Creare e gestire i vostri agenti AI

Panoramica

Configurate agenti AI che reagiscono all'attività nei vostri progetti e creano ticket, aggiungono commenti o inviano e-mail in autonomia, in base alle istruzioni che scrivete.

Un agente è composto da quattro parti, ognuna con un compito diverso:

• Le Istruzioni dicono all'agente cosa fare, con le vostre parole e con tutto il dettaglio che volete. È qui che viene descritto il lavoro vero e proprio.
• I Trigger decidono quando l'agente inizia a controllare. Non decidono se agisce.
• Le Azioni definiscono il limite di ciò che l'agente può fare. Non decidono cosa fa.
• Il Progetto è l'unico progetto che l'agente osserva e i soli dati che può leggere.

Trigger e azioni tracciano la cornice; le istruzioni svolgono il lavoro al suo interno. Per esempio, se volete che un agente commenti quando un ticket viene risolto, assegnategli il trigger Ticket aggiornato in modo che controlli a ogni modifica di un ticket, e scrivete nelle istruzioni che deve agire solo quando lo stato diventa Risolto.

Questi sono gli eventi che un agente può usare come trigger:

• Ticket creato
• Ticket aggiornato
• Commento aggiunto al ticket
• File caricato (in Documenti)
• Nuova versione del file (in Documenti)

Un agente legge sempre i ticket e i documenti del suo progetto per trovare le informazioni di cui ha bisogno. Funziona con i permessi dell'utente che lo ha creato e che ne è proprietario. Tenetelo presente se avete informazioni riservate in ticket o documenti, e indicate chiaramente nelle istruzioni cosa l'agente deve fare e condividere e cosa no.

Queste sono le azioni che un agente può essere autorizzato a compiere:

• Crea ticket
• Aggiungi commento (in un ticket)
• Invia e-mail (ai membri del progetto)

Tutto ciò che un agente crea porta il suo nome: un ticket o un commento che scrive mostra il nome dell'agente a nome della persona che lo ha creato. Maggiori informazioni in Recognise Work Done by AI Agents.

Potete anche impostare istruzioni globali valide per tutto l'account, applicate a ogni agente, e gestire le notifiche degli agenti per l'intero account. Maggiori informazioni in Configure AI Agents for your Account.

Non supportato nella versione attuale:

• Modificare o eliminare ticket, documenti o planimetrie esistenti. Un agente si limita sempre a creare.
• Eseguirsi secondo una pianificazione. Un agente reagisce solo agli eventi del suo progetto.
• Operare su più progetti. Ogni agente lavora in un solo progetto: create un agente per ogni progetto da coprire.
• Inviare e-mail a persone esterne al progetto. Le e-mail possono essere inviate solo ai membri del progetto.

Questa funzione consuma il vostro limite di utilizzo AI. Maggiori informazioni in Limiti di utilizzo e aggiornamenti AI.

Maggiori informazioni su Privacy e sicurezza per le funzioni AI.

Come accedere agli agenti AI

1. Fate clic su Agenti AI

Vedete gli agenti del vostro account:

Creare un agente

Un agente ha bisogno di quattro cose prima di poter funzionare: istruzioni, un progetto, almeno un trigger e almeno un'azione. Finché non sono tutte presenti, l'agente resta una bozza, e una bozza non viene mai eseguita.

Potete scrivere un agente da zero oppure partire da uno dei quattro modelli inclusi nel vostro account.

Da zero

Per creare un nuovo agente senza modello:

1. Fate clic su Crea nuovo agente
   
2. Scrivete le istruzioni, ad es. Creare sotto-ticket in base ai commenti su attività incomplete
   Maggiori informazioni sotto in Scrivere le istruzioni.
3. Fate clic su Avanti
   
4. Aggiungi un Progetto, Trigger e Azioni
   Maggiori informazioni sotto in Impostare il progetto, Impostare i trigger e Impostare le azioni.
   
5. Fate clic su Rivedi e testa
   
6. Fate clic su Esegui test
   Maggiori informazioni sotto in Testare l'agente.
   
7. Fate clic su Attiva agente
   Maggiori informazioni sotto in Attivare l'agente.
   

Da un modello

Il vostro account include quattro agenti pronti all'uso. Ognuno arriva completamente scritto, con istruzioni, trigger e azioni già impostati: manca solo il progetto.

Per creare un agente con un modello:

1. Fate clic su Crea nuovo agente
   
2. In I nostri modelli, fate clic sul modello che volete usare
   
3. Fate clic su Aggiungi sotto Progetto
   
4. Selezionate il progetto
5. Fate clic su Salva
   
6. Controllate Nome dell'agente, Descrizione e Istruzioni e modificateli se volete.
7. Fate clic su Esegui test
   
8. Fate clic su Attiva agente
   

Configurare e modificare un agente

Tutto ciò che serve a un agente si imposta nella schermata dell'agente stesso: nome, descrizione, istruzioni, progetto, trigger e azioni.

