Omówienie
Funkcja zarządzania dokumentami pozwala na zarządzanie planami i dokumentami powiązanymi z projektami w PlanRadar. Oferujemy kilka funkcji, które umożliwiają zarządzanie dokumentami:
- Przechowywanie i porządkowanie dokumentów – Przesyłanie, porządkowanie i przechowywanie wszystkich dokumentów w PlanRadar. Funkcja działa na podobnej zasadzie, jak w przypadku innych usług udostępniania plików. Korzyścią takiego rozwiązania jest dostęp do całej dokumentacji w ramach tej samej platformy, która przechowuje również pozostałe dane projektu.
Więcej informacji poniżej. - Wersjonowanie i akceptacja dokumentów – Rozwiązanie, które daje pewność, że wszyscy członkowie zespołu zawsze korzystają z najnowszych wersji plików. Platforma daje możliwość przesyłania nowych wersji dokumentów i wglądu w historię wersji na potrzeby monitorowania wszelkich zmian i aktualizacji w trakcie realizacji projektu. Można też wysyłać dokumenty do akceptacji innym członkom zespołu.
Więcej informacji znajdziesz w sekcji Wersjonowanie i akceptacja dokumentów. - Akceptacja planów – Możliwość wysyłania nowych wersji planów budowlanych do wglądu i akceptacji, tak jak w przypadku dokumentów.
Więcej informacji znajdziesz w sekcji Akceptacja planów.
Dostęp i uprawnienia
Zarządzanie dokumentami jest dostępne w ramach kont Pro i Enterprise*.
- Licencja Pro daje dostęp do podstawowego zarządzania dokumentami, oferującego:
- Nieograniczone przechowywanie dokumentów (dozwolony użytek)
- Akceptację dokumentów przez 1 zatwierdzającego
- Licencja Enterprise daje dostęp do nieograniczonego zarządzania dokumentami, oferującego:
- Nieograniczone przechowywanie dokumentów (dozwolony użytek)
- Akceptację dokumentów przez wielu zatwierdzających
- Akceptację planów budowlanych
- Wersjonowanie dokumentów
*Tylko konta Pro i Enterprise utworzone po lutym 2022 r. mogą korzystać z nowej funkcji zarządzania dokumentami. Jeżeli posiadasz starsze konto Pro lub Enterprise, nadal możesz korzystać z funkcji Dokumenty wg rzutów. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz zaktualizować konto.
Jeżeli twoje konto PlanRadar zostało utworzone przed wprowadzeniem nowej funkcji zarządzania dokumentami (tj. do tej pory platforma dawała ci możliwość przesyłania dokumentów z poziomu Zadania > widok Dokumenty), dotychczasowa funkcjonalność zostanie zachowana w ramach sekcji Dokumenty wg rzutów. Zmiany nie dotyczą załączania dokumentów do zadań.
Tylko użytkownicy wewnętrzni mogą uzyskać pełny dostęp do funkcji zarządzania dokumentami w swoich projektach.
Więcej informacji znajdziesz w sekcji Uprawnienia poniżej.
Jak uzyskać dostęp do zarządzania dokumentami
Kliknij Dokumenty w menu głównym aplikacji web:
Przechowywanie i porządkowanie dokumentów
Ogólne
Wszystkie pliki
Wszystkie dokumenty i pliki znajdziesz w sekcji Dokumenty > Wszystkie pliki.
Są one rozdzielone na poszczególne projekty. Patrz: Wybór projektu
Dokumenty wg rzutów oferują dotychczasowy sposób zarządzania dokumentami w PlanRadar.
Korzystanie z tej opcji wygląda inaczej niż funkcjonalność, którą opisaliśmy poniżej. Przedstawiliśmy ją w osobnym artykule.
Patrz: dokumenty wg rzutów
Wszystkie platformy
Wszystkie pliki dostępne są na każdym urządzeniu, a z większości funkcji można skorzystać zarówno w aplikacji web, jak i w aplikacjach mobilnych.
Uprawnieniami można zarządzać w aplikacji web.
Obsługiwane typy plików
Nie ma żadnych ograniczeń, jeśli chodzi o rodzaje przesyłanych plików.
W PlanRadar można przeglądać następujące typy plików:
- Obrazy/zdjęcia (JPG, PNG, GIF, BMP)
- Panoramy 360°
- Pliki audio
- Wideo
Dostęp do dokumentów projektu
Wybierz projekt, aby uzyskać dostęp do powiązanych plików i folderów.
