Zarządzanie dokumentami

Omówienie

Funkcja zarządzania dokumentami pozwala na zarządzanie planami i dokumentami powiązanymi z projektami w PlanRadar. Oferujemy kilka funkcji, które umożliwiają zarządzanie dokumentami:

• Przechowywanie i porządkowanie dokumentów – Przesyłanie, porządkowanie i przechowywanie wszystkich dokumentów w PlanRadar. Funkcja działa na podobnej zasadzie, jak w przypadku innych usług udostępniania plików. Korzyścią takiego rozwiązania jest dostęp do całej dokumentacji w ramach tej samej platformy, która przechowuje również pozostałe dane projektu.
  Więcej informacji poniżej.
• Wersjonowanie i akceptacja dokumentów – Rozwiązanie, które daje pewność, że wszyscy członkowie zespołu zawsze korzystają z najnowszych wersji plików. Platforma daje możliwość przesyłania nowych wersji dokumentów i wglądu w historię wersji na potrzeby monitorowania wszelkich zmian i aktualizacji w trakcie realizacji projektu. Można też wysyłać dokumenty do akceptacji innym członkom zespołu.
  Więcej informacji znajdziesz w sekcji Wersjonowanie i akceptacja dokumentów.
• Akceptacja planów – Możliwość wysyłania nowych wersji planów budowlanych do wglądu i akceptacji, tak jak w przypadku dokumentów.
  Więcej informacji znajdziesz w sekcji Akceptacja planów.

Jak uzyskać dostęp do zarządzania dokumentami

Kliknij Dokumenty w menu głównym aplikacji web:

Przechowywanie i porządkowanie dokumentów

Ogólne

Wszystkie pliki

Wszystkie dokumenty i pliki znajdziesz w sekcji Dokumenty > Wszystkie pliki.
Są one rozdzielone na poszczególne projekty. Patrz: Wybór projektu

Dokumenty wg rzutów oferują dotychczasowy sposób zarządzania dokumentami w PlanRadar.
Korzystanie z tej opcji wygląda inaczej niż funkcjonalność, którą opisaliśmy poniżej. Przedstawiliśmy ją w osobnym artykule.
Patrz: dokumenty wg rzutów

Wszystkie platformy

Wszystkie pliki dostępne są na każdym urządzeniu, a z większości funkcji można skorzystać zarówno w aplikacji web, jak i w aplikacjach mobilnych.
Uprawnieniami można zarządzać w aplikacji web.

Obsługiwane typy plików

Nie ma żadnych ograniczeń, jeśli chodzi o rodzaje przesyłanych plików.

W PlanRadar można przeglądać następujące typy plików:

• PDF
• Obrazy/zdjęcia (JPG, PNG, GIF, BMP)
• Panoramy 360°
• Pliki audio
• Wideo

Dostęp do dokumentów projektu

Wybierz projekt, aby uzyskać dostęp do powiązanych plików i folderów.

Wszystkie pliki i foldery są rozdzielone na poszczególne projekty.

1. Kliknij Dokumenty
2. Otwórz listę rozwijaną pola Projekt
3. Kliknij wybrany projekt

Tworzenie folderów

1. Przejdź do Wszystkie pliki lub do folderu nadrzędnego (w którym chcesz utworzyć folder)
2. Kliknij + Dodaj nowy element
3. Kliknij Nowy folder
   
   
4. Wprowadź nazwę folderu
5. Kliknij Utwórz

Dodaj pliki i foldery znajdujące się na urządzeniu

Można przesłać pojedyncze pliki, wiele plików lub foldery.

W pierwszym kroku należy zawsze przejść do folderu docelowego, w którym mają znaleźć się nowe elementy.

Pliki można przesyłać na 3 sposoby

Dodawanie plików i folderów z usług przechowywania w chmurze

1. Kliknij + Dodaj nowy element
2. Kliknij Prześlij z Dropbox / Google Drive / OneDrive
   
   
3. Na tym etapie może być wymagane zalogowanie się do usługi w chmurze.
4. Otworzy się eksplorator plików w usłudze oferującej przechowywanie danych w chmurze. Teraz wybierz elementy, które chcesz przesłać.

Ulubione

Dodaj pliki lub foldery do ulubionych, aby uzyskać szybki dostęp na wszystkich urządzeniach.

