Gestione dei documenti

Panoramica

La Gestione dei documenti consente di gestire le planimetrie e i documenti rilevanti per i tuoi progetti all'interno di PlanRadar. Esistono diverse funzioni per gestire i documenti:

• Archiviazione e gestione dei documenti: Carica, organizza e archivia tutti i documenti su PlanRadar, come faresti su qualsiasi altro software di condivisione di file, beneficiando dell'accesso a questi documenti all'interno della stessa piattaforma PlanRadar in cui conservi gli altri dati del progetto.
  Per saperne di più, continua a leggere.
• Versioni e approvazioni dei documenti: Assicurati che la tua squadra lavori sempre sull'ultima versione. Carica nuove versioni dei documenti e vedi la cronologia delle versioni per tenere traccia di tutte le modifiche e aggiornamenti del progetto. Se hai bisogno di una firma per un documento, potrai inviarlo ai membri della squadra perché sia approvato.
  Scopri di più in Versioni e approvazioni dei documenti
• Approvazione delle planimetrie: Come per i documenti, quando vengono caricate nuove planimetrie o loro nuove versioni, è possibile inviarle perché siano riviste e approvate.
  Scopri di più in Approvazione delle planimetrie

Come accedere alla Gestione dei documenti

Fare clic su Documenti nel menu principale dell'applicazione web:

Archiviazione e organizzazione dei documenti

Generale

Tutti i file

Tutti i documenti e i file si trovano in Documenti > Tutti i file.
Sono separati per progetto. Vedi: Selezionare un progetto

Documenti per livelli copre il precedente metodo di gestione dei documenti di PlanRadar.
Funziona in modo diverso da quello descritto di seguito ed è trattato in un articolo separato.
Vedi: Documenti per livelli

Tutte le piattaforme

È possibile accedere a tutti i file su tutti i dispositivi e la maggior parte delle funzioni è disponibile sia sulle applicazioni web che quelle mobili.
I permessi possono essere gestiti nell'applicazione web.

Tipi di file supportati

Non ci sono restrizioni sui tipi di file che possono essere caricati.

I seguenti tipi di file possono essere visualizzati su PlanRadar in anteprima:

• PDF
• Immagini (JPG, PNG, GIF, BMP)
• Panorami a 360°
• File audio
• Video

Accesso ai documenti di un progetto

Selezionare un progetto per accedere ai suoi file e cartelle.

Tutti i file e le cartelle sono separati per progetto.

1. Cliccare su Documenti
2. Aprire il menu a tendina chiamatoProgetto
3. Cliccare su un progetto

Creare cartelle

1. Spostarsi su Tutti i file o sulla cartella padre (dove si desidera creare una cartella)
2. Fare clic su + Aggiungi nuovo elemento
3. Fare clic su Nuova cartella
   
   
4. Inserire il nome della cartella
5. Cliccare su Crea

Aggiungere file e cartelle dal tuo dispositivo

È possibile caricare singoli file, molteplici file o intere cartelle.

Il primo passo è sempre quello di navigare nella cartella di destinazione in cui verranno aggiunti i nuovi elementi.

Esistono 3 modi per caricare i file:

Aggiungere file e cartelle dai servizi di archiviazione su cloud

1. Fare clic su + Aggiungi nuovo elemento
2. Fare clic su Carica da Dropbox / Google Drive / OneDrive
   
3. Potrebbe essere necessario effettuare il login al servizio cloud (se non è già stato effettuato).
4. Aprendo il browser dei file del servizio cloud si possono selezionare gli elementi.

Preferiti

Aggiungere file o cartelle ai preferiti per accedervi rapidamente su tutti i dispositivi.

Aggiungere ai preferiti

Fare clic sull'icona della stella per aggiungere un file o una cartella ai preferiti:

Visualizzare i preferiti

Fare clic su Preferiti per visualizzare tutti i file e le cartelle preferiti in un unico elenco:

È possibile riconoscere i file e le cartelle contrassegnate come preferite dall' icona a forma di stella piena.

Rimuovere dai preferiti

Fare clic sull'icona a forma di stella per rimuovere un file o una cartella dai preferiti:

Spostare file e cartelle

Spostare i file o le cartelle in una cartella di destinazione:

Duplicare un file

Duplicare un solo file per creare una copia esatta. Se vengono utilizzate diverse versioni , la loro cronologia non verrà duplicata e per il nuovo file verrà utilizzata solo la versione corrente.

Spostarsi sul file che si desidera duplicare.

1. Fare clic su Altro
2. Fare clic su Duplica
3. Inserire il nuovo nome del file
4. Fare clic su Duplica

Eliminare e ripristinare file e cartelle

I file e le cartelle non vengono eliminati immediatamente, ma vengono spostati prima nel cestino.
Da lì possono essere ripristinati o eliminati definitivamente. Attualmente, gli elementi nel cestino non vengono eliminati automaticamente.

Il cestino viene sincronizzato su tutti i dispositivi. Non importa da dove viene eliminato un file o una cartella.

Spostare nel cestino

Eliminare file o cartelle singoli o multipli spostandoli nel cestino.

Ripristinare file e cartelle eliminati dal cestino

Cancellare definitivamente

Per eliminare definitivamente i file o le cartelle senza la possibilità di ripristinarli, ci sono due possibilità:

Rinominare

Spostarsi sul file o sulla cartella che si desidera rinominare.

