Wersjonowanie i zatwierdzanie dokumentów

Przegląd

Aby rozpocząć pracę z zarządzaniem dokumentami, proszę najpierw przeczytać ten artykuł: Zarządzanie dokumentami.

Upewnij się, że Twój zespół zawsze pracuje z najnowszą wersją. Mogą Państwo przesyłać nowe wersje dokumentów i przeglądać historię wersji, aby śledzić wszystkie zmiany i aktualizacje w całym projekcie.

Jeśli muszą Państwo podpisać dokument, można wysłać go do członków zespołu w celu zatwierdzenia.

Jak uzyskać dostęp do Document Management

• Aplikacja internetowa
• Mobilny

Wersjonowanie dokumentów

Dla każdego pliku możliwe jest przechowywanie wielu wersji w PlanRadar. Każdy plik ma nazwę, którą można zmienić, a dla każdej wersji przechowywane są metadane, w tym:

• Indeks wersji
• Oryginalna nazwa pliku
• Twórca
• Data utworzenia
• Rozmiar

Wersjonowanie jest dostępne tylko dla plików w Wszystkie pliki (nie jest dostępne dla plików w Dokumenty według warstw).

Aktualna wersja

Dla każdego pliku istnieje aktualna wersja, która jest wersją pliku otwieraną po kliknięciu lub pobraniu pliku. Metadane na liście plików i w zakładce szczegółów pliku zawsze odnoszą się do aktualnej wersji .

Aktualna wersja to

• najnowsza zatwierdzona wersja, jeśli istnieje jakakolwiek zatwierdzona wersja, w przeciwnym razie jest to
• najnowsza wersja.

Operacje na plikach i wersjonowanie

Podczas przenoszenia pliku do innego folderu, do kosza lub podczas przywracania go z kosza, przenoszony jest cały plik ze wszystkimi jego wersjami.

Gdy plik z wersjami jest trwale usuwany z kosza, usuwane są również wszystkie jego wersje. Zamiast usuwać cały plik, można również usunąć określoną wersję pliku.

Podczas duplikowania pliku z wersjami tylko aktualna wersja jest używana dla nowego pliku, ignorując wszelkie inne wersje.

Więcej informacji można znaleźć na stronie Tworzenie i zarządzanie wersjami plików.

Zatwierdzanie plików

Zatwierdzenia plików są zawsze wymagane dla określonych wersji plików i jako część wniosku o zatwierdzenie.

Żądanie zatwierdzenia zawiera jeden lub więcej elementów do sprawdzenia, jednego lub więcej recenzentów, temat, opcjonalną wiadomość i termin. W ten sposób można poprosić o zatwierdzenie wielu plików jednocześnie.

Mogą Państwo zażądać zatwierdzenia do 100 pozycji jednocześnie na jedno żądanie zatwierdzenia.

Następujące pozycje nie mogą być dodawane do wniosków o zatwierdzenie:

• Pliki oczekujące na zatwierdzenie dla innej wersji
• Foldery
• Pliki w sekcji Dokumenty według warstw

Recenzenci muszą mieć dostęp do wszystkich elementów. Jeśli kontrola dostępu jest włączona, muszą mieć co najmniej Viewer. Proszę przeczytać więcej w Kontrola dostępu do plików/folderów

Recenzenci będą otrzymywać powiadomienia o nowych wnioskach o zatwierdzenie i przypomnienia o terminach z trzydniowym wyprzedzeniem.

Po wysłaniu wniosku o zatwierdzenie nie można go zmodyfikować. Można je jedynie anulować.

Podczas oczekiwania na zatwierdzenie wersji pliku, nie jest możliwe zażądanie zatwierdzenia innej wersji tego samego pliku w tym samym czasie.

Status wniosków o zatwierdzenie

Wszystkie wnioski o zatwierdzenie można znaleźć w Zarządzaniu dokumentami w sekcji Wnioski o zatwierdzenie. Ich status jest jednym z następujących:

• Oczekujące: niektóre elementy wciąż oczekują na opinie recenzentów
• Complete: wszystkie elementy zostały zatwierdzone lub odrzucone przez recenzentów
• Anulowano: wniosek o zatwierdzenie został anulowany

Status zatwierdzenia plików

Status zatwierdzenia pliku ma jeden z następujących stanów:

• Brak (-): nie złożono wniosku o zatwierdzenie pliku
• Oczekuje na zatwierdzenie: oczekuje na zatwierdzenie
• Zatwierdzono: wersja została zatwierdzona
• Odrzucono: wersja została odrzucona

Jeśli wersja pliku oczekuje na zatwierdzenie, status jest określany w następujący sposób:

• Jeśli wszyscy recenzenci zatwierdzili, status to Zatwierdzony.
• Jeśli jeden z recenzentów odrzuci opinię, jej status to Odrzucona. Pozostali recenzenci mogą jednak nadal przesyłać swoje opinie.

Zatwierdzenia i aktualna wersja

Numer wersji pliku i status zatwierdzenia są wyświetlane dla bieżącej wersji na liście plików, w zakładce szczegółów pliku i w zakładce wersji.

Jeśli plik jest zatwierdzony (np. V1 jest zatwierdzona i aktualna wersja), a następnie nowsza wersja oczekuje na zatwierdzenie (np. V2), jest to wskazane oprócz statusu zatwierdzenia na liście plików (np. aktualna wersja wyświetlana jako V1 i status zatwierdzenia jako "Zatwierdzony (V2 oczekuje)").

Jeśli kolumny wersji lub statusu zatwierdzenia nie są widoczne na liście plików, należy kliknąć ikonę koła zębatego tabeli plików i upewnić się, że tabela została skonfigurowana tak, aby wyświetlać te kolumny.

Proszę pamiętać, że na liście plików i w szczegółach pliku status jest wyświetlany dla bieżącej wersji , jak zdefiniowano powyżej. Dlatego status Odrzucony pojawi się tam tylko wtedy, gdy nie istnieje jeszcze zatwierdzona wersja.

Operacje na plikach i zatwierdzenia

Przenoszenie i zmienianie nazw plików oczekujących na zatwierdzenie jest dozwolone. Nie jest jednak możliwe przeniesienie
pliku do kosza, jeśli oczekuje on na zatwierdzenie. Powielanie jest dozwolone; nowy plik nie będzie powiązany z oczekującym zatwierdzeniem.

Więcej informacji można znaleźć na stronie Tworzenie, przeglądanie i zarządzanie żądaniami zatwierdzenia plików.