Wszystkie pliki i foldery są rozdzielone na poszczególne projekty.
- Kliknij Dokumenty
- Otwórz listę rozwijaną pola Projekt
- Kliknij wybrany projekt
Tworzenie folderów
- Przejdź do Wszystkie pliki lub do folderu nadrzędnego (w którym chcesz utworzyć folder)
- Kliknij + Dodaj nowy element
- Kliknij Nowy folder
- Wprowadź nazwę folderu
- Kliknij Utwórz
Dodaj pliki i foldery znajdujące się na urządzeniu
Można przesłać pojedyncze pliki, wiele plików lub foldery.
W pierwszym kroku należy zawsze przejść do folderu docelowego, w którym mają znaleźć się nowe elementy.
Pliki można przesyłać na 3 sposoby
Przesuwanie i upuszczanie plików lub folderów
Przesyłanie plików z poziomu eksploratora
- Kliknij + Dodaj nowy element
- Kliknij Prześlij plik
- Otworzy się eksplorator plików systemu operacyjnego, w którym możesz wybrać pliki do przesłania.
Przesyłanie folderów z poziomu eksploratora
- Kliknij + Dodaj nowy element
- Kliknij Prześlij folder
- Otworzy się eksplorator plików systemu operacyjnego, w którym możesz wybrać folder do przesłania.
Dodawanie plików i folderów z usług przechowywania w chmurze
- Kliknij + Dodaj nowy element
- Kliknij Prześlij z Dropbox / Google Drive / OneDrive
- Na tym etapie może być wymagane zalogowanie się do usługi w chmurze.
- Otworzy się eksplorator plików w usłudze oferującej przechowywanie danych w chmurze. Teraz wybierz elementy, które chcesz przesłać.
Ulubione
Dodaj pliki lub foldery do ulubionych, aby uzyskać szybki dostęp na wszystkich urządzeniach.
Dodawanie do ulubionych
Kliknij ikonę gwiazdki, aby dodać plik lub folder do ulubionych:
Przeglądanie ulubionych
Kliknij Ulubione, aby wyświetlić wszystkie ulubione pliki i foldery na jednej liście:
Foldery i pliki, które zostały dodane do lubionych, są oznaczone wypełnionym symbolem gwiazdki,
Usuwanie z ulubionych
Kliknij ikonę gwiazdki, aby usunąć plik lub folder z ulubionych:
Przenoszenie plików i folderów
Przenoszenie plików lub folderów do folderu docelowego:
Przenoszenie pojedynczych plików lub folderów
- Kliknij ikonę Więcej
- Kliknij Przenieś
- Wybierz folder docelowy
- Opcjonalne: Kliknij Wstecz, aby przejść do folderu nadrzędnego
- Opcjonalne: Kliknij Utwórz nowy folder, aby utworzyć folder podrzędny w aktualnym katalogu
- Kliknij Przenieś tutaj
Przenoszenie wielu plików i folderów
- Zaznacz pola wyboru przy poszczególnych plikach lub folderach
- Opcjonalne: Zaznacz pole wyboru Zaznacz wszystko
- Kliknij Edycja grupowa
- Kliknij Przenieś
- Wybierz folder docelowy
- Opcjonalne: Kliknij Wstecz, aby przejść do folderu nadrzędnego
- Opcjonalne: Kliknij Utwórz nowy folder, aby utworzyć folder podrzędny w aktualnym katalogu
- Kliknij Przenieś tutaj
Tworzenie duplikatu pliku
Opcja duplikacji pozwala utworzyć identyczną kopię wybranego pliku. Jeżeli korzystasz z funkcji wersjonowania, pamiętaj, że historia wersji nie zostanie skopiowana do nowego pliku. Zduplikowany plik będzie zawierał jedynie aktualną wersję.
Przejdź do pliku, który chcesz zduplikować.
- Kliknij Więcej
- Kliknij Duplikuj
- Nazwij nowy plik
- Kliknij Duplikuj
Usuwanie i przywracanie plików oraz folderów
Pliki i foldery nie są od razu usuwane – najpierw trafiają do kosza.
Stamtąd mogą zostać przywrócone lub trwale usunięte. Na ten moment pliki znajdujące się w koszu nie są usuwane automatycznie.
Kosz synchronizuje się pomiędzy urządzeniami, dlatego nie ma znaczenia, na którym z nich usunięto pliki.
Przenoszenie do kosza
Przenieś pliki lub foldery do kosza (pojedynczo lub w grupie), by je usunąć.
