Contrôle des versions & approbation des documents

Vue d’ensemble

Pour commencer à utiliser la fonctionnalité de Gestion des Documents et en savoir plus sur la gestion des fichiers et des dossiers, veuillez lire la page : Gestion des Documents : Stockage de fichiers

Cet article traite du contrôle de versions et des approbations de documents. Le processus de Gestion des Documents vous permet de demander l’approbation d’un ou de plusieurs fichiers à un ou plusieurs réviseurs. Le fait de gérer ce processus dans PlanRadar permet de disposer d’une documentation fiable et de s’assurer que tout le monde travaille sur les bonnes versions de documents.

Contrôle des versions de documents

Il est possible de disposer de plusieurs versions de chaque fichier dans PlanRadar. Chaque fichier a un nom qui peut être modifié. Les métadonnées sont conservées pour chaque version, notamment :

• L’index des versions
• Le nom du fichier original
• Le nom du créateur
• La date de création
• La taille du fichier

Le contrôle des versions de documents n’est disponible que pour les fichiers présents dans Tous les fichiers. (Il n’est pas disponible pour les fichiers se trouvant dans Documents par niveau.)

Version actuelle

Pour chaque fichier, il existe une version actuelle, qui correspond à la version du fichier qui s'ouvre lorsque celui-ci est sélectionné ou téléchargé. Les métadonnées figurant dans la liste des fichiers et dans les détails du fichier font toujours référence à la version actuelle.

La version actuelle correspond à

• la dernière version approuvée, s’il existe une version approuvée, sinon il s’agit de
• la version la plus récente.

Importer une nouvelle version du fichier

Il n’y a pas de restriction de format de fichier lors de l'ajout d'une nouvelle version. (Il est par exemple possible d’importer un fichier Word et de le mettre à jour ensuite avec un fichier PDF.)

Pour les approbations, une nouvelle version doit être approuvée pour devenir la nouvelle version actuelle. Il est ainsi possible d’importer une nouvelle version tout en laissant l’équipe travailler sur la dernière version approuvée sans être perturbée.

Il y a trois manières d’importer une nouvelle version de fichier :

Afficher et télécharger les versions précédentes des fichiers

Accédez à l’historique complet des versions pour afficher ou télécharger les versions précédentes d’un fichier.

1. Cliquez sur le menu à trois points Plus d'options
2. Cliquez sur Détails du fichier
3. Cliquez sur l’onglet Versions
4. Numéro de version
5. Indication de la version actuelle
6. Cliquez sur le menu à trois points Plus d'options pour télécharger une version précédente

Supprimer une version spécifique d’un fichier

Accédez à l’historique des versions comme indiqué ci-dessus et cliquez sur le menu à trois points Plus d'options pour Supprimer une version spécifique.

Il n’est pas possible de supprimer la « version actuelle » (telle que définie ci-dessus), tout comme il n’est pas possible de supprimer une version en attente d’approbation.

Contrôle des versions de documents et fonctionnement des fichiers

Lorsqu’un fichier est déplacé dans un autre dossier, dans la corbeille ou lorsqu’il est restauré à partir de la corbeille, c’est le fichier entier avec toutes ses versions qui est déplacé.

Lorsqu’un fichier contenant des versions est supprimé définitivement de la corbeille, toutes ses versions sont également supprimées. Au lieu de supprimer le fichier entier, il est également possible de supprimer une version spécifique du fichier.

Lorsqu’un fichier avec versions est dupliqué, seule la version actuelle est utilisée pour le nouveau fichier, sans tenir compte des autres versions.

Approbation des fichiers

L’approbation de fichier est systématiquement requise pour des versions spécifiques de fichiers et dans le cadre d’une demande d’approbation. Une demande d’approbation comporte un ou plusieurs éléments à réviser, un ou plusieurs réviseurs, un sujet, un message facultatif et une date d’échéance. Il est ainsi possible de demander l’approbation de plusieurs fichiers à la fois.

Créer une demande d’approbation

Lorsqu’une approbation est en cours pour une version d’un fichier, il n’est pas possible de demander l’approbation d’une autre version du même fichier en même temps.

Il existe quatre manières de créer une demande d’approbation (veuillez lire la section suivante pour savoir comment remplir et envoyer la demande d’approbation) :

Remplir et envoyer une demande d’approbation

1. Cliquez sur Ajouter des réviseurs
2. Facultatif : Modifiez le sujet
3. Facultatif : Saisissez un message
4. Cliquez sur l’icône de la date pour définir une date d’échéance
5. Cliquez sur Envoyer une demande

Les éléments suivants ne peuvent faire l'objet de demandes d’approbation :

• Fichiers déjà en attente d’approbation pour une autre version
• Dossiers
• Fichiers sous Documents par niveau
• 100 éléments au maximum peuvent être envoyés par demande d’approbation.

Les réviseurs recevront une notification avec les nouvelles demandes d’approbation et recevront un rappel trois jours avant la date d’échéance.

Une fois envoyée, la demande d’approbation ne peut plus être modifiée. Elle peut seulement être annulée (voir section suivante).

Annuler une demande d’approbation après son envoi

Si une demande d’approbation devient obsolète après son envoi, il est possible de l’annuler. Elle apparaîtra toujours, mais avec le statut « Annulé ».

