Controllo dell'accesso a file/cartelle

Panoramica

Controlla quali utenti o ruoli possono accedere a determinati file o cartelle nella Gestione Documentale . Definisca cosa possono fare assegnando loro i permessi di visualizzatore, collaboratore o gestore.

Come accedere alla Gestione dei documenti Impostazioni di accesso

1. Clicchi su Documenti
2. Apra il menu more di un file o di una cartella
3. Clicchi su Dettagli cartella (o Dettagli file)
4. Vedere Impostazioni di accesso

Abilita il controllo dell'accesso

Per impostazione predefinita, tutti i file e le cartelle sono accessibili a qualsiasi utente In-house con un ruolo autorizzato a visualizzare o modificare i documenti.

Per definire le autorizzazioni di accesso per file o cartelle specifiche, deve prima abilitare il controllo degli accessi. Vada alle impostazioni di accesso come descritto sopra in Come accedere alle impostazioni di accesso della Gestione documenti:

1. Attiva il Controllo accessi toggle

Lei, come persona che ha attivato il toggle, verrà automaticamente aggiunto come utente con autorizzazione 'Manager'. Tutti gli altri non avranno accesso a questo file o cartella finché non li aggiungerà come descritto nei passi successivi.

L'unica eccezione è rappresentata dagli utenti con il permesso di ruolo 'Admin', che dà loro accesso incondizionato a tutti i file e le cartelle, come descritto sopra in Accesso e permessi.

Mentre un file ha un'approvazione in sospeso, non può modificare i suoi permessi di accesso. Veda anche: Versioning e approvazioni dei documenti > Approvazioni dei file.

Aggiungere un ruolo o un utente

Quando il controllo dell'accesso è abilitato, può specificare chi può accedere al file o alla cartella.

Nel caso delle cartelle, queste impostazioni di accesso vengono ereditate automaticamente da tutte le sottocartelle e i file.

Per aggiungere un ruolo o un utente:

1. Clicchi su Aggiungere un ruolo o un utente
2. Opzionale: Utilizzi il campo di ricerca
3. Clicchi su + accanto al ruolo o all'utente (ripetere se necessario)
4. Clicchi su Conferma

I ruoli sono elencati per primi. Passi il mouse su un ruolo per vedere tutti gli utenti con quel ruolo assegnati al progetto corrente.

Modificare le autorizzazioni per un ruolo o un utente

Sono disponibili i seguenti permessi:

• Viewer = Solo visualizzazione (viene assegnato automaticamente ai ruoli e agli utenti aggiunti)
• Collaboratore = Aggiungere, modificare e spostare
• Manager = Aggiungere, modificare, spostare, cancellare e impostare il controllo degli accessi

Per modificare l'autorizzazione di un ruolo o di un utente:

1. Apra il menu a discesa che mostra l'autorizzazione attuale, ad esempio Viewer
2. Selezioni il nuovo permesso, ad esempio Collaboratore o Manager

Le impostazioni di accesso prevalgono sulle autorizzazioni di ruolo.

Ad esempio, se un utente non ha l'autorizzazione di ruolo per eliminare gli elementi nella Gestione documenti, ma ha l'autorizzazione di Manager per un elemento, allora l'utente può eliminare il file.

Rimuovere l'autorizzazione per un ruolo o un utente

Per rimuovere un ruolo o un utente e la relativa autorizzazione per il file o la cartella selezionati:

1. Apra il menu a discesa che mostra l'autorizzazione attuale, ad esempio Viewer
2. Clicchi su Rimuovi utente

Disattivare il controllo dell'accesso

Disattiva il controllo dell'accesso per disattivare tutte le impostazioni di accesso e rendere il file o la cartella nuovamente disponibile per tutti.

1. Disattivare il controllo accessi toggle
2. Clicchi comunque su Rimuovi

Se attiva nuovamente il toggle, le impostazioni di accesso precedenti vengono ripristinate e attivate.

Impostazioni di accesso ereditate

Le impostazioni di Accesso alla cartella vengono ereditate automaticamente da tutte le sottocartelle e i file.

Quando apre le impostazioni di accesso di un elemento che ha ereditato le impostazioni di accesso, il toggle Access Control è abilitato ma in grigio perché non può essere disabilitato.

Cambiamento

Non è possibile disattivare il controllo degli accessi per gli elementi con impostazioni di accesso ereditate, ma può modificarle come descritto in precedenza in:

• Aggiungere un ruolo o un utente
• Modificare le autorizzazioni per un ruolo o un utente
• Rimuovere l'autorizzazione per un ruolo o un utente

Ripristino

Una volta apportate le modifiche ai permessi, l'eredità viene disattivata per quell'articolo.

Per cancellare le modifiche e attivare nuovamente l'eredità:

1. Clicchi su Ripristina le modifiche

Spostare file/cartelle con le impostazioni di accesso

Può spostare file e cartelle come descritto in Gestione documenti > Spostare file e cartelle.

Riceve un ulteriore messaggio di conferma nel caso in cui l'elemento spostato abbia impostazioni di accesso ereditate e/o la cartella di destinazione abbia impostazioni di accesso (ereditate):

'Quando sposta gli elementi, le loro impostazioni di accesso cambieranno per adattarsi alle impostazioni della nuova cartella.'

1. Clicchi su Spostare comunque

Nel caso in cui un elemento abbia le proprie impostazioni di accesso, le manterrà e non le erediterà dalla nuova cartella genitore.
Nel caso in cui un elemento abbia solo impostazioni di accesso ereditate, non le manterrà ed erediterà le impostazioni dal nuovo genitore, se ce ne sono.

Visualizza gli articoli condivisi

Per visualizzare un elenco di tutti i file e le cartelle che sono condivisi con lei in base alle impostazioni di accesso:

• WebApp
• Mobile

Questa vista è accessibile anche ai subappaltatori o a chiunque non abbia accesso a 'Tutti i file'.