Controllo delle versioni e approvazione dei documenti

Panoramica

Per iniziare a utilizzare la funzione di Gestione dei documenti e per imparare a gestire file e cartelle, si prega di leggere: Gestione documenti.

Questo articolo tratta della gestione delle versioni e dell'approvazione di documenti. Il flusso di lavoro della Gestione documenti consente di richiedere l'approvazione di uno o più file da parte di uno o più revisori. Affrontare questo processo in PlanRadar aiuta ad avere una documentazione affidabile e garantire che tutti lavorino con le giuste versioni dei documenti.

Versioni del documento

Per ogni file è possibile memorizzare più versioni in PlanRadar. Ogni file ha un nome che può essere modificato e in ogni versione vengono mantenuti i metadati, tra cui:

• Indice delle versioni
• Nome originale del file
• Creatore
• Data di creazione
• Dimensione

Le diverse versioni sono disponibili solo per i file in Tutti i file(non è disponibile per i file in Documenti per livelli).

Versione attuale

Per ogni file esiste una versione attuale, che è la versione del file che viene aperta quando si clicca o si scarica il file. I metadati nell'elenco dei file e nella scheda dei dettagli del file si riferiscono sempre alla versione attuale.

La versione attuale è

• l'ultima versione approvata, se esiste una versione approvata, altrimenti si tratta della
• versione più recente.

Caricare una nuova versione del file

Non ci sono restrizioni sui tipi di file tra le diverse versioni (per esempio è possibile caricare un file Word e poi aggiornare il file con un file PDF).

Quando si utilizza la funzione di approvazione, una nuova versione deve essere approvata affinché possa diventare la nuova versione attuale come definito sopra. In questo modo è possibile caricare una nuova versione mentre la squadra può continuare a lavorare con l'ultima versione approvata senza distrarsi.

Esistono tre modi per caricare una nuova versione del file:

Visualizzare e scaricare le versioni precedenti dei file

Accedere alla cronologia completa delle versioni per visualizzare o scaricare le versioni precedenti del file.

1. Fare clic su Altro
2. Fare clic su Dettagli file
3. Fare clic su Versioni
4. Numero della versione
5. Indicazione della versione corrente
6. Fare clic su Altro per Scaricare una versione precedente

Eliminare una versione specifica del file

Accedere alla cronologia delle versioni come mostrato sopra e fare clic su Altro per Eliminare una versione specifica.

Non è possibile eliminare la "versione corrente" (secondo la definizione precedente) e non è possibile eliminare una versione in attesa di approvazione.

Operazioni sui file e versioni

Quando si sposta un file in un'altra cartella, nel cestino o quando lo si ripristina dal cestino, l'intero file viene spostato con tutte le sue versioni.

Quando un file con versioni viene eliminato definitivamente dal cestino, vengono eliminate anche tutte le versioni. Invece di eliminare l'intero file, è possibile eliminare una versione specifica del file.

Quando si duplica un file con versioni, viene utilizzata solo la versione corrente per il nuovo file, ignorando qualsiasi altra versione.

Approvazioni dei file

Le approvazioni dei file sono sempre richieste per versioni specifiche di file e come parte delle richieste di approvazione. Una richiesta di approvazione ha uno o più elementi da revisionare, uno o più revisori, un oggetto, un messaggio opzionale e una data di scadenza. In questo modo è possibile richiedere l'approvazione di più file contemporaneamente.

Creare una richiesta di approvazione

Mentre è in corso l'approvazione di una versione di un file, non è possibile richiedere contemporaneamente l'approvazione di un'altra versione dello stesso file.

Esistono quattro modi per creare una richiesta di approvazione (continuate a leggere di seguito su come compilare e inviare la richiesta di approvazione):

Compilare e inviare una richiesta di approvazione

1. Fare clic su Aggiungi revisori
2. Opzionale: Regolare il soggetto
3. Opzionale:Inserire un messaggio
4. Fare clic sull'icona Data per impostare una data di scadenza
5. Cliccare su Invia richiesta

Le seguenti voci non possono essere aggiunte alle richieste di approvazione:

• File già in attesa di approvazione di un'altra versione
• Cartelle
• File sotto Documenti per livelli
• C'è un limite massimo di 100 elementi per richiedere l'approvazione.

I revisori riceveranno notifiche sulle nuove richieste di approvazione e promemoria per le date di scadenza con tre giorni di anticipo.

Una volta inviata, la richiesta di approvazione non può essere modificata. Può solo essere annullata (vedere la sezione successiva).

Annullare una richiesta di approvazione dopo l'invio

Se una richiesta di approvazione diventa obsoleta dopo l'invio, è possibile annullarla. Verrà comunque visualizzata come "Annullata".

