Visão geral
Controle quais usuários ou funções podem acessar arquivos ou pastas específicos no Document Management. Defina o que eles podem fazer, dando-lhes permissão de visualizador, colaborador ou gerente.
Acesso e permissões
O controle de acesso a arquivos/pasta está disponível para contas Pro e Enterprise.
Somente contas Pro e Enterprise criadas após fevereiro de 2022 estão qualificadas para usar o novo recurso de gerenciamento de documentos. Se o senhor tiver uma conta Pro ou Enterprise mais antiga, poderá continuar a usar o Documents by layers ou entre em contato conosco para fazer upgrade da sua conta.
Os usuários internos com a permissão de função 'Access Control' podem gerenciar o acesso no Gerenciamento de Documentos. Leia mais em Permissões.
- A permissão de função 'Admin' pode ser concedida para garantir que sempre haja alguém que tenha acesso total a todos os arquivos e pastas, anulando as configurações de acesso individual a determinados arquivos ou pastas.
- Os subcontratados podem receber permissões de visualização, mas nunca podem modificar ou criar novos arquivos ou pastas.
- Os observadores podem visualizar todos os arquivos e pastas com o controle de acesso desativado. Eles nunca poderão visualizá-los com o controle de acesso ativado. Leia mais sobre Tipos de usuários.
Como acessar o Document Management Access Settings
- Clique em Documents
- Abra o menu more de um arquivo ou pasta
- Clique em Detalhes da pasta (ou Detalhes do arquivo)
- Consulte Configurações de acesso
Habilitar o controle de acesso
Por padrão, todos os arquivos e pastas são acessíveis a qualquer usuário interno com permissão de função para visualizar ou editar documentos.
Para definir permissões de acesso para arquivos ou pastas específicos, primeiro o senhor precisa ativar o controle de acesso. Vá para as configurações de acesso conforme descrito acima em Como acessar as configurações de acesso ao Document Management:
- Ativar o controle de acesso toggle
O senhor, que ativou a alternância, será automaticamente adicionado como usuário com permissão "Manager". Qualquer outra pessoa não terá acesso a esse arquivo ou pasta até que o senhor a adicione conforme descrito nas próximas etapas.
A única exceção são os usuários com a permissão de função "Admin", que lhes dá acesso incondicional a todos os arquivos e pastas, conforme descrito acima em Access & Permissions.
Enquanto um arquivo tiver uma aprovação pendente, o senhor não poderá alterar suas permissões de acesso. Consulte também: Controle de versão e aprovações de documentos > Aprovações de arquivos.
Adicionar uma função ou usuário
Quando o controle de acesso está ativado, o senhor pode especificar quem pode acessar o arquivo ou a pasta.
No caso de pastas, essas configurações de acesso são herdadas automaticamente por todas as subpastas e arquivos.
Para adicionar uma função ou um usuário:
- Clique em Add a role or user (Adicionar uma função ou usuário)
- Opcional: Use o campo search
- Clique em + ao lado da função ou do usuário (repita se necessário)
- Clique em Confirm
As funções são listadas primeiro. Passe o mouse sobre uma função para ver todos os usuários com essa função atribuída no projeto atual.
Alterar a permissão de uma função ou usuário
As seguintes permissões estão disponíveis:
- Viewer = Somente visualizar (é automaticamente atribuído a funções e usuários adicionados)
- Colaborador = Adicionar, editar e mover
- Manager = Adicionar, editar, mover, excluir e definir o controle de acesso
Para alterar a permissão de uma função ou usuário:
- Abra o menu suspenso que mostra a permissão atual, por exemplo, Viewer
- Selecione a nova permissão, por exemplo, Contributor ou Manager
As configurações de acesso substituem as permissões de função.
Remover permissão para uma função ou usuário
Para remover uma função ou usuário e sua permissão para o arquivo ou pasta selecionado:
- Abra o menu suspenso que mostra a permissão atual, por exemplo, Viewer
- Clique em Remove user (Remover usuário)
Desativar o controle de acesso
Desative o controle de acesso para desativar todas as configurações de acesso e tornar o arquivo ou a pasta disponível para todos novamente.
- Desativar o controle de acesso toggle
- Clique em Remove anyway
Se o senhor ativar o botão de alternância novamente, as configurações de acesso anteriores serão restauradas e ativadas.
Configurações de acesso herdadas
As configurações de acesso à pasta são herdadas automaticamente por todas as subpastas e arquivos.
Mudança
Não é possível desativar o controle de acesso para itens com configurações de acesso herdadas, mas o senhor pode alterá-las conforme descrito acima em:
- Adicionar uma função ou usuário
- Alterar a permissão de uma função ou usuário
- Remover permissão para uma função ou usuário
Restaurar
Quando o senhor faz alterações nas permissões, a herança é desativada para esse item.
Para excluir suas alterações e ativar a herança novamente:
- Clique em Restore changes (Restaurar alterações)
Mover arquivos/pastas com configurações de acesso
O senhor pode mover arquivos e pastas conforme descrito em Document Management > Move Files and Folders.
O senhor recebe uma mensagem de confirmação adicional caso o item movido tenha herdado as configurações de acesso e/ou a pasta de destino tenha (herdado) as configurações de acesso:
'Ao mover itens, suas configurações de acesso serão alteradas para corresponder às configurações da nova pasta.'
- Clique em Move anyway
Caso um item tenha suas próprias configurações de acesso, ele as manterá e não as herdará da nova pasta principal.
Caso um item tenha apenas configurações de acesso herdadas, ele não as manterá e herdará as configurações da nova pasta principal, se houver alguma.
Exibir itens compartilhados
Para visualizar uma lista de todos os arquivos e pastas compartilhados com o senhor pelas configurações de acesso:
- Clique em Documents
- Clique em Itens compartilhados
Consulte também Mobile App Navigation.
- Toque em Documents
- Toque em Itens compartilhados
Essa visualização também pode ser acessada por subcontratados ou por qualquer pessoa que não tenha acesso a "Todos os arquivos".
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