Zadania

Widok ogólny i przeglądanie zadań

Zadania służą do zbierania informacji o projekcie. Umożliwiają monitorowanie postępów prac, wychwytywanie usterek i wad, prowadzenie dzienników, tworzenie list kontrolnych, i nie tylko.

Do zadań można dołączać multimedia, które wspomagają wizualną komunikację z zespołem – zdjęcia, nagrania audio i wideo, a także dokumenty. W ramach zadań można też komunikować się z członkami zespołu. Cała aktywność rejestrowana jest w dzienniku, na potrzeby kompletnego gromadzenia danych.

Użytkownicy wewnętrzni mogą tworzyć, modyfikować i usuwać zadania, a podwykonawcy mogą jedynie je aktualizować, by umożliwić monitorowanie postępów. Obserwatorzy mogą tylko przeglądać zadania.

Aby uzyskać dostęp do zadania, wybierz Zadania na pasku nawigacji po lewej stronie.

 

Przeglądanie zadań

Pasek narzędzi u góry umożliwia filtrowanie przeglądanych zadań. Można filtrować po projekcie albo po formularzach zastosowanych w zadaniach. Wybierz „Wszystkie projekty” albo „Wszystkie zadania”, jeśli chcesz zobaczyć pełną listę swoich zadań.

Aby przeglądać zadania spełniające określone kryteria, możesz utworzyć filtry niestandardowe. Po więcej informacji, przejdź do: Filtrowanie zadań..

 

Widok ogólny menu zadań:

1. Utwórz zadanie – kliknij, aby utworzyć nowe zadanie
2. Projekt – wybierz projekt, nad którym pracujesz. Po wybraniu projektu możesz wybrać rzut
3. Formularz – wybierz, by przeglądać zadania korzystające z konkretnego formularza
4. Zapisany filtr – zastosuj wcześniej zapisany filtr
5. Filtr – utwórz nowy filtr, wybierając określone kryteria
6. Centrum wiadomości – tutaj pojawiają się powiadomienia
7. Widok – przełączaj się między widokiem planu, listy i dokumentu. Po więcej informacji, przejdź do:Widoki
8. Szukaj – wyszukaj zadanie za pomocą słów kluczowych
9. Ukryj zamknięte zadania – zaznacz, by schować zamknięte zadania
10. Utwórz raport – kliknij tutaj, by eksportować raport zadania
11. Importowanie/Eksportowanie – kliknij ikonkę i zaimportuj lub wyeksportuj zadania do pliku Excel lub .csv

Widoki

Widoki

Zadania można przeglądać na kilka sposobów.

• Zadania można przeglądać na kilka sposobów.
• Widok planu – zadania wyświetlają się jako pinezki na planie budowlanym
• Widok dokumentu – wyświetla dokumenty przesłane na PlanRadar. Po więcej informacji przejdź do Zarządzanie dokumentami.

Widok listy

Widok listy wyświetla zadania w formie listy.

 

1. Pokaż/ukryj kolumny – kliknięcie tej ikonki otwiera listę rozwijaną, w której możesz zaznaczyć lub odznaczyć informacje o zadaniu, które mają pojawiać się w kolumnach Widoku listy. Odznaczenie spowoduje ukrycie kolumny.
2. Zaznaczanie wielu zadań – pola wyboru umożliwiają jednoczesne modyfikowanie, usuwanie lub eksportowanie wszystkich zaznaczonych zadań.
3. Edytuj/Usuń – po zaznaczeniu zadań można skorzystać z przycisków edycji lub usuwania.
4. Pola szybkiej edycji – w Widoku listy można bezpośrednio zmieniać wartości pól, np. status, priorytet, termin realizacji, podwykonawcę lub postęp, bez konieczności otwierania zadania. Wystarczy, że klikniesz pole, który chcesz zmodyfikować, a pojawi się menu rozwijane, pasek postępu lub kalendarz, w których będzie możliwe wprowadzenie zmian.
5. Sortowanie – kliknij nazwy kolumn, by posortować wiersze rosnąco lub malejąco
6. Szerokość i pozycja kolumny – umieść kursor pomiędzy kolumnami, by mieć możliwość dostosowania szerokości kolumny, dla lepszego wglądu w ujęte w niej dane. Możesz też kliknąć i przytrzymać kolumnę, a następnie przeciągnąć ją w lewo lub w prawo, by zmienić jej pozycję na liście kolumn.

