Tâches

Vue d’ensemble et navigation dans les tâches

Les tâches constituent le moyen de collecter des informations sur votre projet. Elles peuvent être utilisées pour suivre les actions, signaler les défauts ou les pannes, enregistrer les rapports quotidiens, créer des checklists et plus encore.
Vous pouvez ajouter des photos, des vidéos, des enregistrements audio et de documents aux tâches pour vous aider à communiquer visuellement avec vos équipes. Vous pouvez également discuter avec vos coéquipiers directement au sein de la tâche. Toutes les activités sont suivies dans le journal, ce qui fournit une collecte complète de preuves.
Les utilisateurs internes peuvent créer, modifier et supprimer des tâches tandis que les intervenants ne peuvent mettre à jour les tâches que pour suivre leur progression. Les observateurs ne peuvent eux que seulement voir les tâches.
Pour accéder aux tâches, choisissez les tâches dans la barre de défilement de gauche.

Navigation des tâches

La barre d’outils supérieure vous permet de filtrer les tâches que vous consultez. Vous pouvez filtrer par projet ou filtrer pour afficher les tâches à l’aide d’un formulaire spécifique. Choisissez « Tous les projets » et « Tous les formulaires » si vous souhaitez voir une liste complète de vos tâches.
Vous pouvez également créer des filtres personnalisés pour afficher les tâches en fonction de critères spécifiques. Voir Filtrer les tâches pour plus d’informations.

Voici un aperçu de la navigation sur les tâches :

1. Créer une tâche – Cliquez ici pour créer une nouvelle tâche.
2. Projet – Sélectionnez le projet sur lequel vous travaillez. Une fois qu’un projet est sélectionné, vous pouvez choisir un niveau.
3. Formulaire – Choisissez d’afficher les tâches à l’aide d’un formulaire spécifique.
4. Filtre enregistré – Appliquez un filtre qui a été enregistré.
5. Filtre – Créez un nouveau filtre, en sélectionnant des critères spécifiques.
6. Centre de messages – Les notifications apparaissent ici.
7. Affichage – Basculez entre les affichages « Plan », « Liste » et « Document ». Pour en savoir plus, consultez Affichage.
8. Recherche – Recherchez une tâche à l’aide de mots-clés
9. Masquer les tâches fermées – Cliquez ici pour supprimer les tâches fermées de votre vue.
10. Créer un compte rendu – Cliquez ici pour exporter un rapport lié à la tâche.
11. Importer / Exporter – Cliquez sur l’icône « plus » et sélectionnez pour importer ou exporter des tâches dans un Excel ou fichier CSV.

Les options d’affichage

Il existe plusieurs façons de voir vos tâches.

• Affichage Liste – affiche les tâches dans une liste.
• Affichage Plan – affiche les tâches sous forme d’épingles sur un plan
• Affichage Document – affiche les documents importés dans PlanRadar. Voir Gestion des documents pour plus d’informations.

 

1. 1. Afficher/Masquer les colonnes: Cliquez sur cette icône pour ouvrir un menu déroulant dans lequel vous cochez ou désélectionnez les informations de la tâche que vous souhaitez afficher dans les colonnes de votre affichage liste. Décochez ces éléments pour masquer la colonne.
   2. Sélection de plusieurs tâches : Ces cases à cocher vous permettent de modifier, supprimer ou exporter toutes les tâches sélectionnées en même temps.
   3. Modifier / Supprimer –Lorsque les tâches sont sélectionnées, les boutons « modifier » et « supprimer » sont disponibles.
   4. Modification rapide des champs – Dans la vue « Liste », vous pouvez modifier directement les valeurs des champs, tels que leur statut, leur priorité, la date de livraison prévue, les intervenants ou le progrès, sans avoir à ouvrir la tâche. Pour ce faire, cliquez sur ce que vous souhaitez modifier et un menu déroulant, une barre de progression ou un calendrier s’ouvrira pour vous permettre d’apporter des modifications.
   5. Trier par – Cliquez sur les noms des colonnes vous permet de les trier par ordre croissant ou décroissant
   6. Largeur de la colonne et position – Placez votre curseur entre les colonnes. Ainsi, vous pouvez ajuster la largeur de la colonne pour mieux afficher les informations dans cette colonne. Vous pouvez également maintenir le clic une colonne et la faire glisser vers la gauche ou la droite pour la repositionner dans la liste des colonnes.

