Criar e gerenciar fluxos de trabalho de aprovação

Visão geral

Crie fluxos de trabalho de aprovação para predefinir as etapas e os revisores necessários para revisar e aprovar Tickets, arquivos ou planos.

A duração define quantos dias os revisores têm para concluir cada etapa. A contagem de revisores necessários permite que o senhor especifique que apenas um subconjunto de revisores atribuídos - e não todos eles - precisa aprovar antes que uma etapa seja concluída.

Leia mais sobre Aprovações.

Adicione os fluxos de trabalho de aprovação aos formulários ou à seção Documento dos projetos para torná-los disponíveis ao solicitar aprovação. Leia mais em Gerenciar fluxos de trabalho de aprovação de um projeto.

Como acessar os fluxos de trabalho de aprovação

Para acessar as configurações de fluxo de trabalho em que os fluxos de trabalho de aprovação são gerenciados:

1. Clique em Approvals (Aprovações)
2. Clique em Workflow Settings

Para visualizar todos os fluxos de trabalho de aprovação global:

1. Selecione All Projects no menu suspenso Project

Para criar e editar fluxos de trabalho de aprovação, o senhor deve ter a opção "Todos os projetos" selecionada.

Para visualizar os fluxos de trabalho de aprovação atribuídos a documentos ou formulários em um projeto:

1. Selecione o projeto no menu suspenso Project

Criar um fluxo de trabalho de aprovação

Para criar um fluxo de trabalho de aprovação:

1. Clique em + Create new workflow (Criar novo fluxo de trabalho)
   
2. Digite um nome para o fluxo de trabalho de aprovação (pelo qual ele será selecionado posteriormente), por exemplo, Submittal (Envio)
3. Opcionalmente: Insira uma Description (será exibida sob o nome ao selecionar posteriormente)
   
4. Clique em + Add reviewers (Adicionar avaliadores)
5. Clique em um usuário ou em um grupo de usuários para adicioná-los ou removê-los da etapa atual (adicionado = ✔ / não adicionado = +)
   
6. Digite Duration para definir quantos dias as revisões têm para serem revisadas após o início da etapa.
7. Opcional: Digite o número de Revisores obrigatórios se nem todos os revisores precisarem aprovar para concluir a etapa - por exemplo, 1 de 2.
   
8. Opcional: Clique em + Add step para adicionar etapas adicionais e repita de 4 a 7 para cada etapa.
   (Ao revisar, a próxima etapa começa automaticamente quando a etapa anterior é concluída)
   
9. Opcional: Digite um Subject e Message que podem ser usados ou alterados ao solicitar aprovação.
10. Marque/desmarque a caixa de seleção Permitir alterações em revisores, etapas e datas de vencimento antes de enviar a solicitação de aprovação.
11. Marque/limpe a caixa de seleção Additionally, notify users added to the Tickets as Receivers (CC) or in custom user fields.
12. Clique em Create
    

Ao adicionar um grupo de usuários, todos os membros do grupo se tornam revisores, exceto os observadores. O grupo aparece como uma única linha com a contagem de seus membros: passe o mouse sobre o grupo para ver seus membros ou remova o grupo inteiro de uma vez. A associação ao grupo é determinada no momento do envio da solicitação de aprovação, portanto os revisores são os membros que o grupo possui nesse momento. Se uma etapa contiver usuários individuais e grupos, o número de Revisores obrigatórios se refere a todas as pessoas da etapa: os usuários adicionados individualmente mais os membros do grupo (excluindo os observadores). Se uma pessoa for adicionada individualmente e também por meio de um grupo (ou por meio de dois grupos), ela ainda conta apenas uma vez para os revisores obrigatórios. O mesmo usuário ou grupo também pode ser revisor em mais de uma etapa.

Editar um fluxo de trabalho de aprovação

A edição ou exclusão de workflows de aprovação não afeta as aprovações concluídas ou em andamento.

Para editar um fluxo de trabalho de aprovação:

1. Clique no fluxo de trabalho de aprovação
   
2. Faça suas alterações
3. Clique em Save
   

Excluir um fluxo de trabalho de aprovação

1. Abra o menu more do fluxo de trabalho de aprovação que o senhor deseja excluir
2. Clique em Delete
   
3. Clique em Delete