver ou Rejeter
- Optionnel : Saisissez un commentaire
- Cliquez sur Approuver l'élément
- Voir l'icône jaune indiquant une approbation en cours.
- Tapez sur Plus
- Tapez Détails
- Tapez Détails
- Faites défiler vers le bas et appuyez sur View request
- Poursuivez comme décrit précédemment et approuvez/rejetez.
Approuver ou rejeter tous les points restants
- Cliquez sur Demandes d'approbation
- Cliquez sur une demande d'approbation nécessitant votre intervention (indiquée par une icône d'horloge rouge)
- Cliquez sur les éléments à examiner (pour les prévisualiser ou les télécharger)
- Cliquez sur Approuver tout
-
OU cliquez sur Rejeter tout
- Optionnel : Saisissez un commentaire
- Cliquez sur Approve all pour confirmer
- Tap Agréments
- Tapez sur la demande d'approbation en attente
- Faites défiler vers le bas et appuyez sur Approuver les éléments en attente
-
Ou tapez sur Rejeter les éléments en attente
Annuler une demande d'approbation
Si une demande d'approbation devient obsolète après son envoi, il est possible de l'annuler. Elle apparaîtra toujours avec le statut "Annulé".
- Cliquez sur Demandes d'approbation
- Cliquez sur la demande d'approbation dans la liste pour l'ouvrir
- Cliquez sur Annuler la demande
- Tapez "Annuler" pour confirmer
- Cliquez sur Annuler la demande
- Tap Agréments
- Tapez sur la demande d'approbation en attente
- Faites défiler vers le bas et appuyez sur Annuler la demande
- Tap Oui
- Voir le statut modifié en Annulé
Supprimer une demande d'approbation
Supprimez une demande d'approbation pour la retirer définitivement de la liste des demandes d'approbation.
Les approbations en attente ne peuvent pas être supprimées, mais doivent d'abord être annulées.
- Cliquez sur Demandes d'approbation
- Cliquez sur Plus
- Cliquez sur Supprimer
- Tapez "Supprimer" pour confirmer
- Cliquez sur Supprimer la demande
- Tap Agréments
- Touchez Terminé ou Annulé
- Tapez sur Plus
- Tapez sur Supprimer
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