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Questo articolo è stato tradotto automaticamente dall'inglese.

Creare e gestire le richieste di approvazione e revisione dei file

Tobias Patek
  • Aggiornato

Panoramica

Invia i documenti ai membri del team per la revisione e l'approvazione. I revisori possono lavorare su un'approvazione simultaneamente, ed è possibile definire più fasi che richiedono l'approvazione completa prima di iniziare la fase successiva.

Scopra come il versioning dei file e le approvazioni interagiscono tra loro: Versioni e approvazioni dei documenti. Per saperne di più su come creare una nuova versione di file, consulti Creare e gestire versioni di file.

Accesso e permessi

Vedere Versioning e approvazioni dei documenti > Accesso e autorizzazioni.

Come accedere a Gestione dei documenti

  1. Clicchi su Documenti
  2. Selezioni un progetto
  3. Clicchi su Tutti i file

  1. Tocca Documenti nel menu principale

Richiesta di approvazione per un singolo file

Ci sono tre modi per richiedere l'approvazione di un singolo file.

Per Versione corrente nell'elenco dei file

  1. Clicchi su Per saperne di più
  2. Clicchi su Richiesta di approvazione

mceclip1.png

  1. Toccare Altro
  2. Approvazione della richiesta di Tap

Prosegua di seguito su come compilare e inviare la richiesta di approvazione.

Per Versione attuale in Dettagli file

  1. Clicchi su Per saperne di più
  2. Clicchi su Dettagli file
  3. Clicchi su Richiesta di approvazione

mceclip2.png

  1. Toccare Altro
  2. Dettagli Tap

  3. Scorra in basso e tocchi Richiesta di approvazione

Prosegua di seguito su come compilare e inviare la richiesta di approvazione.

Per una versione precedente

Questo può essere necessario se è già stata caricata una versione di bozza più recente.

  1. Clicchi su Per saperne di più
  2. Clicchi su Dettagli file
  3. Clicchi su Versioni
  4. Clicchi su More per una versione specifica
  5. Clicchi su Richiesta di approvazione

  1. Toccare Altro
  2. Dettagli Tap
  3. Versioni di Tap
  4. Toccare Altro
  5. Approvazione della richiesta di Tap

Prosegua di seguito su come compilare e inviare la richiesta di approvazione.

Richiesta di approvazione per più file

Può selezionare più file e richiedere l'approvazione in una sola volta.

Le cartelle non possono essere approvate. Tuttavia, è possibile selezionare tutti i file all'interno di una cartella e richiedere l'approvazione come azione di massa.

  1. Selezioni le caselle di controllo per ogni file
  2. Clicchi su Azioni in blocco
  3. Clicchi su Richiesta di approvazione

mceclip10.png

  1. Toccare Altro
  2. Toccare Selezionare gli elementi
  3. Selezionare i file
  4. Toccare Azioni
  5. Approvazione della richiesta di Tap

Compilare e inviare una richiesta di approvazione

Dopo aver selezionato uno o più file per richiedere un'approvazione, deve compilare alcuni campi obbligatori:

  • Almeno un recensore
  • Oggetto
  • Durata / Data di scadenza

L'oggetto e la durata/scadenza saranno precompilati con un suggerimento significativo per accelerare il suo flusso di lavoro.

    1. Clicchi su Aggiungi recensori
    2. Clicchi sull'utente o sugli utenti per aggiungerli come revisori.
      Una volta aggiunti, viene visualizzato un ✔. Clicchi nuovamente per rimuoverli.
    3. Inserisca la Durata in giorni lavorativi. La data di scadenza verrà aggiornata automaticamente.
    4. In alternativa: Impostare una Data di scadenza. La durata in giorni lavorativi verrà aggiornata automaticamente.
      Veda anche Configurare i giorni lavorativi (nei dettagli del progetto).
    5. Opzionale: Modificare l'oggetto di
    6. Opzionale: Inserire un messaggio
    7. Clicchi su Inviare la richiesta
  1. Toccare Aggiungere recensori
  2. Selezioni uno o più recensori e confermi con
  3. Inserisca la Durata in giorni lavorativi. La data di scadenza verrà aggiornata automaticamente.
  4. In alternativa: Impostare una Data di scadenza. La durata in giorni lavorativi verrà aggiornata automaticamente.
    Veda anche Configurare i giorni lavorativi (nei dettagli del progetto).
  5. Opzionale: Modificare l'oggetto di
  6. Opzionale: Inserire un messaggio
  7. Toccare Inviare la richiesta
  8. Toccare Ok
  9. Toccare Ok

Richieste di approvazione in più fasi

È possibile aggiungere più fasi per le richieste di approvazione con uno o più revisori. Durante il processo di revisione, la fase successiva non inizierà finché tutti gli elementi non saranno stati revisionati nella fase attiva.

Per ogni fase, imposta una durata o una data di scadenza. Se una fase è in ritardo, tutte le fasi successive aggiorneranno automaticamente le loro date di scadenza per garantire la stessa durata di revisione definita per ogni fase.