 

Zadania podzielone są według postępów kolorami, dla łatwiejszego wglądu:

Czerwony = Otwarte

 

Niebieski = W toku

 

Zielony = Zrealizowane

 

Żółty = Uwagi

 

Czarny = Odrzucone

 

Szary = Zamknięte

Widok planu

Widok planu umożliwia sprawdzenie lokalizacji zadań na planie budowlanym.

 

1. Pobierz plany – pobierz plan w czystej formie albo z zaznaczonymi lokalizacjami zadań.
2. Zobacz wersje – zarządzanie i porównywanie wersji planu
3. Wyśrodkuj plan – kliknij tutaj, by wyśrodkować plan na ekranie

 

Kliknięcie pinezki powoduje otwarcie podglądu zadania. Aby wprowadzić drobne zmiany w zadaniu, bez konieczności otwierania go w pełni, kliknij strzałkę, by rozszerzyć podgląd zadania.

 

1. Szybka edycja – kliknij strzałkę na podglądzie zadania, by zmienić status, priorytet, termin realizacji lub wykonawcę zadania, bez konieczności otwierania samego zadania. Kliknij Zapisz, by zachować zmiany.
2. Media – kliknij obiekt multimedialny, by szybko otworzyć galerię multimediów.
3. Otwórz – otwiera szczegóły zadania
4. Pobierz – pobierz zadanie do PDF. Przed pobraniem należy wybrać szablon.
5. Duplikuj zadanie – kopiuje zadanie. Następnie możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy na planie, by wkleić zduplikowane zadanie.
6. Pozycja na planie – przenieś zadanie do innego miejsca na planie

Widok harmonogramu

Harmonogram wyświetla zadania w fazach projektu, na zasadzie diagramu Gantta. Pozwala to na zwizualizowanie zadań jako elementów harmonogramu większego projektu.

Aby dowiedzieć się więcej na temat ustalania harmonogramu, przejdź do odpowiedniego rozdziału.

Widok dokumentu

Widok dokumentu wyświetla dokumenty przesłane na PlanRadar. Po więcej informacji przejdź do Zarządzanie dokumentami.

Tworzenie zadań

Aby utworzyć nowe zadanie, najpierw należy wybrać projekt w górnym pasku nawigacji. Następnie należy kliknąć Utwórz zadanie.

W widoku planu najpierw należy wskazać lokalizację na planie. Przesuń kursor do miejsca, w którym chcesz umieścić zadanie, a następnie kliknij zielony ptaszek. Aby zamknąć, kliknij czerwony x.

Ewentualnie w widoku planu można kliknąć prawym przyciskiem myszy na planie, by dodać nowe zadanie.

 

W widoku listy kliknij Utwórz zadanie, by utworzyć nowe zadanie.

 

1. Formularz – tutaj należy wybrać formularz, który ma być zastosowany w zadaniu. Po wybraniu formularza, pod spodem pojawią się pola. Formularze można spersonalizować, by zawierały dokładnie takie informacje, jakie chcesz zbierać w ramach zadania. Po więcej informacji na temat konfigurowania formularzy, przejdź do Formularze i listy.
2. Rzut – tutaj wybierzesz rzut planu przypisany do zadania – na przykład konkretne piętro albo kondygnację.
3. Pozycja na planie – otwiera widok planu i umożliwia przypięcie zadania do lokalizacji na planie.
4. Utwórz kolejne – zaznacz tę opcję, żeby automatycznie otworzyć nowe zadanie po zapisaniu aktualnego, z polami automatycznie wypełnionymi analogicznie do pierwotnego zadania.

 

W każdej chwili możesz kliknąć Zapisz, by zapisać informacje wprowadzone do zadania. Kiedy zadanie będzie już przygotowane w pełni, kliknij Zapisz i zamknij.

