Skrócona instrukcja obsługi dla administratorów

Przegląd

W tym artykule wyjaśniono minimalne kroki niezbędne do skonfigurowania nowego projektu, dodania formularzy (dla biletów), przesłania planów i dodania użytkowników. Dowiesz się także podstaw o uprawnieniach, rolach i sposobach tworzenia/zapraszania nowych użytkowników.

Utwórz/zaproś nowego użytkownika

Istnieją dwa podobne sposoby dodawania nowych użytkowników do swojego konta i projektu:

• Utwórz użytkownika: obejmuje ustawienie hasła początkowego. Użytkownik zostanie utworzony natychmiast, dzięki czemu możesz już przypisać bilety (i grupy).
• Zaproś użytkownika: użytkownik otrzymuje wiadomość e-mail z zaproszeniem, którą musi zaakceptować. Dopiero wtedy tworzenie użytkownika zostanie zakończone i będzie można przypisać bilety.

Jeśli użytkownik o tym samym adresie e-mail istnieje już na innym koncie, możesz zaprosić go jedynie na swoje konto.

Więcej informacji znajdziesz w Podstawy > Konta.

Dowiedz się, jak tworzyć/zapraszać użytkowników wewnętrznych. Działa to tak samo w przypadku podwykonawców i obserwatorów, z tą różnicą, że uprawnienia użytkowników są dostępne tylko dla użytkowników wewnętrznych.

Najpierw przejdź do Użytkownicy:

1. Kliknij Zarządzanie użytkownikami
2. Kliknij Użytkownicy
   

Stwórz użytkownika

1. Kliknij Utwórz użytkownika
   
2. Kliknij Użytkownik wewnętrzny, aby zdefiniować typ użytkownika i móc zdefiniować uprawnienia użytkownika.
3. Wpisz Imię, Nazwisko i E-mail (obowiązkowe).
4. Wpisz nowe hasło i wpisz je ponownie. Musisz sam przekazać to hasło nowemu użytkownikowi.
5. (opcjonalne): Wprowadź dodatkowe informacje o użytkowniku (Firma, Telefon, Stanowisko, Adres)
   
6. Zaznacz pola wyboru uprawnień użytkownika, aby określić, do których elementów menu głównego użytkownik będzie miał dostęp.
   
7. Wybierz projekt z menu rozwijanego Wybierz projekt, aby przypisać użytkownika do jednego lub wielu projektów.
8. Wybierz rolę w menu rozwijanym Ustaw rolę, aby przypisać rolę użytkownika w projekcie.
   
9. Kliknij Zapisz, aby potwierdzić utworzenie nowego użytkownika.
   

Zaproś użytkownika

1. Kliknij Zaproś użytkownika
   
2. Kliknij Użytkownik wewnętrzny, aby zdefiniować typ użytkownika i móc definiować jego uprawnienia.
3. Wpisz Imię, Nazwisko i E-mail (obowiązkowe).
4. (opcjonalnie): Wprowadź dodatkowe informacje o użytkowniku (Firma, Stanowisko)
5. Zaznacz pola wyboru uprawnień użytkownika, aby określić, do których elementów menu głównego ma dostęp użytkownik wewnętrzny. (niedostępne dla podwykonawców i obserwatorów)
6. Wybierz projekt z menu rozwijanego Wybierz projekt, aby przypisać użytkownika do jednego lub wielu projektów.
7. Wybierz rolę w menu rozwijanym Ustaw rolę, aby przypisać rolę użytkownika w projekcie.
8. Wpisz tekst, który zostanie dodany do wiadomości e-mail z zaproszeniem.
9. (opcjonalnie): Zaznacz pole wyboru Zapisz wiadomość z zaproszeniem, aby użyć jej ponownie podczas zapraszania następnego użytkownika.
10. Kliknij Zapisz, aby potwierdzić zaproszenie nowego użytkownika i wysłać wiadomość z zaproszeniem.
    

Niepotwierdzeni użytkownicy

Po zaproszeniu użytkownika i kliknięciu linku potwierdzającego w wiadomości e-mail, niepotwierdzeni użytkownicy będą wyświetleni tutaj:

1. Kliknij Niepotwierdzeni użytkownicy
2. Tutaj wymienieni są wszyscy niepotwierdzeni użytkownicy.
3. (opcjonalnie): Kliknij Wyślij zaproszenie ponownie, aby ponownie wysłać e-mail z zaproszeniem.
4. (opcjonalnie): Kliknij Usuń, aby anulować i usunąć zaproszenie.

