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Este artigo foi traduzido automaticamente do inglês para você.

Criar e gerenciar solicitações de aprovação de arquivos e revisar arquivos

Tobias Patek
  • Atualizado

Visão geral

Envie documentos aos membros da equipe para revisão e aprovação. Os revisores podem trabalhar em uma aprovação simultaneamente, e é possível definir várias etapas que exigem aprovação total antes do início da próxima etapa.

Saiba como o controle de versão de arquivos e as aprovações funcionam juntos: Document Versioning & Approvals (Controle de versão de documentos e aprovações). Leia mais sobre como criar uma nova versão de arquivo em Create & Manage File Versions.

Acesso e permissões

Consulte Document Versioning & Approvals > Access & Permissions.

Como acessar Document Management

  1. Clique em Documents
  2. Selecione um projeto
  3. Clique em Todos os arquivos

  1. Toque em Documents no menu principal

Solicitação de aprovação para um único arquivo

Há três maneiras de solicitar a aprovação de um único arquivo.

Para o site Versão atual na lista de arquivos

  1. Clique em Mais
  2. Clique em Solicitar aprovação

mceclip1.png

  1. Toque em Mais
  2. Tap Solicitação de aprovação

Veja abaixo como preencher e enviar a solicitação de aprovação.

Para o site Versão atual em Detalhes do arquivo

  1. Clique em Mais
  2. Clique em File details
  3. Clique em Solicitar aprovação

mceclip2.png

  1. Toque em Mais
  2. Toque em Detalhes
  3. Role a tela para baixo e toque em Request approval

Veja abaixo como preencher e enviar a solicitação de aprovação.

Para uma versão anterior

Isso pode ser necessário se uma versão preliminar mais recente já tiver sido carregada.

  1. Clique em Mais
  2. Clique em File details
  3. Clique em Versions (Versões)
  4. Clique em More para obter uma versão específica
  5. Clique em Solicitar aprovação

  1. Toque em Mais
  2. Toque em Detalhes
  3. Toque em Versões
  4. Toque em Mais
  5. Tap Solicitação de aprovação

Veja abaixo como preencher e enviar a solicitação de aprovação.

Solicitação de aprovação para vários arquivos

O senhor pode selecionar vários arquivos e solicitar aprovação de uma só vez.

As pastas não podem ser aprovadas. Mas é possível selecionar todos os arquivos em uma pasta e solicitar aprovação como uma ação em massa.

  1. Marque as caixas de seleção para cada arquivo
  2. Clique em Ações em massa
  3. Clique em Solicitar aprovação

mceclip10.png

  1. Toque em Mais
  2. Toque em Select Items
  3. Selecione os arquivos
  4. Toque em Actions
  5. Tap Solicitação de aprovação

Preencher e enviar uma solicitação de aprovação

Depois de selecionar um ou mais arquivos para solicitar uma aprovação, o senhor precisa preencher alguns campos obrigatórios:

  • Pelo menos um revisor
  • Assunto
  • Duração / Data de vencimento

O assunto e a duração/data de vencimento serão preenchidos previamente com uma sugestão significativa para acelerar seu fluxo de trabalho.

    1. Clique em Add reviewers
    2. Clique no(s) usuário(s) para adicioná-lo(s) como revisor.
      Depois de adicionado, um ✔ é exibido. Clique novamente para removê-los.
    3. Insira o Duration em dias úteis. A data de vencimento será atualizada automaticamente.
    4. Alternativamente: Defina uma data de vencimento . A duração em dias úteis será atualizada automaticamente.
      Consulte também Configure Working Days (nos detalhes do projeto).
    5. Opcional: Editar o Subject
    6. Opcional: Digite uma mensagem
    7. Clique em Enviar solicitação
  1. Toque em Adicionar revisores
  2. Selecione um ou vários revisores e confirme com Done
  3. Insira o Duration em dias úteis. A data de vencimento será atualizada automaticamente.
  4. Alternativamente: Defina uma data de vencimento . A duração em dias úteis será atualizada automaticamente.
    Consulte também Configure Working Days (nos detalhes do projeto).
  5. Opcional: Editar o Subject
  6. Opcional: Digite uma mensagem
  7. Toque em Enviar solicitação
  8. Toque em Ok
  9. Toque em Ok

Solicitações de aprovação em várias etapas

É possível adicionar várias etapas para solicitações de aprovação com um ou vários revisores. Durante o processo de revisão, a próxima etapa não será iniciada até que todos os itens tenham sido revisados na etapa ativa.

Para cada etapa, o senhor define uma duração ou data de vencimento. Se uma etapa estiver vencida, todas as etapas subsequentes atualizarão automaticamente suas datas de vencimento para garantir a mesma duração de revisão definida por etapa.

