Краткое руководство для администраторов

Обзор

В этой статье описаны минимально необходимые шаги для настройки нового проекта, добавления форм (для билетов), загрузки планов и добавления пользователей. Вы также узнаете некоторые основы о разрешениях, ролях и о том, как создавать/приглашать новых пользователей.

Создать/пригласить нового пользователя

Есть два похожих способа добавления новых пользователей в вашу учетную запись и в проект:

• Создать пользователя. Включает установку первоначального пароля. Пользователь создается немедленно, и поэтому вы уже можете назначать заявки (и группы).
• Пригласить пользователя. Пользователь получает электронное письмо с приглашением, которое ему необходимо принять. Только после этого создание пользователя будет завершено и можно будет назначать билеты.

Если пользователь с таким же адресом электронной почты уже существует в другой учетной записи, вы можете только пригласить его в свою учетную запись.

Подробнее читайте в Основы > Счета.

Узнайте, как создавать/приглашать собственных пользователей. Это работает одинаково для субподрядчиков и наблюдателей, за исключением того, что права доступа доступны только для внутренних пользователей.

Сначала перейдите к «Пользователи»:

1. Нажмите Управление пользователями.
2. Нажмите Пользователи
   

Создать пользователя

1. Нажмите Создать пользователя
   
2. Нажмите Внутренний пользователь, чтобы определить тип пользователя и получить возможность определять разрешения пользователя.
3. Введите Имя, Фамилию и Электронный адрес (обязательно).
4. Введите новый пароль и повторите его. Вы должны сообщить этот пароль новому пользователю самостоятельно.
5. (необязательно): Введите дополнительную информацию о пользователе (Компания, Телефон, Должность, Адрес)
   
6. Установите флажки для разрешений пользователя, чтобы определить, к каким пунктам главного меню пользователь может получить доступ.
   
7. Выберите проект в раскрывающемся меню Выбрать проект, чтобы назначить пользователя одному или нескольким проектам.
8. Выберите роль в раскрывающемся меню Установить роль, чтобы назначить роль пользователя в проекте.
   
9. Нажмите Сохранить, чтобы подтвердить создание нового пользователя.
   

Пригласить пользователя

1. Нажмите Пригласить пользователя
   
2. Нажмите Внутренний пользователь , чтобы определить тип пользователя и иметь возможность определять разрешения пользователя.
3. Введите Имя, Фамилию  и адрес электронной почты (обязательно).
4. (необязательно): Введите дополнительную информацию о пользователе (Компания, Должность)
5. Установите флажки для разрешений пользователя, чтобы определить, к каким пунктам главного меню может получить доступ штатный пользователь. (недоступно для субподрядчиков и наблюдателей)
6. Выберите проект в раскрывающемся меню Выбрать проект, чтобы назначить пользователя одному или нескольким проектам.
7. Выберите роль в раскрывающемся меню Установить роль, чтобы назначить роль пользователя в проекте.
8. Напишите текст, который будет добавлен в электронное письмо с приглашением.
9. (необязательно): Установите флажок Сохранить сообщение с приглашением, чтобы использовать его повторно при приглашении следующего пользователя.
10. Нажмите Пригласить пользователя, чтобы подтвердить приглашение нового пользователя и отправить приглашение.
    

Неподтвержденные пользователи

После того как пользователь был приглашен, пока он не нажмет ссылку подтверждения в электронном письме, здесь будут перечислены неподтвержденные пользователи:

1. Нажмите Неподтвержденные пользователи.
2. Здесь перечислены все неподтвержденные пользователи.
3. (необязательно): нажмите Отправить приглашение повторно, чтобы повторно отправить приглашение по электронной почте.
4. (необязательно): нажмите Удалить, чтобы отменить и удалить приглашение.

Разрешения

В PlanRadar есть две категории разрешений:

• Разрешения пользователей. Чтобы определить, к каким элементам главного меню пользователям разрешен доступ, независимо от их разрешений в отдельных проектах.
• Разрешения ролей. Чтобы подробно определить, каким пользователям разрешено просматривать/создавать/редактировать/удалять данные в определенных проектах, назначая им роли для каждого отдельного проекта. Роли также можно использовать для определения этого для каждого отдельного поля в формах заявок.

Владелец учетной записи (который создал учетную запись путем регистрации для пробной версии PlanRadar) всегда имеет полные разрешения.

Разрешение на создание и управление проектами

Чтобы предоставить другим пользователям разрешение на создание проектов и управление ими, выполните следующие действия в качестве владельца учетной записи (или пользователя с разрешением «Пользователи»):

1. Нажмите Управление пользователями.
2. Нажмите Пользователи
   
3. Нажмите на строку собственного пользователя, чтобы открыть ее
   
4. Установите флажок Проекты
   
5. Нажмите Сохранить (возможно, сначала вам придется прокрутить вниз)
   

Установите флажок Проекты (только собственные проекты), чтобы ограничить доступ только к проектам, созданным пользователем, и скрыть проекты, созданные другими пользователями.

Дополнительную информацию см. в разделе Управление пользователями > Управление разрешениями пользователей.

Разрешение на создание & Редактировать билеты

Как владелец учетной записи (или кто-то с аналогичными высокими разрешениями), вы, вероятно, захотите создать роли, чтобы определить, кто и какими частями проекта может видеть и управлять ими.

В следующем примере мы даем внутреннему пользователю разрешение на создание заявок, а также на просмотр и редактирование всех существующих заявок в проекте. Сначала мы создаем роль, а затем назначаем пользователя с этой ролью проекту.