Informacje w zadaniu

Podsumowanie zadania

 

 

Otwórz zadanie, by uzyskać dostęp do wszelkich zawartych w nim informacji..

1. Formularz – tutaj należy wybrać formularz, który ma być zastosowany w zadaniu. Po wybraniu formularza, pod spodem pojawią się pola. Formularze można spersonalizować, by zawierały dokładnie takie informacje, jakie chcesz zbierać w ramach zadania. Po więcej informacji na temat konfigurowania formularzy, przejdź do Formularze i listy

.

1. Rzut – tutaj wybierzesz rzut planu przypisany do zadania – na przykład konkretne piętro albo kondygnację.
2. Pozycja na planie – otwiera widok planu i umożliwia przypięcie zadania do lokalizacji na planie.
3. Załączniki multimedialne – dostęp do wszystkich zdjęć, nagrań audio i wideo oraz dokumentów załączonych do zadania.
4. Dziennik – po zapisaniu zadania, w tym miejscu rejestrowane są wszystkie związane z nim aktywności. Możesz odfiltrować to, co chcesz tu zobaczyć, wybierając ikonkę filtra u góry sekcji dziennika. Możesz odfiltrować multimedia, nagrania audio, komentarze i wpisy dziennika aktywności.
5. Komentarze – w ramach dziennika można komunikować się z członkami zespołu na temat zadania.
6. Zadania podrzędne – jeśli zadanie posiada zadania podrzędne, pojawią się w tym miejscu.
7. Zapisz/Zapisz i zamknij – zapisuje zmiany wprowadzone do zadania.
8. Utwórz raport – zadanie można eksportować do pliku PDF. Pojawi się lista rozwijana, z której wybierzesz opcję utworzenia raportu z szablonu (po więcej informacji, przejdź do: Szablony).
9. Usuń/duplikuj zadanie – kliknij ikonę ustawień aby usunąć zadanie lub zduplikować zadanie z tymi samymi danymi.
10. Następne/Poprzednie zadanie – umożliwia przeglądanie innych zadań.
11. Zamknij zadanie.

Personalizacja zadań

Pola w zadaniu można dostosować w taki sposób, by zbierać informacje potrzebne do realizacji konkretnych robót. Na przykład dziennik budowy może potrzebować innego zestawu pól niż rozwiązywanie usterek.

Aby ustalić jakie informacje będą zbierane w ramach zadania, należy utworzyć formularz. Aby dowiedzieć się jak tworzyć formularze, przejdź do Formularze i listy.

Galeria multimediów

Galeria multimediów zawiera wszystkie zdjęcia, nagrania wideo i dokumenty przypisane do zadania. Kliknij Pokaż wszystkie załączniki, by uzyskać do niej dostęp bezpośrednio z zadania.

Aby dodać plik multimedialny, kliknij Dodaj nowy załącznik albo przeciągnij i upuść pliki.

Zawartość galerii możesz przeglądać w formie miniatur albo listy. Masz możliwość filtrowania według typu pliku.

Zaznacz kilka obiektów klikając kółeczko w lewym górnym rogu w widoku miniatur albo obok obiektu w widoku listy, by je pobrać lub usunąć.

Zdjęcia

Aby dodać zdjęcia do zadania, kliknij Dodaj nowy załącznik albo przeciągnij i upuść pliki.
 

Po załadowaniu zdjęcia do zadania przy pomocy aplikacji web, uruchomi się edytor zdjęć. Jeśli przesyłasz kilka zdjęć naraz, najpierw musisz wybrać zdjęcie, które chcesz edytować.

Edytor zdjęć umożliwia modyfikowanie obrazów przed załadowaniem ich do zadania. Dostępne są następujące funkcje modyfikacji zdjęć.

Przekształcanie:
Funkcja umożliwia kadrowanie zdjęć. Możesz wybrać kadrowanie niestandardowe lub skorzystać z jednego z domyślnych kształtów i rozmiarów.

 

Tekst:
Funkcja umożliwia dodanie tekstu do obrazka. Możesz określić rodzaj czcionki, jej rozmiar, kolor, tło oraz odstępy między wierszami.