1. Fare clic su Altro
2. Cliccare su Rinomina
   
   
3. Inserire il nuovo nome
4. Fare clic su Rinomina

Cercare file e cartelle

Cercare file e cartelle in base al loro nome

1. Fare clic nel campo di ricerca e inserire il termine di ricerca
2. Vedere i risultati della ricerca
   

Definire dove effettuare la ricerca

Secondo l'impostazione predefinita, la ricerca viene eseguita nella cartella corrente e in tutte le sottocartelle.

Limitare la ricerca alla cartella corrente (escludendo le sottocartelle)

1. Fare clic sul menu a tendina Impostazioni di ricerca
2. Fare clic su Solo questa cartella

Espandere la ricerca a tutte le cartelle (indipendentemente dalla cartella corrente)

1. Fare clic sul menu a tendina Impostazioni di ricerca
2. Fare clic su Tutti i file

Si noti che è possibile cercare anche all'interno del Cestino oppure, se disponibile, in Documenti per livelli.

Lasciare la ricerca

Al termine della ricerca, lasciare la pagina dei risultati con:

Scaricare file e cartelle

Su iOS e Android il download dei file sul dispositivo si effettua con la funzione di condivisione. Vedere Condividere file con altre applicazioni mobili

Nell'applicazione web ci sono diversi modi di scaricare i file sul dispositivo locale e salvarli al di fuori dell'applicazione PlanRadar.

Scaricare un singolo file o cartella

1. Fare clic su Altro
2. Fare clic su Scarica

Il download di una cartella impacchetta tutti i file in un file ZIP.

Scaricare più file o cartelle

1. Selezionare la casella di controllo per ogni file o cartella
2. Opzionale: Selezionare la casella di controllo seleziona tutto
3. Fare clic su Azioni in blocco
4. Fare clic su Scarica
   

Lo scaricamento dei file e delle cartelle viene effettuato in un file ZIP.

Visualizzare i dettagli del file

Aprire i dettagli del file per ottenere ulteriori informazioni sul file, tra cui:

• Piccola anteprima per tipi di file specifici - vedi: Tipi di file supportati
• Versione attuale del file
• Creato il: quando il file è stato caricato
• Creato da: l'utente che ha caricato il file
• Dimensione: dimensione del file
• Cartella: nome della cartella padre
• Nome file originale: nome del file prima del caricamento (non può essere modificato)

Per le cartelle sono disponibili le seguenti informazioni:

• Creato da: l'utente che ha creato la cartella
• Creato il: quando la cartella è stata creata
• Cartella: nome della cartella padre

Aprire i dettagli del file

1. Fare clic su Altro
2. Fare clic su Dettagli file
   

Suggerimento: Mentre i dettagli del file sono aperti, è possibile selezionare altri file o cartelle per visualizzarne i dettagli.

Caricare una nuova versione del file

A meno che non venga approvato, il caricamento di una nuova versione di un file sostituisce la vecchia versione del file come nuova versione corrente.

Le versioni dei file sono disponibili solo per gli account Enterprise.

Esistono tre modi per caricare una nuova versione del file:

Funzionalità solo per dispositivi mobili

Accesso offline per le app mobili

Rendere il file disponibile offline

Utilizzare la funzione "Rendere disponibile offline" per garantire che i file siano sempre disponibili anche quando sei offline.

1. Spostarsi sul file o sulla cartella
2. Toccare Altro
3. Toccare Rendere disponibile offline
   

Visualizzare i file "disponibili offline"

Toccare Offline (nella barra degli strumenti inferiore) per visualizzare un elenco di tutti i file che sono stati contrassegnati come "disponibili offline".

L'icona accanto a "Creato il" (la data in cui il file è stato caricato su Documenti) indica che il file è contrassegnato come "disponibile offline".

I file aperti di recente vengono memorizzati nella cache per un certo periodo di tempo e potrebbero essere disponibili anche offline. Quelli non accessibili offline sono visualizzati in grigio.

Condividere i file con altre applicazioni mobili

Qualsiasi file può essere scaricato e condiviso al di fuori di PlanRadar.

1. Spostarsi sul file che si desidera condividere
2. Toccare Altro
3. Toccare Condividi
   
4. Continuare nella finestra di dialogo con il sistema di condivisione dei file

Permessi

I permessi alle approvazioni dei documenti sono descritte in Approvazioni e versioni dei documenti

L'accesso alla Gestione dei documenti può essere controllato con specifici permessi di ruolo per definire quali utenti interni possono visualizzare, creare, modificare o cancellare i file e le cartelle nei loro progetti in Documenti.

• Crea: l'utente può creare cartelle, caricare file e cartelle, ripristinare dal cestino

• Visualizza: l'utente può visualizzare i file e le cartelle, tra cui gli elementi nel cestino

• Modifica: l'utente può rinominare e spostare file e cartelle e aggiornare i file con nuove versioni

• Elimina: l'utente può eliminare versioni di file, spostare nel cestino ed eliminare dal cestino

I subappaltatori in generale non hanno accesso ai file.
Gli osservatori possono visualizzare tutti i file, ma non possono modificarli o aggiungerli.

Questi permessi di ruolo in Gestione documenti non hanno effetto sui documenti in Documenti per livelli.

1. Fare clic su Gestione utenti
2. Fare clic su Ruoli
3. Fare clic su + Crea ruolo (o fare clic su un ruolo esistente per modificarlo)
   
4. Scorrere fino a Gestione documenti
5. Selezionare le caselle di controllo Crea, Visualizza, Modificae/o Elimina per concedere tali autorizzazioni
6. Cliccare su Salva