    

   Les tâches sont classées dans différentes catégories selon leur statut pour une visualisation facile :
   Rouge = Ouvert
   Bleu = En cours
   Vert = Résolu
   Jaune = Feedback
   Noir = Rejeté
   Gris = tâche fermée

Affichage Plan

L’affichage plan donne un aperçu visuel de la position de vos tâches sur votre plan.

1. Télécharger les plans – Téléchargez le plan seul ou téléchargez une version qui affiche les emplacements des tâches dessus.
2. Afficher les versions -Gérez et comparez les versions des plans.
3. Recentrage du plan – Cliquez ici pour recentrer le plan à l’écran.

 

Lorsque vous cliquez sur une épingle, un aperçu de la Tâche s’ouvre. Pour apporter des modifications rapides à une Tâche sans avoir à l’ouvrir complètement, cliquez sur l’icône en forme de flèche pour voir l’aperçu de la Tâche.

1. Modification rapide – Dans l’aperçu de la tâche, cliquez sur la flèche pour modifier le statut, la priorité, l’intervenant et la date prévue du traitement de la tâche sans avoir à ouvrir la tâche. Vous devez cliquer sur « Enregistrer » pour apporter ces modifications.
2. Média -Cliquez sur un élément multimédia pour ouvrir rapidement la galerie multimédia.
3. Ouvert – Ouvre la tâche entière
4. Télécharger – Téléchargez la tâche dans un PDF. Vous serez invité à sélectionner un modèle avant le téléchargement.
5. Dupliquer la tâche– Copiez une tâche. Vous pouvez ensuite faire un clic droit sur le plan pour coller une copie de la tâche.
6. Position du plan – Déplacez la tâche vers un autre endroit sur le plan.

 

Affichage du document

Affichage du document montre les documents importés dans PlanRadar. Voir Gestion des documents pour plus d’informations.

Créer des Tâches

Pour créer une nouvelle Tâche, vous devez d’abord sélectionner un projet dans la barre de navigation supérieure. Cliquez ensuite sur Créer une tâche.
À partir de l’affichage Plan, on vous demandera d’abord de sélectionner un emplacement sur votre plan. Déplacez le curseur à l’endroit où vous souhaitez placer la tâche, puis cliquez sur la coche verte. Pour fermer, vous pouvez cliquer sur la croix rouge.
Alternativement, dans l’affichage Plan, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le plan pour ajouter une nouvelle tâche.

Dans l’affichage Liste, cliquez sur Créer une tâche et une nouvelle tâche s’ouvrira.

1. Formulaire : Ici, vous sélectionnez le formulaire que vous souhaitez utiliser pour votre Tâche. Une fois sélectionnés, les champs du formulaire seront remplis ci-dessous. Les formulaires peuvent être personnalisés pour inclure les informations exactes que vous souhaitez saisir dans une tâche. Pour plus d’informations sur la configuration de vos formulaires, voirFormulaires et listes.
2. Niveau : Ici, vous sélectionnez le niveau du plan pour la tâche, par exemple un étage ou un niveau spécifique.
3. Plan position – Ouvre l’affichage Plan, où vous pouvez épingler la tâche à un emplacement sur le plan.
4. Créer un autre – Cochez cette case pour ouvrir automatiquement une nouvelle Tâche après avoir cliqué sur « Enregistrer » avec des champs préremplis qui correspondent à la tâche d’origine.

 

Cliquez sur Enregistrer à tout moment pour enregistrer votre progression en remplissant la Tâche. Lorsque vous êtes prêt à fermer votre Tâche, cliquez sur Enregistrer et Fermer.

Informations dans une Tache

 

Lorsque vous ouvrez une Tâche, vous pouvez accéder à toutes ses informations.