Uprawnienia

W PlanRadar istnieją dwie kategorie uprawnień:

• Uprawnienia użytkownika: aby określić, do których elementów menu głównego użytkownicy będą mieli dostęp, niezależnie od ich uprawnień w pojedynczych projektach.
• Uprawnienia ról: aby szczegółowo określić, którzy użytkownicy mogą przeglądać/tworzyć/edytować/usuwać dane w określonych projektach, przypisując im rolę dla każdego pojedynczego projektu. Role można również wykorzystać do zdefiniowania tego dla każdego pojedynczego pola w formularzach zgłoszeń.

Właściciel konta (który utworzył konto rejestrując się na wersję próbną PlanRadar) zawsze ma pełne uprawnienia.

Uprawnienia do tworzenia projektów i zarządzania nimi

Aby nadać innym użytkownikom uprawnienia do tworzenia projektów i zarządzania nimi, wykonaj poniższe kroki jako właściciel konta (lub jako użytkownik z uprawnieniami „Użytkownicy”):

1. Kliknij Zarządzanie użytkownikami
2. Kliknij Użytkownicy
   
3. Kliknij wiersz użytkownika wewnętrznego, aby go otworzyć
   
4. Zaznacz pole wyboru Projekty
   
5. Kliknij Zapisz (prawdopodobnie musisz najpierw przewinąć w dół)
   

Zaznacz pole wyboru Projekty (tylko własne projekty), aby ograniczyć dostęp tylko do projektów utworzonych przez użytkownika i ukryć projekty utworzone przez innych użytkowników.

Więcej informacji można znaleźć w artykule Zarządzanie użytkownikami > Zarządzaj uprawnieniami użytkownika.

Pozwolenie na tworzenie & Edytuj bilety

Jako właściciel konta (lub osoba o podobnych wysokich uprawnieniach) prawdopodobnie chcesz utworzyć role, aby określić, kto może wyświetlać poszczególne części projektu i zarządzać nimi.

W poniższym przykładzie dajemy użytkownikowi wewnętrznemu uprawnienia do tworzenia zgłoszeń oraz przeglądania i edycji wszystkich istniejących zgłoszeń w projekcie. Najpierw tworzymy rolę, a następnie przypisujemy użytkownika z tą rolą do projektu.

Utwórz rolę

1. Kliknij Zarządzanie użytkownikami
2. Kliknij Role
3. Kliknij + Utwórz rolę
   
4. Wpisz Nazwę roli (obowiązkowe), np. Menedżer biletów
5. Przewiń do sekcji Bilety
6. Zaznacz pole wyboru Utwórz
7. Z menu rozwijanego wybierz Wszystkie bilety
8. Kliknij Zapisz, aby potwierdzić utworzenie roli
   
9. Kliknij Uruchom automatyczne przypisywanie, ponieważ chcemy, aby ta rola miała dostęp do wszystkich pól formularza wszystkich zgłoszeń.
   

Kliknięcie przycisku Anuluj spowoduje utworzenie roli, ale nie będzie ona miała dostępu do żadnych pól formularza, dopóki nie zaktualizujesz ich ręcznie w kreatorze formularzy.

Więcej informacji znajdziesz w Formularze > Uprawnienia do pól.

Dodaj użytkownika z rolą do projektu

1. Kliknij Zarządzanie użytkownikami
2. Kliknij Użytkownicy
   
3. Kliknij wiersz użytkownika wewnętrznego, aby go otworzyć
   
4. Otwórz menu rozwijane Wybierz projekt
5. Wybierz projekt z rozwijanego menu
   
6. Otwórz menu rozwijane Ustaw rolę
7. Z menu rozwijanego wybierz rolę (np. Menedżer zgłoszeń)
   
8. Kliknij Zapisz (prawdopodobnie musisz najpierw przewinąć w dół)
   

Skonfiguruj nowy projekt

Aby rozpocząć pracę i tworzenie zgłoszeń potrzebujesz przynajmniej projektu zawierającego:

• warstwa (z planem lub bez)
• formularz (w którym zdefiniowano pola zgłoszenia)
• użytkownik (do którego można przypisać bilety)

Później będziesz mieć wiele warstw (i planów) dla każdego piętra lub obszaru projektu, wiele formularzy obejmujących wszystkie przypadki użycia, które chcesz uwzględnić w biletach, oraz wielu użytkowników (lub grup) do pracy nad zgłoszeniami.

Użyj ról, aby zdefiniować uprawnienia specyficzne dla projektu dla użytkowników wewnętrznych.

Więcej informacji znajdziesz w Podstawy > Uprawnienia.

Podwykonawcy i Obserwatorzy mają predefiniowane uprawnienia użytkowników, których nie można zmienić.

Więcej informacji znajdziesz w Podstawy > Typy użytkowników.