Per modificare un agente in bozza:

1. Fate clic sull'agente
   

Per modificare un agente attivo o in pausa:

1. Fate clic sull'agente
   
2. Fate clic su Modifica agente
   

Gli agenti archiviati non possono essere modificati. Dovete prima ripristinarli.

La schermata dell'agente è la stessa sia che creiate un nuovo agente sia che ne modifichiate uno esistente. Qui potete aggiungere o modificare quanto segue:

1. Nome dell'agente (deve essere univoco: se il nome è già in uso, viene aggiunto un numero)
2. Descrizione
3. Istruzioni – maggiori informazioni sotto in Scrivere le istruzioni
4. Progetto – maggiori informazioni sotto in Impostare il progetto
5. Trigger – maggiori informazioni sotto in Impostare i trigger
6. Azioni – maggiori informazioni sotto in Impostare le azioni

La schermata dell'agente, con il pannello Test sulla destra:

Il salvataggio delle modifiche non cambia lo stato dell'agente. Gli agenti restano in bozza, in pausa o attivi.

Scrivere le istruzioni

Le istruzioni sono il cuore dell'agente: tutto ciò che fa deriva da esse. Scrivetele come spieghereste il lavoro a un collega.

Per esempio:

• «Quando un ticket viene creato senza data di scadenza, aggiungi un commento per chiederla.»
• «Quando un ticket passa a Risolto, controlla le foto e commenta se la soluzione non è documentata.»

Per scrivere le istruzioni:

1. In Istruzioni, descrivete cosa deve fare l'agente.
   
2. Facoltativo: fate clic su Riscrivi con l'AI per ottenere un suggerimento dell'AI con una formulazione più chiara delle vostre istruzioni.
   
3. Facoltativo: potete mantenere il suggerimento, annullarlo con Annulla oppure scrivere la vostra versione.
   

Le istruzioni possono contenere fino a 4.000 caratteri.

Per espandere il campo di inserimento delle istruzioni:

1. Fate clic sull'icona Espandi
   

Per comprimere il campo di inserimento espanso:

1. Fate clic sull'icona Comprimi
   

Impostare il progetto

Un agente lavora in un solo progetto e non legge mai nulla al di fuori di esso.

Per modificare il progetto:

1. Sotto Progetto, fate clic su Modifica
   
2. Selezionate il progetto in cui l'agente lavora
3. Fate clic su Salva
   

Impostare i trigger

Un trigger è l'evento che avvia un'esecuzione. Un agente può avere più trigger e viene eseguito quando si verifica uno qualsiasi degli eventi definiti.

Per modificare i trigger:

1. Sotto Trigger, fate clic su Modifica
   
2. Sotto Origine, scegliete se l'agente reagisce ai Ticket o ai Documenti.
   
3. Sotto Evento, scegliete l'evento che avvia l'esecuzione.
   
4. Fate clic su Salva
   

Ogni trigger è composto da un'origine e un evento:

Per aggiungere altri trigger:

1. Fate clic su + Aggiungi trigger
2. Selezionate Origine ed Evento come descritto sopra
   

Con l'Ambito potete restringere un trigger, così che l'agente reagisca solo a una parte del progetto:

• I trigger sui ticket possono essere limitati a un Layer, a un Modulo o a entrambi.
• I trigger sui documenti possono essere limitati a una Cartella.

Per limitare l'ambito di un trigger sui ticket:

1. Fate clic su Impostazioni avanzate
2. Selezionate un Layer e/o un Modulo
   

Per limitare l'ambito di un trigger sui documenti:

1. Fate clic su Impostazioni avanzate
2. Selezionate una Cartella
   

Un trigger sui documenti osserva una cartella, non un singolo file. Per far reagire un agente a un documento specifico, spostatelo in una cartella dedicata e limitate il trigger a quella cartella.

Un trigger decide quando l'agente guarda, non se agisce. Ticket aggiornato scatta a ogni modifica di un ticket, quindi se l'agente deve agire solo in alcuni casi, indicatelo nelle istruzioni, per esempio «agisci solo quando lo stato diventa Risolto». L'agente legge l'evento, lo confronta con le vostre istruzioni e non fa nulla se non è pertinente.

Gli eventi sui ticket valgono indipendentemente da dove si verificano: un ticket creato nell'app mobile avvia l'agente esattamente come uno creato nella Webapp.

I trigger sui documenti sono disponibili per gli account con Gestione dei documenti.

Impostare le azioni

Le azioni sono ciò che l'agente può scrivere. Aggiungete quelle che gli servono; l'agente decide da sé quando usarle, in base alle vostre istruzioni. Ogni azione può essere aggiunta una volta.

Per modificare le azioni:

1. Sotto Azioni, fate clic su Modifica
   
2. Fate clic su Aggiungi azione
3. Fate clic su Crea ticket, Aggiungi commento o Invia e-mail.
   
4. Facoltativo: compilate le impostazioni che l'agente deve usare sempre.
   Per Crea ticket potete definire: Layer, Modulo. E sotto Imposta valori specifici per i campi: Titolo, Assegnatario, Priorità, Stato
   Per Invia e-mail potete definire: A, CC, Oggetto
5. Fate clic su Salva
   

Testare l'agente

Il pannello Test elenca le quattro cose di cui l'agente ha bisogno e spunta ognuna man mano che le completate. Quando tutte e quattro sono a posto, potete eseguire un test.