 

Naklejki:
Naklejki to z góry przygotowane kształty, które możesz umieścić na zdjęciu, by wyraźnie zaznaczyć zgłaszany problem. Możesz zmieniać kolory naklejek, albo przesyłać własne naklejki ze swojego komputera.

 

Pędzel:
Pędzel umożliwia rysowanie po zdjęciu. Możesz wybrać kolor pędzla, jego rozmiar i siłę nacisku.

 

Edycja nazwy:
Edycja nazwy znajduje się w prawym dolnym rogu edytora zdjęć i umożliwia dodanie opisu do zdjęcia.

Po wprowadzeniu potrzebnych zmian, kliknij Zapisz zdjęcie w prawy dolnym rogu edytora, by zapisać zmiany i załączyć zdjęcie do zadania.

Edytor zdjęć można włączyć/wyłączyć w ustawieniach profilu.

Pliki wideo

Aby dodać nagrania wideo do zadania, kliknij Dodaj nowy załącznik albo przeciągnij i upuść plik wideo.

Do zadania można załączyć nagrania, których długość nie przekracza 30 sekund. Jeśli twój plik wideo jest dłuższy, zanim wrzucisz go do aplikacji web, przytnij go, tak by jego długość nie przekraczała 30 sekund. Przesyłając plik wideo przez aplikację mobilną PlanRadar, masz możliwość przycięcia nagrania wideo do odpowiedniej długości (maksymalnie 30 sekund) wewnątrz aplikacji PlanRadar.

Nagrania audio

Pliki audio można nagrywać na urządzeniu mobilnym. Wybierz nagranie wideo w zadaniu na swoim urządzeniu mobilnym i naciśnij przycisk głośnika, by nagrać wiadomość. Kliknij Skończ nagrywanie, by zatrzymać nagrywanie. Kliknij Rozszerz, by dodać kolejny fragment nagrania. Po wszystkim kliknij Zapisz.

Aby odsłuchać nagrania audio w aplikacji, przejdź do galerii multimediów.

Dziennik

Wszystkie działania związane z zadaniem są rejestrowane, na potrzeby kompletnego gromadzenia danych i zarządzania reklamacjami. Dotyczy to również wszelkich modyfikacji w zadaniu, takich jak zmiana wykonawcy zadania, priorytetu, statusu czy terminu realizacji. Rejestrowane są też daty i godziny otwarcia i przeczytania treści zadania, wszystkich komentarzy oraz załączonych plików multimedialnych i dokumentów. Każda aktywność ma przypisaną datę i godzinę.

Kliknij ikonkę filtra, by ograniczyć podgląd do komentarzy, zdjęć, nagrań audio lub obiektów dziennika aktywności.

Czat wewnątrz aplikacji

W tym miejscu twórca i wykonawca zadania mogą się ze sobą komunikować. Wszelkie komentarze i przesłane pliki multimedialne są na stałe i w sposób chronologiczny rejestrowane, i opatrzone datą oraz godziną. Po wysłaniu komentarza nie da się go usunąć.

Potwierdzenie przeczytania

Po utworzeniu i przypisaniu zadania do wykonawcy, przy polu wykonawcy zadania pojawi się ikonka potwierdzenia przeczytania.

Ikonka przekreślonego oka oznacza, że wykonawca jeszcze nie otworzył zadania.

 

Kiedy wykonawca zapozna się z zadaniem, ikonka zmieni się na otwarte oko.

 

Informacja o potwierdzeniu przeczytania pojawi się w dzienniku zadania z dokładną datą i godziną otwarcia zadania.

Każdy użytkownik ma możliwość włączenia lub wyłączenia tej funkcji w ustawieniach profilu.

Ustalanie harmonogramu

Masz możliwość dodania zadań do harmonogramu, by łatwiej zwizualizować je jako część planu większego projektu.

Jeśli zadania zostały dodane do harmonogramu, wyświetli ci się sekcja „Harmonogram”. Kliknij ikonkę edycji, by wprowadzić datę rozpoczęcia, czas trwania lub datę zakończenia. Po wszystkim kliknij „Zapisz”. Ustalenie daty rozpoczęcia i zakończenia spowoduje umieszczenie zadania na harmonogramie, w wyznaczonym okresie.

