Wersjonowanie i akceptacja dokumentów

Omówienie

Aby rozpocząć korzystanie z funkcji zarządzania dokumentami i dowiedzieć się o zarządzaniu plikami i folderami, przeczytaj: Zarządzanie dokumentami.

Niniejszy artykuł dotyczy wersjonowania i zatwierdzania dokumentów. Zarządzanie dokumentami umożliwia zgłaszanie próśb o akceptację jednego lub wielu plików do jednego lub wielu zatwierdzających. Służy to przede wszystkim zapewnieniu rzetelnej dokumentacji i upewnieniu się, że wszyscy wykonują swoją pracę w oparciu o odpowiednie wersje dokumentów.

Wersjonowanie dokumentów

Każdy plik może być przechowywany w platformie PlanRadar w kilku wersjach. Każdy plik ma nazwę, którą można zmienić, oraz metadane, zawierające m.in. następujące dane:

• Indeks wersji
• Oryginalną nazwę pliku
• Twórcę
• Datę utworzenia
• Rozmiar

Wersjonowanie jest dostępne tylko dla plików znajdujących się w sekcji Wszystkie pliki (funkcja jest niedostępna dla plików znajdujących się w lokacji Dokumenty wg rzutów).

Aktualna wersja

Każdy plik zawiera aktualną wersję, czyli tę, która otworzy się po kliknięciu lub pobraniu pliku. Metadane na liście plików i w karcie szczegółów pliku zawsze odnoszą się do aktualnej wersji.

Aktualna wersja to

• najnowsza zaakceptowana wersja pliku (w przypadku stosowania procesu akceptacji) lub po prostu
• najnowsza wersja.

Przesyłanie nowej wersji pliku

Nie ma ograniczeń co do typów plików stosowanych w różnych wersjach (tzn. plik, który pierwotnie został przesłany jako dokument Word, można zaktualizować plikiem PDF).

W przypadku stosowania procedury akceptacji, nowa wersja musi zostać zatwierdzona, aby stać się nową aktualną wersją, zgodnie z definicją przedstawioną powyżej. Dzięki temu istnieje możliwość przesłania nowej wersji w taki sposób, by zespół mógł nadal pracować na ostatniej zatwierdzonej wersji bez zakłóceń.

Nową wersję pliku można przesłać na trzy sposoby:

Wyświetlanie i pobieranie poprzednich wersji plików

Otwórz pełną historię wersji, by wyświetlić i pobrać poprzednie wersje pliku.

1. Kliknij Więcej
2. Kliknij Szczegóły pliku
3. Kliknij Wersje
4. Numer wersji
5. Informacja o aktualnej wersji
6. Kliknij Więcej, by pobrać poprzednią wersję

Usuwanie określonej wersji

Otwórz historię wersji zgodnie z instrukcjami przedstawionymi powyżej i kliknij Więcej, by usunąć określoną wersję.

„Aktualnej wersji” (zgodnie z definicją przedstawioną powyżej) nie da się usunąć. Nie można też usunąć wersji, która oczekuje na akceptację.

Operacje na plikach i wersjonowanie

Niezależnie od tego, czy mówimy o przenoszeniu pliku do innego folderu lub kosza, czy o przywracaniu pliku z kosza, proces dotyczy całego pliku wraz ze wszystkimi wersjami.

Gdy plik z wersjami zostaje trwale usunięty z kosza, wszystkie jego wersje również zostają usunięte. Zamiast usuwać cały plik, masz możliwość usunięcia określonej wersji pliku.

Duplikacja pliku dotyczy jedynie bieżącej wersji pliku. Pozostałe wersje są ignorowane.

Akceptowanie plików

Akceptacja plików dotyczy określonych wersji i odbywa się w ramach próśb o akceptację. Prośba o akceptację zawiera jeden lub więcej elementów do przeglądu, wysyłana jest do jednego lub więcej recenzentów, a ponadto zawiera temat, opcjonalną wiadomość i termin realizacji. Istnieje możliwość zgłoszenia prośby o akceptację dla wielu plików jednocześnie.

Tworzenie prośby o akceptację

Jeżeli jakaś wersja pliku oczekuje na akceptację, nie można poprosić o akceptację innej wersji tego pliku.

Prośbę o akceptację można zgłosić na cztery sposoby (w dalszej części przedstawimy jak uzupełnić i wysłać prośbę o akceptację):

Wypełnianie i wysyłanie prośby o akceptację

1. Kliknij Dodaj zatwierdzających
2. Opcjonalne: dostosuj temat prośby
3. Opcjonalne: wprowadź wiadomość
4. Kliknij ikonę daty, aby ustalić termin
5. Kliknij Wyślij prośbę

Poniższych elementów nie można uwzględniać w prośbach o akceptację:

• Pliki, których inne wersje oczekują już na akceptację
• Foldery
• Pliki znajdujące się w sekcji Dokumenty wg rzutów
• Obowiązuje limit maksymalny 100 elementów na jedną prośbę o akceptację

Zatwierdzający otrzymają powiadomienia, kiedy pojawią się nowe prośby o akceptację, a także 3 dni przed upływem terminu akceptacji.

Prośby o akceptację nie można zmodyfikować po wysłaniu. Można ją jedynie anulować (patrz: następna sekcja).

Anulowanie prośby o akceptację po wysłaniu

Jeśli wysłana prośba o akceptację przestanie być aktualna, można ją anulować. Od tej pory będzie się wyświetlać ze statusem „Anulowane”.

