Guida rapida per gli amministratori

Panoramica

Questo articolo spiega i passaggi minimi necessari per impostare un nuovo progetto, aggiungere moduli (per i ticket), caricare piani e aggiungere utenti. Imparerai anche alcune nozioni di base su autorizzazioni, ruoli e come creare/invitare nuovi utenti.

Crea/Invita un nuovo utente

Esistono due modi simili per aggiungere nuovi utenti al tuo account e a un progetto:

• Crea utente: include l'impostazione di una password iniziale. L'utente viene creato immediatamente e quindi è possibile già assegnare ticket (e gruppi).
• Invita utente: l'utente riceve un'e-mail di invito che deve accettare. Solo a questo punto la creazione dell'utente sarà completata e sarà possibile assegnare i ticket.

Se un utente con lo stesso indirizzo email esiste già in un altro account, puoi solo invitare l'utente al tuo account.

Ulteriori informazioni in Nozioni fondamentali > Account.

Scopri come creare/invitare utenti interni. Funziona allo stesso modo per i subappaltatori e gli osservatori, tranne per il fatto che le autorizzazioni utente sono disponibili solo per gli utenti interni.

Per prima cosa vai su Utenti:

1. Fai clic su Gestione utenti
2. Fai clic su Utenti
   

Creare un utente

1. Fai clic su Crea utente
   
2. Fare clic su Utente interno per definire il tipo di utente e poter definire le autorizzazioni dell'utente.
3. Inserisci Nome, Cognome e E-mail (obbligatorio).
4. Inserisci una nuova password e ridigitala. Devi comunicare tu stesso questa password al nuovo utente.
5. (facoltativo): inserisci informazioni aggiuntive sull'utente (Azienda, telefono, posizione, indirizzo)
   
6. Seleziona le caselle di controllo relative alle autorizzazioni utente per definire a quali voci del menu principale l'utente può accedere.
   
7. Seleziona un progetto nel menu a discesa Scegli progetto per assegnare l'utente a uno o più progetti.
8. Seleziona un ruolo nel menu a discesa Imposta ruolo per assegnare il ruolo degli utenti nel progetto.
   
9. Fai clic su Salva per confermare la creazione del nuovo utente.
   

Invita utente

1. Fai clic su Invita utente
   
2. Fai clic su Utente interno per definire il tipo di utente e poter definire le autorizzazioni dell'utente.
3. Inserisci Nome, Cognome e Email (obbligatorio).
4. (facoltativo): inserisci informazioni aggiuntive sull'utente (Azienda, Posizione)
5. Selezionare le caselle di controllo relative alle autorizzazioni utente per definire a quali voci del menu principale può accedere l'utente interno. (non disponibile per subappaltatori e osservatori)
6. Seleziona un progetto nel menu a discesa Scegli progetto per assegnare l'utente a uno o più progetti.
7. Seleziona un ruolo nel menu a discesa Imposta ruolo per assegnare il ruolo degli utenti nel progetto.
8. Scrivi il testo che verrà aggiunto all'email di invito.
9. (facoltativo): seleziona la casella di controllo Salva il messaggio di invito per riutilizzarlo quando inviti l'utente successivo.
10. Fai clic su Salva per confermare l'invito del nuovo utente e inviare il messaggio di invito.
    

Utenti non confermati

Dopo che l'utente è stato invitato, finché l'utente non ha fatto clic sul collegamento di conferma nell'e-mail, gli utenti non confermati verranno elencati qui:

1. Fai clic su Utenti non confermati
2. Ogni utente non confermato è elencato qui.
3. (facoltativo): fai clic su Rinvia invito per inviare nuovamente l'e-mail di invito.
4. (facoltativo): fai clic su Elimina per annullare ed eliminare l'invito.

Autorizzazioni

In PlanRadar ci sono due categorie di permessi:

• Permessi utente: per definire a quali voci del menu principale gli utenti possono accedere, indipendentemente dai loro permessi nei singoli progetti.
• Permessi di ruolo: per definire in dettaglio quali utenti possono visualizzare/creare/modificare/eliminare dati in determinati progetti, assegnando loro un ruolo per ogni singolo progetto. È possibile utilizzare i ruoli anche per definirlo per ogni singolo campo nei moduli per i ticket.

