Przegląd
Proszę kontrolować, którzy użytkownicy lub role mają dostęp do określonych plików lub folderów w Document Management. Proszę określić, co mogą robić, nadając im uprawnienia przeglądającego, współtwórcy lub menedżera.
Dostęp i uprawnienia
Kontrola dostępu do plików/folderów jest dostępna dla kont Pro i Enterprise.
Tylko konta Pro i Enterprise utworzone po lutym 2022 r. kwalifikują się do korzystania z nowej funkcji zarządzania dokumentami. Jeśli mają Państwo starsze konto Pro lub Enterprise, mogą Państwo nadal korzystać z Documents by layers lub skontaktuj się z nami aby uaktualnić swoje konto.
Użytkownicy wewnętrzni z uprawnieniem roli 'Kontrola dostępu' mogą zarządzać dostępem w Zarządzaniu dokumentami. Więcej informacji można znaleźć na stronie Uprawnienia.
- Uprawnienie roli 'Admin' można przyznać, aby upewnić się, że zawsze jest ktoś, kto ma pełny dostęp do każdego pliku i folderu, zastępując indywidualne ustawienia dostępu do niektórych plików lub folderów.
- Podwykonawcom można przyznać uprawnienia do przeglądania, ale nigdy nie mogą oni modyfikować ani tworzyć nowych plików lub folderów.
- Obserwatorzy mogą przeglądać wszystkie pliki i foldery z wyłączoną kontrolą dostępu. Nigdy nie mogą ich przeglądać z włączoną kontrolą dostępu. Proszę przeczytać więcej o Typy użytkowników.
Jak uzyskać dostęp do zarządzania dokumentami Ustawienia dostępu
- Proszę kliknąć Dokumenty
- Otworzyć menu więcej pliku lub folderu
- Proszę kliknąć Szczegóły folderu (lub Szczegóły pliku)
- Proszę zobaczyć Ustawienia dostępu
Proszę włączyć kontrolę dostępu
Domyślnie wszystkie pliki i foldery są dostępne dla każdego użytkownika wewnętrznego z uprawnieniami do przeglądania lub edycji dokumentów.
Aby zdefiniować uprawnienia dostępu do określonych plików lub folderów, należy najpierw włączyć kontrolę dostępu. Proszę przejść do ustawień dostępu, jak opisano powyżej w Jak uzyskać dostęp do ustawień dostępu zarządzania dokumentami:
- Activate Access Control toggle
Pan, jako osoba, która aktywowała przełącznik, zostanie automatycznie dodany jako użytkownik z uprawnieniem "Menedżer". Nikt inny nie będzie miał dostępu do tego pliku lub folderu, dopóki nie zostanie dodany zgodnie z opisem w następnych krokach.
Jedynym wyjątkiem są użytkownicy z uprawnieniami roli "Admin", które dają im bezwarunkowy dostęp do każdego pliku i folderu, jak opisano powyżej w Dostęp i uprawnienia.
Gdy plik oczekuje na zatwierdzenie, nie można zmienić jego uprawnień dostępu. Proszę również zobaczyć: Wersjonowanie i zatwierdzanie dokumentów > Zatwierdzanie plików.
Dodawanie roli lub użytkownika
Gdy kontrola dostępu jest włączona, można określić, kto może uzyskać dostęp do pliku lub folderu.
W przypadku folderów te ustawienia dostępu są automatycznie dziedziczone przez wszystkie podfoldery i pliki.
Aby dodać rolę lub użytkownika:
- Proszę kliknąć Dodaj rolę lub użytkownika
- Opcjonalnie: Proszę użyć pola wyszukiwania
- Proszę kliknąć + obok roli lub użytkownika (proszę powtórzyć w razie potrzeby)
- Proszę kliknąć Potwierdź
Role są wyświetlane jako pierwsze. Proszę najechać kursorem na rolę, aby zobaczyć wszystkich użytkowników z tą rolą przypisanych do bieżącego projektu.
Zmiana uprawnień dla roli lub użytkownika
Dostępne są następujące uprawnienia:
- Przeglądarka = Tylko przeglądanie (jest automatycznie przypisywana do dodanych ról i użytkowników)
- Współtwórca = Dodawanie, edytowanie i przenoszenie
- Menedżer = dodawanie, edytowanie, przenoszenie, usuwanie i ustawianie kontroli dostępu
Aby zmienić uprawnienia dla roli lub użytkownika:
- Proszę otworzyć menu rozwijane, które pokazuje bieżące uprawnienie, np. Viewer
- Proszę wybrać nowe uprawnienie, np. Contributor lub Manager
Ustawienia dostępu zastępują uprawnienia ról.
Usuwanie uprawnień dla roli lub użytkownika
Aby usunąć rolę lub użytkownika i jego uprawnienia do wybranego pliku lub folderu:
- Proszę otworzyć menu rozwijane, które pokazuje bieżące uprawnienie, np. Viewer
- Proszę kliknąć Usuń użytkownika
Wyłącz kontrolę dostępu
Wyłącz kontrolę dostępu, aby dezaktywować wszystkie ustawienia dostępu i ponownie udostępnić plik lub folder dla wszystkich.
- Deactivate Access Control toggle
- Proszę kliknąć i tak usunąć
Jeśli ponownie aktywują Państwo przełącznik, poprzednie ustawienia dostępu zostaną przywrócone i aktywowane.
Dziedziczone ustawienia dostępu
Ustawienia dostępu do folderu są automatycznie dziedziczone przez wszystkie podfoldery i pliki.
Zmiana
Nie jest możliwe wyłączenie kontroli dostępu dla elementów z odziedziczonymi ustawieniami dostępu, ale można je zmienić w sposób opisany powyżej:
- Dodawanie roli lub użytkownika
- Zmiana uprawnień dla roli lub użytkownika
- Usuwanie uprawnień dla roli lub użytkownika
Przywrócić
Po wprowadzeniu zmian w uprawnieniach dziedziczenie zostanie wyłączone dla tego elementu.
Aby usunąć zmiany i ponownie aktywować dziedziczenie:
- Proszę kliknąć Przywróć zmiany
Przenoszenie plików/folderów z ustawieniami dostępu
Pliki i foldery można przenosić w sposób opisany w sekcji Zarządzanie dokumentami > Przenoszenie plików i folderów.
Otrzymają Państwo dodatkowy komunikat potwierdzający w przypadku, gdy przeniesiony element ma odziedziczone ustawienia dostępu i/lub folder docelowy ma (odziedziczone) ustawienia dostępu:
'Podczas przenoszenia elementów ich ustawienia dostępu zmienią się, aby dopasować je do ustawień nowego folderu.'
- Proszę kliknąć Move anyway
Jeśli element ma własne ustawienia dostępu, zachowa je i nie odziedziczy ich z nowego folderu nadrzędnego.
Jeśli element ma tylko odziedziczone ustawienia dostępu, nie zachowa ich i odziedziczy ustawienia z nowego folderu nadrzędnego, jeśli takie istnieją.
Wyświetlanie udostępnionych elementów
Aby wyświetlić listę wszystkich plików i folderów udostępnionych użytkownikowi za pomocą ustawień dostępu:
- Proszę kliknąć Dokumenty
- Proszę kliknąć Udostępnione elementy
Proszę również zobaczyć Mobile App Navigation.
- Proszę dotknąć Dokumenty
- Proszę dotknąć Udostępnione elementy
Ten widok jest również dostępny dla podwykonawców lub każdego, kto nie ma dostępu do "Wszystkich plików".
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.