1. Formulaire : Ici, vous définissez le Formulaire pour votre Tâche. Une fois sélectionnés, les champs du formulaire seront remplis ci-dessous. Les formulaires peuvent être personnalisés pour inclure les informations exactes que vous souhaitez saisir dans une tâche. Pour plus d’informations sur la configuration de vos formulaires, voir .Formulaires et listes
2. Niveau : Ici, vous sélectionnez le niveau du plan pour la tâche, par exemple un étage ou un niveau spécifique.
3. Plan position – Ouvre l’affichage Plan, où vous pouvez épingler la tâche à un emplacement sur le plan.
4. Pièces jointes multimédias: Accédez à toutes les photos, vidéos, enregistrements audio et documents joints à la tâche.
5. Journal: Toutes les démarches sur une Tâche sont enregistrées ici une fois que celui-ci est sauvegardé. Vous pouvez filtrer ce que vous affichez ici en sélectionnant l’icône de filtre en haut de la section Journal. Les filtres comprennent media, des mémos, commentaires et activités de comptes.
6. Commentaires : Dans le Journal, vous pouvez discuter avec vos coéquipiers de la Tâche.
7. Sous-tâches – Si la Tâche comporte des Sous-tâches, elles apparaîtront ici.
8. Enregistrer / Enregistrer et fermer – Enregistre les modifications apportées à la tâche.
9. Créer un compte rendu : À partir de la tâche, vous avez la possibilité de l’exporter au format PDF. Une liste déroulante s’affiche, dans laquelle vous pouvez choisir de créer le compte rendu avec un modèle. (voir Modèles pour plus d’informations)
10. Supprimer / Dupliquer la tâche – Cliquez sur l’icône de réglage pour supprimer la tâche ou la dupliquer avec les mêmes informations.
11. Suivant / tâche précédente vous permet de naviguer vers d’autres tâches
12.  

 

Galerie de médias

La galerie multimédia héberge toutes les photos, vidéos et documents d’une Tâche. Cliquez sur Afficher toutes les pièces jointes pour y accéder à partir d’une Tâche.
Pour ajouter un média, cliquez sur Ajouter une nouvelle pièce jointe ou faites glisser /déposer des fichiers.
Dans la galerie, vous pouvez basculer entre vignettes miniatures et un affichage en liste. Vous pouvez également filtrer par type de fichier.
Sélectionnez plusieurs éléments en cliquant sur le cercle dans le coin supérieur gauche de la vue miniature ou à côté de l’élément dans l’affichage en liste à télécharger et à supprimer.

Photos

Pour ajouter des photos à une tâche, cliquez surAjouter une nouvelle pièce jointe ou faites glisser et déposez votre images .

Once you upload an image to a ticket via the webapp, the photo editor will open. If you upload multiple photos at once, you must first select an image to start editing.

The photo editor allows you to customise each image before uploading them to your ticket. You can select from the following options to edit your image.

Transformer :
Transformer vous permet de recadrer votre image. Vous pouvez faire un recadrage personnalisé ou choisir parmi les recadrages courants dans certaines formes ou tailles.

 

Texte:
Texte vous permet d’ajouter du texte à votre image. Vous pouvez personnaliser le type de police, sa taille, sa couleur, sa couleur de fond et l’interligne.

 

Autocollants:
Les autocollants vous permettent d’ajouter à votre image des formes prédéfinies qui peuvent aider à entourer ou à mettre en évidence un problème. Vous pouvez changer la couleur des autocollants ou télécharger les vôtres depuis votre ordinateur.

 

Pinceau:
Le Pinceau vous permet de dessiner sur votre image. Vous pouvez choisir la couleur du pinceau, sa taille et la dureté de la brosse.

 

Modifier le titre:
Vous pouvez modifier le titre en cliquant dans le coin inférieur droit de l’éditeur de photos, ce qui vous permet également d’ajouter une légende à votre photo.

Une fois que vous avez effectué les modifications nécessaires, cliquez sur « Enregistrer la photo » dans le coin inférieur droit de l’éditeur pour enregistrer vos modifications et importer l’image sur votre tâche.

L’éditeur de photos peut être activé/désactivé à partir des paramètres de votre profil.

Chat intégré à l’application

Ici, le créateur et l’intervenant à la tâche peuvent communiquer. Tous les commentaires et téléchargements de médias sont enregistrés chronologiquement et en horodatés permanence. Une fois qu’un commentaire a été envoyé, il n’est pas possible de le supprimer.