Создать роль

1. Нажмите Управление пользователями.
2. Нажмите Роли.
3. Нажмите + Создать роль
   
4. Введите Имя роли (обязательно), например. билетный менеджер
5. Прокрутите страницу до раздела Билеты.
6. Установите флажок Создать.
7. В раскрывающемся меню выберите Все билеты.
8. Нажмите Сохранить, чтобы подтвердить создание роли
   
9. Нажмите Выполнить автоматическое назначение, поскольку мы хотим, чтобы эта роль имела доступ ко всем полям формы всех заявок.
   

При нажатии кнопки «Отмена» роль будет создана, но у нее не будет доступа ни к каким полям формы, пока вы не обновите их вручную в конструкторе форм.

Подробнее читайте в Формы > Разрешения для полей.

Добавление пользователя с ролью в проект

1. Нажмите Управление пользователями.
2. Нажмите Пользователи
   
3. Нажмите на строку собственного пользователя, чтобы открыть ее
   
4. Откройте раскрывающееся меню Выбрать проект.
5. Выберите проект в раскрывающемся меню
   
6. Откройте раскрывающееся меню Установить роль.
7. Выберите роль (например, Менеджер заявок) в раскрывающемся меню
   
8. Нажмите Сохранить (возможно, сначала вам придется прокрутить вниз)
   

Настроить новый проект

Для начала работы и создания заявок вам необходим как минимум проект с:

• слой (с планом или без него)
• форма (где определены поля заявки)
• пользователь (для назначения билетов)

Позже у вас будет несколько слоев (и планов) для каждого этажа или области проекта, несколько форм для покрытия всех ваших вариантов использования, которые вы хотите охватить с помощью заявок, и несколько пользователей (или групп) для работы над заявками.

Используйте роли, чтобы определить разрешения для конкретных проектов для ваших внутренних пользователей.

Подробнее читайте в Основы > Разрешения.

Субподрядчики и наблюдатели имеют заранее определенные права доступа пользователей, которые нельзя изменить.

Подробнее читайте в Основы > Типы пользователей.

Создать проект

1. Нажмите Проекты.
2. Нажмите + Добавить новый проект
   
3. Введите Название проекта (обязательно).
4. (необязательно): Введите сведения о проекте.
5. (необязательно): Добавьте пользовательские поля проекта
   
6. Нажмите Сохранить, чтобы подтвердить создание проекта.

Открыть/редактировать проект

После создания проекта на предыдущем шаге вы перейдете в представление проекта:

Чтобы вернуться туда позже и просмотреть или отредактировать проект:

1. Нажмите Проекты.
2. Нажмите на строку проекта в списке проектов, чтобы открыть его.

Добавить существующих пользователей

Добавьте в проект пользователей, которые уже существуют в вашей учетной записи.

Когда вы находитесь в проекте (см. также раздел Открытие/редактирование проекта) – продолжайте:

1. Нажмите Добавить пользователей.
2. Нажмите Добавить пользователя
   
3. Установите флажки для пользователей, которых вы хотите добавить. (в этом примере 2)
4. Нажмите Добавить 2 пользователей (на кнопке всегда отображается количество выбранных пользователей)
   
   
5. Если вы добавляете внутреннего пользователя, вам необходимо выбрать роль.
   
6. Нажмите Да для подтверждения.

Субподрядчики и наблюдатели всегда имеют одинаковые разрешения и не могут иметь роли.

Добавить формы

В формах вы определяете, какие поля и атрибуты заявки будут отображаться в заявке.

Формы, созданные вами в вашей учетной записи и формы из демонстрационного проекта, можно добавить в каждый проект.

Узнайте больше о Основах работы с формами и о Create & Редактировать формы.

Чтобы добавить существующую форму в проект:

1. Нажмите Формы
2. Нажмите значок +, чтобы добавить форму.
   Добавленные формы отображаются в следующем столбце, где их можно удалить с помощью красного крестика.
3. (необязательно): нажмите значок таблицы, чтобы отобразить поля формы.
4. (необязательно): выберите Обязательные поля, чтобы запретить пользователям сохранять заявки с пустыми обязательными полями.
5. Нажмите Применить, чтобы подтвердить добавление формы в проект.

Добавить формы с полями списка

Если вы хотите использовать форму со списком, вам необходимо назначить список каждому полю.

Подробнее о Основах работы со списками и о Create & Редактировать списки.

1. Нажмите значок таблицы, чтобы отобразить поля формы.
   Если есть поля списка без назначенных списков, значок будет красным и появится подсказка. отображается.
2. Выберите список для каждого поля списка в раскрывающемся меню.

Разрешить множественный выбор или отключить значения списка

Чтобы изменить настройки поля формы списка:

1. Нажмите Настройки
2. Установите флажок Разрешить множественный выбор, чтобы пользователи могли выбирать более одного значения одновременно.
3. Снимите флажок Кондиционер, например. чтобы отключить это значение в этой форме.

Создайте слой & Загрузить план

Планы управляются слоями. Слои похожи на папки и помогают упорядочить планы и билеты.
Каждый план должен быть назначен слою. Каждый уровень не может иметь более одного плана. Слои также можно использовать без плана.

Подробнее читайте в Основы > Планы и в Основы > Слои .

Находясь в проекте (см. также раздел Открытие/редактирование проекта) перейдите к следующему:

1. Нажмите Планы и слои.
2. Нажмите Создать слои
   
3. Нажмите Выбрать файл плана, чтобы выбрать файл PDF или PNG с вашим планом.
4. Имя слоя автоматически устанавливается в соответствии с именем файла, но его можно переименовать.
5. Нажмите Сохранить, чтобы подтвердить создание слоя с планом.
   

Вы можете повторить шаг 3, чтобы загрузить несколько планов, прежде чем подтвердить нажатием «Сохранить».

Подробнее читайте в Настройка проекта > Управляйте слоями проекта и Загрузить планы в слои.