Controle de versão e aprovações de documentos

Visão geral

Para começar a usar o Document Management, considere ler este artigo primeiro: Gerenciamento de documentos.

Garanta que sua equipe esteja sempre trabalhando com a versão mais recente. Faça o upload de novas versões de documentos e veja o histórico de versões, para acompanhar todas as alterações e atualizações ao longo do projeto.

Se precisar assinar um documento, o senhor pode enviá-lo aos membros da equipe para aprovação.

Como acessar Document Management

• Aplicativo da Web
• Celular

Controle de versão de documentos

Para cada arquivo, é possível armazenar várias versões no PlanRadar. Cada arquivo tem um nome que pode ser alterado e os metadados de cada versão são mantidos, incluindo:

• Índice da versão
• Nome do arquivo original
• Criador
• Data de criação
• Tamanho

O controle de versão está disponível apenas para arquivos em Todos os arquivos (não está disponível para arquivos em Documentos por camadas).

Versão atual

Para cada arquivo, há uma versão atual , que é a versão do arquivo que é aberta quando o arquivo é clicado ou baixado. Os metadados na lista de arquivos e na guia de detalhes do arquivo sempre se referem à versão atual .

A versão atual do é o

• versão aprovada mais recente, se houver alguma versão aprovada; caso contrário, é a
• versão mais recente.

Operações e controle de versão de arquivos

Ao mover um arquivo para outra pasta, para a lixeira ou ao restaurá-lo da lixeira, o arquivo inteiro com todas as suas versões é movido.

Quando um arquivo com versões é excluído permanentemente da lixeira, todas as suas versões também são excluídas. Em vez de excluir o arquivo inteiro, também é possível excluir uma versão específica do arquivo.

Ao duplicar um arquivo com versões, apenas a versão atual é usada para o novo arquivo, ignorando qualquer outra versão.

Leia mais em Create & Manage File Versions (Criar e gerenciar versões de arquivos).

Aprovações de arquivos

As aprovações de arquivos são sempre solicitadas para versões específicas de arquivos e como parte de uma solicitação de aprovação.

Uma solicitação de aprovação tem um ou mais itens a serem revisados, um ou mais revisores, um assunto, uma mensagem opcional e uma data de vencimento. Dessa forma, é possível solicitar a aprovação de vários arquivos de uma só vez.

O senhor pode solicitar a aprovação de até 100 itens de uma só vez por solicitação de aprovação.

Os itens a seguir não podem ser adicionados às solicitações de aprovação:

• Arquivos já pendentes de aprovação para outra versão
• Pastas
• Arquivos em Documentos por camadas

Os revisores precisam ter acesso a todos os itens. Se o controle de acesso estiver ativado, eles precisam ter pelo menos Viewer. Leia mais em Controle de acesso a arquivos/pasta

Os revisores receberão notificações sobre novas solicitações de aprovação e lembretes de datas de vencimento com três dias de antecedência.

Depois de enviada, a solicitação de aprovação não pode ser modificada. Ela só pode ser cancelada.

Enquanto uma aprovação estiver pendente para uma versão de um arquivo, não será possível solicitar aprovação para outra versão do mesmo arquivo ao mesmo tempo.

Status das solicitações de aprovação

O senhor pode encontrar todas as solicitações de aprovação no Gerenciamento de documentos na seção Solicitações de aprovação. Seu status é um dos seguintes:

• Pending: alguns itens ainda estão pendentes de feedback dos revisores
• Complete: todos os itens foram aprovados ou rejeitados pelos revisores
• Cancelado: solicitação de aprovação foi cancelada

Status de aprovação dos arquivos

O status de aprovação de um arquivo tem um dos seguintes estados:

• None (-): nenhuma aprovação foi solicitada para o arquivo
• Pending: aprovação está pendente
• Aprovado: a versão foi aprovada
• Rejeitado: a versão foi rejeitada

Se uma versão de arquivo estiver pendente de aprovação, o status será determinado da seguinte forma:

• Se todos os revisores aprovarem, o status será Approved (Aprovado).
• Se um revisor rejeitar, o status será Rejeitado. No entanto, outros revisores ainda podem enviar seus comentários.

Aprovações e versão atual

O número da versão do arquivo e o status de aprovação são mostrados para a versão atual do na lista de arquivos, na guia de detalhes do arquivo e na guia de versões.

Se um arquivo for aprovado (por exemplo, a V1 é aprovada e a versão atual ) e, em seguida, uma versão mais recente estiver pendente de aprovação (por exemplo, V2), isso será indicado além do status de aprovação na lista de arquivos (por exemplo, a versão atual é exibida como V1 e o status de aprovação como "Approved (V2 pending)").

Se as colunas de status de versão ou aprovação não estiverem visíveis na lista de arquivos, clique no ícone de engrenagem da tabela de arquivos e verifique se o senhor configurou a tabela para mostrar essas colunas.

Lembre-se de que, na lista de arquivos e nos detalhes do arquivo, o status é mostrado para a versão atual , conforme definido acima. Portanto, o status Rejected só será exibido se ainda não houver uma versão aprovada.

Operações e aprovações de arquivos

É permitido mover e renomear arquivos com aprovação pendente. No entanto, não é possível mover
um arquivo para a lixeira se ele estiver pendente de aprovação. A duplicação é permitida; o novo arquivo não terá nenhuma associação com a aprovação pendente.

Leia mais em Create, Review & Manage File Approval Requests.