Confirmation de lecture

Une fois que vous avez créé et attribué une Tâche à une personne, une icône de confirmation de lecture s’affiche à côté du champ assigné.

L’icône de l’œil barré signifie que l’intervenant n’a pas encore ouvert et visualisé la Tâche.

Une fois que l’intervenant a vu la Tâche, l’icône se transformée en un œil ouvert .

Les informations de confirmation de lecture apparaîtront dans le journal Tâche avec la date et l’heure exactes aux dates et heures d’ouverture de Tâche.

Chaque utilisateur a la possibilité d’activer ou de désactiver cette fonctionnalité dans les paramètres de son profil.

Tâches principales et Sous-tâches

Les tâches principales et sous-tâches vous permettent de créer une hiérarchie, en lissant plusieurs tâches ensemble. Cette fonctionnalité peut être très utile lorsqu’il y a une tâche principale qui contient plusieurs tâches secondaires. La tâche principale peut être créée comme « Tâche principale », et les tâches secondaires peuvent être créées comme les « Sous-tâches ».

Une fois que vous avez créé une Tâche principale, vous pouvez cliquer sur le bouton Créer une Sous-tâche directement dans la Tâche principale pour créer vos Sous-tâches avec un lien direct vers la Tâche principale.

Alternativement, lors de la création d’une nouvelle Tache, vous pouvez utiliser le champ déroulant Tâche principale et sélectionner la Tâche que vous souhaitez établir comme Tâche principale. Veuillez noter que la Tâche principale doit déjà avoir été créé.

Modifier et Supprimer des Tâches

Pour modifier ou supprimer une tâche, ouvrez une tâche existante.
Pour modifier, apportez des modifications a la tâche, puis cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et fermer.
Pour supprimer, cliquez sur l’icône des paramètres, puis sélectionnez « Supprimer ». Il vous sera demandé de confirmer cette sélection avant que la Tâche ne soit définitivement supprimée.
Vous ne pouvez modifier ou supprimer des Tâches que si vous avez l’autorisation de le faire. Pour plus d’informations , consultez Rôles .

Importer des Tâches

Vous pouvez importer des Tâches directement dans PlanRadar à l’aide de fichiers Excel ou CSV.

Accédez à l’onglet « Tâches » via la barre de navigation, puis cliquez sur l’icône « plus » et sélectionnez Accédez à l’onglet « Tâches » via la barre de navigation, puis cliquez sur l’icône « plus » et sélectionnez

 

 

Options:

Définir la première ligne en tant qu’en-tête :
Select this option if you have created your excel or CSV file with the first row as the header for each attribute. If the first row in your excel file is ticket data that should also be imported and created as a ticket, you should untick this option.

Validate Tickets before import:
Sélectionnez cette option si vous avez créé votre fichier Excel ou CSV avec la première ligne comme en-tête pour chaque attribut. Si la première ligne de votre fichier Excel est constituée de données devant être importées et créées en tant que tâches, vous devez décocher cette option.

Mappage des attributs :

Vous devrez ensuite faire correspondre les attributs de votre fichier Excel ou CSV aux attributs du formulaire PlanRadar que vous avez choisis.

 

Certains champs peuvent nécessiter une sélection supplémentaire pour spécifier le type de données à saisir dans votre fichier Excel ou CSV.

 

 

*Vous pouvez cliquer sur le bouton retour pour corriger les erreurs si le problème était lié au mapping des attributs. Sinon, vous devrez peut-être modifier les données directement dans votre fichier Excel ou CSV. Le message d’erreur vous indiquera la ligne et l’attribut qui posent problème afin que vous puissiez facilement y remédier.

Trouver des tâches

Il existe plusieurs façons de rechercher et de trouver des tâches.

Barre de recherche – Vous pouvez rechercher des tâches à l’aide de mots-clés.

Vous pouvez rechercher des tâches à l’aide de mots-clés. –Vous pouvez rechercher une tâche dans un projet ou en utilisant un formulaire spécifique.
Filtres des Tâches – Vous pouvez filtrer les tâches par critères spécifiques et enregistrer les filtres couramment utilisés. Voir Filtrer les tâches pour plus de détails.
Ticket filters – You can filter Tickets by specific criteria and save commonly used Filters. See Filter Tickets for more details.

