Verzija dokumenata i odobrenja

Pregled

Da biste započeli s upravljanjem dokumentima, prvo pročitajte ovaj članak: Upravljanje dokumentima.

Osigurajte da vaš tim uvijek radi na najnovijoj verziji. Učitajte nove verzije dokumenata i pogledajte povijest verzija kako biste pratili sve promjene i ažuriranja u cijelom projektu.

Ako trebate potpisati dokument, možete ga poslati članovima tima na odobrenje.

Kako pristupiti Upravljanju dokumentima

• Webapp
• Mobilni

Versioniranje dokumenta

Za svaku datoteku moguće je pohraniti više verzija u PlanRadar. Svaka datoteka ima naziv koji se može promijeniti, a za svaku verziju održavaju se metapodaci uključujući:

• Indeks verzija
• Izvorni naziv datoteke
• Stvoritelj
• Datum stvaranja
• Veličina

Određivanje verzija dostupno je samo za datoteke u Svim datotekama (nije dostupno za datoteke u Dokumentima po slojevima).

Trenutna verzija

Za svaku datoteku postoji trenutna verzija, koja je verzija datoteke koja se otvara kada se datoteka klikne ili preuzme. Metapodaci na popisu datoteka i na kartici s detaljima datoteke uvijek se odnose na trenutnu verziju.

trenutna verzija je

• posljednja odobrena verzija, ako postoji odobrena verzija, inače je to
• najnovija verzija.

Operacije s datotekama i određivanje verzija

Prilikom premještanja datoteke u drugu mapu, u smeće ili prilikom vraćanja iz smeća, premješta se cijela datoteka sa svim njezinim verzijama.

Kada se datoteka s verzijama trajno izbriše iz otpada, brišu se i sve njezine verzije. Umjesto brisanja cijele datoteke, također je moguće izbrisati određenu verziju datoteke.

Prilikom dupliciranja datoteke s verzijama samo se trenutna verzija koristi za novu datoteku zanemarujući sve druge verzije.

Pročitajte više u Create & Upravljanje verzijama datoteka.

Odobrenja datoteke

Odobrenja datoteka uvijek se traže za određene verzije datoteka i kao dio zahtjeva za odobrenje.

Zahtjev za odobrenje ima jednu ili više stavki za pregled, jednog ili više recenzenata, predmet, neobaveznu poruku i rok. Na ovaj način moguće je zatražiti odobrenje za više datoteka odjednom.

Možete zatražiti odobrenje za do 100 stavki odjednom po zahtjevu za odobrenje.

Sljedeće stavke ne mogu se dodati zahtjevima za odobrenje:

• Datoteke već čekaju odobrenje za drugu verziju
• mape
• Datoteke pod dokumentima po slojevima

Recenzenti moraju imati pristup svim stavkama. Ako je kontrola pristupa omogućena, moraju biti najmanje Gledatelj. Pročitajte više u Kontroli pristupa datotekama/mapama

Recenzenti će tri dana unaprijed dobiti obavijesti o novim zahtjevima za odobrenje i podsjetnike za rokove.

Nakon slanja zahtjev za odobrenje ne može se mijenjati. Može se samo poništiti.

Dok je odobrenje na čekanju za verziju datoteke, nije moguće istovremeno zatražiti odobrenje za drugu verziju iste datoteke.

Status zahtjeva za odobrenje

Sve zahtjeve za odobrenje možete pronaći u Upravljanju dokumentima u odjeljku Zahtjevi za odobrenje. Njihov status je jedan od sljedećih:

• Na čekanju: neke stavke još uvijek čekaju povratne informacije recenzenata
• Dovršeno: recenzenti su odobrili ili odbili sve stavke
• Otkazano: zahtjev za odobrenje je otkazan

Status odobrenja datoteka

Status odobrenja datoteke ima jedno od sljedećih stanja:

• Ništa (-): nije zatraženo odobrenje za datoteku
• Na čekanju: odobrenje je na čekanju
• Odobreno: verzija je odobrena
• Odbijeno: verzija je odbijena

Ako verzija datoteke čeka odobrenje, status se utvrđuje na sljedeći način:

• Ako su svi recenzenti odobrili, status je Odobreno.
• Ako je jedan recenzent odbio, status je Odbijen. Međutim, drugi recenzenti još uvijek mogu poslati svoje povratne informacije.

Odobrenja i trenutna verzija

Broj verzije datoteke i status odobrenja prikazani su za trenutnu verziju na popisu datoteka, kartici s detaljima datoteke i kartici s verzijama.

Ako je datoteka odobrena (npr. V1 je odobrena i trenutna verzija), a novija verzija čeka odobrenje (npr. V2), to je naznačeno pored status odobrenja na popisu datoteka (npr. trenutna verzija prikazuje se kao V1, a status odobrenja kao "Odobreno (V2 na čekanju)").

Ako stupci verzije ili statusa odobrenja nisu vidljivi na popisu datoteka, kliknite ikonu zupčanika tablice datoteka i provjerite jeste li konfigurirali tablicu za prikaz ovih stupaca.

Upamtite, u popisu datoteka i detaljima datoteka status je prikazan za trenutnu verziju kako je gore definirano. Stoga će se status Odbijeno tamo prikazati samo ako još ne postoji odobrena verzija.

Rad s datotekama i odobrenja

Dopušteno je premještanje i preimenovanje datoteka koje čekaju odobrenje. Međutim, nije moguće premjestiti
datoteku u smeće ako čeka odobrenje. Umnožavanje je dopušteno; nova datoteka neće biti povezana s odobrenjem na čekanju.

Pročitajte više u Create, Review & Upravljanje zahtjevima za odobrenje datoteke.