Un test legge dati reali del vostro progetto ma non scrive nulla. Il risultato vi mostra cosa l'agente avrebbe creato, commentato o inviato. Nel vostro progetto non viene creato né modificato nulla. Potete testare le modifiche prima di salvarle.

Per testare un agente:

1. Nel pannello Test, fate clic su Esegui test.
   
2. Leggete cosa avrebbe fatto l'agente.

Un test che termina senza che l'agente faccia nulla è un risultato normale. Significa che l'agente ha valutato che non era necessaria alcuna azione.

Un test consuma il vostro limite di utilizzo AI, esattamente come un'esecuzione reale.

Attivare l'agente

Un agente inizia a lavorare solo dopo che lo avete attivato.

Per attivare un agente:

1. Fate clic su Attiva agente
   

L'agente compare come Attivo nell'elenco e da quel momento viene eseguito ogni volta che si verifica uno degli eventi definiti nei trigger.

Per conservare l'agente senza attivarlo, fate clic invece su Salva come bozza. Una bozza non viene mai eseguita e potete tornare ad attivarla in qualsiasi momento.

Salvare l'agente come bozza invece di attivarlo:

Ogni esecuzione dell'agente viene registrata. Aprite il Registro attività per vedere cosa ha fatto e perché. Maggiori informazioni in Monitor AI Agents in the Activity Log.

Gestire i vostri agenti

• Chiunque abbia il permesso utente Agenti AI vede gli agenti che lavorano nei progetti a cui ha accesso, compresi quelli creati da un collega. Lo stesso vale per Agenti archiviati e per il Registro attività.
• La persona che crea un agente ne è proprietaria e solo lei può modificarlo, testarlo, attivarlo, metterlo in pausa, archiviarlo, ripristinarlo o eliminarlo.

Duplicare

Duplicando create la vostra copia di un agente, di cui siete proprietari e che potete modificare. Potete duplicare qualsiasi agente che vedete, compreso quello di un collega: è così che riutilizzate l'agente di un'altra persona o applicate lo stesso comportamento a un secondo progetto.

Per duplicare un agente:

1. Aprite il menu Altro dell'agente
2. Fate clic su Duplica agente
   

La copia prende il nome dell'originale con l'aggiunta di (copy) e parte come bozza. Cambiate il progetto o quello che vi serve, poi testatela e attivatela.

Mettere in pausa

La pausa ferma l'esecuzione dell'agente e conserva tutte le sue impostazioni, così potete riattivarlo quando volete.

Per mettere in pausa un agente:

1. Apritelo dall'elenco degli agenti
   
2. Aprite il menu Altro
3. Fate clic su Metti in pausa l'agente
   

Archiviare e ripristinare

L'archiviazione sposta l'agente in Agenti archiviati e ne ferma l'esecuzione, senza eliminare nulla.

Per archiviare un agente:

1. Aprite il menu Altro dell'agente
2. Fate clic su Archivia agente
   

Per ripristinare un agente:

1. Fate clic su Agenti archiviati
2. Aprite il menu Altro dell'agente
3. Fate clic su Ripristina agente
   

Gli agenti ripristinati sono sempre in pausa. Attivateli quando siete pronti.

Eliminare

Eliminate un agente solo se siete certi di non volerlo mai ripristinare. Se non ne siete sicuri, archiviatelo. Le sue esecuzioni restano nel Registro attività, così potete ancora vedere cosa ha fatto.

Per eliminare un agente:

1. Aprite il menu Altro dell'agente
2. Fate clic su Elimina agente
   
3. Fate clic su Elimina per confermare
   

Quando un agente si mette in pausa da solo

Un agente si mette in pausa da solo in questi casi:

• Il vostro account ha raggiunto il limite di utilizzo AI.
• Le esecuzioni hanno continuato a non riuscire perché il contenuto inviato al modello AI era troppo grande. Accorciate le istruzioni oppure indirizzate l'agente verso moduli più piccoli o meno documenti.
• L'agente ha raggiunto il limite di azioni in una singola esecuzione.
• Il progetto dell'agente è stato archiviato o eliminato.
• Sono state avviate troppe esecuzioni in poco tempo.
• Il proprietario dell'agente è stato impostato come inattivo, ha perso il permesso Agenti AI oppure ha perso l'accesso al progetto.

Ricevete una notifica e l'agente resta in pausa fino a quando non lo riattivate.

È possibile disattivare per l'intero account le notifiche di un'esecuzione non riuscita o di una pausa automatica. Maggiori informazioni in Configure AI Agents for your Account.

Un agente non si riavvia mai da solo. Passate il mouse sullo stato In pausa per vedere perché si è fermato.