Kliknij tutaj, by dowiedzieć się więcej na temat ustalania harmonogramu.

Zadania nadrzędne i podrzędne

Zadania nadrzędne i podrzędne umożliwiają utworzenie hierarchii łączącej ze sobą kilka zadań. Ta funkcja przydaje się, gdy w ramach jednego głównego zadania trzeba zrealizować kilka mniejszych. Główne zadanie może zostać ujęte w zadaniu nadrzędnym, a pomniejsze w zadaniach podrzędnych.

Po utworzeniu zadania nadrzędnego, kliknij Utwórz zadanie podrzędne bezpośrednio w zadaniu nadrzędnym, by utworzyć powiązanie zadanie podrzędne.

Ewentualnie możesz skorzystać z menu rozwijanego Zadania nadrzędnego podczas tworzenia nowego zadania, by wybrać zadanie, które ma być nadrzędnym dla kreowanego. Aby skorzystać z tej opcji, zadanie nadrzędne musi być już utworzone.

Modyfikowanie i usuwanie zadań

Aby edytować lub usunąć zadanie, otwórz istniejące zadanie.

Wprowadź zmiany w zadaniu, a następnie kliknij Zapisz albo Zapisz i zamknij, aby zedytować zadanie.

Aby usunąć zadanie, kliknij ikonkę ustawień i wybierz usuń. Zanim usuniesz zadanie na stałe, pojawi się okienko z prośbą o potwierdzenie usunięcia.

Edycja i usuwanie zadań wymaga odpowiednich uprawnień. Po więcej informacji, przejdź do: Role.

Importowanie zadań

Zadania można importować do PlanRadar bezpośrednio z plików Excel lub CSV.

Przejdź do karty Zadania na pasku nawigacji, a następnie kliknij ikonkę Więcej i wybierz Importuj zadania.

 

 

Opcje:

Pierwsza linia to nagłówek

Wybierz tę opcję, jeśli utworzony przez ciebie plik Excel lub CSV ma nagłówki dla każdego atrybutu w pierwszym wierszu. Jeśli pierwszy wiersz twojego pliku Excel to dane zadania, które również powinny zostać zaimportowane i użyte do stworzenia zadania, odznacz tę opcję.

Zweryfikuj zadania przed importem

Zalecamy weryfikację zadań przed importem. Dzięki temu dowiesz się, ile zadań udało się zaimportować pomyślnie, a ile nie ze względu na błędne mapowanie lub dane. Jeśli przy importowaniu zadań wystąpią błędy, pojawi się informacja o tym, w którym wierszu lub komórce pliku Excel lub CSV występuje błąd, co ułatwi wprowadzenie korekty.

 

Mapowanie atrybutów

Kolejnym krokiem jest zmapowanie atrybutów wybranego pliku Excel lub CSV do atrybutów w wybranym formularzu PlanRadar.

 

Niektóre pola mogą wymagać dodatkowego wyboru, by określić, jaki rodzaj danych występuje w plikach Excel lub CSV.

 

Nazwa

Wybierz, jeśli dane z Excela zawierają nazwę użytkownika albo nazwę obiektu z listy, do których chcesz zmapować dane.

ID:

Wybierz, jeśli dane z Excela zawierają identyfikator użytkownika albo obiektu z listy. Identyfikator użytkownika można znaleźć na stronie „Użytkownicy” obok poszczególnych użytkowników, w kolumnie „ID”. Identyfikator obiektów z listy można pobrać tylko przez integrację API.

Email:

Wybierz, jeśli dane z Excela zawierają adres e-mail użytkownika (np. autora zadania).

Po poprawnym zmapowaniu atrybutów, kliknij „Dalej”.

 

Weryfikacja importu zadań

Jeśli podczas importowania zadań wystąpią błędy, zostaną one wyświetlone w tym miejscu. Jeśli żadne błędy się nie pojawią, możesz kliknąć „Importuj”, a Twoje zadania zostaną zaimportowane bezpośrednio do projektu.

