Gestion des documents

Vue d'ensemble

La gestion des documents vous permet de gérer tous les documents, plans et autres fichiers pertinents pour vos projets au sein de PlanRadar.

Les cas d'utilisation suivants sont possibles avec PlanRadar :

• Stockage et organisation des documents - Téléchargez, organisez et stockez tous les documents dans PlanRadar, comme vous le feriez dans un autre logiciel de partage de fichiers, et bénéficiez d'un accès à ces documents sur la même plateforme PlanRadar que toutes les autres données du projet. Les documents et les fichiers sont accessibles à partir de l'application mobile PlanRadar, même en mode hors ligne.
  Pour en savoir plus, voir ci-dessous et Ajouter et gérer des fichiers/dossiers et Voir et trouver des fichiers/dossiers.
• Versionnement et approbation des documents - Assurez-vous que votre équipe travaille toujours avec la dernière version. Téléchargez de nouvelles versions de documents et consultez l'historique des versions pour suivre toutes les modifications et mises à jour tout au long de votre projet. Si vous devez approuver un document, vous pouvez l'envoyer aux membres de votre équipe pour approbation.
  Pour en savoir plus, consultez Create & Manage File Versions et Approvals > Document Approvals
• Approbation des plans - Comme pour les documents, lorsque vous téléchargez des plans et de nouvelles versions de plans, vous pouvez les envoyer pour examen et approbation.
  Plus d'informations sur Approvals > Plan Approvals
• Contrôle d'accès aux fichiers/dossiers - Définissez quels utilisateurs ou rôles peuvent accéder à des fichiers ou dossiers spécifiques.
  Pour en savoir plus, consultez Contrôle d'accès aux fichiers/dossiers.

Comment accéder à Document Management

• Application web
• Mobile

1. Cliquez sur Documents

Sections de l'encadré

Sur le côté gauche, vous trouverez une barre latérale qui contient plusieurs sections :

1. Tous les fichiers est l'endroit où vous pouvez gérer tous vos documents et fichiers dans une structure de dossiers similaire à votre système de fichiers local ou à d'autres disques en nuage. Pour en savoir plus, consultez View & Find Files/Folders et Add & Manage Files/Folders.
2. Tâches pièces jointes - lisez plus dans Voir et filtrer les pièces jointes de tous Tâches dans l'application Web.
3. Documents by Layers n'est visible que pour les comptes PlanRadar créés avant février 2022 et couvre la façon dont les documents pouvaient être gérés dans PlanRadar par le passé. Pour en savoir plus, consultez le site : Documents par couches
4. Favoris : Vous pouvez ajouter et supprimer des fichiers et des dossiers dans vos favoris pour y accéder rapidement. Pour en savoir plus, consultez la page View & Manage Favourite Files/Folders (Afficher et gérer les fichiers/dossiers favoris).
5. Éléments partagés: Affichez les fichiers que quelqu'un a partagés avec vous. Lisez la suite dans Contrôle d'accès aux fichiers/dossiers
6. Activité - pour en savoir plus, consultez le site Voir le journal d'activité des fichiers et dossiers dans l'application Web.
7. Corbeille : Vous pouvez afficher et restaurer les fichiers qui ont été déplacés dans la corbeille. Pour en savoir plus, consultez Ajouter et gérer des fichiers/dossiers > Supprimer et restaurer des fichiers/dossiers.
8. Les demandes d'approbation ont été déplacées vers Approvals > Document Approvals. Pour en savoir plus, consultez View & Manage Approvals.
9. Paramètres pour ajouter des flux d'approbation à ce projet. Pour en savoir plus, consultez Gérer les flux d'approbation d'un projet > Gérer les flux de documents.

Types de fichiers pris en charge

Il n'y a aucune restriction sur les types de fichiers qui peuvent être téléchargés.

Les types de fichiers suivants peuvent être prévisualisés dans PlanRadar:

• PDFs
• Images (JPG, PNG, GIF, BMP, HEIC)
• panoramas à 360
• Fichiers audio
• Vidéos

Taille maximale du fichier

La taille maximale d'un fichier est limitée à 2 Go.

Email de mise à jour quotidienne

Recevez chaque jour un courriel vous informant des fichiers qui ont été téléchargés ou mis à jour dans les documents de tous vos projets. Pour en savoir plus, consultez Configure E-Mail Notifications > Document Management Notifications.

Version du document

Pour chaque fichier, il est possible de stocker plusieurs versions sur PlanRadar. Chaque fichier a un nom qui peut être modifié et des métadonnées sont conservées pour chaque version :

• Index des versions
• Nom de fichier original
• Créateur
• Date de création
• Taille

Le versionnage n'est disponible que pour les fichiers de Tous les fichiers (il n'est pas disponible pour les fichiers de Documents par couches).

Version actuelle

Pour chaque fichier, il existe une version actuelle , qui est la version du fichier qui est ouverte lorsque le fichier est cliqué ou téléchargé. Les métadonnées figurant dans la liste des fichiers et dans l'onglet "Détails du fichier" font toujours référence à la version actuelle .

La version actuelle de est la

• dernière version approuvée, s'il existe une version approuvée, sinon il s'agit de la
• la version la plus récente.

Opérations sur les fichiers et versions

Lorsque vous déplacez un fichier vers un autre dossier, vers la corbeille ou lorsque vous le restaurez à partir de la corbeille, le fichier entier avec toutes ses versions est déplacé.

Lorsqu'un fichier contenant des versions est supprimé définitivement de la corbeille, toutes ses versions sont également supprimées. Au lieu de supprimer le fichier entier, il est également possible de supprimer une version spécifique du fichier.

Lors de la duplication d'un fichier avec des versions, seule la version actuelle est utilisée pour le nouveau fichier, sans tenir compte des autres versions.

Pour en savoir plus, consultez le site Créer et gérer des versions de fichiers.

Version et approbation des documents

Pour en savoir plus, consultez le site Approvals > Approvals and Current Version.