Gestion des documents

Vue d'ensemble

La Gestion des Documents permet de gérer les plans et documents pertinents pour vos projets dans PlanRadar. Pour cela, elle propose les fonctionnalités suivantes :

• Stockage & organisation des documents - Téléchargez, organisez et sauvegardez tous les documents dans PlanRadar, comme vous le feriez dans d’autres logiciels de partage de fichiers, et accédez à ces documents avec d'autres données du projet.
  Plus d’informations ci-dessous.
• Contrôle des versions & approbation des documents - Assurez-vous que votre équipe travaille toujours sur la dernière version. Importez de nouvelles versions de documents, consultez l’historique des versions et suivez toutes les modifications et mises à jour tout au long de votre projet. Si vous devez valider un document, vous pouvez l’envoyer aux membres de l’équipe pour approbation.
  En savoir plus sur Contrôle des versions & approbation des documents
• Approbation des plans - Comme pour les documents, lorsque vous téléchargez des plans et de nouvelles versions de plans, vous pouvez les envoyer pour révision et approbation.
  En savoir plus sur les Approbations de plans

Comment accéder à la Gestion des Documents

Cliquez sur Documents dans le menu principal de l'application web :

Stockage et organisation des documents

Généralité

Tous les dossiers

Tous vos documents et fichiers se trouvent dans Documents > Tous les dossiers.
Ils sont répartis par projet. Voir : Sélectionner un projet

Les Documents par niveau correspondent à l’ancienne façon dont PlanRadar gérait les documents.
Elle fonctionne différemment de celle décrite ci-dessous et fait l’objet d’un article dédié.
Voir : Documents par niveau

Disponible sur tous les appareils

Vous pouvez accéder à tous les fichiers sur tous les appareils et la plupart des fonctionnalités sont disponibles sur l’application web ainsi que sur nos applications mobiles.
Les Autorisations peuvent être gérées dans l’application web.

Types de fichiers pris en charge

Il n'y a aucune restriction sur les types de fichiers qui peuvent être importés.

Les types de fichiers suivants peuvent être prévisualisés dans PlanRadar :

• Fichiers PDF
• Images (JPG, PNG, GIF, BMP)
• Panoramas à 360°
• Fichiers audio
• Vidéos

Accéder aux documents d'un projet

Sélectionnez un projet pour accéder à ses fichiers et dossiers.

Tous les fichiers et dossiers sont répartis par projet.

1. Cliquez sur Documents
2. Ouvrez le menu déroulant Projet
3. Cliquez sur un projet

Créer un dossier

1. Rendez vous sur Tous les dossiers ou sur le dossier parent (dans lequel vous souhaitez créer un dossier)
2. Cliquez sur + Ajouter un nouvel élément
3. Cliquez sur Nouveau dossier
   
   
4. Saisissez le nom du dossier
5. Cliquez sur Créer

Ajouter des fichiers et des dossiers à partir de votre appareil

Vous pouvez importer un ou plusieurs fichiers à la fois ou des dossiers complets.

La première étape consiste à se rendre sur le dossier de destination dans lequel les nouveaux éléments seront ajoutés.

Il y a ensuite trois manières d’importer des fichiers :

Ajouter des fichiers et des dossiers à partir de services de stockage dans le Cloud

1. Cliquez sur + Ajouter un nouvel élément
2. Cliquez sur Importer depuis Dropbox / Google Drive / OneDrive
   
3. Vous devrez peut-être vous connecter à votre service de stockage dans le Cloud (si ce n'est pas déjà fait).
4. L'explorateur de fichiers de votre service de stockage dans le Cloud s'ouvre pour vous permettre de sélectionner des éléments.

Favoris

Ajoutez des fichiers ou des dossiers à vos favoris pour y accéder rapidement sur tous vos appareils.

Ajouter aux favoris

Cliquez sur l'étoile pour ajouter un fichier ou un dossier à vos favoris :

Afficher les favoris

Cliquez sur Favoris pour afficher la liste de tous vos fichiers et dossiers favoris :

Les fichiers et dossiers marqués comme favoris sont reconnaissables à l'icône étoile pleine.