Il proprietario dell'account (che ha creato l'account registrandosi per una prova di PlanRadar) dispone sempre delle autorizzazioni complete.

Autorizzazione a creare e gestire progetti

Per concedere ad altri utenti l'autorizzazione per creare e gestire progetti, segui questi passaggi come proprietario dell'account (o come utente con l'autorizzazione utente "Utenti"):

1. Fai clic su Gestione utenti
2. Fai clic su Utenti
   
3. Fai clic sulla riga di un servizio interno per aprirlo
   
4. Seleziona la casella di controllo Progetti
   
5. Fai clic su Salva (probabilmente dovrai prima scorrere verso il basso)
   

Seleziona la casella di controllo Progetti (solo progetti propri) per limitare l'accesso solo ai progetti creati dall'utente e nascondere i progetti creati da altri utenti.

Ulteriori informazioni in Gestione utenti > Gestisci le autorizzazioni utente.

Autorizzazione a creare & Modifica biglietti

In qualità di proprietario di un account (o qualcuno con autorizzazioni simili elevate) probabilmente vorrai creare ruoli per definire chi può vedere e gestire quali parti di un progetto.

Nell'esempio seguente diamo a un utente interno il permesso di creare ticket e di visualizzare e modificare tutti i ticket esistenti in un progetto. Per prima cosa creiamo il ruolo e poi assegniamo l'utente con questo ruolo a un progetto.

Crea un ruolo

1. Fai clic su Gestione utenti
2. Fai clic su Ruoli
3. Fai clic su + Crea ruolo
   
4. Inserisci un Nome ruolo (obbligatorio), ad es. Responsabile della biglietteria
5. Scorri fino alla sezione Biglietti
6. Seleziona la casella di controllo Crea
7. Seleziona Tutti i biglietti nel menu a discesa
8. Fai clic su Salva per confermare la creazione del ruolo
   
9. Fai clic su Esegui assegnazione automatica, perché vogliamo che questo ruolo acceda a tutti i campi del modulo di tutti i ticket.
   

Facendo clic su Annulla verrà creato il ruolo, ma non avrà accesso ad alcun campo del modulo finché non li aggiornerai manualmente nel generatore di moduli.

Ulteriori informazioni in Moduli > Autorizzazioni sul campo.

Aggiungi un utente con un ruolo a un progetto

1. Fai clic su Gestione utenti
2. Fai clic su Utenti
   
3. Fai clic sulla riga di un servizio interno per aprirlo
   
4. Apri il menu a discesa Scegli progetto
5. Seleziona il progetto nel menu a discesa
   
6. Apri il menu a discesa Imposta ruolo
7. Seleziona il ruolo (ad esempio Ticket Manager) nel menu a discesa
   
8. Fai clic su Salva (probabilmente dovrai prima scorrere verso il basso)
   

Imposta un nuovo progetto

Per iniziare a lavorare e creare ticket è necessario almeno un progetto con:

• uno strato (con o senza pianta)
• un modulo (dove sono definiti i campi del ticket)
• un utente (a cui assegnare i biglietti)

Successivamente avrai più livelli (e piani) per ogni piano o area di un progetto, più moduli per coprire tutti i casi d'uso che desideri coprire con i ticket e più utenti (o gruppi) per lavorare sui ticket.

Utilizza i ruoli per definire autorizzazioni specifiche del progetto per i tuoi utenti interni.

Ulteriori informazioni in Nozioni fondamentali > Autorizzazioni.

I subappaltatori e gli osservatori dispongono di autorizzazioni utente predefinite che non possono essere modificate.

Ulteriori informazioni in Nozioni fondamentali > Tipi di utenti.

