Upravljanje različitim verzijama dokumenata & Odobrenja

Pregled

Da biste saznali više o funkciji Upravljanja dokumentacijom i o organizaciji datoteka i mapa, molimo vas da pročitate: Upravljanje dokumentacijom.

Ovaj članak govori o upravljanju različitim verzijama dokumenata i o odobrenjima. Radni koraci davanja odobrenja unutar funkcije Upravljanja dokumentacijom omogućuje vam da od jednog ili više odobravatelja zatražite odobrenje za jednu ili više datoteka. Ovaj proces u PlanRadaru doprinosi stvaranju pouzdane dokumentacije i osigurava da svi rade s aktualnim verzijama dokumenata.

Upravljanje različitim verzijama dokumenata

U PlanRadaru se mogu pohraniti različite verzije datoteka. Svaka datoteka ima naziv koji se može promijeniti, a za svaku verziju pohranjuju se metapodaci, uključujući sljedeće podatke:

• Indeks verzije
• Izvorni naziv datoteke
• Autor
• Datum izrade
• Veličina

Funkcija upravljanja verzijama dostupna je samo za datoteke koje se nalaze u Svim datotekama (nije dostupna za datoteke koje se nalaze u Dokumentaciji po razinama).

Aktualna verzija

Za svaku datoteku postoji aktualna verzija. Aktualna verzija je verzija datoteke koja se otvori kada kliknete na datoteku ili kada je preuzmete. Metapodaci u popisu dadoteka i na kartici s detaljima datoteke uvijek se odnose na aktualnu verziju.

Aktualna verzije je

• zadnje odobrena verzija, ako odobrena verzija postoji. Ako ne postoji odobrena verzija, aktualna verzija je
• najnovija verzija.

Učitavanje nove verzije datoteke

Ne postoje ograničenja za vrste datoteka različitih verzija (npr.: moguće je učitati datoteku u Wordu i onda tu istu datoteku ažurirati PDF datotekom).

Ako se koristi funkcija odobrenja dokumenata, nova verzija se mora odobriti da bi ona postala nova aktualna verzija , kao što je gore opisano. Na taj način se može učitati nova verzija dok članovi tima još uvijek neometano rade sa zadnje odobrenom verzijom.

Postoje dvije mogućnosti učitavanja nove verzije datoteke:

Prikaz i preuzimanje starijih verzija

Pristupite cijeloj povijesti verzija i pogledajte ili preuzmite starije verzije datoteke.

1. Kliknite na ikonu Više
2. Kliknite na Detalji datoteke
3. Kliknite na Verzije
4. Broj verzije
5. Oznaka aktualne verzije
6. Kliknite na ikonu Više za Preuzimanje starije verzije

Brisanje određene verzije datoteke

Uđite u povijest verzije kako je prikazano gore. Kliknite na ikonu Više i na Izbriši dotičnu verziju.

Nije moguće izbrisati “aktualnu verziju” (na način kako je opisano gore) i nije moguće izbrisati verziju ako je ona već poslana na odobrenje.

Rad s datotekama i upravljanje različitim verzijama

Ako se datoteka premješta u drugu mapu, u smeće ili ako se datoteka vraća iz smeća, premjestit će se cijela datoteka, uključujući sve njezine verzije.

Ako se datoteka s različitim verzijama trajno izbriše iz smeća, brišu se i sve druge verzije datoteke. Ako ne želite da se izbriše cijela datoteka, postoji i mogućnost brisanja određene verzije datoteke.

Ako se datoteka s različitim verzijama duplicira, u novoj datoteci nalazit će se samo aktualna verzija, a ne i druge verzije.

Odobrenje datoteke

Odobrenje datoteke uvijek se zahtijeva za određenu verziju datoteke i uvijek u okviru zahtjeva za odobrenje. Zahtjev za odobrenje sadrži jednu ili više stavki koje se moraju pregledati, jednog ili više odobravatelja, predmet, opcionalnu poruku i rok. Na taj je način moguće zatražiti odobrenje za više datoteka odjednom.

