Upravljanje dokumentacijom

Pregled

Upravljanje dokumentacijom omogućuje vam da upravljate nacrtima i dokumentima koji su relevantni za vaše projekte u PlanRadaru. Postoji nekoliko funkcija pomoću kojih možete upravljati svojom dokumentacijom:

• Pohrana podataka & organizacija dokumentacije – Učitajte, organizirajte i pohranite svu dokumentaciju u PlanRadaru, kao što biste to učinili na bilo kojoj drugoj platformi za dijeljenje datoteka, i profitirajte od pristupa platformi PlanRadar na kojoj se nalaze i svi drugi podaci o projektu.
  Pročitajte više u nastavku.
• Upravljanje različitim verzijama dokumenata & Odobrenja - Osigurajte članovima svog tima da uvijek rade s najnovijom verzijom dokumenata. Učitajte nove verzije dokumenata i pregledajte povijest nastanka verzije. Tako tijekom projekta možete pratiti sve izmjene i ažuriranja. Ako morate potpisati neki dokument, možete ga poslati članovima tima na odobrenje.
  Pročitajte više u poglavlju Upravljanje različitim verzijama dokumenata & Odobrenja
• Odobrenja nacrta - Slično kao u radu s dokumentaciijom, kada učitate nacrte i nove verzije nacrta, možete ih poslati na pregledavanje i odobrenje.
  Pročitajte više u poglavlju Odobrenja nacrta

Pristup funkcijiUpravljanje dokumentacijom

U glavnom izborniku web aplikacije kliknite na rubriku Dokumentacija:

Pohrana dokumenata & Organizacija

Općenito

Sve datoteke

Sve svoje dokumente i datoteke možete pronaći u rubrici Dokumentacija > Sve datoteke.
Razvrstani su po projektima. Pogledajte: Odaberi projekt

Dokumentacija po razinama pokriva stari način upravljanja dokumentacijom u PlanRadaru.
Ovaj način upravljanja dokumentacijom funkcionira drugačije nego što je to opisano u nastavku i pojašenjen je u odvojenom članku.
Pogledajte: Dokumentacija po razinama

Sve platforme

S bilo kojeg uređaja imate pristup svim datotekama, a većina funkcija dostupna je i u web aplikaciji i u našim mobilnim aplikacijama.
Dopuštenja se mogu uređivati u web aplikaciji.

Podržane vrste datoteka

Nema ograničenja u odnosu na vrste datoteka koje se mogu učitati.

PlanRadar podržava prikaz sljedećih vrsta datoteka:

• PDF-ovi
• Slike (JPG, PNG, GIF, BMP)
• Panoramski prikaz 360°
• Zvučne datoteke
• Videozapisi

Pristup dokumentaciji projekta

Odaberite neki projekt kako biste pristupili njegovim datotekama i mapama.

Sve datoteke i mape razvrstane su po projektima.

1. Kliknite na Dokumentacija
2. Otvorite padajući izbornik pored naslova Projekt
3. Kliknite na neki projekt

Izradite datoteke

1. Idite na Sve datoteke ili nadređenu datoteku (u kojoj želite izraditi datoteku)
2. Kliknite na + Dodaj novu stavku
3. Kliknite na Nova mapa
   
   
4. Unesite naziv mape
5. Kliknite na Izradi

Dodavanje datoteka i mapa s vašeg uređaja

Možete učitati pojedinačne datoteke, više datoteka ili mape.

Prvi korak je uvijek da uđete u odredišnu datoteku kojoj želite dodati nove stavke.

Postoje 3 načina učitavanja datoteka: 

Dodajte datoteke ili mape koje ste pohranili u oblaku nekog pružatelja usluga pohrane podataka u oblaku

1. Kliknite na + Dodaj novu stavku
2. Kliknite na Učitaj iz Dropboxa / sa Google diska / iz OneDrive-a
   
   
3. Moguće je da se prvo morate prijaviti u sustav svog pružatelja usluga u oblaku (ako niste već prijavljeni).
4. Otvorit će se preglednik vašeg pružatelja usluga u oblaku u kojemu možete odabrati stavke.

 

Favoriti

Dodajte datoteke ili mape u svoje favorite kako biste im brzo pristupili s bilo kojeg uređaja.