Ogni richiesta di approvazione può avere fino a 20 fasi e un numero illimitato di revisori.

Le approvazioni dei piani attualmente non supportano le approvazioni in più fasi.

Aggiungere fasi a una richiesta di approvazione

Quando Compila e invia una richiesta di approvazione può aggiungere altre fasi.
L'aggiunta di una fase è possibile solo se la fase precedente ha almeno un revisore.

Per aggiungere passi:

  1. Clicchi su Aggiungi passo

  1. Toccare Aggiungi passo

Aggiunga uno o più revisori a ciascuna fase e imposti la durata o la data di scadenza per ciascuna fase, come descritto sopra in Compilare e inviare una richiesta di approvazione e ripeta per aggiungere altre fasi.

Per eliminare i passi:

  1. Clicchi sull'icona eliminare
  2. Clicchi su Cancella per confermare
  1. Toccare l'icona eliminare
  2. Toccare Cancellare per confermare

L'ultimo passo rimasto non può essere cancellato.

Aggiungere fasi a una richiesta di approvazione completata

Se ha bisogno di aggiungere un revisore in un secondo momento, può aggiungere ulteriori fasi durante la modifica di una richiesta di approvazione completata. Non può eliminare le fasi o i revisori precedenti. Non può modificare le richieste di approvazione in sospeso.

Per modificare una richiesta di approvazione completata:

  1. Clicchi su Richieste di approvazione
  2. Clicchi sulla richiesta di approvazione completata
  3. Clicchi su Modifica
  1. Approvazioni del rubinetto
  2. Tap Completato
  3. Toccare la richiesta di approvazione
  4. Scorra verso il basso e tocchi Modifica dettagli

Se viene aggiunta una fase dopo che una richiesta di approvazione è stata completata, i file approvati rimarranno approvati, ma quelli rifiutati dovranno essere rivisti nuovamente. Gli utenti interessati saranno avvisati.

Flussi di lavoro di approvazione

I flussi di lavoro di approvazione le consentono di creare rapidamente nuove richieste di approvazione con una serie predefinita di revisori e fasi. Li crei nella Webapp e li applichi su tutte le piattaforme.

Per creare, modificare o eliminare i flussi di lavoro, è necessaria l'autorizzazione del ruolo Document Management Admin. Vedere anche Autorizzazioni.
I flussi di lavoro di approvazione possono essere applicati da chiunque crei una richiesta di approvazione.

Applicare un flusso di lavoro di approvazione

Quando richiede l'approvazione per un singolo file (o per più file - come descritto sopra) non deve compilare ripetutamente gli stessi revisori e gli stessi passaggi come descritto sopra in Compilare e inviare una richiesta di approvazione.

Può invece applicare un flusso di lavoro di approvazione:

  1. Selezioni un flusso di lavoro di approvazione nel menu a tendina
  2. I revisori, le fasi e le durate vengono inseriti come definiti nel flusso di lavoro di approvazione selezionato:
  3. Vengono compilati anche l'oggetto e il messaggio, se definiti nel flusso di lavoro di approvazione:
  4. Può modificare le fasi, i revisori e le durate di questa richiesta di approvazione solo se la persona che ha creato il flusso di lavoro le ha permesso di farlo. L'oggetto e il messaggio possono sempre essere modificati.
  1. Toccare Selezionare un flusso di lavoro di approvazione
  2. Selezioni un flusso di lavoro, ad esempio Approvazione in due fasi
  3. I revisori, le fasi e le durate vengono inseriti come definiti nel flusso di lavoro di approvazione selezionato:
  4. Vengono compilati anche l'oggetto e il Messaggio, se definiti nel flusso di lavoro di approvazione:
  5. Può modificare le fasi, i revisori e le durate di questa richiesta di approvazione solo se la persona che ha creato il flusso di lavoro le ha dato il permesso di farlo. L'oggetto e il messaggio possono sempre essere modificati.

Creare un flusso di lavoro di approvazione

Per creare un flusso di lavoro di approvazione:

  1. Clicchi su Impostazioni
  2. Clicchi su + Aggiungi nuovo flusso di lavoro
  3. Inserisca un nome per il flusso di lavoro di approvazione (con il quale sarà selezionato in seguito), ad esempio Approvazione in due fasi
  4. Facoltativamente: Inserire una descrizione
  5. Aggiunga almeno uno o più revisori e fasi - allo stesso modo della creazione di una richiesta di approvazione, come descritto sopra in Compilare e inviare una richiesta di approvazione.
  6. Facoltativamente: Inserisca un Oggetto e un Messaggio.
  7. Selezioni/deselezioni la casella di controllo Consenti le modifiche ai revisori, alle fasi e alle date di scadenza quando applica questo flusso di lavoro.
  8. Clicchi su Crea

Modificare un flusso di lavoro di approvazione

Per modificare un flusso di lavoro di approvazione:

  1. Clicchi su Impostazioni
  2. Apra il menu more del flusso di lavoro di approvazione che desidera modificare
  3. Clicchi su Modifica
  4. Apporti le sue modifiche
  5. Clicchi su Salva

Cancellare un flusso di lavoro di approvazione

Per eliminare un flusso di lavoro di approvazione:

  1. Clicchi su Impostazioni
  2. Apra il menu more del flusso di lavoro di approvazione che desidera modificare
  3. Clicchi su Cancellare
  4. Clicchi su Conferma

Rivedere e approvare i documenti

Come revisore può rivedere e approvare o rifiutare gli elementi di una richiesta di approvazione.

