Zarządzanie dokumentami

Przegląd

Zarządzanie dokumentami pozwala na zarządzanie wszystkimi dokumentami, planami i innymi plikami, które są istotne dla Państwa projektów w PlanRadar.

Następujące kluczowe przypadki użycia są możliwe dzięki PlanRadar:

• Przechowywanie i organizacja dokumentów - Przesyłaj, organizuj i przechowuj wszystkie dokumenty w PlanRadar, podobnie jak w innym oprogramowaniu do udostępniania plików, i korzystaj z dostępu do nich na tej samej platformie PlanRadar, co wszystkie inne dane projektu. Dostęp do dokumentów i plików można uzyskać z aplikacji mobilnej PlanRadar nawet w trybie offline.
  Przeczytaj więcej poniżej oraz w Dodaj i zarządzaj plikami/folderami oraz w Przeglądaj i znajduj pliki/foldery.
• Wersjonowanie i zatwierdzanie dokumentów - Upewnij się, że Twój zespół zawsze pracuje z najnowszą wersją. Przesyłanie nowych wersji dokumentów i przeglądanie historii wersji w celu śledzenia wszystkich zmian i aktualizacji w całym projekcie. Jeśli muszą Państwo zatwierdzić dokument, można wysłać go do członków zespołu w celu zatwierdzenia.
  Więcej informacji można znaleźć na stronie Tworzenie wersji plików i zarządzanie nimi oraz na stronie Zatwierdzenia > Zatwierdzanie dokumentów
• Zatwierdzanie planów - Podobnie jak w przypadku dokumentów, po przesłaniu planów i nowych wersji planów można wysłać je do przeglądu i zatwierdzenia.
  Więcej informacji na stronie Zatwierdzenia > Zatwierdzanie planów
• Kontrola dostępu do plików/folderów - Określa, którzy użytkownicy lub role mogą uzyskać dostęp do określonych plików lub folderów.
  Więcej informacji w Kontrola dostępu do plików/folderów.

Jak uzyskać dostęp do Document Management

• Aplikacja internetowa
• Mobilny

1. Proszę kliknąć Dokumenty

Sekcje paska bocznego

Po lewej stronie znajduje się pasek boczny, który zawiera kilka sekcji:

1. Wszystkie pliki to miejsce, w którym można zarządzać wszystkimi dokumentami i plikami w strukturze folderów podobnej do lokalnego systemu plików lub innych dysków w chmurze. Proszę przeczytać więcej w Wyświetlanie i znajdowanie plików/folderów oraz w Dodawanie i zarządzanie plikami/folderami.
2. Zadania załączniki - proszę przeczytać więcej w Wyświetlanie i filtrowanie załączników wszystkich Zadania w aplikacji internetowej.
3. Dokumenty według warstw są widoczne tylko dla kont PlanRadar utworzonych przed lutym 2022 r. i obejmują sposób zarządzania dokumentami w PlanRadar w przeszłości. Więcej informacji znajdą Państwo w: Dokumenty według warstw
4. Ulubione: Można dodawać i usuwać pliki i foldery do Ulubionych w celu szybkiego dostępu. Więcej informacji można znaleźć na stronie Wyświetlanie i zarządzanie ulubionymi plikami/folderami.
5. Shared Items: Wyświetlanie plików, które ktoś Państwu udostępnił. Więcej informacji na stronie Kontrola dostępu do plików/folderów
6. Aktywność - więcej informacji w Wyświetlanie dziennika aktywności dla plików i folderów w aplikacji internetowej.
7. Kosz: Można przeglądać i przywracać pliki, które zostały przeniesione do kosza. Więcej informacji można znaleźć na stronie Dodawanie i zarządzanie plikami/folderami > Usuwanie i przywracanie plików/folderów.
8. Wnioski o zatwierdzenie zostały przeniesione do sekcji Zatwierdzenia > Zatwierdzenia dokumentów. Więcej informacji można znaleźć na stronie Wyświetlanie i zarządzanie zatwierdzeniami.
9. Ustawienia, aby dodać przepływy pracy zatwierdzania do tego projektu. Więcej informacji można znaleźć na stronie Zarządzanie obiegami zatwierdzeń projektu > Zarządzanie obiegami dokumentów.

Obsługiwane typy plików

Nie ma żadnych ograniczeń dotyczących typów plików, które można przesyłać.

Następujące typy plików mogą być podglądane w PlanRadar:

• PDF
• Obrazy (JPG, PNG, GIF, BMP, HEIC)
• panoramy 360
• Pliki audio
• Filmy

Maksymalny rozmiar pliku

Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku jest ograniczony do 2 GB.

Email z codzienną aktualizacją

Otrzymuj codziennie aktualne wiadomości e-mail o tym, które pliki zostały przesłane lub zaktualizowane w Dokumentach we wszystkich projektach. Więcej informacji można znaleźć na stronie Konfiguracja powiadomień e-mail > Powiadomienia dotyczące zarządzania dokumentami.

Wersjonowanie dokumentów

Dla każdego pliku możliwe jest przechowywanie wielu wersji w PlanRadar. Każdy plik ma nazwę, którą można zmienić, a dla każdej wersji przechowywane są metadane, w tym:

• Indeks wersji
• Oryginalna nazwa pliku
• Twórca
• Data utworzenia
• Rozmiar

Wersjonowanie jest dostępne tylko dla plików w Wszystkie pliki (nie jest dostępne dla plików w Dokumenty według warstw).

Aktualna wersja

Dla każdego pliku istnieje aktualna wersja, która jest wersją pliku otwieraną po kliknięciu lub pobraniu pliku. Metadane na liście plików i w zakładce szczegółów pliku zawsze odnoszą się do aktualnej wersji .

Aktualna wersja to

• najnowsza zatwierdzona wersja, jeśli istnieje jakakolwiek zatwierdzona wersja, w przeciwnym razie jest to
• najnowsza wersja.

Operacje na plikach i wersjonowanie

Podczas przenoszenia pliku do innego folderu, do kosza lub podczas przywracania go z kosza, przenoszony jest cały plik ze wszystkimi jego wersjami.

Gdy plik z wersjami jest trwale usuwany z kosza, usuwane są również wszystkie jego wersje. Zamiast usuwać cały plik, można również usunąć określoną wersję pliku.

Podczas duplikowania pliku z wersjami tylko aktualna wersja jest używana dla nowego pliku, ignorując wszelkie inne wersje.

Więcej informacji można znaleźć na stronie Tworzenie i zarządzanie wersjami plików.

Wersjonowanie i zatwierdzanie dokumentów

Więcej informacji znajdą Państwo na stronie Approvals > Approvals and Current Version.