Importare e aggiornare i biglietti

Panoramica

Importi i biglietti da un file Excel o CSV per creare molti biglietti in una volta sola. Può anche usare un'importazione per aggiornare biglietti già esistenti, per esempio per modificare costi o stati di molti biglietti in una volta sola.

Come accedere all'importazione di biglietti

Per aprire l'importazione di biglietti:

1. Clicchi su Biglietti
2. Selezioni il progetto in cui vuole importare i biglietti dal menu a tendina Progetto
   
3. Apra il menu Più, poi clicchi su Importazione di biglietti
   

Preparare il file di importazione

Il file di importazione deve soddisfare i seguenti criteri:

• Sono supportati solo i file XLSX e CSV.
• Ogni importazione riguarda un solo modulo di biglietto. Per importare biglietti di più moduli, usi un file per ogni modulo.
• Ogni riga rappresenta un biglietto e ogni colonna un campo del modulo di biglietto.
• Ogni biglietto appartiene a un livello, quindi il file necessita di una colonna per il livello.

Le righe la cui colonna del livello non corrisponde al nome di un livello esistente non vengono importate.

Assegni alle colonne i nomi dei campi del modulo di biglietto per semplificare la mappatura. Senza intestazioni di colonna, la mappatura avviene tramite i numeri di colonna assegnati automaticamente.

Aggiornare i biglietti includendo l'UUID

Ogni biglietto ha un UUID, il suo identificatore univoco. Quando una riga del suo file contiene un UUID che corrisponde a un biglietto esistente, quel biglietto viene aggiornato. Le righe senza UUID creano nuovi biglietti, quindi un unico file può fare entrambe le cose.

Per preparare un file destinato ad aggiornare i biglietti:

1. Esporti in Excel i biglietti che vuole modificare, usando un modello che includa l'attributo UUID

   L'esportazione predefinita include già la colonna UUID. Per aggiungerla al suo modello, veda Creare modelli Excel per l'esportazione dei biglietti.

2. Modifichi i valori che vuole aggiornare e lasci invariata la colonna UUID
3. Importi il file e mappi la colonna UUID sull'attributo di modulo UUID

Mantenga la colonna del livello nel file e la mappi, perché ogni importazione ne ha bisogno. Nelle righe che aggiornano un biglietto esistente il suo valore viene ignorato: un'importazione non sposta mai un biglietto su un altro livello. Per spostare più biglietti su un altro livello, veda Modifica di più biglietti contemporaneamente nella webapp.

Per saperne di più Esportazione di biglietti in Excel nella webapp.

Importazione di biglietti

Per importare i biglietti:

1. Selezioni dal menu a tendina un modulo di biglietto per i biglietti importati

2. Clicchi su Sfogliare i file per caricare il file dei biglietti dal suo dispositivo

   Controlli Preparare il file di importazione più sopra.

3. Selezioni la checkbox La prima riga è un'intestazione se la prima riga del suo file contiene i titoli delle colonne
4. Lasci selezionata la checkbox Convalida i biglietti prima dell'importazione per controllare il file prima che venga importato qualcosa, oppure la deselezioni per importare subito
5. Facoltativo: Selezioni la checkbox Cancella i valori delle celle vuote per consentire alle celle vuote di cancellare i valori a cui sono mappate
6. Clicchi su Avanti
   
7. Mappi gli attributi del file XLSX o CSV sugli attributi del modulo di biglietto selezionato.
   Per saperne di più veda più sotto Mappa le colonne con i campi del modulo.
8. Clicchi su Avanti
   
9. Controlli cosa farà l'importazione, poi clicchi su Importa.
   Per saperne di più veda più sotto Convalida i biglietti importati.
   

Cancella i valori delle celle vuote riguarda solo le righe che aggiornano un biglietto esistente. Quando la checkbox è deselezionata, le celle vuote vengono ignorate e il biglietto mantiene i suoi valori attuali.

Mappa le colonne con i campi del modulo

La mappatura degli attributi le permette di inserire il contenuto di ogni colonna del suo file nel campo di modulo corretto del biglietto.