1. Fare clic su Richieste di approvazione
2. Fare clic sulla richiesta di approvazione nell'elenco per aprirla
3. Fare clic su Annulla la richiesta
   
4. Digitare "Annulla" per confermare
5. Fare clic su Annulla la richiesta
   

I recensori riceveranno una notifica di cancellazione. Nessun revisore può più commentare i file rimanenti, ma le risposte inviate fino a quel momento vengono conservate.

Tutti gli elementi che sono già stati approvati da tutti gli utenti mantengono il loro stato Approvato. Allo stesso modo, le voci che sono state rifiutate da almeno un utente mantengono lo stato Rifiutato. Lo stato di approvazione di tutti gli altri file tornerà a quello precedente.

Eliminare una richiesta di approvazione

Eliminare una richiesta di approvazione per rimuoverla definitivamente dall'elenco delle richieste di approvazione.

1. Fare clic su Richieste di approvazione
2. Fare clic su Altro
3. Cliccare su Elimina
   
   
4. Digitare "Elimina" per confermare
5. Fare clic su Elimina richiesta
   

Esaminare le richieste di approvazione

In qualità di revisore, è possibile esaminare e approvare oppure rifiutare gli elementi di una richiesta di approvazione.

Visualizzare le richieste di approvazione

Tutte le richieste di approvazione sono disponibili in Gestione documenti nella sezione Richieste di approvazione. Il loro stato è uno dei seguenti:

• In attesa: ancora in attesa del feedback di tutti i revisori
• Completato: tutti i revisori hanno approvato o rifiutato
• Annullato: la richiesta di approvazione è stata annullata

Stato di approvazione dei file

Lo stato di approvazione di un file ha uno dei seguenti stati:

• Nessuno (-): non è stata richiesta alcuna approvazione per il file
• In attesa: l'approvazione è in sospeso
• Approvato: versione approvata
• Rifiutato: versione rifiutata

Se una versione del file è in attesa di approvazione, lo stato viene determinato nel seguente modo:

• Se tutti i revisori hanno approvato, lo stato è Approvato.
• Se un revisore rifiuta, lo stato è Rifiutato. Tuttavia, gli altri revisori possono comunque inviare il loro feedback.

Il numero della versione e lo stato di approvazione vengono visualizzati nella scheda Dettagli file per la versione corrente e nella scheda Versioni per tutte le versioni di un file. È anche possibile visualizzare la versione e lo stato di approvazione anche per la versione corrente nell'elenco dei file.

Se un file viene approvato (per esempio la V1 è stata approvata e la versione corrente) e poi una nuova versione è in attesa di essere approvata (per esempio V2) viene indicato, oltre allo stato di approvazione nell'elenco dei file, (per esempio versione correnteviene mostrata come V1 e lo stato di approvazione come "Approvato (V2 in attesa)").

Se le colonne della Versione o dello Stato di approvazione non sono visibili nell'elenco dei file, fare clic sull'icona dell'ingranaggio della tabella dei file e assicurarsi di aver configurato la tabella in modo che siano visibili.

Ricordate che nell'elenco dei file e nei dettagli dei file viene mostrato lo stato per la versione correntecome definito precedentemente. Pertanto, lo stato Rifiutato viene visualizzato solo se non esiste ancora una versione approvata.

Operazioni e approvazioni dei file

È possibile spostare e rinominare i file in attesa di approvazione. Tuttavia, non è possibile spostare un file nel cestino mentre è in attesa di essere approvato. La duplicazione è consentita; il nuovo file non sarà associato all'approvazione in corso.

Permessi

I subappaltatori possono funzionare da revisori nelle richieste di approvazione e, quindi, accedere ai file come parte delle richieste di approvazione.

Gli osservatori possono visualizzare tutte le richieste di approvazione, ma non possono annullarle o cancellarle.

L'accesso alle richieste di approvazione può essere controllato tramite permessi di ruolo specifiche per definire che gli utenti interni possono visualizzare, creare, modificare o eliminare le richieste di approvazione nei loro progetti in Documenti.

• Crea: l'utente può creare richieste di approvazione

• Visualizza: l'utente può visualizzare tutte le richieste di approvazione o solo quelle in cui è coinvolto

• Modifica: l'utente può modificare (cioè annullare) tutte le richieste di approvazione o solo quelle da lui create

• Elimina: l'utente può eliminare tutte le richieste di approvazione o solo quelle da lui create

Concedere le autorizzazioni di richiesta di permesso a un ruolo:

1. Fare clic su Gestione utenti
2. Fare clic su Ruoli
3. Fare clic su + Crea ruolo (o fare clic su un ruolo esistente per modificarlo)
   
4. Scorrere fino a Richieste di approvazione
5. Selezionare le caselle di controllo Crea, Visualizza, Modificae/o Elimina per concedere i permessi
6. Visualizza/Modifica/Elimina si applicherà a Tutte le richieste di approvazione come impostazione predefinita
7. Oppure può essere limitato Solo alle richieste di approvazione in cui l'utente è coinvolto
8. Fare clic su Salva