Dodajte u favorite

Kliknite na zvijezdu kako biste dodali datoteku ili mapu u favorite:

Pregled favorita

Kliknite na Favoriti kako biste vidjeli popis svih datoteka i mapa koje ste dodali u favorite:

Datoteke i mape koje su označene kao favoriti možete prepoznati po popunjenoj zvijezdi.

Uklanjanje s popisa favorita

Kliknite na zvijezdu kako biste datoteku ili mapu uklonili iz svojih favorita:

Premještanje datoteka i mapa

Premjestite datoteke i mape u odredišnu mapu:

Dupliciranje datoteke

Duplicirajte pojedinačnu datoteku kako biste izradili identičnu kopiju. Ako koristite funkciju upravljanja različitim verzijama dokumenata, povijest verzije ovim se korakom neće duplicirati. Za novu datoteku koristit će se samo aktualna verzija.

Idite na datoteku koju želite duplicirati.

1. Kliknite na ikonu Više
2. Kliknite na Dupliciraj
   
   
3. Unesite naziv datoteke
4. Kliknite na Dupliciraj

Brisanje & vraćanje datoteka i mapa

Datoteke i mape ne brišu se odmah. Prvo se premještaju u smeće.
Možete ih vratiti iz smeća ili trajno izbrisati. Trenutno se stavke koje se nalaze u smeću ne brišu automatski.

Smeće se sinkronizira na svim uređajima, bez obzira na to na kojem uređaju ste izbrisali datoteku ili mapu.

Premještanje u smeće

Izbrišite pojedinačnu datoteku ili mapu ili više datoteka ili mapa premještanjem u smeće.

Vraćanje izbrisanih datoteka i mapa iz smeća

Trajno brisanje

Za trajno brisanje datoteka ili mapa bez mogućnosti vraćanja postoje dvije opcije:

Promjena naziva

Idite na datoteku ili mapu čiji naziv želite promijeniti.

1. Kliknite na ikonu Više
2. Kliknite na Promijeni naziv
   
   
3. Unesite novi naziv
4. Kliknite na Promijeni naziv

Pronalaženje datoteka i mapa

Pronalaženje datoteka i mapa po nazivu

1. Kliknite na polje za pretraživanje i unestite pojam koji tražite
2. Prikazat će se rezultati pretraživanja
   

Odredite gdje pretraživati

Prema zadanim postavkama pretraživanje obuhvaća aktualnu mapu i sve podređene mape.

Ograničite pretraživanje na aktualnu mapu (bez podređenih mapa)

1. Kliknite na padajući izbornik s postavkama pretraživanja
2. Kliknite na Samo ova mapa

Proširenje pretraživanja na sve mape (neovisno o tome u kojoj mapi se trenutno nalazite)

1. Kliknite na padajući izbornik s postavkama pretraživanja
2. Kliknite na Sve datoteke

Možete pretraživati i Smeće ili, ako je dostupno, Dokumentaciju po razinama.

Izlazak iz funkcije pretraživanja

Nakon što ste dovršili svoje pretraživanje, stranicu s rezultatima pretraživanja možete napustiti na sljedeći način:

Preuzimanje datoteka i mapa

Na iOS i Android uređaju datoteke možete preuzimati pomoću funkcije dijeljenja. Pogledajte Dijeljenje datoteka s drugim mobilnim aplikacijama

U web aplikaciji postoji više načina preuzimanja datoteka na svoj lokalni uređaj i njihove pohrane izvan aplikacije PlanRadar.

Preuzimanje pojedinačne datoteke ili mape

1. Kliknite na ikonu Više
2. Kliknite na Preuzmi

Kada preuzimate mapu, sve datoteke bit će spremljene u ZIP datoteci.

Preuzimanje više datoteka ili mapa

1. Odaberite potvrdni okvir pored svake datoteke ili mape koju želite preuzeti
2. Opcionalno: Odaberite potvrdni okvir Odaberi sve
3. Kliknite na Akcije
4. Kliknite na Preuzmi
   

Kada preuzimate datoteke i mape, sve datoteke bit će spremljene u ZIP datoteci.