Supprimer des favoris

Cliquez sur l'icône étoile pour supprimer un fichier ou un dossier de vos favoris :

Déplacer des fichiers et des dossiers

Déplacer des fichiers ou des dossiers vers un autre dossier :

Dupliquer un fichier

Dupliquer un fichier unique signifie créer une copie exacte. Si le Contrôle des versions de documents est utilisé, l'historique des versions ne sera pas dupliqué et seule la version actuelle du document sera utilisée pour le nouveau fichier.

Choisissez le fichier que vous souhaitez dupliquer.

1. Cliquez sur le menu à trois points Plus d'options
2. Cliquez sur Dupliquer
3. Saisissez un nouveau nom de fichier
4. Cliquez sur Dupliquer

Supprimer et restaurer des fichiers et des dossiers

Les fichiers et les dossiers ne sont pas immédiatement supprimés, mais tout d'abord placés dans la corbeille.
De là, ils peuvent être définitivement restaurés ou supprimés. Actuellement, les éléments de la corbeille ne sont pas automatiquement supprimés.

La corbeille est synchronisée entre tous les appareils. L’endroit où vous avez supprimé un fichier ou un dossier n’a pas d’importance.

Supprimer

Supprimez un ou plusieurs fichiers ou dossiers en les déplaçant vers la corbeille.

Restaurer les fichiers et dossiers supprimés de la corbeille

Supprimer définitivement

Pour supprimer définitivement des fichiers ou des dossiers sans possibilité de les restaurer, il existe deux méthodes :

Renommer

Choisissez le fichier ou dossier que vous souhaitez renommer.

1. Cliquez sur le menu à trois points Plus d'options
2. Cliquez sur Renommer
   
   
3. Saisissez le nouveau nom
4. Cliquez sur Renommer

Rechercher des fichiers et des dossiers

Rechercher des fichiers et des dossiers par leur nom

1. Cliquez sur le champ de recherche et saisissez les termes recherchés
2. Les résultats de la recherche s’affichent
   

Définir l'emplacement de recherche

Par défaut, la recherche est effectuée dans le dossier en cours et dans tous les sous-dossiers.

Limiter la recherche au dossier en cours (en excluant les sous-dossiers)

1. Cliquez sur le menu déroulant des paramètres de recherche à côté du champ de recherche
2. Cliquez sur Seulement ce dossier

Étendre la recherche à tous les dossiers (indépendamment du dossier en cours)

1. Cliquez sur le menu déroulant des paramètres de recherche à côté du champ de recherche
2. Cliquez sur Tous les fichiers

Notez que vous pouvez également effectuer une recherche dans la corbeille ou, le cas échéant, dans les Documents par niveau.

Quitter la recherche

Après avoir terminé votre recherche, quittez la page des résultats de la recherche en cliquant sur :

Télécharger des fichiers et des dossiers

Sur iOS et Android, le téléchargement de fichiers sur votre appareil s'effectue à l'aide de la fonction de partage. Voir Partager des fichiers avec d'autres applications mobiles

Dans l'application web, il y a plusieurs façons de télécharger des fichiers sur votre appareil local et de les sauvegarder en dehors de l'application PlanRadar.

Télécharger un fichier ou un dossier

1. Cliquez sur le menu à trois points Plus d'options
2. Cliquez sur Télécharger

Le téléchargement d'un dossier regroupera tous les fichiers dans un fichier ZIP.

Télécharger plusieurs fichiers ou dossiers

1. Cochez les cases de chaque fichier ou dossier que vous souhaitez télécharger
2. Facultatif : Cocher la case Tout sélectionner
3. Cliquez sur Action groupée
4. Cliquez sur Télécharger
   

Le téléchargement de fichiers et de dossiers regroupera tous les fichiers dans un fichier ZIP.