Cada solicitação de aprovação pode ter até 20 etapas e um número ilimitado de revisores.

Atualmente, as aprovações de planos não suportam aprovações em várias etapas.

Adicionar etapas a uma solicitação de autorização

Quando o senhor preenche e envia uma solicitação de aprovação, é possível adicionar mais etapas.
A adição de uma etapa só é possível se a etapa anterior tiver pelo menos um revisor.

Para adicionar etapas:

  1. Clique em Add step (Adicionar etapa)

  1. Toque em Add step (Adicionar etapa)

Adicione um ou mais revisores a cada etapa e defina a duração ou a data de vencimento de cada etapa, conforme descrito acima em Preencher e enviar uma solicitação de aprovação e repita para adicionar mais etapas.

Para excluir etapas:

  1. Clique no ícone delete
  2. Clique em Delete para confirmar
  1. Toque no ícone delete
  2. Toque em Delete para confirmar

A última etapa restante não pode ser excluída.

Adicionar etapas a uma solicitação de autorização concluída

Se o senhor precisar adicionar um revisor posteriormente, poderá adicionar etapas adicionais ao editar uma solicitação de aprovação concluída. O senhor não pode excluir etapas ou revisores anteriores. O senhor não pode editar solicitações de aprovação pendentes.

Para editar uma solicitação de aprovação concluída:

  1. Clique em Solicitações de aprovação
  2. Clique na solicitação de aprovação concluída
  3. Clique em Edit
  1. Tap Aprovações
  2. Tap Concluído
  3. Toque na solicitação de aprovação
  4. Role para baixo e toque em Edit details

Se uma etapa for adicionada após a conclusão de uma solicitação de aprovação, os arquivos aprovados permanecerão aprovados, mas os arquivos rejeitados precisarão ser revisados novamente. Os usuários afetados serão notificados.

Fluxos de trabalho de aprovação

Os fluxos de trabalho de aprovação permitem que o senhor crie rapidamente novas solicitações de aprovação com um conjunto predefinido de revisores e etapas. Crie-os no Webapp e aplique-os em todas as plataformas.

O senhor precisa da permissão de função Document Management Admin para criar, editar ou excluir fluxos de trabalho. Consulte também Permissões.
Os fluxos de trabalho de aprovação podem ser aplicados por qualquer pessoa que crie uma solicitação de aprovação.

Aplicar um fluxo de trabalho de aprovação

Quando o senhor solicita aprovação para um único arquivo (ou para vários arquivos, conforme descrito acima), não precisa preencher repetidamente os mesmos revisores e etapas descritos acima em Preencher e enviar uma solicitação de aprovação.

Em vez disso, o senhor pode aplicar um fluxo de trabalho de aprovação:

  1. Selecione um fluxo de trabalho de aprovação no menu suspenso
  2. Os revisores, as etapas e as durações são preenchidos conforme definido no fluxo de trabalho de aprovação selecionado:
  3. O assunto e a mensagem também são preenchidos, se definidos no fluxo de trabalho de aprovação:
  4. O senhor só pode alterar as etapas, os revisores e as durações dessa solicitação de aprovação se a pessoa que criou o fluxo de trabalho tiver permitido que o senhor o faça. O assunto e a mensagem sempre podem ser editados.
  1. Toque em Selecione um fluxo de trabalho de aprovação
  2. Selecione um fluxo de trabalho, por exemplo, Two-Step Approval (Aprovação em duas etapas)
  3. Os revisores, as etapas e as durações são preenchidos conforme definido no fluxo de trabalho de aprovação selecionado:
  4. O assunto e a mensagem também são preenchidos, se definidos no fluxo de trabalho de aprovação:
  5. O senhor só pode alterar as etapas, os revisores e as durações dessa solicitação de aprovação se a pessoa que criou o fluxo de trabalho tiver permitido que o senhor o faça. O assunto e a mensagem sempre podem ser editados.

Criar um fluxo de trabalho de aprovação

Para criar um fluxo de trabalho de aprovação:

  1. Clique em Settings
  2. Clique em + Adicionar novo fluxo de trabalho
  3. Digite um nome para o fluxo de trabalho de aprovação (pelo qual ele será selecionado posteriormente), por exemplo, Aprovação em duas etapas
  4. Opcionalmente: Digite uma Description (Descrição)
  5. Adicione pelo menos um ou vários revisores e etapas - da mesma forma que na criação de uma solicitação de aprovação, conforme descrito acima em Preencher e enviar uma solicitação de aprovação.
  6. Opcionalmente: Digite um Assunto e uma Mensagem.
  7. Marque/desmarque a caixa de seleção Allow changes to reviewers, steps, and due dates when applying this workflow.
  8. Clique em Create