Gli utenti interni possono esaminare i file dalla sezione 'Richieste di approvazione' o dalla sezione 'Tutti i file', e per ogni file individualmente dai relativi dettagli.

I subappaltatori possono rivedere e approvare i file solo dalla sezione 'Richieste di approvazione', poiché non hanno accesso a 'Tutti i file'.

Nel caso di Richieste di approvazione in più fasi, la fase corrente deve essere approvata da tutti i revisori, prima che la fase successiva possa essere approvata o rifiutata.

Approvare o rifiutare singoli articoli

Dalla sezione 'Richieste di approvazione'

    1. Clicchi su Richieste di approvazione
    2. Clicchi su una richiesta di approvazione che richiede la sua azione (indicata con l'icona di un orologio rosso)
    3. Clicchi sugli articoli da rivedere (per visualizzarli in anteprima o scaricarli)
    4. Clicchi su Approva
    5. OPPURE clicchi su Rifiuta
    6. (facoltativo) Clicchi su Visualizza dettagli per vedere lo stato delle richieste di approvazione e delle fasi.
  1. Approvazioni del rubinetto
  2. Toccare la richiesta di approvazione in sospeso
  3. Toccare Altro
  4. Toccare Approvare o Rifiutare
  5. Opzionale: Inserisca un commento
  6. Toccare Approvare l'articolo
  7. Vedere ✔ verde per gli articoli approvati.
  8. Vedere Stato Completato quando tutti sono stati approvati.

Dalla sezione 'Tutti i file' e dai dettagli del file

    1. Clicchi su Tutti i file
    2. Si diriga verso un file in attesa di approvazione
    3. Clicchi su Per saperne di più
    4. Clicchi su Dettagli file
    5. Scorri verso il basso fino a Richieste di approvazione
    6. Clicchi su Approvare o Rifiutare
    7. Opzionale: Inserisca un commento
    8. Clicchi su Approvare l'articolo
  1. Veda l'icona gialla che indica un'approvazione in attesa.
  2. Toccare Altro
  3. Dettagli Tap
  4. Dettagli Tap
  5. Scorra verso il basso e tocchi Visualizza richiesta
  6. Continui come descritto in precedenza e approvi/rifiuti.

Approvare o rifiutare tutti i punti rimanenti

    1. Clicchi su Richieste di approvazione
    2. Clicchi su una richiesta di approvazione che richiede la sua azione (indicata con l'icona di un orologio rosso)
    3. Clicchi sugli articoli da rivedere (per visualizzarli in anteprima o scaricarli)
    4. Clicchi su Approvare tutti
    5. OPPURE clicchi su Rifiuta tutti
    6. Opzionale: Inserisca un commento
    7. Clicchi su Approvare tutti per confermare
  1. Approvazioni del rubinetto
  2. Toccare la richiesta di approvazione in sospeso
  3. Scorra verso il basso e tocchi Approvare gli articoli in sospeso
  4. Oppure toccare Rifiuta gli articoli in sospeso

Annullare una richiesta di approvazione

Se una richiesta di approvazione diventa obsoleta dopo l'invio, è possibile annullarla. Verrà comunque visualizzata con lo stato "Annullata".

      1. Clicchi su Richieste di approvazione
      2. Clicchi sulla richiesta di approvazione nell'elenco per aprirla
      3. Clicchi su Annullare la richiesta
      4. Digiti "Annulla" per confermare
      5. Clicchi su Annullare la richiesta
        mceclip5.png
  1. Approvazioni del rubinetto
  2. Toccare la richiesta di approvazione in sospeso
  3. Scorra verso il basso e tocchi Annullare la richiesta
  4. Toccare Sì
  5. Vedi stato modificato in Annullato

Cancellare una richiesta di approvazione

Eliminare una richiesta di approvazione per rimuoverla definitivamente dall'elenco delle richieste di approvazione.

Le approvazioni in sospeso non possono essere cancellate, ma devono essere prima annullate.

      1. Clicchi su Richieste di approvazione
      2. Clicchi su Per saperne di più
      3. Clicchi su Cancellare
      4. Digiti "Elimina" per confermare
      5. Clicchi su Cancellare la richiesta
        mceclip9.png
  1. Approvazioni del rubinetto
  2. Toccare Completato o Annullato
  3. Toccare Altro
  4. Toccare Cancellare
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