1. Cliquez sur Demandes d’approbation
2. Cliquez sur la demande d’approbation dans la liste pour l’ouvrir
3. Cliquez sur Annuler la demande
   
4. Saisissez le mot « Annuler » pour confirmer
5. Cliquez sur Annuler la demande
   

Les réviseurs seront notifiés de l’annulation. Aucun réviseur ne peut donner de réponse aux fichiers restants, mais les réponses envoyées jusque là sont conservées.

Tous les éléments qui ont déjà été approuvés par tous les utilisateurs conservent leur statut Approuvé. De même, les éléments qui ont été rejetés par au moins un utilisateur conservent leur statut Rejeté. Le statut d’approbation de tous les autres fichiers repassera au statut précédent.

Supprimer une demande d’approbation

Supprimer une demande d’approbation pour la retirer définitivement de la liste des demandes d’approbation.

1. Cliquez sur Demandes d’approbation
2. Cliquez sur le menu à trois points Plus d'options
3. Cliquez sur le Supprimer
   
   
4. Saisissez le mot « Supprimer »
5. Cliquez sur le Supprimer la demande
   

Réviser les demandes d’approbation

En tant que réviseur, vous pouvez examiner et approuver ou rejeter les éléments d’une demande d’approbation.

Afficher les demandes d’approbation

Vous trouverez toutes les demandes d’approbation dans la Gestion des Documents, sous la rubrique Demandes d’approbation. Les demandes d’approbation peuvent avoir l’un des statuts suivants :

• En attente : Encore en attente de commentaire de certains réviseurs
• Terminé : Tous les réviseurs ont approuvé ou rejeté la demande
• Annulé : La demande d’approbation a été annulée

Statut de l’approbation des fichiers

Un fichier peut avoir l'un des statuts d'approbation suivants :

• Aucun (-) : Aucune approbation n’a été demandée pour le fichier
• En attente : L’approbation est en attente
• Approuvé : La version est approuvée
• Rejeté : La version est rejetée

Si une version de fichier est en attente d’approbation, son statut est déterminé de la manière suivante :

• Si tous les réviseurs l'approuvent, le statut est « Approuvé ».
• Si un réviseur rejette la demande, le statut est « Rejeté ». Cependant, les autres réviseurs peuvent toujours envoyer leurs commentaires.

Le numéro de version et le statut d’approbation sont indiqués dans l’onglet Détails du fichier pour la version actuelle et dans l’onglet Versions pour toutes les versions d’un fichier. Vous pouvez également consulter la version et le statut d’approbation de la version actuelle dans la liste des fichiers.

Si un fichier est approuvé (par exemple, la V1 est approuvée et constitue la version actuelle) et qu’une version plus récente est en attente d’approbation (par exemple, la V2), cela est indiqué en plus du statut d’approbation dans la liste des fichiers (par exemple, la version actuelle indique V1 et le statut d’approbation « Approuvé (V2 en attente) »).

Si les colonnes Version ou Statut d’approbation ne sont pas visibles dans la liste des fichiers, cliquez sur l’icône de réglage des fichiers et assurez-vous que vous avez configuré le tableau pour qu’elle affiche ces colonnes.

N’oubliez pas que dans la liste des fichiers et dans les détails des fichiers, le statut est indiqué pour la version actuelle, comme défini ci-dessus. Par conséquent, le statut Rejeté apparaîtra seulement s’il n’existe pas encore de version approuvée.

Approbation et fonctionnement des fichiers

Le déplacement de fichiers en attente d’approbation est autorisé. Toutefois, s'il est en attente d'approbation, il n’est pas possible de déplacer un fichier vers la corbeille ou de le renommer. La duplication est autorisée ; le nouveau fichier ne sera pas associé à la demande d’approbation en cours.

Autorisations

Les intervenants peuvent agir en tant que réviseurs dans les demandes d’approbation et, par conséquent, accéder aux fichiers dans le cadre des demandes d’approbation.

Les observateurs peuvent consulter toutes les demandes d’approbation, mais ils ne peuvent ni les annuler ni les supprimer.

L’accès aux demandes d’approbation peut être contrôlé à l’aide de rôles dotés d’autorisations spécifiques, dans lesquels les utilisateurs internes peuvent afficher, créer, modifier ou supprimer des demandes d’approbation dans leurs projets situés dans Documents.

• Créer : L’utilisateur peut créer des demandes d’approbation.

• Afficher : L’utilisateur peut afficher soit toutes les demandes d’approbation, soit seulement celles dans lesquelles il est impliqué.

• Modifier : L'utilisateur peut modifier (c’est-à-dire annuler), toutes les demandes d’approbation ou seulement celles qu’il a créées.

• Supprimer : L’utilisateur peut supprimer toutes les demandes d’approbation ou seulement celles qu’il a créées.

Pour accorder des autorisations sur les demandes d’approbation à un rôle :

1. Cliquez sur Gestion des utilisateurs
2. Cliquez sur Rôles
3. Cliquez sur + Créer un rôle ou cliquez sur un rôle existant pour le modifier
   
4. Faites défiler vers le bas jusqu’à Demandes d’approbation
5. Cochez les cases Créer, Afficher, Modifier et/ou Supprimer pour accorder ces autorisations.
6. Les fonctions Afficher/Modifier/Supprimer s’appliquent par défaut à toutes les demandes d’approbation
7. ou peuvent être limitées aux seules demandes d’approbation dans lesquelles l’utilisateur est impliqué
8. Cliquez sur Sauvegarder