Versione dei documenti e approvazioni

Panoramica

Per iniziare con la Gestione documentale, legga prima questo articolo: Gestione dei documenti.

Si assicuri che il suo team lavori sempre con l'ultima versione. Carichi nuove versioni di documenti e veda la cronologia delle versioni, per tenere traccia di tutte le modifiche e gli aggiornamenti nel corso del suo progetto.

Se deve firmare un documento, può inviarlo ai membri del team per l'approvazione.

Come accedere a Gestione dei documenti

• Webapp
• Mobile

Versione del documento

Per ogni file è possibile archiviare più versioni in PlanRadar. Ogni file ha un nome che può essere modificato e per ogni versione vengono mantenuti i metadati, tra cui:

• Indice della versione
• Nome file originale
• Creatore
• Data di creazione
• Dimensioni

Il versioning è disponibile solo per i file in Tutti i file (non è disponibile per i file in Documenti per livelli).

Versione attuale

Per ogni file esiste una versione corrente, che è la versione del file che viene aperta quando il file viene cliccato o scaricato. I metadati nell'elenco dei file e nella scheda Dettagli file fanno sempre riferimento alla versione corrente .

La versione corrente è la versione

• l'ultima versione approvata, se c'è una versione approvata, altrimenti è la versione
• versione più recente.

Operazioni sui file e versionamento

Quando sposta un file in un'altra cartella, nel cestino o quando lo ripristina dal cestino, viene spostato l'intero file con tutte le sue versioni.

Quando un file con versioni viene eliminato definitivamente dal cestino, vengono eliminate anche tutte le sue versioni. Invece di eliminare l'intero file, è anche possibile eliminare una versione specifica del file.

Quando si duplica un file con versioni, solo la versione corrente viene utilizzata per il nuovo file, ignorando qualsiasi altra versione.

Per saperne di più, consulti Creare e gestire le versioni dei file.

Approvazioni dei file

Le approvazioni dei file sono sempre richieste per versioni specifiche di file e come parte di una richiesta di approvazione.

Una richiesta di approvazione contiene uno o più elementi da revisionare, uno o più revisori, un oggetto, un messaggio opzionale e una data di scadenza. In questo modo è possibile richiedere l'approvazione di più file contemporaneamente.

Può richiedere l'approvazione di un massimo di 100 articoli contemporaneamente per ogni richiesta di approvazione.

I seguenti elementi non possono essere aggiunti alle richieste di approvazione:

• File già in attesa di approvazione per un'altra versione
• Cartelle
• File sotto Documenti per livelli

I revisori devono avere accesso a tutti gli articoli. Se il controllo dell'accesso è abilitato, devono essere almeno Viewer. Per saperne di più, consulti Controllo di accesso a file/cartelle

I revisori riceveranno notifiche sulle nuove richieste di approvazione e promemoria per le date di scadenza con tre giorni di anticipo.

Una volta inviata, la richiesta di approvazione non può essere modificata. Può solo essere annullata.

È possibile caricare e richiedere l'approvazione di una nuova versione di un file mentre un'altra versione ha una richiesta di approvazione in sospeso.

Stato delle richieste di approvazione

Può trovare tutte le richieste di approvazione nella Gestione documenti, nella sezione Richieste di approvazione. Il loro stato è uno dei seguenti:

• In attesa: alcuni articoli sono ancora in attesa di feedback da parte dei revisori
• Completo: tutti gli articoli sono stati approvati o rifiutati dai revisori
• Annullata: la richiesta di approvazione di è stata annullata

Stato di approvazione dei file

Lo stato di approvazione di un file ha uno dei seguenti stati:

• Nessuna (-): non è stata richiesta alcuna approvazione per il file
• In attesa: l'approvazione di è in attesa
• Approvato: la versione di è stata approvata
• Rifiutato: la versione di è stata rifiutata

Se una versione di file è in attesa di approvazione, lo stato viene determinato nel modo seguente:

• Se tutti i revisori hanno approvato, lo stato è Approvato.
• Se un recensore rifiuta, lo stato è Rifiutato. Tuttavia, gli altri revisori possono ancora inviare il loro feedback.

Approvazioni e versione attuale

Il numero di versione del file e lo stato di approvazione sono indicati per la versione corrente nell'elenco dei file, nella scheda Dettagli file e nella scheda Versioni.

Se un file è approvato (ad esempio, V1 è approvato e la versione corrente ) e poi una versione più recente è in attesa di approvazione (ad esempio V2), viene indicato oltre allo stato di approvazione nell'elenco dei file (ad esempio, versione corrente mostra come V1 e lo stato di approvazione come "Approvato (V2 in attesa)").

Se le colonne versione o stato di approvazione non sono visibili nell'elenco dei file, clicchi sull'icona a forma di ingranaggio della tabella dei file e si assicuri di aver configurato la tabella per mostrare queste colonne.

Si ricordi che nell'elenco dei file e nei dettagli del file lo stato viene mostrato per la versione corrente come definito sopra. Pertanto, lo stato Rejected verrà visualizzato solo se non esiste ancora una versione approvata.

Operazioni sui file e approvazioni

Spostare e rinominare i file in attesa di approvazione è consentito. Tuttavia, non è possibile spostare
un file nel cestino se è in attesa di approvazione. La duplicazione è consentita; il nuovo file non avrà alcuna associazione con l'approvazione in corso.

Maggiori informazioni in Creare e gestire le richieste di approvazione dei file e la revisione dei file.