Kontrola pristupa datotekama/mapama

Pregled

Kontrolirajte koji korisnici ili uloge mogu pristupiti određenim datotekama ili mapama u Upravljanju dokumentima. Definirajte što mogu učiniti dajući im dopuštenje gledatelja, suradnika ili upravitelja.

Kako pristupiti Upravljanju dokumentima Postavke pristupa

1. Kliknite Dokumenti
2. Otvaranje izbornika više datoteke ili mape
3. Kliknite Pojedinosti mape (ili pojedinosti datoteke)
4. Pogledajte Postavke pristupa

Omogući kontrolu pristupa

Prema zadanim postavkama sve su datoteke i mape dostupne bilo kojem unutarnjem korisniku s dozvolom uloge za pregled ili uređivanje dokumenata.

Da biste definirali dopuštenja pristupa za određene datoteke ili mape, najprije morate omogućiti kontrolu pristupa. Idite na postavke pristupa kao što je gore opisano u Kako pristupiti postavkama pristupa upravljanju dokumentima:

1. Aktiviraj prekidač Kontrole pristupa

Vi kao onaj koji je aktivirao prekidač automatski ćete biti dodani kao korisnik s dozvolom 'Upravitelj'. Nitko drugi neće imati pristup ovoj datoteci ili mapi dok ih ne dodate kao što je opisano u sljedećim koracima.

Jedina iznimka su korisnici s dozvolom uloge 'Admin' koja im daje bezuvjetni pristup svakoj datoteci i mapi kao što je gore opisano u Pristup & Dopuštenja.

Dok datoteka ima odobrenje na čekanju, ne možete promijeniti njezine dozvole pristupa. Također pogledajte: Versioniranje dokumenta & Odobrenja > Odobrenja datoteke.

Dodajte ulogu ili korisnika

Kada je kontrola pristupa omogućena, možete odrediti tko može pristupiti datoteci ili mapi.

U slučaju mapa, ove postavke pristupa automatski nasljeđuju sve podmape i datoteke.

Za dodavanje uloge ili korisnika:

1. Kliknite Dodaj ulogu ili korisnika
2. Izborno: Koristite polje za pretraživanje
3. Kliknite + pored uloge ili korisnika (ponovite ako je potrebno)
4. Kliknite Potvrdi

Uloge su navedene prve. Zadržite pokazivač iznad uloge da biste vidjeli sve korisnike s tom ulogom dodijeljene u trenutnom projektu.

Promjena dopuštenja za ulogu ili korisnika

Dostupna su sljedeća dopuštenja:

• Gledatelj = Samo prikaz (automatski se dodjeljuje dodanim ulogama i korisnicima)
• Suradnik = Dodajte, uredite i premjestite
• Upravitelj = Dodavanje, uređivanje, premještanje, brisanje i postavljanje kontrole pristupa

Za promjenu dopuštenja za ulogu ili korisnika:

1. Otvorite padajući izbornik koji prikazuje trenutnu dozvolu, npr. Gledatelj
2. Odaberite novu dozvolu, npr. Suradnik ili Upravitelj

Postavke pristupa nadjačavaju dopuštenja uloga.

Na primjer, ako korisnik nema dopuštenje uloge za brisanje stavki u Upravljanju dokumentima, ali ima dopuštenje upravitelja za stavku, tada korisnik može izbrisati datoteku.

Ukloni dopuštenje za ulogu ili korisnika

Za uklanjanje uloge ili korisnika i njihove dozvole za odabranu datoteku ili mapu:

1. Otvorite padajući izbornik koji prikazuje trenutnu dozvolu, npr. Gledatelj
2. Kliknite Ukloni korisnika

Onemogući kontrolu pristupa

Onemogućite kontrolu pristupa kako biste deaktivirali sve postavke pristupa i ponovno učinili datoteku ili mapu dostupnima svima.

1. Deaktiviraj prekidač Kontrole pristupa 
2. Kliknite Ipak ukloni

Ako ponovno aktivirate prekidač, vraćaju se i aktiviraju prethodne postavke pristupa.

Naslijeđene postavke pristupa

Postavke pristupa mapi automatski nasljeđuju sve podmape i datoteke.

Kada otvorite postavke pristupa za stavku koja je naslijedila postavke pristupa, prekidač Kontrola pristupa je omogućen, ali zasivljen jer se ne može onemogućiti.

Promijeniti

Nije moguće onemogućiti kontrolu pristupa za stavke s naslijeđenim postavkama pristupa, ali ih možete promijeniti kako je gore opisano u:

• Dodajte ulogu ili korisnika
• Promjena dopuštenja za ulogu ili korisnika
• Ukloni dopuštenje za ulogu ili korisnika

Vratiti

Nakon što promijenite dopuštenja, nasljeđe se deaktivira za tu stavku.

Za brisanje promjena i ponovno aktiviranje nasljeđivanja:

1. Kliknite Vrati promjene

Premjestite datoteke/mape pomoću postavki pristupa

Datoteke i mape možete premještati kao što je opisano u odjeljku Upravljanje dokumentima > Premještanje datoteka i mapa.

Dobivate dodatnu poruku potvrde u slučaju da premještena stavka ima naslijeđene postavke pristupa i/ili ciljna mapa ima (naslijeđene) postavke pristupa:

'Prilikom premještanja stavki, njihove postavke pristupa promijenit će se kako bi odgovarale postavkama nove mape.'

1. Kliknite Svejedno premjesti

U slučaju da stavka ima vlastite postavke pristupa, ona će ih zadržati i neće ih naslijediti iz nove nadređene mape.
U slučaju da stavka ima samo naslijeđene postavke pristupa, neće ih zadržati i hoće naslijediti postavke od novog roditelja u slučaju da ih ima.

Pregledaj zajedničke stavke

Za pregled popisa svih datoteka i mapa koje se dijele s vama prema postavkama pristupa:

• WebApp
• Mobilni

Ovaj prikaz također je dostupan za podizvođače ili bilo koga tko nema pristup 'Svim datotekama'.