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Solicitação de aprovação de documentos

Tobias Patek
  • Atualizado

Visão geral

Solicite aprovação para todos os arquivos salvos em Document Management > All files.
O senhor pode solicitar aprovação para um único arquivo ou para vários arquivos na mesma solicitação.

Antes de o senhor começar a trabalhar com Document Approvals, leia mais em Approvals e em > Document Approvals.

Acesso e permissões

Somente contas Pro e Enterprise criadas após fevereiro de 2022 são elegíveis para aprovações.
Se o senhor tiver uma conta Pro ou Enterprise mais antiga , entre em contato conosco para fazer upgrade da sua conta.

Para solicitar a aprovação de documentos, o senhor precisa de um usuário interno com a permissão de função "Create approval requests". Leia mais em Permissões.

Como acessar Document Management

Para procurar um arquivo para o qual o senhor pode solicitar aprovação:

  1. Clique em Documents
  2. Selecione um projeto
  3. Clique em All files ou Favorites ou Shared Items

  1. Toque em Documents no menu principal
  2. Toque em Todos os arquivos ou Favoritos ou Compartilhados

Solicitação de aprovação para um único arquivo

Há três maneiras de solicitar a aprovação de um único arquivo.

Para a versão atual na lista de arquivos

  1. Clique em Mais
  2. Clique em Solicitar aprovação

mceclip1.png

  1. Abra o menu More
  2. Tap Solicitação de aprovação

Veja abaixo como preencher e enviar a solicitação de aprovação.

Para obter a versão atual em Detalhes do arquivo

  1. Clique em Mais
  2. Clique em File details
  3. Clique em Solicitar aprovação

mceclip2.png

    1. Abra o menu More
    2. Toque em Detalhes
    3. Role a tela para baixo e toque em Request approval

Veja abaixo como preencher e enviar a solicitação de aprovação.

Para uma versão anterior

Isso pode ser necessário se uma versão preliminar mais recente já tiver sido carregada.

  1. Clique em Mais
  2. Clique em File details
  3. Clique em Versions (Versões)
  4. Clique em More para obter uma versão específica
  5. Clique em Solicitar aprovação

  1. Abra o menu More do arquivo
  2. Toque em Detalhes
  3. Toque em Versões
  4. Toque em Mais
  5. Tap Solicitação de aprovação

Veja abaixo como preencher e enviar a solicitação de aprovação.

Solicitação de aprovação para vários arquivos

O senhor pode selecionar vários arquivos e solicitar aprovação de uma só vez.

As pastas não podem ser aprovadas. Mas é possível selecionar todos os arquivos em uma pasta e solicitar aprovação como uma ação em massa.

  1. Marque as caixas de seleção para cada arquivo
  2. Clique em Ações em massa
  3. Clique em Solicitar aprovação

mceclip10.png

  1. Abra o menu More
  2. Toque em Select Items
  3. Selecione os arquivos
  4. Toque em Actions
  5. Tap Solicitação de aprovação

Preencher e enviar uma solicitação de aprovação

Depois de selecionar um ou mais arquivos para solicitar uma aprovação, o senhor precisa preencher alguns campos obrigatórios:

  • Pelo menos um revisor
  • Assunto
  • Duração / Data de vencimento

O assunto e a duração/data de vencimento serão preenchidos previamente com uma sugestão significativa para acelerar seu fluxo de trabalho.

  1. Clique em Add reviewers
  2. Clique no(s) usuário(s) para adicioná-lo(s) como revisor.
    Depois de adicionado, um ✔ é exibido. Clique novamente para removê-los.
  3. Insira o Duration em dias úteis. A data de vencimento será atualizada automaticamente.
  4. Alternativamente: Defina uma data de vencimento . A duração em dias úteis será atualizada automaticamente.
    Consulte também Configure Working Days (nos detalhes do projeto).
  5. Opcional: Editar o Subject
  6. Opcional: Digite uma mensagem
  7. Clique em Enviar solicitação
  1. Toque em Adicionar revisores
  2. Selecione um ou vários revisores e confirme com Done
  3. Insira o Duration em dias úteis. A data de vencimento será atualizada automaticamente.
  4. Alternativamente: Defina uma data de vencimento . A duração em dias úteis será atualizada automaticamente.
    Consulte também Configure Working Days (nos detalhes do projeto).
  5. Opcional: Editar o Subject
  6. Opcional: Digite uma mensagem
  7. Toque em Enviar solicitação
  8. Toque em Ok
  9. Toque em Ok

Adicionar etapas a uma solicitação de autorização

É possível adicionar várias etapas às solicitações de aprovação. Leia mais em Approvals > Multi-Step Approvals.