Filtres des Tâches

– Vous pouvez filtrer les tâches par critères spécifiques et enregistrer les filtres couramment utilisés. Voir Filtrer les tâches pour plus de détails.

Vous pouvez d’abord filtrer vos tâches par intervenant, auteur ou statut. Si vous cliquez sur l’option Ajouter des critères de filtre, vous pouvez voir davantage d’options de filtrage avec les éléments suivants :

Général – Filtrez vos tâches en fonction du projet, du niveau ou du formulaire.

Fonctionnalités – Filtrez pour afficher uniquement les tâches auxquels on a ajouté certains critères, par exemple photos, documents, audio, la géolocalisation ou la fonction « répéter ».

Champs par défaut – Filtrez par défaut les champs des formulaires, tels que Statut, Intervenant, Autre Destinataire ou Date d’échéance.

Champs personnalisés – Filtrez selon les champs personnalisés que vous avez créés, nommés et ajoutés à vos formulaires.

Veuillez noter que lorsque vous créez des filtres, la sélection de certains critères limite vos autres options de filtrage. Par exemple, si vous filtrez par projets, les critères tels que « Niveaux », « Intervenants » et « Formulaires » n’afficheront que les éléments qui se trouvent dans les projets sélectionnés.

Enregistrer un filtre :

Une fois que vous avez sélectionné les critères pertinents pour filtrer vos tâches, vous pouvez enregistrer votre filtre en cliquant sur le bouton Enregistrer.

Ici, vous serez invité à nommer votre filtre nouvellement créé et à sélectionner les utilisateurs de votre compte qui peuvent le consulter.

Utilisation de filtres

Pour utiliser un filtre précédemment enregistré, cliquez sur le menu déroulant à côté de Filtres Enregistrés et sélectionnez-le dans une liste de filtres pré-créés. Veuillez noter que vous ne pouvez voir que vos propres filtres et les filtres des autres membres de l’équipe que vous êtes autorisé à afficher.

Une fois qu’un filtre est actif, vous remarquerez un bouton jaune, Désactiver le filtre, affiché en haut de l’écran. Cela vous permet d’identifier facilement que vous utilisez un filtre. Pour désactiver le filtre, cliquez simplement sur le bouton jaune Désactiver le filtre.

 

Modifier, Renommer, Copier ou Supprimer un filtre

D’abord, sélectionnez le filtre souhaité dans le menu déroulant, puis cliquez sur l’icône du filtre. Une fois que vous avez sélectionné un filtre, vous pouvez le modifier en ajoutant ou en modifiant les critères initiaux. Veuillez noter que vous ne pouvez apporter ces modifications qu’à vos propres filtres créés.
Pour modifier, copier ou supprimer un filtre, cliquez sur l’icône des paramètres à côté du bouton Enregistrer les modifications pour ouvrir les paramètres du filtre. Ici, vous pouvez modifier la visibilité du filtre, renommer votre filtre, supprimer votre filtre ou l’enregistrer en tant que nouveau filtre.
Les utilisateurs qui peuvent afficher votre filtre ne peuvent pas modifier votre filtre. Ils peuvent sélectionner le paramètre Enregistrer en tant que nouveau filtre, puis apporter des modifications à leur copie nouvellement créée.

Notifications de tâches

Lorsque les tâches sont mises à jour par les membres de l’équipe, vous recevez des notifications vous tenant au courant de la progression de la tâche. Il existe plusieurs façons de recevoir des notifications de tâche :

Centre de messages – En cliquant sur le symbole de cloche dans le coin supérieur droit, vous accédez au Centre de messages où vous pouvez afficher toutes les notifications de tâches.

Push Notifications – Sur les appareils mobiles, vous recevrez des mises à jour lorsque des modifications de tâche sont apportées.

Notifications par e-mail – Vous pouvez recevoir des mises à jour par e-mail lorsque des modifications ont été apportées à la tâche.
Vous pouvez activer et désactiver la notification Push et ajuster vos options de notifications par e-mail dans les paramètres de votre profil.