Dodawanie do ulubionych

Kliknij ikonę gwiazdki, aby dodać plik lub folder do ulubionych:

Przeglądanie ulubionych

Kliknij Ulubione, aby wyświetlić wszystkie ulubione pliki i foldery na jednej liście:

Foldery i pliki, które zostały dodane do lubionych, są oznaczone wypełnionym symbolem gwiazdki,

Usuwanie z ulubionych

Kliknij ikonę gwiazdki, aby usunąć plik lub folder z ulubionych:

Przenoszenie plików i folderów

Przenoszenie plików lub folderów do folderu docelowego:

Tworzenie duplikatu pliku

Opcja duplikacji pozwala utworzyć identyczną kopię wybranego pliku. Jeżeli korzystasz z funkcji wersjonowania, pamiętaj, że historia wersji nie zostanie skopiowana do nowego pliku. Zduplikowany plik będzie zawierał jedynie aktualną wersję.

Przejdź do pliku, który chcesz zduplikować.

1. Kliknij Więcej
2. Kliknij Duplikuj
   
   
3. Nazwij nowy plik
4. Kliknij Duplikuj

Usuwanie i przywracanie plików oraz folderów

Pliki i foldery nie są od razu usuwane – najpierw trafiają do kosza.
Stamtąd mogą zostać przywrócone lub trwale usunięte. Na ten moment pliki znajdujące się w koszu nie są usuwane automatycznie.

Kosz synchronizuje się pomiędzy urządzeniami, dlatego nie ma znaczenia, na którym z nich usunięto pliki.

Przenoszenie do kosza

Przenieś pliki lub foldery do kosza (pojedynczo lub w grupie), by je usunąć.

Przywracanie usuniętych plików i folderów z kosza

Trwałe usuwanie

Oferujemy dwa sposoby usuwania plików lub folderów bez możliwości przywrócenia

Zmiana nazwy

Przejdź do pliku lub folderu, którego nazwę chcesz zmienić.

1. Kliknij Więcej
2. Kliknij Zmień nazwę
   
   
3. Wprowadź nową nazwę
4. Kliknij Zmień nazwę

Wyszukiwanie plików i folderów

Wyszukiwanie plików i folderów po nazwie

1. Kliknij w polu wyszukiwania i wprowadź szukane hasło
2. Zobacz wyniki wyszukiwania
   

Określanie lokalizacji wyszukiwania

Domyślnie wyszukiwanie odbywa się w bieżącym folderze i wszystkich folderach podrzędnych.

Ograniczenie wyszukiwania do bieżącego folderu (z wyłączeniem folderów podrzędnych)

1. Kliknij listę rozwijaną ustawienia wyszukiwania
2. Kliknij Tylko ten folder

Rozszerzenie wyszukiwania na wszystkie foldery (niezależnie od bieżącego folderu)

1. Kliknij listę rozwijaną ustawienia wyszukiwania
2. Kliknij Wszystkie pliki

Uwaga: można też wyszukiwać w koszu lub Dokumentach wg rzutów (jeśli są dostępne).

Opuszczanie okna wyszukiwania

Po zakończeniu wyszukiwania możesz opuścić stronę z wynikami:

Pobieranie plików i folderów

W systemach iOS i Android pobieranie plików na urządzenie odbywa się za pomocą funkcji udostępniania. Zobacz udostępnianie plików innym aplikacjom mobilnym

W aplikacji web pliki można pobierać i zapisywać na urządzeniu lokalnym poza aplikacją PlanRadar na kilka sposobów.

Pobieranie pojedynczych plików lub folderów

1. Kliknij Więcej
2. Kliknij Pobierz

Pobranie folderu spowoduje spakowanie wszystkich plików do archiwum ZIP.

Pobieranie wielu plików lub folderów

1. Zaznacz pole wyboru przy poszczególnych plikach lub folderach
2. Opcjonalne: Zaznacz pole wyboru Zaznacz wszystko
3. Kliknij Edycja grupowa
4. Kliknij Pobierz
   

Pobranie plików i folderów spowoduje spakowanie wszystkich plików do archiwum ZIP.