Quando o senhor preenche e envia uma solicitação de aprovação, pode adicionar mais etapas.
A adição de uma etapa só é possível se a etapa anterior tiver pelo menos um revisor.

Para adicionar etapas:

  1. Clique em Add step (Adicionar etapa)

  1. Toque em Add step (Adicionar etapa)

Adicione um ou mais revisores a cada etapa e defina a duração ou a data de vencimento de cada etapa, conforme descrito acima em Preencher e enviar uma solicitação de aprovação e repita para adicionar mais etapas.

Excluir etapas

Para excluir etapas:

  1. Clique no ícone delete
  2. Clique em Delete para confirmar
  1. Toque no ícone delete
  2. Toque em Delete para confirmar

A última etapa restante não pode ser excluída.

Adicionar etapas a uma aprovação concluída

  • O senhor pode adicionar etapas e revisores adicionais após a conclusão de uma solicitação de aprovação de documento.
    • Não é possível excluir etapas ou revisores anteriores.
  • Se uma etapa for adicionada após a conclusão de uma solicitação de aprovação:
    • Os arquivos aprovados permanecerão aprovados.
    • Os arquivos rejeitados precisarão ser revisados novamente.
    • Os usuários afetados serão notificados.

Para adicionar etapas a uma solicitação de aprovação concluída:

  1. Clique na solicitação de aprovação concluída
  2. Clique em Edit
  3. Clique em + Add step
    Consulte também Request Approval for Documents > Fill and Send an Approval Request.
  4. Clique em Enviar solicitação
  1. Tap Aprovações
  2. Tap Concluído
  3. Toque na solicitação de aprovação
  4. Role para baixo e toque em Edit details

Fluxos de trabalho de aprovação

Os fluxos de trabalho de aprovação permitem que o senhor crie rapidamente novas solicitações de aprovação com um conjunto predefinido de revisores e etapas. Crie-os no Webapp e aplique-os em todas as plataformas.

Leia mais em Create & Manage Approval Workflows (Criar e gerenciar fluxos de trabalho de aprovação).

Aplicar um fluxo de trabalho de aprovação

Quando o senhor solicita aprovação para um único arquivo (ou para vários arquivos, conforme descrito acima), não precisa preencher repetidamente os mesmos revisores e etapas descritos acima em Preencher e enviar uma solicitação de aprovação.

Em vez disso, o senhor pode aplicar um fluxo de trabalho de aprovação:

  1. Selecione um fluxo de trabalho de aprovação no menu suspenso
  2. Os revisores, as etapas e as durações são preenchidos conforme definido no fluxo de trabalho de aprovação selecionado:
  3. O assunto e a mensagem também são preenchidos, se definidos no fluxo de trabalho de aprovação:
  4. O senhor só pode alterar as etapas, os revisores e as durações dessa solicitação de aprovação se a pessoa que criou o fluxo de trabalho tiver permitido que o senhor o faça. O assunto e a mensagem sempre podem ser editados.
  1. Toque em Selecione um fluxo de trabalho de aprovação
  2. Selecione um fluxo de trabalho, por exemplo, Two-Step Approval (Aprovação em duas etapas)
  3. Os revisores, as etapas e as durações são preenchidos conforme definido no fluxo de trabalho de aprovação selecionado:
  4. O assunto e a mensagem também são preenchidos, se definidos no fluxo de trabalho de aprovação:
  5. O senhor só pode alterar as etapas, os revisores e as durações dessa solicitação de aprovação se a pessoa que criou o fluxo de trabalho tiver permitido que o senhor o faça. O assunto e a mensagem sempre podem ser editados.

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