Nella finestra di mappatura degli attributi, la parte superiore contiene una tabella per la mappatura mentre la parte inferiore mostra la tabella del file che ha caricato:

1. La colonna Attributo del modulo elenca tutti i campi del modulo selezionato in precedenza, più UUID.
2. La colonna Attributo importato permette di mappare il suo file sui campi del modulo.
3. La colonna Attributo dettagliato è necessaria solo per i campi utente, come autore o caricato da.
4. Le righe del suo file sono mostrate sotto per aiutarla a trovare le colonne giuste, nel caso non abbia usato intestazioni di colonna corrispondenti ai nomi dei campi del modulo.
   

Per mappare gli attributi:

1. Nella colonna Attributo importato, inserisca il valore oppure selezioni dal menu a tendina la colonna che corrisponde al campo nella colonna Attributo del modulo
   

   Con la checkbox La prima riga è un'intestazione selezionata, i menu a tendina mostrano i titoli delle sue colonne e può digitare un titolo di colonna come Livello, Utente o Autore. Senza di essa mostrano i numeri di colonna, come Colonna1 o Colonna5.

2. Per i campi di modulo che si riferiscono a un utente, come autore o assegnatario, inserisca il valore oppure selezioni dal menu a tendina nella colonna Attributo dettagliato il tipo di valore da inserire, come nome utente, ID, azienda o e-mail
   

Convalida i biglietti importati

Con la checkbox Convalida i biglietti prima dell'importazione selezionata, dopo la mappatura degli attributi compare una finestra che mostra cosa farà l'importazione. Indica quanti biglietti verranno creati, quanti verranno aggiornati e quante righe presentano errori, seguiti dagli errori stessi.

Una riga può non andare a buon fine per questi motivi:

Finché la finestra segnala errori, Importa resta non disponibile. Corregga il file oppure scelga di importare solo le righe valide.

Correggere gli errori

Per correggere gli errori:

1. Clicchi su Indietro
   
2. Corregga la mappatura degli attributi, oppure clicchi di nuovo su Indietro per caricare un file corretto
3. Clicchi su Avanti
   
4. Quando non ci sono più errori, clicchi su Importa
   

Importare solo le righe valide

Per importare tutto ciò che non presenta errori e lasciare fuori il resto:

1. Selezioni la checkbox Ignorare gli errori di convalida e importare solo i biglietti validi
2. Clicchi su Importa
   

Le righe con errori vengono ignorate. Il risultato dell'importazione indica quanti biglietti sono stati creati, quanti sono stati aggiornati e quante righe sono state ignorate.

Creare biglietti per gli UUID senza corrispondenza

Le righe il cui UUID non corrisponde a nessun biglietto del progetto possono diventare nuovi biglietti invece di essere ignorate. È utile quando importa un file che è stato esportato da un altro progetto.

Per creare biglietti per gli UUID senza corrispondenza:

1. Selezioni la checkbox Ignorare gli errori di convalida e importare solo i biglietti validi
2. Selezioni la checkbox Importa gli UUID non corrispondenti e crea nuovi UUID
3. Clicchi su Importa

Ognuna di queste righe diventa un nuovo biglietto con un UUID appena generato: il valore del suo file non viene mai riutilizzato. Le righe non andate a buon fine per qualsiasi altro motivo continuano a essere ignorate.

Cosa cambia un aggiornamento

Quando una riga aggiorna un biglietto esistente:

• Le colonne mappate che contengono un valore sovrascrivono il valore attuale del biglietto.
• Le colonne che non ha mappato restano invariate.
• Le celle vuote vengono ignorate, a meno che non abbia selezionato Cancella i valori delle celle vuote.
• Il livello non cambia mai, nemmeno quando la colonna del livello contiene un valore diverso.
• Il biglietto mantiene la sua data di creazione, il suo creatore e il suo numero. Lei diventa l'ultima persona ad averlo modificato.

Ogni biglietto aggiornato registra nel suo diario «Il biglietto è stato aggiornato tramite importazione.», insieme a un'etichetta che identifica l'importazione da cui proviene. Per saperne di più Traccia l'attività su un biglietto nel Diario.