Podgląd szczegółów pliku

Otwórz szczegóły pliku, aby uzyskać więcej informacji na jego temat, w tym:

• Szybki podgląd wybranych typów plików – patrz: Obsługiwane typy plików
• Aktualna wersję pliku
• Data utworzenia (przesłania)
• Informację o tym, kto przesłał plik
• Rozmiar pliku
• Nazwę folderu nadrzędnego
• Pierwotną nazwę pliku (przed przesłaniem – tego nie da się zmienić)

Dla folderów dostępne są następujące informacje:

• Informacja o tym, kto utworzył folder
• Data utworzenia folderu
• Nazwa folderu nadrzędnego

Dostęp do szczegółów pliku

1. Kliknij Więcej
2. Kliknij Szczegóły pliku
   

Wskazówka: Gdy szczegóły pliku są otwarte, możesz wybrać inne pliki lub foldery, by wyświetlić informacje na ich temat.

Przesyłanie nowej wersji pliku

Nowa wersja pliku automatycznie zastąpi poprzednią i stanie się de facto aktualną wersją, chyba że korzystasz z funkcji akceptacji.

Wersjonowanie plików dostępne jest wyłącznie dla klientów posiadających licencję Enterprise.

Istnieją trzy sposoby na przesłanie nowej wersji pliku:

Funkcje dostępne wyłącznie na urządzeniach mobilnych

Dostęp offline dla aplikacji mobilnych

Udostępnianie pliku w trybie offline

Użyj funkcji „Udostępnij w trybie offline”, jeżeli zależy ci na tym, żeby część plików była dostępna nawet bez dostępu do Internetu.

1. Przejdź do pliku lub folderu
2. Stuknij Więcej
3. Wybierz Udostępnij w trybie offline
   

Przeglądanie plików „dostępnych offline”

Wybierz Offline (na dolnym pasku narzędzi), aby zobaczyć listę wszystkich plików, które wcześniej zostały oznaczone jako „dostępne w trybie offline”.

Ikona obok „Utworzono:” (data przesłania do Dokumentów) oznacza, że plik został oznaczony jako „dostępny w trybie offline”.

Ostatnio otwierane pliki są przez pewien czas przechowywane w pamięci podręcznej i mogą być dostępne również w trybie offline. Pliki niedostępne w trybie offline są wyszarzone.

Udostępnianie plików innym aplikacjom mobilnym

Wszystkie pliki można pobrać i udostępnić poza PlanRadar.

1. Przejdź do pliku, który chcesz udostępnić
2. Wybierz Więcej
3. Wybierz Udostępnij
   
4. Kontynuuj w oknie dialogowym systemu/platformy udostępniania plików

Uprawnienia

Uprawnienia dotyczące zatwierdzania dokumentów opisano w sekcji Wersjonowanie i akceptacja dokumentów

Dostęp do zarządzania dokumentami może być kontrolowany za pomocą uprawnień poszczególnych ról. Pozwala to określić, którzy użytkownicy wewnętrzni mogą przeglądać, tworzyć, edytować lub usuwać pliki i foldery w projektach z poziomu Dokumentów.

• Utwórz: użytkownik może tworzyć foldery, przesyłać pliki i foldery, a także przywracać je z kosza

• Widok: użytkownik może przeglądać pliki i foldery łącznie z elementami w koszu

• Edytuj: użytkownik może zmieniać nazwy, przenosić pliki i foldery, a także przesyłać nowe wersje

• Usuń: użytkownik może usuwać wersje plików, przenosić pliki i foldery do kosza, a także opróżniać kosz

Z zasady podwykonawcy nie mają dostępu do plików.
Obserwatorzy mogą przeglądać wszystkie pliki, ale nie mają możliwości ich edycji lub dodawania.

Uprawnienia roli związane z zarządzaniem dokumentami nie mają wpływu na dokumenty znajdujące się w sekcji Dokumenty wg rzutów.

1. Kliknij Zarządzanie użytkownikami
2. Kliknij Role
3. Kliknij przycisk + Utwórz rolę (lub kliknij istniejącą rolę, aby ją edytować)
   
4. Przewiń w dół do sekcji zarządzanie dokumentami
5. Zaznacz pola wyboru przy Utwórz, Widok, Edytuj i/lub Usuń, by nadać stosowne uprawnienia
6. Kliknij Zapisz