Editar um fluxo de trabalho de aprovação

Para editar um fluxo de trabalho de aprovação:

  1. Clique em Settings
  2. Abra o menu more do fluxo de trabalho de aprovação que o senhor deseja editar
  3. Clique em Edit
  4. Faça suas alterações
  5. Clique em Save

Excluir um fluxo de trabalho de aprovação

Para excluir um fluxo de trabalho de aprovação:

  1. Clique em Settings
  2. Abra o menu more do fluxo de trabalho de aprovação que o senhor deseja editar
  3. Clique em Delete
  4. Clique em Confirm

Revisão e aprovação de documentos

Como revisor, o senhor pode revisar e aprovar ou rejeitar itens em uma solicitação de aprovação.

Os usuários internos podem revisar os arquivos na seção "Approval Requests" (Solicitações de aprovação) ou na seção "All files" (Todos os arquivos) e, para cada arquivo, individualmente, nos detalhes do arquivo.

Os subcontratados só podem revisar e aprovar arquivos na seção "Approval Requests" (Solicitações de aprovação), pois não têm acesso a "All files" (Todos os arquivos).

No caso de Multi-Step Approval Requests, a etapa atual deve ser aprovada por todos os revisores, antes que a próxima etapa possa ser aprovada ou rejeitada.

Aprovar ou rejeitar itens individuais

Na seção "Solicitações de aprovação

    1. Clique em Solicitações de aprovação
    2. Clique em uma solicitação de aprovação que exija sua ação (indicada com um ícone de relógio vermelho)
    3. Clique nos itens a serem revisados (para visualizá-los ou fazer o download)
    4. Clique em Approve
    5. OU clique em Reject (rejeitar)
    6. (opcional) Clique em View details para ver o status das solicitações e etapas de aprovação.
  1. Tap Aprovações
  2. Toque na solicitação de aprovação pendente
  3. Toque em Mais
  4. Toque em Approve ou Reject
  5. Opcional: Digite um comentário
  6. Toque em Aprovar item
  7. Consulte o site verde ✔ para ver os itens aprovados.
  8. Consulte Status Completed quando todos forem aprovados.

Na seção "Todos os arquivos" e nos detalhes do arquivo

    1. Clique em Todos os arquivos
    2. Navegue até um arquivo pendente de sua aprovação
    3. Clique em Mais
    4. Clique em File details
    5. Role a tela para baixo até Solicitações de aprovação
    6. Clique em Approve ou Reject
    7. Opcional: Digite um comentário
    8. Clique em Approve Item
  1. Veja o ícone amarelo indicando uma aprovação pendente.
  2. Toque em Mais
  3. Toque em Detalhes
  4. Toque em Detalhes
  5. Role a tela para baixo e toque em View request
  6. Continue como descrito anteriormente e aprove/rejeite.

Aprovar ou rejeitar todos os itens restantes

    1. Clique em Solicitações de aprovação
    2. Clique em uma solicitação de aprovação que exija sua ação (indicada com um ícone de relógio vermelho)
    3. Clique nos itens a serem revisados (para visualizá-los ou fazer o download)
    4. Clique em Approve all
    5. OU clique em Rejeitar tudo
    6. Opcional: Digite um comentário
    7. Clique em Approve all para confirmar
  1. Tap Aprovações
  2. Toque na solicitação de aprovação pendente
  3. Role para baixo e toque em Aprovar itens pendentes
  4. Ou toque em Rejeitar itens pendentes

Cancelar uma solicitação de aprovação

Se uma solicitação de aprovação se tornar obsoleta após o envio, é possível cancelá-la. Ela ainda aparecerá com o status "Cancelled" (Cancelada).

      1. Clique em Solicitações de aprovação
      2. Clique na solicitação de aprovação na lista para abri-la
      3. Clique em Cancelar solicitação
      4. Digite "Cancel" para confirmar
      5. Clique em Cancelar solicitação
        mceclip5.png
  1. Tap Aprovações
  2. Toque na solicitação de aprovação pendente
  3. Role a tela para baixo e toque em Cancelar solicitação
  4. Toque em Sim
  5. Ver status alterado para Cancelado

Excluir uma solicitação de autorização

Excluir uma solicitação de aprovação para removê-la permanentemente da lista de solicitações de aprovação.

As aprovações pendentes não podem ser excluídas, mas devem ser canceladas primeiro.

      1. Clique em Solicitações de aprovação
      2. Clique em Mais
      3. Clique em Delete
      4. Digite "Delete" para confirmar
      5. Clique em Excluir solicitação
        mceclip9.png
  1. Tap Aprovações
  2. Toque em Completed ou Canceled
  3. Toque em Mais
  4. Toque em Delete

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