Utwórz projekt

1. Kliknij Projekty
2. Kliknij + Dodaj nowy projekt
   
3. Wpisz Nazwę projektu (obowiązkowe)
4. (opcjonalnie): Wprowadź szczegóły projektu
5. (opcjonalnie): Dodaj niestandardowe pola projektu
   
6. Kliknij Zapisz, aby potwierdzić utworzenie projektu

Otwórz/edytuj projekt

Po utworzeniu projektu w poprzednim kroku zostaniesz przekierowany do widoku projektu:

Aby przejść tam później i wyświetlić lub edytować projekt:

1. Kliknij Projekty
2. Kliknij linię projektu na liście projektów, aby go otworzyć

Dodaj istniejących użytkowników

Dodaj do projektu użytkowników, którzy już istnieją na Twoim koncie.

Będąc w projekcie – zobacz także Otwórz/edytuj projekt – kontynuuj:

1. Kliknij Dodaj użytkowników
2. Kliknij Dodaj użytkownika
   
3. Zaznacz pola wyboru obok użytkowników, których chcesz dodać. (w tym przykładzie 2)
4. Kliknij Dodaj 2 użytkowników (przycisk zawsze pokazuje liczbę wybranych użytkowników)
   
   
5. Jeśli dodajesz użytkownika wewnętrznego, musisz wybrać rolę.
   
6. Kliknij Tak, aby potwierdzić

Podwykonawcy i obserwatorzy zawsze mają te same uprawnienia i nie mogą pełnić żadnej roli.

Dodaj formularze

W formularzach definiujesz, które pola i atrybuty zgłoszenia mają być wyświetlane na zgłoszeniu.

Formularze utworzone na koncie oraz formularze z projektu demonstracyjnego można dodać do każdego projektu.

Przeczytaj więcej o Podstawach formularzy i o Utwórz i amp; Edytuj formularze.

Aby dodać istniejący formularz do swojego projektu:

1. Kliknij Formularze
2. Kliknij ikonę +, aby dodać formularz.
   Dodane formularze pojawiają się w następnej kolumnie, gdzie można je usunąć, zaznaczając czerwonym X. rozpiętość>
3. (opcjonalnie): Kliknij ikonę tabeli, aby wyświetlić pola formularza.
4. (opcjonalnie): Wybierz Pola obowiązkowe, aby uniemożliwić użytkownikom zapisywanie biletów z pustymi polami obowiązkowymi.
5. Kliknij Zastosuj, aby potwierdzić dodanie formularza do projektu.

Dodaj formularze z polami listy

Jeśli chcesz użyć formularza z polem listy, musisz przypisać listę do każdego pola.

Przeczytaj więcej na temat Podstawy list i na temat Utwórz i amp; Edytuj listy.

1. Kliknij ikonę tabeli, aby wyświetlić pola formularza.
   Jeśli istnieją pola listy bez przypisanych list, ikona jest czerwona i pojawia się podpowiedź wyświetlane.
2. Wybierz listę dla każdego pola listy w menu rozwijanym.

Zezwól na wielokrotny wybór lub wyłącz wartości listy

Aby zmienić ustawienia pola formularza listy:

1. Kliknij Ustawienia
2. Zaznacz pole wyboru Zezwól na wybór wielokrotny, aby umożliwić użytkownikom wybranie więcej niż jednej wartości jednocześnie.
3. Wyczyść pole wyboru Klimatyzacja, np.: aby wyłączyć tę wartość w tym formularzu.

Utwórz warstwę & Prześlij plan

Plany są zarządzane warstwowo. Warstwy przypominają foldery i pomagają organizować plany i bilety.
Każdy plan musi być przypisany do warstwy. Każda warstwa nie może mieć więcej niż jednego planu. Warstwy można stosować także bez planu.

Więcej informacji znajdziesz w Podstawy > Plany i Podstawy > Warstwy.

Kiedy jesteś w projekcie - zobacz także Otwórz/edytuj projekt - kontynuuj:

1. Kliknij Plany i warstwy
2. Kliknij Utwórz warstwy
   
3. Kliknij Wybierz plik planu, aby wybrać plik PDF lub PNG zawierający plan.
4. Nazwa warstwy jest ustawiana automatycznie zgodnie z nazwą pliku, ale można ją zmienić.
5. Kliknij Zapisz, aby potwierdzić utworzenie warstwy z planem.
   

Możesz powtórzyć krok 3, aby przesłać wiele planów przed potwierdzeniem za pomocą opcji Zapisz.

Więcej informacji można znaleźć w artykule Ustawienia projektu > Zarządzaj warstwami projektu i Prześlij plany do warstw.