Crea un progetto

1. Fai clic su Progetti
2. Fai clic su + Aggiungi nuovo progetto
   
3. Inserisci Nome progetto (obbligatorio)
4. (facoltativo): inserisci i dettagli del progetto
5. (facoltativo): aggiungi campi di progetto personalizzati
   
6. Fai clic su Salva per confermare la creazione del progetto

Apri/modifica un progetto

Dopo aver creato un progetto nel passaggio precedente, vieni indirizzato alla visualizzazione del progetto:

Per arrivarci più tardi e visualizzare o modificare un progetto:

1. Fai clic su Progetti
2. Fare clic sulla riga del progetto nell'elenco dei progetti per aprirlo

Aggiungi utenti esistenti

Aggiungi gli utenti che già esistono nel tuo account a un progetto.

Quando sei nel progetto – vedi anche Apri/modifica un progetto – continua con:

1. Fai clic su Aggiungi utenti
2. Fai clic su Aggiungi utente
   
3. Seleziona le caselle di controllo degli utenti che desideri aggiungere. (in questo esempio 2)
4. Fai clic su Aggiungi 2 utenti (il pulsante mostra sempre il numero di utenti selezionati)
   
   
5. Se aggiungi un utente interno devi scegliere un ruolo.
   
6. Fai clic su Sì per confermare

I subappaltatori e gli osservatori hanno sempre le stesse autorizzazioni e non possono avere un ruolo.

Aggiungi moduli

Nei moduli si definisce quali campi e attributi del ticket vengono visualizzati in un ticket.

I moduli che hai creato nel tuo account e quelli del progetto demo possono essere aggiunti a ciascun progetto.

Ulteriori informazioni su Nozioni fondamentali sui moduli e su Crea & Modifica moduli.

Per aggiungere un modulo esistente al tuo progetto:

1. Fai clic su Moduli
2. Fai clic sull'icona + per aggiungere il modulo.
   I moduli aggiunti vengono visualizzati nella colonna successiva dove potrebbero essere rimossi con la X rossa.
3. (facoltativo): fai clic sull'icona della tabella per mostrare i campi del modulo.
4. (facoltativo): seleziona Campi obbligatori per impedire agli utenti di salvare i biglietti con campi obbligatori vuoti.
5. Fai clic su Applica per confermare l'aggiunta del modulo al progetto.

Aggiungi moduli con campi elenco

Nel caso in cui desideri utilizzare un modulo con un campo elenco, devi assegnare un elenco a ciascun campo.

Ulteriori informazioni su Elenchi fondamentali e su Crea & Modifica elenchi.

1. Fai clic sull'icona della tabella per mostrare i campi del modulo.
   Se sono presenti campi elenco senza elenchi assegnati, l'icona è rossa e viene visualizzato un suggerimento visualizzato.
2. Seleziona un elenco per ciascun campo dell'elenco nel menu a discesa.

Consenti selezione multipla o disattiva valori dell'elenco

Per modificare le impostazioni di un campo modulo elenco:

1. Fai clic su Impostazioni
2. Seleziona la casella di controllo Consenti selezione multipla per consentire agli utenti di selezionare più di un valore contemporaneamente.
3. Deseleziona la casella di controllo Aria condizionata, ad es. per disabilitare quel valore in questo modulo.

Crea un livello e amp; Carica un piano

I piani sono gestiti a strati. I livelli sono simili alle cartelle per aiutarti a organizzare piani e biglietti.
Ogni piano deve essere assegnato a un livello. Ogni livello non può avere più di un piano. I livelli possono essere utilizzati anche senza un piano.

Ulteriori informazioni in Nozioni fondamentali > Piani e in Nozioni fondamentali > Livelli .

Quando sei nel progetto - vedi anche Apri/modifica un progetto - continua con:

1. Fai clic su Piani e livelli
2. Fai clic su Crea livelli
   
3. Fai clic su Scegli file del piano per selezionare un file PDF o PNG con il tuo piano.
4. Il nome del livello viene impostato automaticamente in base al nome del file, ma può essere rinominato.
5. Fai clic su Salva per confermare la creazione del layer con il piano.
   

Puoi ripetere il passaggio 3 per caricare più piani prima di confermare con Salva.

Ulteriori informazioni in Impostazione del progetto > Gestisci i livelli di un progetto e in Carica i piani sui livelli.