Izrada zahtjeva za odobrenje

Ako jedna verzija datoteke čeka na odobrenje, ne može se podnijeti zahtjev za odobrenje druge verzije iste datoteke odnosno različite verzije jedne te iste datoteke ne mogu istovremeno biti poslane na odobrenje.

Postoje četiri načina izrade zahtjeva za odobrenje (pročitajte u nastavku kako popuniti i poslati zahtjev za odobrenje):

Popunjavanje i slanje zahtjeva za odobrenje

1. Kliknite na Dodaj osobe nadležne za pregledavanje
2. Opcionalno: Prilagodi predmet
3. Opcionalno: Unesite poruku
4. Kliknite na ikonu datuma kako biste odredili rok
5. Kliknite na Pošalji zahtjev

Zahtjevima za odobrenje ne mogu se dodati sljedeće stavke:

• Datoteka u odnosu na koju je neka druga verzija već poslana na odobrenje
• Mape
• Mape u Dokumentaciji po razinama
• Postoji granica od najviše 100 stavki po zahtjevu za odobrenje.

Odobravatelji će primiti obavijest o novim zahtjevima za odobrenje i podsjetnik 3 dana prije isteka roka za obradu zahtjeva.

Nakon što je zahtjev za odobrenje poslan, on se ne može mijenjati. Može se samo poništiti (više pročitajte u nastavku).

Poništenje zahtjeva za odobrenje nakon što je poslan

Ako zahtjev za odobrenje nakon što je poslan postane suvišan zato što je dokumentacija koja je poslana na odobrenje u međuvremenu zastarjela, zahtjev se može poništiti. U statusu zahtjeva bit će prikazana riječ "Poništeno".

1. Kliknite na Zahtjevi za odobrenje
2. Na popisu zahtjeva kliknite na dotični zahtjev kako biste ga otvorili
3. Kliknite na Poništi zahtjev
   
4. Za potvrdu unesite riječ "Poništi"
5. Kliknite na Poništi zahtjev
   

Odobravatelji će primiti obavijest o poništenju zahtjeva. Niti jedan odobravatelj više ne može odgovoriti na preostale datoteke, ali odgovori poslani do tog trenutka ostaju pohranjeni.

Stavke koje su svi korisnici već odobrili ostaju u statusu Odobreno. Slično tome, stavke koje je odbio najmanje jedan korisnik ostaju u statusu Odbijeno. Status odobrenja svih drugih datoteka vraća se u prijašnji status.

Brisanje zahtjeva za odobrenje

Izbrišite zahtjev za odobrenje ako ga želite trajno ukloniti s popisa zahtjeva za odobrenje.

1. Kliknite na Zahtjevi za odobrenje
2. Kliknite na ikonu Više
3. Kliknite na Izbriši
   
   
4. Unesite riječ "Izbriši" za potvrdu
5. Kliknite na Izbriši zahtjev
   

Pregled zahtjeva za odobrenje

Kao odobravatelj zahtjeva za odobrenje stavke zahtjeva možete pregledati i odobriti ili odbiti.

Prikaz zahtjeva za odobrenje

Sve zahtjeve za odobrenje možete pronaći u rubricu Upravljanje dokumentacijom -> Zahtjevi za odobrenje. A njihov status može biti jedan od sljedećih statusa:

• U obradi: čeka se da svi odobravatelji pruže povratnu informaciju
• Dovršeno: svi odobravatelji su zahtjev odobrili ili odbili
• Poništeno: zahtjev za odobrenje je poništen

Status odobrenja datoteka

Status odobrenja datoteke može imati jedan od sljedećih statusa:

• Bez statusa (-): za datoteku nije zatraženo odobrenje
• U obradi: čeka se na odobrenje
• Odobreno: verzija je odobrena
• Odbijeno: verzija je odbijena

Ako je verzija datoteke poslana na odobrenje, njezin status može biti jedan od sljedećih statusa:

• Aku su verziju datoteke odobrili svi odobravatelji, status glasi Odobreno.
• Ako je verziju datoteke odbio jedan odobravatelj, status glasi Odbijeno. Ali unatoč tome, drugi odobravatelji još uvijek mogu poslati svoje povratne informacije.