Przenoszenie pojedynczych plików lub folderów do kosza
Odnajdź plik lub folder, który chcesz przenieść do kosza.
- Kliknij Więcej
- Kliknij Przenieś do kosza
- Potwierdź
Przenoszenie wielu plików lub folderów do kosza
- Zaznacz pola wyboru przy poszczególnych plikach lub folderach
- Opcjonalne: Zaznacz pole wyboru Zaznacz wszystko
- Kliknij Edycja grupowa
- Kliknij Przenieś do kosza
- Potwierdź
Przywracanie usuniętych plików i folderów z kosza
Przywracanie pojedynczych plików lub folderów
- Kliknij Kosz
- Kliknij Więcej
- Kliknij Przywróć
Przywracanie wielu plików lub folderów
- Kliknij Kosz
- Zaznacz pola wyboru przy poszczególnych plikach lub folderach
- Opcjonalne: Zaznacz pole wyboru Zaznacz wszystko
- Kliknij Edycja grupowa
- Kliknij Przywróć
- Potwierdź
Trwałe usuwanie
Oferujemy dwa sposoby usuwania plików lub folderów bez możliwości przywrócenia
Opróżnianie kosza
- Kliknij Kosz
- Kliknij Opróżnij kosz
- Wpisz Usuń
- Kliknij Usuń na stałe
Usuwanie pojedynczych plików lub folderów z kosza
- Kliknij Kosz
- Kliknij Więcej
- Kliknij Usuń na stałe
- Wpisz Usuń
- Kliknij Usuń na stałe
Zmiana nazwy
Przejdź do pliku lub folderu, którego nazwę chcesz zmienić.
- Kliknij Więcej
- Kliknij Zmień nazwę
- Wprowadź nową nazwę
- Kliknij Zmień nazwę
Wyszukiwanie plików i folderów
Wyszukiwanie plików i folderów po nazwie
- Kliknij w polu wyszukiwania i wprowadź szukane hasło
- Zobacz wyniki wyszukiwania
Określanie lokalizacji wyszukiwania
Domyślnie wyszukiwanie odbywa się w bieżącym folderze i wszystkich folderach podrzędnych.
Ograniczenie wyszukiwania do bieżącego folderu (z wyłączeniem folderów podrzędnych)
- Kliknij listę rozwijaną ustawienia wyszukiwania
- Kliknij Tylko ten folder
Rozszerzenie wyszukiwania na wszystkie foldery (niezależnie od bieżącego folderu)
- Kliknij listę rozwijaną ustawienia wyszukiwania
- Kliknij Wszystkie pliki
Uwaga: można też wyszukiwać w koszu lub Dokumentach wg rzutów (jeśli są dostępne).
Opuszczanie okna wyszukiwania
Po zakończeniu wyszukiwania możesz opuścić stronę z wynikami:
Kliknij Powrót do: [Bieżącego folderu] (w tym przykładzie wracamy do folderu „Done”):
Kliknij przycisk X w polu wyszukiwania
Pobieranie plików i folderów
W systemach iOS i Android pobieranie plików na urządzenie odbywa się za pomocą funkcji udostępniania. Zobacz udostępnianie plików innym aplikacjom mobilnym
W aplikacji web pliki można pobierać i zapisywać na urządzeniu lokalnym poza aplikacją PlanRadar na kilka sposobów.
Pobieranie pojedynczych plików lub folderów
- Kliknij Więcej
- Kliknij Pobierz
Pobranie folderu spowoduje spakowanie wszystkich plików do archiwum ZIP.
Pobieranie wielu plików lub folderów
- Zaznacz pole wyboru przy poszczególnych plikach lub folderach
- Opcjonalne: Zaznacz pole wyboru Zaznacz wszystko
- Kliknij Edycja grupowa
- Kliknij Pobierz
Pobranie plików i folderów spowoduje spakowanie wszystkich plików do archiwum ZIP.
Podgląd szczegółów pliku
Otwórz szczegóły pliku, aby uzyskać więcej informacji na jego temat, w tym:
- Szybki podgląd wybranych typów plików – patrz: Obsługiwane typy plików
- Aktualna wersję pliku
- Data utworzenia (przesłania)
- Informację o tym, kto przesłał plik
- Rozmiar pliku
- Nazwę folderu nadrzędnego
- Pierwotną nazwę pliku (przed przesłaniem – tego nie da się zmienić)
Dla folderów dostępne są następujące informacje:
- Informacja o tym, kto utworzył folder
- Data utworzenia folderu
- Nazwa folderu nadrzędnego
Dostęp do szczegółów pliku
- Kliknij Więcej
- Kliknij Szczegóły pliku
Wskazówka: Gdy szczegóły pliku są otwarte, możesz wybrać inne pliki lub foldery, by wyświetlić informacje na ich temat.