1. Kliknij Oczekujące na akceptację
2. Kliknij prośbę o akceptację, by ją otworzyć
3. Kliknij Wycofaj prośbę
   
4. Wpisz „Anuluj”, aby potwierdzić
5. Kliknij Wycofaj prośbę
   

Zatwierdzający otrzymają powiadomienia o anulowaniu. Zatwierdzający nie będą już mogli odnieść się do plików, na które nie udzielili odpowiedzi, ale te, które zostały już zweryfikowane, zachowają informacje o udzieleniu bądź nieudzieleniu akceptacji.

Wszystkie elementy, które zostały już zatwierdzone przez wszystkich użytkowników, zachowają status Zatwierdzone. Również te elementy, które zostały odrzucone przez co najmniej jednego użytkownika, zachowają status Odrzucone. Status zatwierdzenia wszystkich pozostałych plików powróci do poprzedniego.

Usuwanie prośby o akceptację

Usuń prośbę o akceptację, aby trwale usunąć ją z listy oczekujących na akceptację.

1. Kliknij Oczekujące na akceptację
2. Kliknij Więcej
3. Kliknij Usuń
   
   
4. Wpisz „Usuń”, aby potwierdzić
5. Kliknij Usuń prośbę
   

Przeglądanie próśb oczekujących na akceptację

Jako zatwierdzający możesz przeglądać i zatwierdzać lub odrzucać elementy oczekujące na akceptację.

Przeglądanie próśb o akceptację

Wszystkie prośby o akceptację można znaleźć w zarządzaniu dokumentami, w sekcji „oczekujące na akceptację”. Mogą mieć jeden z następujących statusów:

• W toku: oczekuje na ocenę zatwierdzajacego
• Ukończone: wszyscy zatwierdzający zaakceptowali lub odrzucili prośbę
• Anulowane: prośba o akceptację została wycofana

Status akceptacji plików

Oto możliwe statusy akceptacji plików:

• Brak (-): nie złożono prośby o akceptację pliku
• W toku: oczekuje na akceptację
• Zatwierdzone: wersja została zaakceptowana
• Odrzucone: wersja została odrzucona

Jeżeli wersja pliku oczekuje na akceptację, status określany jest w następujący sposób:

• Jeżeli wszyscy zatwierdzający zaakceptują prośbę, wersja będzie mieć status „zatwierdzone”.
• Jeżeli choć jeden zatwierdzający odrzuci prośbę, wersja będzie mieć status „odrzucone”, ale pozostali zatwierdzający nadal będą mogli przedstawić swoją opinię.

Numer wersji i status zatwierdzenia wyświetlają się w karcie „szczegóły pliku” (w przypadku bieżącej wersji), a także w karcie „wersje” dla wszystkich wersji pliku. Wersję i status akceptacji aktualnej wersji znajdziesz też na liście plików.

Jeżeli plik zostanie zatwierdzony (np. V1 to zatwierdzona i aktualna wersja), a kolejna wersja (np. V2) będzie oczekiwać na akceptację, będzie to widoczne na liście plików, tzn. aktualna wersja będzie widoczna jako V1, a w statusie akceptacji znajdzie się informacja „Zatwierdzone (V2 w toku)”.

Jeśli kolumny wersji lub statusu akceptacji nie są widoczne na liście plików, kliknij ikonę koła zębatego tabeli plików i upewnij się, że kolumny zostały aktywowane w ustawieniach.

Pamiętaj, że status widoczny na liście plików i w szczegółach plików dotyczy aktualnej wersji zgodnie z powyższą definicją. W związku z tym status odrzucone pojawi się tam wyłącznie wtedy, gdy plik nie będzie miał jeszcze żadnej zatwierdzonej wersji.

Operacje na plikach i akceptacje

Można zmieniać nazwy plików oczekujących na akceptację i przenosić je do innych folderów, ale nie można ich przenosić do kosza. Duplikacja też jest możliwa – nowy plik nie będzie powiązany z plikiem oczekującym na akceptację.

Uprawnienia

Podwykonawcy mogą zatwierdzać/odrzucać prośby o akceptację i w związku z tym uzyskać dostęp do plików w ramach procesu akceptacji.

Obserwatorzy mogą przeglądać wszystkie prośby o akceptację, ale nie mogą ich anulować ani usunąć.

Dostęp do próśb o akceptację można kontrolować za pomocą określonych uprawnień ról. Pozwala to określić, którzy użytkownicy wewnętrzni mogą przeglądać, tworzyć, edytować i usuwać prośby o akceptację dla swoich projektów widocznych w Dokumentach.

• Utwórz: użytkownik może tworzyć prośby o akceptację

• Widok: użytkownik może przeglądać wszystkie prośby o akceptację lub tylko te, w które jest zaangażowany

• Edytuj: użytkownik może edytować (tj. wycofać) wszystkie prośby o akceptację lub tylko te, które sam utworzył

• Usuń: użytkownik może usunąć wszystkie prośby o akceptację lub tylko te, które sam utworzył

Aby nadać uprawnienia związane z prośbami o akceptację dla wybranej roli:

1. Kliknij Zarządzanie użytkownikami
2. Kliknij Role
3. Kliknij przycisk + Utwórz rolę (lub kliknij istniejącą rolę, aby ją edytować)
   
4. Przewiń w dół do Prośby o akceptację
5. Zaznacz pola wyboru przy Utwórz, Widok, Edytuj i/lub Usuń, by nadać stosowne uprawnienia
6. Domyślnie uprawnienia Utwórz/Edytuj/Usuń dotyczą wszystkich próśb o akceptację
7. Można je jednak ograniczyć tylko do próśb o akceptację, w które użytkownik jest zaangażowany
8. Kliknij Zapisz