Version et approbation des documents

Vue d'ensemble

Pour commencer à utiliser la gestion des documents, lisez d'abord cet article : Gestion des documents.

Assurez-vous que votre équipe travaille toujours sur la dernière version. Téléchargez de nouvelles versions de documents et consultez l'historique des versions pour suivre toutes les modifications et mises à jour tout au long de votre projet.

Si vous devez approuver un document, vous pouvez l'envoyer aux membres de l'équipe pour approbation.

Comment accéder à Document Management

• Application web
• Mobile

Version du document

Pour chaque fichier, il est possible de stocker plusieurs versions dans PlanRadar. Chaque fichier a un nom qui peut être modifié et des métadonnées sont conservées pour chaque version :

• Index des versions
• Nom de fichier original
• Créateur
• Date de création
• Taille

Le versionnage n'est disponible que pour les fichiers de Tous les fichiers (il n'est pas disponible pour les fichiers de Documents par couches).

Version actuelle

Pour chaque fichier, il existe une version actuelle , qui est la version du fichier qui est ouverte lorsque le fichier est cliqué ou téléchargé. Les métadonnées figurant dans la liste des fichiers et dans l'onglet "Détails du fichier" font toujours référence à la version actuelle .

La version actuelle de est la

• dernière version approuvée, s'il existe une version approuvée, sinon il s'agit de la
• la version la plus récente.

Opérations sur les fichiers et les versions

Lorsque vous déplacez un fichier vers un autre dossier, vers la corbeille ou lorsque vous le restaurez à partir de la corbeille, le fichier entier avec toutes ses versions est déplacé.

Lorsqu'un fichier contenant des versions est supprimé définitivement de la corbeille, toutes ses versions sont également supprimées. Au lieu de supprimer le fichier entier, il est également possible de supprimer une version spécifique du fichier.

Lors de la duplication d'un fichier avec des versions, seule la version actuelle est utilisée pour le nouveau fichier, sans tenir compte des autres versions.

Pour en savoir plus, consultez le site Créer et gérer des versions de fichiers.

Approbation des dossiers

Les approbations de fichiers sont toujours demandées pour des versions spécifiques de fichiers et dans le cadre d'une demande d'approbation.

Une demande d'approbation comporte un ou plusieurs éléments à examiner, un ou plusieurs examinateurs, un sujet, un message facultatif et une date d'échéance. Il est ainsi possible de demander l'approbation de plusieurs fichiers à la fois.

Vous pouvez demander l'approbation d'un maximum de 100 éléments à la fois par demande d'approbation.

Les éléments suivants ne peuvent pas être ajoutés aux demandes d'approbation :

• Dossiers déjà en attente d'approbation pour une autre version
• Dossiers
• Fichiers sous Documents par couches

Les réviseurs doivent avoir accès à tous les éléments. Si le contrôle d'accès est activé, ils doivent être au moins Viewer. Pour en savoir plus, consultez le site File/Folder Access Control (Contrôle d'accès aux fichiers/dossiers)

Les réviseurs recevront des notifications concernant les nouvelles demandes d'approbation et des rappels des dates d'échéance trois jours à l'avance.

Une fois envoyée, la demande d'approbation ne peut pas être modifiée. Elle ne peut être qu'annulée.

Lorsqu'une approbation est en cours pour une version d'un fichier, il n'est pas possible de demander l'approbation d'une autre version du même fichier en même temps.

Statut des demandes d'approbation

Vous trouverez toutes les demandes d'approbation dans la gestion des documents sous la section Demandes d'approbation. Leur statut est l'un des suivants :

• En attente : certains éléments sont encore en attente d'un retour d'information de la part des évaluateurs
• Complet : tous les éléments ont été approuvés ou rejetés par les évaluateurs
• Annulé : la demande d'approbation a été annulée

Statut d'approbation des dossiers

Le statut d'approbation d'un dossier a l'un des états suivants :

• Aucun (-) : aucune approbation n'a été demandée pour le dossier
• En attente : l'approbation est en attente
• Approuvé : la version a été approuvée
• Rejeté : la version a été rejetée

Si une version de fichier est en attente d'approbation, le statut est déterminé de la manière suivante :

• Si tous les réviseurs ont approuvé, le statut est Approuvé.
• Si un réviseur a rejeté, le statut est Rejeté. Toutefois, les autres évaluateurs peuvent encore envoyer leurs commentaires.

Approbations et version actuelle

Le numéro de version du fichier et le statut d'approbation sont affichés pour la version actuelle de dans la liste des fichiers, l'onglet "Détails du fichier" et l'onglet "Versions".

Si un fichier est approuvé (par exemple, la V1 est approuvée et la version actuelle ) et qu'une version plus récente est en attente d'approbation (par exemple V2), cela est indiqué en plus du statut d'approbation dans la liste des fichiers (par exemple, la version actuelle est indiquée comme V1 et le statut d'approbation comme "Approuvé (V2 en attente)").

Si les colonnes version ou statut d'approbation ne sont pas visibles dans la liste des fichiers, cliquez sur l'icône d'engrenage de la table des fichiers et assurez-vous que vous avez configuré la table pour qu'elle affiche ces colonnes.

N'oubliez pas que dans la liste des fichiers et dans les détails des fichiers, le statut est indiqué pour la version actuelle , comme défini ci-dessus. Par conséquent, le statut Rejeté n'apparaîtra que s'il n'existe pas encore de version approuvée.

Opérations et approbations de dossiers

Il est possible de déplacer et de renommer des fichiers en attente d'approbation. Cependant, il n'est pas possible de déplacer
un fichier vers la corbeille s'il est en attente d'approbation. La duplication est autorisée ; le nouveau fichier ne sera pas associé à l'approbation en cours.

Pour en savoir plus, consultez le site Créer, réviser et gérer des demandes d'approbation de dossier.