Broj verzije i status odobrenja aktualne verzije vidljivi su na kartici s detaljima datoteke, a broj verzije i status odobrenja svih verzija neke datoteke vidljivi su na kartici s prikazom različitih verzija. Broj verzije i status odobrenja aktualne verzije vidljivi su i na popisu datoteke.

Ako je nakon što je datoteka odobrena (npr.: V1 je odobrena i smatra se aktualnom verzijom) novija verzija (npr. V2) poslana na odobrenje, ta je informacija vidljiva na popisu datoteke pored statusa odobrenja (npr. aktualna verzija je označena kao V1, a status odobrenja glasi "Odobreno (V2 poslana na odobrenje)").

Ako stupac s brojem verzije i stupac sa statusom odobrenja nisu vidljivi, na popisu datoteke kliknite na ikonu zupčanika i provjerite jeste li podesili vidljivost tih stupaca u tablici.

Imajte na umu da se status koji je prikazan na popisu datoteke i na kartici s detaljima datoteke odnosi na aktualnu verziju kako je gore opisano. Zato će status Odbijeno ovdje biti prikazan samo ako još ne postoji odobrena verzija.

Rad s datotekama i odobrenja

Datoteke koje su poslane na odobrenje mogu se premjestiti, a može se mijenjati i njihov naziv. Međutim, datoteka koja je poslana na odobrenje ne može se premjestiti u smeće. Dupliciranje je moguće. Nova odn. duplicirana datoteka neće biti povezana sa zahtjevom koji je već poslan na odobrenje.

Dopuštenja

Podizvođači u zahtjevima za odobrenje mogu imati ulogu odobravatelja i stoga imaju pristup datotekama koje su dio zahtjeva za odobrenje.

Promatrači imaju pravo na uvid u zahtjeve za odobrenje, ali ne mogu ih poništiti niti izbrisati.

Pristup zahtjevima za odobrenje može se kontrolirati na način da internim korisnicima s određenim ulogama u okviru njihovih projekata u rubrici "Dokumentacija" dodijelite doupuštenje za uvid u zahtjeve za odobrenje, za izradu, uređivanje ili brisanje zahtjeva za odobrenje.

• Izrada: korisnik može izrađivati zahtjeve za odobrenje

• Prikaz: korisnik ima pravo uvida u sve zahtjeve za odobrenje ili samo u one zahtjeve za odobrenje u koje je uključen

• Uređivanje: korisnik može uređivati (npr. poništiti) sve zahtjeve za odobrenje ili samo one zahtjeve za odobrenje koje je on sam izradio

• Brisanje: korisnik može izbrisati sve zahtjeve za odobrenje ili samo one zahtjeve za odobrenje koje je on sam izradio

Davanje dopuštenja osobama s određenim ulogama u okviru zahtjeva za odobrenje:

1. Kliknite na Upravljanje korisnicima
2. Kliknite na Uloge
3. Kliknite na + Izradi ulogu (ili klinite na postojeću ulogu koju možete urediti)
   
4. Na prikazanom popisu kliknite na Zahtjeve za odobrenje
5. Odaberite potvrdne okvire Izrada, Prikaz, Uređivanje i/ili Brisanje, ovisno o tome što želite dopustiti osobama s određenom ulogom
6. Dopuštenja za Izradu/Uređivanje/Brisanje primijenit će se automatski na Sve zahtjeve za odobrenje
7. ili se mogu ograničiti na Samo one zahtjeve za odobrenje u koje je korisnik uključen
8. Kliknite na Spremi