 

*Możesz kliknąć przycisk „Cofnij”, by naprawić błędy, jeżeli takowe pojawiły się na etapie mapowania atrybutów. W innym przypadku może zaistnieć konieczność modyfikacji danych w pliku Excel lub CSV. Aby ułatwić ci wprowadzenie korekty, w powiadomieniu o błędzie będzie zawarta informacja, w którym wierszu i w którym atrybucie wystąpił problem.

Znajdowanie zadań

Zadania można wyszukiwać na kilka sposobów.

 

Pasek wyszukiwania – wyszukaj zadanie za pomocą słów kluczowych.

Filtry projektów i formularzy – zadania można wyszukiwać po projekcie albo po zastosowanych formularzach.

Filtry zadań – Możesz odfiltrować zadania według określonych kryteriów i zapisać najczęściej stosowane filtry. Po więcej informacji, przejdź do: Filtrowanie zadań.

Filtrowanie zadań

Utwórz filtr

Aby łatwo odnajdywać zadania, możesz określić kryteria filtrowania.

Aby rozpocząć tworzenie filtra, kliknij ikonkę filtra zlokalizowaną w prawym górnym rogu paska narzędzi.

 

Domyślnie zadania można filtrować po wykonawcy, twórcy lub statusie. Kliknij opcję Dodaj kryteria filtra, by poszerzyć możliwości filtrowania w następujący sposób:

Ogólne – filtruj zadania po projekcie, rzucie lub formularzu.

Możliwości – odfiltrowanie zadań, które uwzględniają lub nie uwzględniają opcji, takich jak np. zdjęcia, dokumenty, nagrania audio, geolokalizacja lub funkcja powtarzania.

Domyślne pola – filtruj po domyślnych polach formularzy, np. Status, Wykonawca zadania, Odbiorca czy Termin realizacji.

Pola niestandardowe – filtruj po polach niestandardowych, które zostały przez ciebie stworzone, nazwane i wprowadzone do formularzy.

Uwaga – przy tworzeniu filtrów, wybór określonych kryteriów może ograniczać pozostałe opcje filtrowania. Na przykład, kiedy filtrujesz po projektach, kryteria takie jak rzuty, wykonawcy zadania czy formularze wyświetlą jedynie te obiekty, które zaliczają się do wybranych projektów.

 

Zapisz filtr

Po sprecyzowaniu kryteriów filtrowania zadań, możesz zapisać filtr, klikając Zapisz.

 

W tym momencie należy nazwać nowo utworzony filtr i wybrać użytkowników ze swojego konta, którzy będą mogli go oglądać.

Korzystanie z zapisanych filtrów

Aby skorzystać z wcześniej zapisanego filtra, kliknij listę rozwijaną obok Filtry i wybierz filtr z listy. Uwaga – widzisz jedynie własne filtry oraz filtry pozostałych członków zespołu, do których masz uprawnienia.

 

Kiedy włączysz filtr, u góry ekranu pojawi się żółty przycisk Wyłącz filtr. Dzięki temu łatwo sprawdzisz, czy masz załączony filtr. Aby dezaktywować filtr, po prostu kliknij żółty przycisk Wyłącz filtr.

Edycja, zmiana nazwy, kopiowanie i usuwanie zapisanego filtra

Najpierw wybierz filtr z listy rozwijanej, a następnie kliknij ikonkę filtra. Po wybraniu filtra masz możliwość zmodyfikowania go, poprzez dodanie kryteriów albo zmianę zapisanych. Uwaga: zmiany można wprowadzać tylko we własnoręcznie utworzonych filtrach.

Aby zmienić nazwę filtra albo skopiować go lub usunąć, kliknij ikonkę ustawień obok przycisku Zapisz zmiany, żeby otworzyć ustawienia filtra. Tutaj zmienisz widoczność filtra, zmienisz jego nazwę, usuniesz go lub zapiszesz jako nowy filtr.

Użytkownicy, którzy mogą zobaczyć twój filtr, nie mogą go zmodyfikować. Mogą skorzystać z opcji Zapisz jako nowy filtr i wprowadzić zmiany w nowo utworzonej kopii.