Afficher les détails du fichier

Cliquer sur Détails du fichier pour obtenir plus d'informations sur le fichier, notamment :

• Aperçu du document pour des types de fichiers spécifiques - voir : Types de fichiers pris en charge
• Version actuelle du fichier
• Créé le : date d’importation du fichier
• Créé par : l’utilisateur ou l’utilisatrice qui a importé le fichier
• Taille : taille du fichier
• Dossier : nom du dossier parent
• Nom de fichier original : nom du fichier avant l’importation (non modifiable)

Pour les dossiers, les informations suivantes sont disponibles :

• Créé par : l’utilisateur qui a créé le dossier
• Créé le : date de création du dossier
• Dossier : nom du dossier parent

Ouvrir les détails du fichier

1. Cliquez sur le menu à trois points Plus d'options
2. Cliquez sur Détails du fichier
   

Conseil : Lorsque les détails d’un fichier sont ouverts, vous pouvez également sélectionner d’autres fichiers ou dossiers pour afficher leurs détails.

Importer une nouvelle version du fichier

Sauf si des approbations sont nécessaires, l’importation d’une nouvelle version d’un fichier remplacera l’ancienne version du fichier, et deviendra nouvelle version.

Le Contrôle des versions de documents est uniquement disponible pour les comptes Enterprise.

Il y a trois manières d’importer une nouvelle version de fichier :

Fonctionnalités pour mobiles uniquement

Accès hors ligne pour les applications mobiles

Rendre un fichier accessible hors ligne

Utilisez la fonctionnalité « Rendre accessible hors ligne » pour vous assurer que certains fichiers sont toujours disponibles même lorsque vous n’êtes pas en ligne.

1. Choisissez le fichier ou dossier que vous souhaitez rendre accessible hors ligne.
2. Cliquez sur le menu à trois points Plus d'options
3. Appuyez sur Rendre accessible hors ligne
   

Afficher les fichiers « accessibles hors ligne »

Cliquez sur Hors ligne (dans la barre d’outils inférieure) pour afficher une liste de tous les fichiers que vous avez auparavant marqués comme étant « accessible hors ligne ».

L’icône à côté de « Créé le » (date à laquelle le fichier a été téléchargé dans Documents) indique que le fichier est marqué comme « accessible hors ligne ».

Les fichiers que vous avez récemment ouverts sont mis en cache pendant un certain temps et peuvent également être accessibles hors ligne. Les fichiers inaccessibles en mode hors ligne sont grisés.

Partager des fichiers avec d’autres applications mobiles

Tout fichier peut être téléchargé et partagé en dehors de PlanRadar.

1. Naviguez jusqu’au fichier que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur le menu à trois points Plus d'options
3. Appuyez sur Partager
   
4. Continuez le processus avec votre système de partage de fichiers

Autorisations

Les autorisations concernant les approbations de documents sont décrites dans Contrôle des versions & approbation des documents

L’accès à la Gestion des Documents peut être contrôlé à l’aide de rôles, donnant des autorisations spécifiques aux utilisateurs internes. Ils peuvent consulter, créer, modifier ou supprimer des fichiers et des dossiers dans leurs projets situés dans Documents.

• Créer : l’utilisateur peut créer des dossiers, importer des fichiers et des dossiers, restaurer à partir de la corbeille

• Afficher : l’utilisateur peut afficher les fichiers et les dossiers, y compris les éléments mis à la corbeille

• Modifier : l’utilisateur peut renommer et déplacer des fichiers et des dossiers, et mettre à jour des fichiers avec de nouvelles versions

• Supprimer : l’utilisateur peut supprimer des versions de fichiers, les déplacer dans la corbeille et les supprimer définitivement

Les intervenants n’ont pas accès aux dossiers en général.
Les observateurs peuvent consulter tous les fichiers, mais ils ne peuvent ni les modifier ni en ajouter.

Ces autorisations spécifiques pour la Gestion des Documents n'ont aucun effet sur les documents dans Documents par niveau.

1. Cliquez sur Gestion des utilisateurs
2. Cliquez sur Rôles
3. Cliquez sur + Créer un rôle (ou cliquez sur un rôle existant pour le modifier)
   
4. Faites défiler la page jusqu’à Gestion des Documents
5. Cochez les cases Créer, Afficher, Modifier et/ou Supprimer pour accorder ces autorisations.
6. Cliquez sur Sauvegarder