Przesyłanie nowej wersji pliku
Nowa wersja pliku automatycznie zastąpi poprzednią i stanie się de facto aktualną wersją, chyba że korzystasz z funkcji akceptacji.
Wersjonowanie plików dostępne jest wyłącznie dla klientów posiadających licencję Enterprise.
Istnieją trzy sposoby na przesłanie nowej wersji pliku:
Z poziomu menu „Więcej” na liście plików
- Kliknij Więcej
- Kliknij Prześlij nową wersję
Z poziomu karty szczegółów pliku
- Kliknij Więcej
- Kliknij Szczegóły pliku
- Kliknij Więcej w karcie szczegółów pliku
- Kliknij Prześlij nową wersję
Z poziomu karty wersji
- Kliknij Więcej
- Kliknij Szczegóły pliku
- Kliknij Wersje
- Kliknij Prześlij nową wersję
- Kliknij Prześlij plik (lub prześlij z Dropbox itp.)
Jeżeli korzystasz z funkcji akceptacji plików, więcej szczegółów znajdziesz w sekcji Wersjonowanie i akceptacja dokumentów
Funkcje dostępne wyłącznie na urządzeniach mobilnych
Dostęp offline dla aplikacji mobilnych
Udostępnianie pliku w trybie offline
Użyj funkcji „Udostępnij w trybie offline”, jeżeli zależy ci na tym, żeby część plików była dostępna nawet bez dostępu do Internetu.
- Przejdź do pliku lub folderu
- Stuknij Więcej
- Wybierz Udostępnij w trybie offline
Przeglądanie plików „dostępnych offline”
Wybierz Offline (na dolnym pasku narzędzi), aby zobaczyć listę wszystkich plików, które wcześniej zostały oznaczone jako „dostępne w trybie offline”.
Ikona obok „Utworzono:” (data przesłania do Dokumentów) oznacza, że plik został oznaczony jako „dostępny w trybie offline”.
Ostatnio otwierane pliki są przez pewien czas przechowywane w pamięci podręcznej i mogą być dostępne również w trybie offline. Pliki niedostępne w trybie offline są wyszarzone.
Udostępnianie plików innym aplikacjom mobilnym
Wszystkie pliki można pobrać i udostępnić poza PlanRadar.
- Przejdź do pliku, który chcesz udostępnić
- Wybierz Więcej
- Wybierz Udostępnij
- Kontynuuj w oknie dialogowym systemu/platformy udostępniania plików
Uprawnienia
Uprawnienia dotyczące zatwierdzania dokumentów opisano w sekcji Wersjonowanie i akceptacja dokumentów
Dostęp do zarządzania dokumentami może być kontrolowany za pomocą uprawnień poszczególnych ról. Pozwala to określić, którzy użytkownicy wewnętrzni mogą przeglądać, tworzyć, edytować lub usuwać pliki i foldery w projektach z poziomu Dokumentów.
-
Utwórz: użytkownik może tworzyć foldery, przesyłać pliki i foldery, a także przywracać je z kosza
-
Widok: użytkownik może przeglądać pliki i foldery łącznie z elementami w koszu
-
Edytuj: użytkownik może zmieniać nazwy, przenosić pliki i foldery, a także przesyłać nowe wersje
-
Usuń: użytkownik może usuwać wersje plików, przenosić pliki i foldery do kosza, a także opróżniać kosz
Z zasady podwykonawcy nie mają dostępu do plików.
Obserwatorzy mogą przeglądać wszystkie pliki, ale nie mają możliwości ich edycji lub dodawania.
Uprawnienia roli związane z zarządzaniem dokumentami nie mają wpływu na dokumenty znajdujące się w sekcji Dokumenty wg rzutów.
- Kliknij Zarządzanie użytkownikami
- Kliknij Role
- Kliknij przycisk + Utwórz rolę (lub kliknij istniejącą rolę, aby ją edytować)
- Przewiń w dół do sekcji zarządzanie dokumentami
- Zaznacz pola wyboru przy Utwórz, Widok, Edytuj i/lub Usuń, by nadać stosowne uprawnienia
- Kliknij Zapisz
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.