Prikaz detalja datoteke

Otvorite detalje datoteke kako biste vidjeli više informacija o datoteci, uključujući sljedeće informacije:

• Kratki pregled određenih vrsta datoteka - Pogledajte: Podržane vrste datoteka
• Aktualna verzija datoteke
• Izrađeno: datum kada je datoteka učitana
• Izradio: korisnik koji je učitao datoteku
• Veličina: veličina datoteke
• Mapa: naziv nadređene mape
• Izvorni naziv datoteke (ne može se mijenjati)

Za mape su dostupne sljedeće informacije:

• Izradio: korisnik koji je izradio mapu
• Izrađeno: datum kada je mapa izrađena
• Mapa: naziv nadređene mape

Prikaz detalja datoteke

1. Kliknite na Više
2. Kliknite na Detalji datoteke
   

Savjet: Dok se detalji datoteke otvaraju možete odabrati druge datoteke ili mape čije detalje također želite vidjeti.

Učitavanje nove verzije datoteke

Ukoliko se ne koristi funkcija odobrenja, preuzimanjem nove verzije datoteke ona će zamijeniti stariju verziju datoteke i bit će pohranjena kao aktualna verzija.

Funkcija upravljanja različitim verzijama dostupna je za Enterprise pakete.

Postoje tri načina učitavanja nove verzije datoteke:

Funkcije koje su dostupne samo u mobilnim aplikacijama

Izvanmrežni pristup za mobilne aplikacije

Dostupnost datoteke izvan mreže

Koristite funkciju "Omogući dostupnost izvan mreže" kako biste osigurali da su određene datoteke uvijek dostupne, čak i kada niste povezani s internetom.

1. Idite na datoteku ili mapu
2. Dodirnite ikonu Više
3. Dodirnite Omogući dostupnost izvan mreže
   

Prikaz datoteka koje su "dostupne izvan mreže"

Dodirnite Izvanmrežni rad (na donjoj alatnoj traci) kako biste vidjeli popis svih datoteka na koje ste ranije primijenili funkciju "omogući dostupnost izvan mreže".

Ikona koja se nalazi pored 'Izrađeno:' (ako je datoteka učitana u Dokumentaciju) prikazuje da je "omogućena dostupnost datoteke izvan mreže".

Datoteke koje ste nedavno otvorili neko se vrijeme pohranjuju u međuspremniku i eventualno su također dostupne izvan mreže. Datoteke koje nisu dostupne izvan mreže osjenčane su sivo.

Dijeljenje datoteka s drugim mobilnim aplikacijama

Svaku datoteku možete preuzeti i dijeliti izvan PlanRadara.

1. Idite na datoteku koju želite dijeliti
2. Dodirnite ikonu Više
3. Dodirnite Podijeli
   
4. Slijedite korake u dijaloškom okviru za dijeljenje datoteke

Dopuštenja

Dopuštenja za odobrenja dokumenata opisana su u pogavlju Upravljanje različitim verzijama dokumenata & Odobrenja

Pristup sustavu upravljanja dokumentacijom može se kontrolirati na način da internim korisnicima s određenim ulogama u okviru njihovih projekata u rubrici "Dokumentacija" možete dodijeliti dopuštenje za uvid u datoteke ili mape, za izradu, uređivanje ili brisanje datoteka ili mapa.

• Izrada: korisnik može izrađivati mape, učitati datoteke i mape, vraćati datoteke i mape iz otpada

• Prikaz: korisnik ima pravo uvida u datoteke i mape, uključujući stavke u smeću

• Uređivanje: korisnik može mijenjati naziv, premještati datoteke i mape i ažurirati datoteke novim verzijama

• Brisanje: korisnik može izbrisati verzije datoteka, premjestiti ih u smeće i izbrisati ih iz smeća

Podizvođači u pravilu nemaju pristup datotekama.
Promatrači imaju pravo na uvid u datoteke, ali ne mogu uređivati niti dodavati datoteke.

Ovakva dopuštenja za osobe s određenim ulogama u sustavu upravljanja dokumentacijom ne utječu na dokumente koji se nalaze u rubrici Dokumentacija po razinama.

1. Kliknite na Upravljanje korisnicima
2. Kliknite na Uloge
3. Kliknite na + Izradi ulogu (ili kliknite na postojeću ulogu kako biste istu uredili)
   
4. Uđite u Upravljanje dokumentacijom
5. Odaberite potvrdne okvire Izrada, Prikaz, Uređivanje i/ili Brisanje, ovisno o tome što želite dopustiti osobama s određenom ulogom
6. Kliknite na Spremi